Informationen. Kurzanleitung. Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe

Informationen

Kurzanleitung

Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe

Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis .................................................................................................................. 2 1

Login............................................................................................................................... 1

2

Dashboard ...................................................................................................................... 1

3

Benutzer ......................................................................................................................... 2

4

DataBox.......................................................................................................................... 3

5

4.1

Data Room als Laufwerk einbinden (WebDav) ..................................................................... 4

4.2

Datei Herunterladen ........................................................................................................... 5

4.3

Dateien hochladen mittels Upload und Multiupload ............................................................ 5

4.4

Neues Verzeichnis .............................................................................................................. 6

4.5

Verschieben ....................................................................................................................... 6

4.6

Kopieren ............................................................................................................................ 6

4.7

Backup/Zippen ................................................................................................................... 6

4.8

Löschen .............................................................................................................................. 6

4.9

Mehr Funktionen ................................................................................................................ 7

4.10

Weitere Optionen............................................................................................................... 7

4.11

Freigeben einer Datei ......................................................................................................... 7

4.11.1

Jetzt freigeben .................................................................................................................................... 8

4.11.2

Freigabe ohne E-Mail .......................................................................................................................... 8

4.11.3

Freigabe via E-Mail versenden ............................................................................................................ 9

4.11.4

Vorhandene Freigaben verwalten .................................................................................................... 11

4.11.5

Freigegebenen Dateien ..................................................................................................................... 12

Upload Konten .............................................................................................................. 12 5.1

Konto einrichten............................................................................................................... 12

5.2

Ansicht aller Upload Konten.............................................................................................. 15

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6

7

Anlegen und Verwalten von Data Rooms....................................................................... 15 6.1

Zugriff auf Optionen zum Anlegen und Verwalten ............................................................. 15

6.2

Verwaltung von Data Rooms / Subrooms .......................................................................... 16

6.2.1

Benutzer zum Data Room / Subroom hinzufügen................................................................................. 17

6.2.2

Benutzer aus Data Room / Subroom entfernen .................................................................................... 17

6.2.3

Rechte für zugeordnete Benutzer bearbeiten ...................................................................................... 17

Windows Desktop Client ............................................................................................... 18 7.1

Einführung ....................................................................................................................... 18

7.2

Konfiguration ................................................................................................................... 19

7.2.1

Anmeldung ............................................................................................................................................ 19

7.2.2

Einstellungen ......................................................................................................................................... 20

7.3

Nutzung ........................................................................................................................... 23

Anhang................................................................................................................................ 25 8

Abbildungsverzeichnis ................................................................................................... 25

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krz DataBox - Kurzanleitung

Login Data Room als Laufwerk einbinden (WebDav)

1 Login Die krz DataBox ist unter der Adresse: https://tdatabox0600.krz.de erreichbar. Die Anmeldung erfolgt über die persönliche AD-Kennung (b-User oder E-Mail Adresse) und dem dazugehörendem Passwort.

Abbildung 1: Login via eMail und Kennwort aus SQL Datenbank (Default)

2 Dashboard Nach der Anmeldung wird man auf die Startseite, das sog. „Dashboard“, weitergeleitet. Dort stehen die Nachrichten der krz DataBox, aus denen der Benutzer die aktuellen Informationen zu Neuerungen o.ä. entnehmen kann. Hinweis: Die hier enthaltenen Informationen hängen von der Berechtigungsstufe des Benutzers ab, z.B. sieht ein DataBox Admin statistische Informationen zum belegten Speicherplatz, die der Benutzer nicht sieht.

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krz DataBox - Kurzanleitung

Benutzer Data Room als Laufwerk einbinden (WebDav)

Der Benutzer erhält Auskunft darüber, zu welchem Zeitpunkt er sich eingeloggt hat und wann der letzte erfolglose Login stattgefunden hat.

Abbildung 2: Dashboard

3 Benutzer DataBox Admin: Ein DataBox Admin bekleidet grundsätzlich nur die zentrale Admin-Rolle der DataBox. Darunter fallen globale System- und Benutzerverwaltung, sowie das Anlegen von neuen Data Rooms und die Zuweisung von Data Room Admins und die Erteilung der Berechtigung zur Verschlüsselung von Data Rooms. Data Room Admin: „Admin“ für die Data Rooms, in denen er als Data Room Admin hinterlegt ist, d.h. er hat alle Rechte in diesen Data Rooms Überblick über die Benutzer in seinen Data Rooms Vergabe von Rechten an Benutzer in seinen Data Rooms (Upload, Löschen, Data Room Admin) Anlegen von Subrooms, innerhalb des zugeordneten Data Rooms Bearbeiten von Zuweisungen zu seinen Data Rooms (nicht zugewiesene Benutzer hinzufügen, hinzugefügte Benutzer entfernen) Hinweis: ein Benutzer kann gleichzeitig in verschiedenen Data Rooms / Subrooms Data Room Admin oder Data Room User sein. Data Room User:

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krz DataBox - Kurzanleitung

DataBox Data Room als Laufwerk einbinden (WebDav)

typische Benutzerrolle im Data Room kann Dateien hochladen, löschen und Downloadlinks versenden (je nach zugeteilten Rechten) Hinweis: Ein Benutzer kann gleichzeitig in verschiedenen Data Rooms / Subrooms Data Room Admin oder Data Room User sein. Link-Empfänger: Nutzer der Downloadlinks – kein User-Account nötig Nutzer der Uploadlinks – kein User-Account nötig

4 DataBox Bei Klick auf einen der links aufgezählten Data Rooms / Subrooms erscheint der Bildschirm mit einer Liste aller darin beinhalteten Dateien und Ordner und diversen Funktionalitäten zu ihrer Verwaltung. Als Überschrift des Raums dienen sein Name sowie das Verzeichnis, in dem man sich gerade befindet. Durch Klick auf einen Ordnernamen oder auf den Namen des Raums gelangt man automatisch auf die gewünschte Seite.

Abbildung 3: Data Room

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4.1

DataBox Data Room als Laufwerk einbinden (WebDav)

Data Room als Laufwerk einbinden (WebDav)

Über den Link „Diesen Data Room als Laufwerk einbinden…“ wird man auf eine neue Seite geleitet.

Abbildung 4: Data Room als Laufwerk einbinden

Dort steht, in wenigen Schritten beschrieben, wie man den ausgewählten Room / Subroom mittels WebDAV als Laufwerk einbinden kann. Das bedeutet, dass man auf seine Daten wie auf eine Online-Festplatte zugreifen kann.

Abbildung 5: Beschreibung Einbindung

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4.2

DataBox Datei Herunterladen

Datei Herunterladen

Jede Datei, die sich im Data Room befindet, kann durch einen einfachen Klick auf ihren Namen runtergeladen werden. Je nach Art des Browsers erscheint dabei ein Dialog, in dem man sich für den Speicherort und/oder das Öffnen der Datei entscheiden kann. Dies kann auch durch Rechtsklick  „Ziel speichern unter…“ durchgeführt werden.

4.3

Dateien hochladen mittels Upload und Multiupload

Falls man das Recht zum Hochladen von eigenen Dateien besitzt, ist ein Button mit der Aufschrift „Hochladen“ in der Aktionszeile oben sichtbar. Wenn man ihn ausgewählt hat, können anschließend die eigenen Verzeichnisse nach der gewünschten Datei durchsucht werden. Zusätzlich kann optional ein Kommentar zu der Datei angegeben werden. Auch ein Ablaufdatum steht frei zur Wahl, falls man möchte, dass die Datei zu einem bestimmten Datum automatisch wieder aus dem Data Room gelöscht wird. Die Klassifikation dient zur Einstufung der Vertraulichkeit der Datei und muss mit angegeben werden. Standardmäßig ist die Multiupload Funktion aktiv, d.h. es können mehrere Dateien gleichzeitig gewählt werden. Unterstützt der Browser jedoch weder HTML5 noch Flash, kann auch der einfache Uploader verwendet werden. Benötigtes Recht im jeweiligen Data Room / Subroom: Upload

Abbildung 6: Upload

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krz DataBox - Kurzanleitung

DataBox Neues Verzeichnis

Beim Hochladen wird ein Statusbalken angezeigt, der den aktuellen Status des Uploads anzeigt. Je nach Browser und eingestellter Sprache kann die Anzeige variieren.

4.4

Neues Verzeichnis

Das Anlegen eines neuen Verzeichnisses innerhalb eines Raums wird ebenfalls im Besitz des Rechtes zum Hochladen von Dateien ermöglicht. Ein Verzeichnis kann ebenfalls weitere Verzeichnisse und Dateien enthalten. Benötigtes Recht im jeweiligen Data Room / Subroom: Upload

4.5

Verschieben

Es kann eine beliebige Anzahl von Dateien und/oder Ordnern markiert und nach Auswahl des Zielordners im selben Raum oder nach Auswahl eines anderen Raums verschoben werden. Diese Funktion ist ebenfalls mit Rechten beschränkt verfügbar. Benötigtes Recht im jeweiligen Data Room / Subroom: Upload (beim Verschieben innerhalb desselben Rooms) Löschen im Quell-Room, Upload im Ziel-Room (beim Verschieben in einen anderen Room)

4.6

Kopieren

Analog zum Verschieben kann auch hier eine beliebige Anzahl von Dateien/Ordnern in einen Zielordner desselben Raums oder in einen anderen Raum kopiert werden. Beim Kopieren einer Datei werden alle Zusatzinformationen ausschließlich des Änderungsdatums und des letzten Bearbeiters mitkopiert. Benötigtes Recht im jeweiligen Data Room / Subroom: Upload

4.7

Backup/Zippen

Bei dieser Funktion werden alle markierten Dateien/Ordner in einer Zip-Datei verpackt zum Download bereitgestellt.

4.8

Löschen

Die Dateien und Ordner in einem Raum können durch Markieren und Drücken auf den „Löschen“Button aus dem System entfernt werden. Kopien dieser Dateien/Ordner in anderen Pfaden sind davon jedoch nicht betroffen.

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krz DataBox - Kurzanleitung

DataBox Mehr Funktionen

Benötigtes Recht im jeweiligen Data Room / Subroom: Löschen

4.9

Mehr Funktionen

Beim Anklicken des Buttons mit der Aufschrift „Mehr Funktionen…“ kommt der Benutzer in den Abschnitt zum Bearbeiten von Dateien oder Ordnern. Ein Ordner kann mit dieser Funktion nur umbenannt werden. Wählt man nur eine Datei aus, kann man sich durch Markierung der Kästchen entscheiden, welche Elemente der Funktion ausgeführt werden sollen. Diese sind unterteilt in Umbenennung, Änderung von Kommentar, von Ablaufdatum und von Klassifikation. Werden mehrere Dateien markiert, so können außer ihren Namen ihre Daten gleichzeitig editiert werden. Auch hier sind nur die Optionen verfügbar, die der Benutzer anwenden darf. Benötigtes Recht im jeweiligen Data Room / Subroom: Upload (zum umbenennen und klassifizeren) Löschen (zum Ändern von Datei-Ablaufdaten)

4.10 Weitere Optionen Beim Anklicken des Buttons mit der Aufschrift „weitere Optionen…“, öffnet sich für den Benutzer ein Menü, das Funktionen wie zum Beispiel: „Anlegen eines Subrooms“, „Diesen Data Room bearbeiten“ und „Diesen Data Room als Laufwerk einbinden…“ bereitstellt.

Abbildung 7: weitere Optionen

4.11 Freigeben einer Datei Freigeben einer Datei bedeutet, dass ein Link erstellt wird, unter dem man auch ohne Benutzerprofil eine Datei herunterladen kann.

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krz DataBox - Kurzanleitung

DataBox Freigeben einer Datei

4.11.1 Jetzt freigeben Neben allen Dateien gibt es jeweils den Button „Jetzt freigeben!“. Durch Klick wird man auf eine neue Seite weitergeleitet, bei der man zwei verschiedene „Reiter“ anklicken kann.

Abbildung 8: Jetzt freigeben!

Ausnahme: Dateien aus verschlüsselten Data Rooms können nicht freigegeben werden, da zur Entschlüsselung ein Verschlüsselungskennwort notwendig ist, welches nur für die krz DataBox User existieren kann.

4.11.2 Freigabe ohne E-Mail Sie erlaubt dem Benutzer ein Ablaufdatum für den Download-Link einzustellen, bis zu welchem die freigegebene Datei heruntergeladen werden kann. Wird ein Häkchen bei „Passwort“ gesetzt, so kann man die Datei unter dem Link nur runterladen, wenn man das bei der Freigabe vergebene Passwort eingibt. Dieses sollte dem Empfänger vor dem Herunterladen mitgeteilt werden. Das dritte Häkchen aktiviert die Benachrichtigung des Benutzers per E-Mail, sobald die Datei unter dem Freigabe-Link heruntergeladen wurde. Das ganze wird durch Klick auf „Freigabe jetzt erstellen“ bestätigt. Man kommt auf die vorherige Seite und kann den oben angezeigten Link kopieren.

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krz DataBox - Kurzanleitung

DataBox Freigeben einer Datei

Abbildung 9: Freigabe ohne E-Mail

4.11.3 Freigabe via E-Mail versenden Bei dieser Variante kann man zusätzlich zu den oben beschriebenen Optionen den Freigabe-Link automatisch an mehrere E-Mail-Adressen versenden. Dabei sollten die Empfänger durch ein Semikolon (;) getrennt werden. Der Betreff sowie der Inhalt der Nachricht können individuell verändert werden.

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krz DataBox - Kurzanleitung

DataBox Freigeben einer Datei

Abbildung 10: Freigabe via E-Mail versenden

Sobald eine Datei freigegeben wurde, verändert sich die Aufschrift des „Jetzt freigeben!“-Buttons zu der Anzahl der bereits erstellten Freigaben dieser Datei.

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krz DataBox - Kurzanleitung

DataBox Freigeben einer Datei

Abbildung 11: Freigabe-Link und –Button

Der Button führt nun zu einer neuen Seite mit den Erfassungen der Freigaben dieser Datei.

4.11.4 Vorhandene Freigaben verwalten Neben dem Namen der freigegebenen Dateien und deren Freigabe-Links sieht man, welche Optionen bei der Freigabe zusätzlich aktiviert wurden. Darüber hinaus gibt die Liste auch Auskunft über den aktuellen Pfad und die Klassifikation der Datei. Die Einträge können nach ihren Zusatzinformationen sortiert werden. Durch Betätigen des „Löschen“-Buttons neben einem Eintrag wird der Freigabe-Link entfernt und kann nicht mehr benutzt werden. Unter „Neue Freigabe“ löst man die unter Punkt 4.11.1 beschriebene Funktion erneut für dieselbe Datei aus.

Abbildung 12: Freigabe einer Datei

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krz DataBox - Kurzanleitung

Upload Konten Konto einrichten

4.11.5 Freigegebenen Dateien Über einen Link mit der Aufschrift „Ihre freigegebenen Dateien“ auf der linken Seite kommt man zu einer Liste mit den aktuellen Freigaben, die noch aktiv sind. Diese ist analog zur in 4.11.4 beschriebenen Seite aufgebaut, jedoch mit dem Unterschied, dass die Freigaben aller Dateien angezeigt werden und eine erneute Freigabe nicht möglich ist.

Abbildung 13: Meine Freigaben

5 Upload Konten 5.1

Konto einrichten

Upload Konten können pro Raum, Unterraum oder auch direkt für Ordner angelegt werden. Wechseln Sie dazu in den jeweiligen Ordner, der durch ein Upload Konto ‚befüllt‘ werden soll. Im Ordnermenü ‚weitere Optionen‘ (rechts oben) finden sie den Link „Upload Konto einrichten“.

Abbildung 14: Upload Konto erstellen

Zum Versenden eines Upload Kontos muss ein eindeutiger Alias-Name gewählt werden. Dieses Kürzel ist generell frei wählbar und dient nicht nur der Übersicht, sondern wird auch für die Zuordnung des Upload Kontos zu seinem Nutzen verwendet. Der Alias muss systemweit eindeutig sein, ist er dies nicht, wird dem Benutzer eine entsprechende Meldung angezeigt. Standardmäßig ist ein Ablaufdatum für Upload Konten gesetzt sowie eine Einschränkung auf Dateianzahl und Gesamtvolumen. Dies ist sicherheitstechnisch stets anzuraten, da die Upload Kon-

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krz DataBox - Kurzanleitung

Upload Konten Konto einrichten

ten ohne Benutzerkonto und damit frei im Zugriff aus dem Internet sind sofern der erstellte Link publiziert wird. Mithilfe der Funktion „Benachrichtigung bei Upload“ wird der jew. Ersteller über einen getätigten Upload vom System an seine hinterlegte eMail-Adresse informiert. Ausnahme: Uploadkonten in verschlüsselten Data Rooms können nicht angelegt werden, da zur Verschlüsselung der Dateien ein Verschlüsselungskennwort notwendig ist, welches nur für DataBox User existieren kann.

Abbildung 15: Upload Konto einrichten

Als zusätzliche Option kann der generierte Link für das Upload Konto direkt vom System per eMail verteilt werden. Diese Funktion ist z.B. im Internet Kaffee oder auf öffentlichen Rechnern sehr nützlich, da kein eMail-Client benötigt wird.

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Upload Konten Konto einrichten

Abbildung 16: Versenden via eMail

Damit eine Mail vom System versendet wird, muss „Versenden via eMail“ gewählt und mindestens eine valide Email Adresse angegeben werden. (Bei mehreren Email Adressen müssen die Empfänger durch ein Semikolon (;) getrennt werden.) Der Betreff, sowie Kommentar Text kann beliebig angepasst werden. Hierbei ist zu beachten, dass der erstellte Link nicht verändert wird. Danach wird das Konto mit Klick auf folgenden Button erstellt:

Abbildung 17: Upload Konto jetzt erstellen

Der Link für das Upload Konto wurde erstellt: Dieser kann jederzeit manuell kopiert und verteilt werden – falls dies nicht bereits durch Versenden via eMail geschehen ist. Einsicht und nachträgliches Verteilen ist über die Übersicht „Meine Upload Konten“ möglich.

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krz DataBox - Kurzanleitung

Anlegen und Verwalten von Data Rooms Ansicht aller Upload Konten

Abbildung 18: Bestätigungsmeldung

5.2

Ansicht aller Upload Konten

Erstellte Upload Konten können über den entsprechenden Menüpunkt in der Toolbox eingesehen und verwaltet werden.

Abbildung 19: Meine Upload Konten

6 Anlegen und Verwalten von Data Rooms 6.1

Zugriff auf Optionen zum Anlegen und Verwalten

Als DataBox Admin oder Data Room Admin erscheinen im Menü „Ihre Data Rooms“ beim Überfahren mit der Maus zwei Buttons. Der erste Button erlaubt es unter diesem Data Room neue Subrooms anzulegen – DataBox Admins erhalten zusätzlich ein gleichwertiges Eingabefeld zum Anlegen neuer Data Rooms auf oberster Ebene. Der zweite Button leitet den Benutzer auf die Verwaltungsmaske für die Data Rooms.

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krz DataBox - Kurzanleitung

Anlegen und Verwalten von Data Rooms Verwaltung von Data Rooms / Subrooms

Abbildung 20: Rooms editieren

Abbildung 21: Subrooms anlegen

6.2

Verwaltung von Data Rooms / Subrooms

Nach Klick auf den “Editieren”-Button gelangt man zur Maske. Der aktuell ausgewählte Data Room / Subroom wird dabei in der Auflistung „Bestehende Data Rooms“ hervorgehoben. In der rechten Auflistung „Data Room / Subroom“ werden die Details zum gewählten Room angezeigt.

Abbildung 22: Verwaltungsmaske für Data Rooms / Subrooms

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krz DataBox - Kurzanleitung

6.2.1

Anlegen und Verwalten von Data Rooms Verwaltung von Data Rooms / Subrooms

Benutzer zum Data Room / Subroom hinzufügen

Über den Link „Einen Benutzer zu Raum hinzufügen“ erreicht man ein Overlay, welches alle Benutzer in der DataBox auflistet, die diesem Data Room noch nicht zugeordnet sind. Ein Klick auf einen Benutzer aus dieser Liste ordnet diesen Benutzer dem Data Room / Subroom zu.

Abbildung 23: Benutzer zu Data Room / Subroom zuordnen

6.2.2

Benutzer aus Data Room / Subroom entfernen

Über den Link „Markierten Benutzer aus Raum entfernen“ kann der Benutzer aus diesem Room entfernt werden. Dabei werden auch all seine Rechte in diesem Room entfernt. 6.2.3

Rechte für zugeordnete Benutzer bearbeiten

Durch Klick auf einen Benutzer können dessen Rechte in diesem Data Room bearbeitet werden (Hinweis: Auch durch Vererbung gesetzt Rechte werden in diesem Fall überschrieben). Bei DataBox Admins können keine Rechte bearbeitet werden, da diese immer global alle Rechte besitzen. Wird der Benutzer in diesem Room zum Data Room Admin, erhält er alle Rechte, weshalb die Rechte für Upload und Löschen automatisch angehakt und ausgegraut werden.

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krz DataBox - Kurzanleitung

Windows Desktop Client Einführung

Abbildung 24: Rechte eines zugeordneten Benutzers bearbeiten

7 Windows Desktop Client 7.1

Einführung

Der Desktop Client für Windows ermöglicht eine einfache Einbindung des krz DataBox Accounts als Laufwerk auf einem lokalen Windows-PC. Nutzer ab Windows Vista erhalten mit dem Client die Möglichkeit Ihre Dateien direkt im DateiExplorer zu verwalten, was die tägliche Arbeit durch die automatische Synchronisation der Dateien und Ordnerstrukturen enorm erleichtert.

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krz DataBox - Kurzanleitung

7.2 7.2.1

Windows Desktop Client Konfiguration

Konfiguration Anmeldung

Nach der Installation erhält der Benutzer die Aufforderung, sich an einem DataBox Server anzumelden. Hierbei ist die URL des Servers anzugeben mit dem sich der Benutzer verbinden möchte. Die Authentisierungsmethode kann pro DataBox Server unterschiedlich sein, dies ist am Client bereits vorbereitet aber noch nicht aktiv verwendbar. Die Authentisierung erfolgt durch die Angabe der jew. Benutzerdaten. Das Kennwort kann gespeichert werden (AES 256 verschlüsselte Ablage), jedoch ist dies nicht zu empfehlen, falls keinerlei weiterer Authentisierung z.B. am Windows Profil oder über eine Festplattenverschlüsselung aktiv ist. Hat der Benutzer sein Kennwort vergessen, so erhält er über die Kennwort vergessen Funktion einen Link zum Webclient des eingegebenen Servers, bei dem er sein Kennwort zurücksetzen kann.

Abbildung 25: Login Desktop Client

Sollte der Benutzer z.B. im Unternehmen einen Webproxy für den Zugriff ins Internet benötigen kann es sein, dass die Verbindung zur Webseite eingeschränkt ist. Dies zeigt sich z.B. durch einen Fehler beim Verbindungsaufbau. In diesem Fall kann die automatische Suche nach Proxyeinstellungen bzw die manuelle Konfiguration der Proxy Einstellungen Abhilfe schaffen:

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krz DataBox - Kurzanleitung

Windows Desktop Client Konfiguration

Abbildung 26: Proxy Einstellungen Desktop Client

Versuchen Sie bei Problemen in Ihrem Web-Browser die angegebene Serverseite aufzurufen. Ist es trotz Angabe des Proxy und etwaiger Zugangsdaten nicht möglich eine Verbindung zur krz DataBox herzustellen, so wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Netzwerkadministrator. 7.2.2

Einstellungen

Ist der Client an einem DataBox Server angemeldet, kann er konfiguriert werden, mit Klick auf „OK“ oder „Übernehmen/Apply“ werden die Einstellungen gespeichert und der Client beginnt mit der Synchronisation.

Account/Konto Unter dem Punkt wird angezeigt mit welchem User auf welcher DataBox der Client verbunden wurde. Über „Account trennen“ kann der Benutzer den DataBox Server sowie den User wechseln.

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krz DataBox - Kurzanleitung

Windows Desktop Client Konfiguration

Abbildung 27: Einstellungen Desktop Client

Benachrichtigungen: Es gibt drei Stufen der Desktopbenachrichtigungen für das Tray Icon: Keine:

Es werden keinerlei Informationen angezeigt (stummer Modus)

Normal: Nur Verbindungsinformationen werden in der Taskleiste angezeigt Detail:

Alle Informationen werden in der Taskleiste angezeigt

Synchronisation Hier werden die Synchronisationszeiten und der Sync-Modus eingestellt. Standardmäßig läuft der Desktop Client im Modus ‚automatisch‘, d.h. Synchronisationen werden periodisch alle paar Minuten (hier einstellbar) durchgeführt. Im Modus manuell müssen sämtliche Synchronisationen manuell angestoßen werden. Um dies zu tun kann in den Einstellungen der Button ‚Sync starten‘ gewählt werden oder im Tray Icon Menü die Option ‚Sync starten‘:

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krz DataBox - Kurzanleitung

Windows Desktop Client Konfiguration

Abbildung 28: Sync starten über Tray Icon Menü

Lokaler Sync Ordner Hier kann der Zielspeicherort der zu synchronisierenden Dateien und Verzeichnisse gewählt werden. Wird dieser geändert, so werden bereits synchronisierte Dateien in den neuen Zielspeicherort verschoben. Auswahl der zu synchronisierenden Räume und Ordner: In der Auswahlbox erscheinen sämtliche, dem User zur Einsicht berechtigte Rooms, Subrooms und Ordner. Der Benutzer hat die Möglichkeit die komplette DataBox lokal zu synchronisieren, indem „Alle Dateien und Ordner/All Files and Folders“ gewählt wird oder entsprechend seiner Auswahl nur bestimmte Ordner. Mit Klick auf Aktualisieren/Refresh kann der Verzeichnisbaum neu vom Server eingelesen werden, dies ist z.B. dann sinnvoll, wenn auf dem Server ein neues Verzeichnis erstellt wurde, z.B. im Webclient und dieses sofort im Client angezeigt werden soll, um es zu synchronisieren. Der Refresh kann je nach Zugriffsberechtigung und DataBox einige Sekunden dauern, die Liste wird in der Zeit ausgegraut dargestellt. Der Vorgang sollte hierbei nicht unterbrochen werden.

Links Der Benutzer hat auch im Optionsmenü die Möglichkeit, direkt den lokalen Sync Ordner (Zielpunkt und Ablage der Synchronisierten Daten auf dem lokalen Gerät) im Explorer zu öffnen oder sich über den zweiten Menüpunkt am Webinterface anzumelden.

Programmparameter/Program Parameters Programm mit Windows starten: Wird Windows gestartet, so startet sich der Client ebenfalls automatisch, dies ist die Standardeinstellung. Proxy: Hier kann die Internetverbindung über einen Web-Proxy, wie bereits bei der Anmeldung beschrieben, eingestellt werden.

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krz DataBox - Kurzanleitung

Windows Desktop Client Nutzung

Sprache/Language Verfügbare Sprachen können im Optionsmenü geändert werden.

7.3

Nutzung

Der Desktop Client synchronisiert die ausgewählten Verzeichnisse im Hintergrund (Als Infobereichssymbol/Tray). Fertig synchronisierte Daten werden im lokalen Sync-Ordner angezeigt. Damit der Benutzer trotz Hintergrundaktivität informiert wird über serverseitige Änderungen und abgeschlossene Dateisynchronisationen, werden die Informationen über Popups direkt aus dem im Tray befindlichen Client angezeigt. Der Client bietet die Möglichkeit über mehrere Wege den lokalen Synchronisationsordner zu erreichen: Doppelklick auf das Tray-Icon. Rechte Maustaste auf das Tray Icon: „Zielspeicherort öffnen/Open Local Sync Folder“.

Abbildung 29: Local Sync Ordner öffnen über Tray Icon

Den Explorer öffnen und direkt den Ordner ansteuern. Den Link in den Explorer-Favoriten verwenden.

Abbildung 30: Explorer-Favoriten

Im Optionsmenü den Link zum Öffnen des Ordners verwenden.

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krz DataBox - Kurzanleitung Nutzung

Ablauf der Synchronisation Neue Dateien werden ständig am Server geprüft und heruntergeladen. Lokal veränderte Dateien werden nach Speicherung auf den Server hochgeladen. Am Server veränderte Dateien werden wieder lokal überschrieben und damit auf andere Clients ‚ausgerollt‘. Werden in einem synchronisierten Ordner neue Dateien erstellt, so werden diese auf den Server hochgeladen und mit einer entsprechenden Meldung dem Benutzer ausgegeben. Gleiches gilt bei Verschieben lokaler Dateien von einem Ordner zum anderen. Werden lokal Dateien gelöscht oder aus einem synchronisierten Ordner heraus verschoben, so werden diese ebenfalls auf dem Server entfernt. Die Synchronisationsbefehle werden sequentiell, also nacheinander verarbeitet um eine Konsistenz der Dateien zu gewährleisten.

Benachrichtigung Der Benutzer erhält während des Synchronisationsvorganges eine visuelle Benachrichtigung durch eine Animation des Symbols im Infobereich. Um zu erfahren, welche Datei gerade synchronisiert wird genügt es mit der Maus über das Symbol zu fahren, es wird die aktuelle Datei angezeigt.

Weitere ausführliche Informationen zur krz DataBox entnehmen Sie bitte dem Benutzerhandbuch

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krz DataBox - Kurzanleitung

Anhang Nutzung

Anhang 8 Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Login via eMail und Kennwort aus SQL Datenbank (Default)................................................. 1 Abbildung 2: Dashboard ........................................................................................................................................ 2 Abbildung 3: Data Room ....................................................................................................................................... 3 Abbildung 4: Data Room als Laufwerk einbinden............................................................................................. 4 Abbildung 5: Beschreibung Einbindung............................................................................................................. 4 Abbildung 6: Upload ............................................................................................................................................... 5 Abbildung 7: weitere Optionen ............................................................................................................................. 7 Abbildung 8: Jetzt freigeben! ............................................................................................................................... 8 Abbildung 9: Freigabe ohne E-Mail ..................................................................................................................... 9 Abbildung 10: Freigabe via E-Mail versenden ................................................................................................. 10 Abbildung 11: Freigabe-Link und –Button ....................................................................................................... 11 Abbildung 12: Freigabe einer Datei ................................................................................................................... 11 Abbildung 13: Meine Freigaben ......................................................................................................................... 12 Abbildung 14: Upload Konto erstellen .............................................................................................................. 12 Abbildung 15: Upload Konto einrichten ........................................................................................................... 13 Abbildung 16: Versenden via eMail ................................................................................................................... 14 Abbildung 17: Upload Konto jetzt erstellen ..................................................................................................... 14 Abbildung 18: Bestätigungsmeldung ................................................................................................................ 15 Abbildung 19: Meine Upload Konten ................................................................................................................. 15 Abbildung 20: Rooms editieren .......................................................................................................................... 16 Abbildung 21: Subrooms anlegen ..................................................................................................................... 16 Abbildung 22: Verwaltungsmaske für Data Rooms / Subrooms .................................................................. 16 Abbildung 23: Benutzer zu Data Room / Subroom zuordnen ....................................................................... 17 Abbildung 24: Rechte eines zugeordneten Benutzers bearbeiten ............................................................... 18 Abbildung 25: Login Desktop Client ................................................................................................................. 19 Abbildung 26: Proxy Einstellungen Desktop Client ....................................................................................... 20 Abbildung 27: Einstellungen Desktop Client ................................................................................................... 21 Abbildung 28: Sync starten über Tray Icon Menü........................................................................................... 22 Abbildung 29: Local Sync Ordner öffnen über Tray Icon .............................................................................. 23 Abbildung 30: Explorer-Favoriten ...................................................................................................................... 23

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