FORTALECIMIENTO EN LAS AREAS ADMINISTRATIVA Y CONTABLE AL COMEDOR COMUNITARIO URBANIZACION PRIMERO DE MAYO ACOPRIMA

FORTALECIMIENTO EN LAS AREAS ADMINISTRATIVA Y CONTABLE AL COMEDOR COMUNITARIO URBANIZACION PRIMERO DE MAYO ACOPRIMA

LAURA CATALINA MARÍN BOHÓRQUEZ SANDRA NATHALY HERRERA SERRANO

UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTADURIA PÚBLICA PROYECCIÓN SOCIAL BOGOTA D.C 2014

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FORTALECIMIENTO EN LAS AREAS ADMINISTRATIVA Y CONTABLE AL COMEDOR COMUNITARIO URBANIZACION PRIMERO DE MAYO ACOPRIMA

LAURA CATALINA MARÍN BOHORQUEZ 11081040 SANDRA NATHALY HERRERA SERRANO 17061290

Docente. ALBA LUZ CAMPOS ALDANA Tutor proyección social

UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y CONTADURIA PÚBLICA PROYECCIÓN SOCIAL BOGOTA D.C 2014

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 1. Planteamiento del problema

02

1.1 Descripción del problema

02

2. Formulación del problema

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3. MARCOS DE REFERENCIA

03

3.1 Marco tipo de investigación

03

3.2 Marco Teórico

03

3.3 Marco Conceptual

05

3.4 Marco Legal

07

4. Informe Diagnostico

07

4.1 Biofísicas del territorio

07

4.2 Socioeconómicas

13

4.3 Político institucionales

14

4.4 Simbólico culturales

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5. ESTRATEGIAS DOFA

17

6. PLAN DE TRABAJO

14

7. OBJETIVOS

21

7.1 OBJETIVO GENERAL

21

7.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

21

8. Justificación

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9. Desarrollo y ejecución del proyecto

23

9.1Reconocimiento de la realidad

23

9.2Herramientas de tipo administrativo

24

9.3 Capacitación contable

25

9.4 Desarrollo de un sistema de e-business

25

9.5 Capacitación de inventarios

26

10. Logros alcanzados

26

11 Conclusiones

28

12 Recomendaciones

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BIBLIOGRAFÍA

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ANEXOS

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3

LISTA DE FIGURAS

FIGURA 01. Mapa de la Localidad

08

FIGURA 02. Clasificación de upz

09

FIGURA 03. Localización barrio 20 de julio

11

LISTA DE TABLAS

TABLA 01. Tasa de crecimiento

10

TABLA 02.Distribucion de la población

12

TABLA 03. Distribución de la población respecto a la localidad

12

TABLA 04. Herramienta DOFA

17

TABLA 05. Plan de trabajo

19 LISTA DE GRAFICAS

GRAFICA 01. Distribución por actividad económica

13

LISTA DE ANEXOS

Anexo 01 Caracterización

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Anexo 02 Cartilla Inventarios

38

Anexo 03 Cartilla Contable

45

Anexo 04 Acta de asistencia No 1

81

Anexo 05 Acta de asistencia No 2

82

Anexo 06 Acta de asistencia No 3

83

Anexo 07 Acta de asistencia No 4

84

Anexo 08 Acta de asistencia No 5

85

Anexo 09 Acta de asistencia No 6

86

Anexo 10 Acta de asistencia No 7

87

Anexo 11 Figuras fotos alusivas al trabajo

88

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5

INTRODUCCIÓN

La idea de desarrollar la investigación nace de la iniciativa de la Fundación Banco Arquidiocesano de Alimentos; entidad conformada por la iglesia católica y empresa privada, cuya labor es servir de articulador para ayudar a poblaciones en condiciones de vulnerabilidad brindando seguridad alimentaria y acompañamiento humano. El Comedor Comunitario Urbanización Primero de Mayo ACOPRIMA, tiene como objetivo brindar a la comunidad del barrio 20 de julio, un espacio físico y social donde se suministra alimentación servida con todos los requerimientos básicos en los cuales se propicia la inclusión social de personas, familias y poblaciones en condiciones de pobreza y fragilidad social. El problema actual del Comedor es que no cuenta con fondos suficientes para su funcionamiento, además de sus procesos empíricos

y desconocimiento absoluto de temas

administrativos y contables lo que puede provocar el no mantenerse el en tiempo por falta de recursos económicos y perdida del espacio. La Universidad de la Salle y su lema “educar para pensar, decidir y servir”, resalta el compromiso de los estudiantes Lasallistas por contribuir con el desarrollo humano integral y sustentable de la sociedad, con un sentido de sensibilidad social y de pertenencia. Resaltando además que la Facultad de Ciencias Administrativas y Contables

aporta en el procesos académico

conocimientos necesarios para fortalecer los procesos de las empresas en general y en organizaciones con el fin de contribuir a un mejoramiento sustentable de la sociedad actual. Con este proyecto, se busca que los investigadores alcancen su meta final logrando obtener el título profesional como administrador de empresas y contador público respectivamente, consiguiendo poner en práctica los conocimientos adquiridos en la carrera y que mejor manera que ayudando a poblaciones

vulnerables

específicamente

al

Comedor

Comunitario

Urbanización Primero de Mayo ACOPRIMA, mediante el fortalecimiento de los procesos en las áreas administrativa y contable alcanzando que el Comedor se 6

mantenga en el tiempo y pueda seguir aportando a la reconstrucción del tejido social. El documento está estructurado por capítulos, los cuales se describen a continuación: El primer capítulo, especifica el marco referencial utilizado para el desarrollo del trabajo; el segundo, consolida el reconocimiento del contexto territorial donde está ubicado el Comedor Comunitario; el tercero, muestra el plan de trabajo de manera detallada precisando cual fue el problema; el cuarto, se describen los objetivos; el quinto, se menciona cada una de las actividades realizadas en torno a los objetivos planteados, sexto, se indica cuales fueron los logros obtenidos dando cumplimiento absoluto de las actividades realizadas, y por último se manifiesta las conclusiones y recomendaciones respectivamente.

1. INFORME DIAGNÓSTICO

MACRO VARIABLES

1.1 Biofísicas del territorio

El comedor comunitario ACOPRIMA está ubicado en la Localidad cuarta de Bogotá: San Cristóbal, específicamente en Carrera 5 # 22- 37 sur en el barrio 20 de Julio. Actualmente el comedor acoge aproximadamente 130 personas en condiciones vulnerables tales como personas en situación

de

desplazamiento,

madres

cabeza

de

hogar,

niñez

desamparada, tercera edad, discapacitados, enfermos terminales, recicladores, etc. El comedor lo encabeza su representante legal y promotora del Comedor la Señora María Isabel Santana quien con la ayuda de voluntarios sociales inicia este proyecto con el fin de mejorar la calidad de vida de los habitantes de la localidad.

Según la Secretaria de Planeación junto con la Alcaldía mayor de Bogotá (2009) La localidad de San Cristóbal se ubica al sur oriente de la 7

ciudad, limita al norte con la localidad de Santa Fe; al sur con la localidad de Usme; al oriente con el municipio de Ubaque y al occidente con las localidades de Rafael Uribe Uribe y Antonio Nariño. San Cristóbal tiene una extensión total de 4.910 hectáreas (ha), 1.648 ha están clasificadas como suelo urbano y 3.262 han sido definidas como suelo rural, cifra que equivale al 66,4% del total de la superficie de la localidad.

FIGURA 1. MAPA DE LA LOCALIDAD SAN CRISTOBAL (http://www.sdp.gov.co)

La localidad de San Cristóbal tiene cinco UPZ: cuatro son de tipo residencial de urbanización incompleta y una es de tipo residencial consolidado. La UPZ San Blas La UPZ Sosiego La UPZ 20 de Julio La UPZ La Gloria La UPZ Los Libertadores

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FIGURA 2. CLASIFICACIÓN DE UPZ (http://www.sdp.gov.co)

La Localidad tiene un total de 274 barrios con una superficie de 1.680 hectáreas; la UPZ San Blas concentra la mayor cantidad de barrios con 64, seguida por Los Libertadores que registra 60 y Sosiego que presenta 52. En cuanto a las características de la población que habita este territorio de acuerdo a un estudio de integración social (2011) se identifica que está conformado aproximadamente por 62.179 personas aportando un 15 % al total de la población de la localidad Cuarta San Cristóbal. Acorde a la etapa del ciclo vital y al sexo, se encuentran 5.784 niños y 5.455 niñas, 11.325 hombres jóvenes y 11.260 mujeres jóvenes, 10.780 adultos y 12.089 adultas, 2.392 hombres mayores y 3.094 mujeres mayores, son personas que viven en en asentamientos irregulares de zonas de alto riesgo por remoción en masa según la DPAE sin las mínimas condiciones para garantizarles una vida digna.

TABLA No 1 TASA DE CRECIMIENTO

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El barrio 20 de Julio surgió hacia 1929 en los terrenos aledaños a la finca San José, de propiedad de la comunidad salesiana. Los sacerdotes tenían en 1925 un campo de deportes (hoy centro del barrio), en el que los fines de semana organizaban juegos de fútbol, celebraban la misa y así reunían regularmente a los habitantes del sector, en su mayoría inmigrantes de Boyacá, Cundinamarca y Tolima. En este mismo sitio, en el año de 1935, el padre Juan del Rizzo estableció el culto al Niño Jesús, y posteriormente, en 1937, se bendijo la primera piedra para la construcción que el 27 de julio de 1942 se denominaría Nuevo Templo del Niño Jesús en Bogotá, obra de Monseñor Juan Manuel González Arbeláez, una de las devociones populares más arraigadas tanto en el país, como en América Latina. Reseña tomada textualmente del documento “Bogotá: Panorama turístico de 12 localidades” del Instituto Distrital de Cultura y Turismo, páginas 17 a la 19. Diagnóstico de los aspectos físicos, demográficos y socioeconómicos. 2009 El barrio 20 de Julio pertenece a la UPZ 34 de la Localidad de San Cristóbal, la cual limita al norte con la Primera de mayo, al sur con avenida Cuidad de Villavicencio, al occidente con la carrera decima sur y al oriente la avenida victoria.

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La zona está compuesta por barrios de vivienda con comercio barrial de estrato 1 y 2, donde la mayoría tuvieron un origen ilegal con un crecimiento desordenado (SDP-UPZ 34, 2008, p. 33); esta zona tiene una gran actividad económica de influencia sobre el oriente de la ciudad, que el plan de ordenamiento la clasificó como centralidad. (SDP-UPZ 34, 2008, p. 39) El sistema de espacio público cuenta con 0,78 m2 por habitante con redes de parques vecinales, andenes y senderos peatonales. Equipamientos principales: sistema educativo y la iglesia del 20 de Julio. (SDP-UPZ 34, 2008, p. 44)

Figura 3. LOCALIZACIÓN BARRIO 20 DE (http://www.locationcolombia.com/secciones/galeria_locaciones/locacion.php?id=497)

JULIO

El barrio 20 de Julio está constituido por 45 Barrios, entre los que se encuentra: La Golconda, Calvo Sur, La María, Los dos leones, Modelo sur, Nariño Sur, Primero Mayo, Quinta Ramos, Republica de Venezuela, San Cristóbal Sur Bajo, San Javier, Santa Ana, Sosiego, Velódromo, Villa Albania, Villa Javier, Barcelona Suroriental, Granada Sur III Sector, La Joyita, San Isidro I y II, Villa de los Alpes I, Bello Horizonte, Atenas, Camino Viejo San Cristóbal , Barcelona Sur, Las lomas , San Isidro Sur, 20 de Julio, Ayacucho, Barcelona, Córdoba, El Angulo, El Encanto, Granada Sur, La Serafina, Managua, Montebello, San Isidro, San Luís, Suramérica, Villa de los Alpes , Villa Natal y 20 de Julio, Padua. Todos los barrios de la UPZ 34 cuentan con la totalidad de los servicios 11

públicos acueducto, alcantarillado, energía eléctrica, teléfono y gas domiciliario, aunque manifiestan que en algunos barrios no hay recolección de basuras lo que fomenta la contaminación ambiental y la mala imagen de algunos barrios.

TABLA No 2 DISTRIBUCION DE LA POBLACION

Fuente: DANE – boletín estadístico Bogotá en cifras No 20 consultado http://portales.sdp.gov.co/resources/estadistica/Bogota_en_cifras_octubre_v20_20111020.xls

en:

TABLA No 3 DISTRIBUCION DE LA POBACION RESPECTO A LA LOCALIDAD

De las 5 unidades de planeamiento zonal que conforma la localidad de San Cristóbal, la UPZ 20 de julio es la tercera que concentra población y representa el 22.1% de la localidad. El barrió tiene viviendas construidas bajo condiciones adecuadas, además cuenta con buen servicio de transporte donde también su mayor dificultad son las vías estrechas que producen accidentalidad. Se destaca la avenida primero de mayo como de fácil acceso a la carrera décima y la carrera séptima, consideran que existen pocos colectivos y demasiados buses pero se cuenta con el portal de Transmilenio.

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1.2 Socioeconómicas De acuerdo a los resultados del Censo 2005 del DANE, el total de hogares particulares censados en San Cristóbal corresponde a 110.832, de los cuales 4.317 (3,9%) tiene alguna actividad económica al interior de los hogares. En la localidad de San Cristóbal se destacan establecimientos de carácter industrial, de comercio, de servicios y otras actividades distribuidos de la siguiente manera. GRAFICA No 1 DISTRIBUCION POR ACTIVIDAD ECONOMICA

En la UPZ 34 se encuentra una cantidad considerable de comercio como lo muestra la Grafica No 1, el Barrio 20 de Julio se caracteriza por tener en mayor proporción establecimientos del sector servicios con 29% ubicados en viviendas y de manera independiente, el sector comercio representa el 23.7% y en cuanto a las actividades industriales el barrio cuenta con el 29.1% de la totalidad de la localidad. El promedio de personas que trabajan en actividades económicas se tiene que la mayor concentración esta en el sector servicios con un promedio de 14.748 empleados, seguido de comercio con 13.107 e industria con 3.449 empleados. 13

En el barrio 20 de julio el sector servicios representa la mayor cantidad de personas se puede notar con casi una tercera parte (30.3%) del promedio de personas empleadas en este sector de la Localidad. En cuanto a las alianzas institucionales públicas y privadas la Localidad de San Cristóbal está regida por el plan de desarrollo local “San Cristóbal amable, Justa, culta y productiva”, cuenta con una estructura administrativa solida conformada por la Coordinación Administrativa y financiera y la Coordinación jurídica y Normativa, además tienen el apoyo de la Secretaria de Gobierno del Distrito. Cuenta con una organización de carácter público la JAL; Junta Administradora local conformada por ediles que deben promover el desarrollo de sus territorios y el mejoramiento socioeconómico y cultural de sus habitantes, así como su participación efectiva en la gestión de asuntos locales con el apoyo de la Contraloría de Bogotá. Así mismo con organizaciones sociales y comunitarias, no gubernamentales, grupos juveniles, asociaciones de vendedores ambulantes, distritos y círculos de paz. 1.3 Político- institucionales En el territorio del veinte de Julio existen 20 instituciones educativas distritales, en las jornadas de la mañana y tarde, con niveles de preescolar, primaria y bachillerato. Ubicados en los barrios 20 de julio, Atenas, Bello Horizonte, Córdoba, las lomas, Montebello y Suramérica, primero de mayo, san Cristóbal, Sosiego y Santa María. En el territorio se han caracterizado por parte del equipo territorial, 20 colegios, distribuidos en toda la UPZ del 20 de Julio. Se identifican 14 colegios privados, ubicados en 10 barrios diferentes, lo que corresponde a un cubrimiento del 22.2% del área de la UPZ, Igualmente se identifican 6 instituciones educativas distritales ubicadas en 5 barrios lo que corresponde a una cobertura del 13.3% de la UPZ 20 de Julio. Existen un total de 17 jardines identificados por parte del equipo territorial de la UPZ 34. Los jardines se localizan en 7 de los 45 barrios, lo que corresponde a un área de cubrimiento del 15.5% de la UPZ. En cuanto a entidades con presencia en el territorio se encuentran Juntas de acción comunal que constituyen un medio de participación activa, organizada y 14

consciente para la planeación, evaluación y ejecución de programas de desarrollo en sus comunidades. Además existen Alianzas o Asociaciones de usuarios que se organizan con el fin de velar por el mejoramiento de la calidad en la prestación de los servicios de salud y la defensa de sus derechos. En cada una de la Empresas Sociales del Estado, Hospital San Cristóbal Hospital San Blas y Hospital La Victoria se ha conformado una Alianza de Usuarios que se reúnen mensualmente para recibir capacitación, discutir y planear acciones en pro del mejoramiento de la prestación de los servicios de salud. El comité de Participación comunitaria COPACO liderado por el Hospital San Cristóbal ejecuta seminarios y talleres de formación de agentes comunitarios en salud con énfasis en la prevención. La UPZ 34 tiene a su favor programas que favorecen a su población; se destaca el Plan de desarrollo “Bogotá Humana” incentivada a resolver problemas de víctimas del desplazamiento, como así mismo la ayuda a gran parte de la población en situación vulnerable. Otras intervenciones son la Secretaría de Educación Distrital, la Secretaría de Integración Social, la Secretaría Distrital de Salud del Bogotá D.C., el ICBF y el Ministerio de la Protección Social.

1.4 Simbólico culturales La Asociación ACOPRIMA tiene como objetivo principal trabajar en la construcción de una comunidad solidaria en la Localidad cuarta de San Cristóbal mediante la implementación de estrategias de promoción y protección de los derechos humanos, alimentarias, ambientales, productivas, educativas informales, culturales, artísticas y deportivas; en el marco de escenarios de vida digna para niños y niñas, jóvenes, adultos mayores, mujeres y hombres, vendedores informales y todo tipo de personas en situación de vulnerabilidad. La localidad de San Cristóbal posee tres inmuebles catalogados como bienes de interés cultural; estos son el Hospital Materno Infantil, el Hospital Universitario La Samaritana y la Iglesia 20 de Julio.

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Los equipamientos deportivos y recreativos son las áreas, edificaciones y dotaciones destinadas a la práctica del ejercicio físico, al deporte de alto rendimiento, a la exhibición y a la competencia de actividades deportivas en los medios aficionados y profesionales, así como a la exhibición de espectáculos con propósito recreativo. Agrupa, entre otros, a los estadios, coliseos, polideportivos, clubes deportivos, clubes campestres deportivos y recreativos, hipódromos, autódromos, piscinas, clubes privados e instalaciones privadas que contemplen el deporte como actividad central. En la localidad de San Cristóbal se localizan 6 equipamientos recreativos y deportivos que corresponden a 1 club, 3 coliseos, 1 piscina y 1 velódromo de los cuales solo un coliseo está ubicado en la UPZ 34 (Secretaría Distrital de Planeación 2011)

Los parques metropolitanos se consideran los más apropiados para la realización de actividades de tipo recreativo y deportivo, convirtiéndose en espacios para los encuentros masivos de personas en busca de diferentes ofertas para sus prácticas activas, acorde a lo manifestado por la comunidad durante los procesos de lectura de realidades.

El comedor ACOPRIMA incentiva a su población a la participación de actividades lúdicas, recreativas y deportivas realizando encuentros mensuales en sus instalaciones con el fin de contribuir con el desarrollo de sus habitantes. Estas labores son realizadas por la representante Legal junto con las demás personas que conforman la organización. Algunas de las acciones son talleres de belleza, costurero y artesanales; este último motiva a los niños a la creación de implementos de aseo elaborados por ellos mismos. Las reuniones y celebraciones tales como el día de los niños, el día de las Madres, entre otros se destacan y son conocidas dentro del barrio 20 de julio.

2. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

El Comedor Comunitario Urbanización Primero de Mayo Acoprima está ubicado en la Localidad Cuarta de Bogotá: San Cristóbal, específicamente en la Carrera 16

5 # 22- 37 sur en el barrio 20 de Julio, es una organización constituida por un grupo de personas en su mayoría del mismo núcleo familiar cuyo fin es brindar un espacio idóneo de alimentación. La organización actualmente realiza sus tareas en el Salón Comunal un espacio otorgado por la Secretaria de la Localidad para espacios lúdicos, por tal razón el predio es tomado en arriendo desde el día lunes hasta el día sabado manejando un horario desde las ocho de la mañana hasta las seis de la tarde. La infraestructura cuenta como dos pisos amplios principalmente, el primero cuenta con un espacio propicio de cocina donde el personal autorizado de manipulación de alimentos realiza los oficios de preparación de los alimentos, al fondo se encuentra un ambiente donde se ubican las mesas, es decir, es un lugar adecuado para que las personas que visitan diariamente el Comedor puedan disfrutar y recibir el almuerzo a un costo bajo de apenas $2000; en el segundo piso se encuentran dos bodegas básicamente, en la primera se halla el sitio de almacenamiento de alimento donde internamente se ubica los inventarios en tres grandes góndolas; la segunda bodega por su parte se encuentra destinado para reciclaje y desperdicios. El Comedor actualmente se encuentra legalizado ante Cámara y Comercio según la normatividad que deben cumplir las entidades sin ánimo de lucro en una sociedad, esta se rige según el Código de Comercio Colombiano por el Decreto 410 de 1971: rige artículo de interés. Además se reglamenta del Decreto 2820 de 2011 “por el cual se regula el Registro Único Tributario, RUT, administrado por la Dirección de Impuesto y Aduanas Nacional. Actualmente la organización presenta dificultades de carácter administrativo y contable ya que su proceso ha sido netamente empírico, a lo que respecta del ámbito administrativo, se llevan registros diarios consignados en un cuaderno sin ningún orden ni control, el desconocimiento de procesos administrativos es evidente como así mismo el uso de la tecnología es totalmente ignorada. Por otra parte la ausencia de un proceso contable es relevante, no existe libros ni balances que evalúen el proceso de la organización. De acuerdo a lo anterior la entidad busca superar los problemas internos más relevantes que permita solucionar las dificultades y posibles amenazas, por 17

esta razón se origina la necesidad de diseñar un plan estratégico con el fin mejorar los procesos respecto a la actividad propia del Comedor, posibilitando la toma de decisiones y que la organización pueda mantenerse en el tiempo. El desarrollo del proyecto se llevara a cabo en las instalaciones del Comedor por medio de un cronograma de mutuo acuerdo donde se determinan las actividades con la fecha y la hora de realización.

3. FORMULACION DEL PROBLEMA ¿El diseño del plan estratégico se ajusta a las dificultades en las aéreas administrativas y contables del Comedor Comunitario Urbanización Primero de Mayo ACOPRIMA ?

4. OBEJTIVOS

4.1 OBJETIVO GENERAL Diseñar un plan estratégico en las áreas administrativa y contable al Comedor Comunitario Urbanización Primero de Mayo ACOPRIMA en el barrio 20 de Julio en la ciudad de Bogotá.

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Reconocer la realidad del comedor mediante la elaboración de un modelo DOFA. Propiciar herramientas de tipo administrativo que permita fortalecer la identidad del Comedor y lograr un sentido de pertenencia con esta.

Realizar capacitación contable que permita el cambio de un sistema empírico por uno sencillo sistematizado con la entrega final de una cartilla.

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Desarrollar un sistema de e-business para el reconocimiento exterior del Comedor por medio de una página web. Realizar capacitación administrativa en el tema de inventarios mediante la aplicación de modelos con sus análisis y estrategias, con la entrega final de una cartilla.

5. JUSTIFICACIÓN El plan estratégico realizado al Comedor Urbanización Primero de Mayo Acoprima es significativo porque contribuye en los procesos administrativo y contable, basado en primera instancia desde el enfoque lasallista “desarrollo humano integral y sustentable” que incentiva al estudiante a brindar apoyo a poblaciones vulnerables, y por otro lado pone en práctica los conocimientos adquiridos a lo largo de las carreras respectivamente. Se realiza para consolidar y mantener una organización solida teniendo un enfoque de crecimiento continuo con su filosofía de ayudar a la población del barrio 20 de Julio de acuerdo a unos objetivos precisos que se originan en la investigación y que se adapten al mejoramiento y a las necesidades de la institución en pro de mejorar su actividad. El proceso del diseño del plan estratégico permitirá a todos los miembros de la organización quienes serán los beneficiados, tener un conocimiento más amplio del manejo del Comedor con el fin de lograr una mejor integración por parte de todos los integrantes y así mismo se identifiquen cada una de las tareas y responsabilidades

que

deben

asumir,

del

mismo

modo

utilizando

herramientas básicas administrativas y contables otorgadas por los investigadores fortalecerá a la organización permitiendo mantenerse en el tiempo dejando atrás los procesos empíricos por uno sistematizado que se acomode a las circunstancias. Para los estudiantes es satisfactorio, engrandecer los conocimientos administrativos y contables aplicados al Proyecto de Proyección Social, aplicados al Comedor Comunitario, que contribuirá en la implementación de un mejor posicionamiento social.

19

6. MARCO DE REFERENCIA A continuación se describen los marcos que permiten contextualizar la investigación.

6.1 MARCO TEÓRICO Desde la administración de empresas el trabajo realizado se fundamenta en la Teoría de Henry Fayol porque reúne los fundamentos desde un proceso administrativo estructurado como así mismo el enfoque contable sugerido en la teoría exalta la importancia de las funciones contables dentro de una organización. Teoría Clásica de la Administración Los primeros trabajos de Henri Fayol, representan la escuela de la teoría del "Proceso Administrativo". En el año de 1916 publicó el libro Administration Industrielle et Genérate (Administración Industrial y General). El libro compendiaba sus opiniones sobre la administración adecuada de las empresas y de las personas dentro de éstas. Fayol identificó cinco reglas o deberes de la administración: 

Planeación: diseñar un plan de acción para el mañana.



Organización: brindar y movilizar recursos para la puesta en marcha del plan.



Dirección: dirigir, seleccionar y evaluar a los empleados con el propósito de lograr el mejor trabajo para alcanzar lo planificado.



Coordinación: integración de los esfuerzos y aseguramiento de que se comparta la información y se resuelvan los problemas.



Control: garantizar que las cosas ocurran de acuerdo con lo planificado y ejecución de las acciones correctivas necesarias de las desviaciones encontradas.

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Fayol dividió las operaciones industriales y comerciales en seis grupos: 

Funciones técnicas: Relacionadas con la producción de bienes o servicios de la empresa



Funciones comerciales: Relacionados con la compra- venta e intercambio



Funciones financieras: Relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales



Funciones de Seguridad: Relacionadas con la protección y preservación de los bienes de las personas



Funciones Contables: Relacionadas con los inventarios, registros balances, costos y estadísticas



Funciones Administrativas: Relacionadas con la integración de las otras cinco funciones. Estas coordinan y sincronizan las demás funciones de la empresa, siempre encima de ellas.

6.2 MARCO CONCEPTUAL Desde la administración de empresas los siguientes conceptos fortalecen el plan estratégico y dan fundamento al trabajo de los investigadores:

Administración Según Freeman (1995) definen la administración como: "el proceso de planear, organizar, liderar y controlar el trabajo de los miembros de la organización y de utilizar todos los recursos disponibles de la empresa para alcanzar los objetivos organizacionales establecidos". Con este concepto hace que la administración sea una fuente de mejoramiento continuo para el Comedor Comunitario. Inventarios Según Espinoza, Orlando (2011) “El control de inventarios es un herramienta fundamental en la administración moderna, ya que esta permite a las empresas y organizaciones conocer las cantidades existentes de productos disponibles 21

para la venta, en un lugar y tiempo determinado, así como las condiciones de almacenamiento”. Es por esta razón que por medio de una capacitación se podrá incentivar a las personas de manipulación de alimentos del Comedor la importancia de gestionar los suministros de alimentos diarios otorgados por el Banco Arquidiosesano de alimentos y Corabastos respectivamente.

Desde la Contaduría pública los siguientes conceptos refuerzan la intención del Diseño del plan estratégico al Comedor Comunitario

Contabilidad La contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar la historia de las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fideligna. (Art.1, D. 2649/93). Según Gudiño (2001), “Contabilidad es la ciencia y técnica que enseña a recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa. Por lo anterior y en relación al Comedor hay claramente una ausencia en el desarrollo de una actividad contable interna, es por esto la importancia de capacitar a la representante legal para continuar y mantenerse en el tiempo. Capacitación Según la definición de Chiavenato (2007) “La capacitación es un proceso continuo de enseñanza-aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las habilidades y destrezas de los servidores, que les permitan un mejor desempeño en sus labores habituales. Puede ser interna o externa, de acuerdo a un programa permanente, aprobado y que pueda brindar aportes a la institución”. De acuerdo al concepto del autor permite ratificar la importancia de emplear esta herramienta para el cumplimiento de los objetivos propuestos en el plan de trabajo. 22

6.3 MARCO LEGAL De acuerdo al desarrollo y elaboración de la pagina web se debe tener en cuenta cierta reglamentación para su ejecución. Los aspectos legales son los siguientes  Ley orgánica de protección de datos de carácter personal (LOPS): Ley orgánica 15 / 1999, del 13 de diciembre: La presente Ley Orgánica tiene por objeto garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar.  Ley de condiciones generales de contratación: En virtud de esta ley, hay que inscribir en el registro correspondiente los contratos y las condiciones generales vigentes para la organización.

 Ley de ordenación del comercio minorista: Regula las ventas a distancia, sin presencia física simultánea entre ambas partes. Se refiere a los plazos de ejecución de las transacciones y pagos, al derecho a desistir de la operación y regula los pagos con tarjeta de crédito

7. DISEÑO METODOLÓGICO

7.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN El tipo de investigación es descriptivo ya que se acude a técnicas específicas en la recolección de información, como la observación, las entrevistas y los cuestionarios. Además se utiliza sobre hechos, acontecimientos, datos y relaciones que señalan la existencia de fenómenos que pueden explicarse en el marco del estudio que se realiza. En base a lo anterior es fundamental este

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tipo de investigación que fundamentara el buen desarrollo y aplicación de estrategias. 7.2 POBLACIÓN Y MUESTRA Población: es el conjunto de todos los casos que concuerdan con una serie de especificaciones, para este proyecto son: 

Niñez entre 3 y 12 años de edad



Adultos mayores



Recicladores



Desplazados



Madres cabeza de hogar

Muestra: la muestra es en esencia, un subgrupo de la población. Es un sub.conjunto de elementos que pertenecen a ese conjunto definido en sus características al que se llama población, en este caso se utilizo la misma población definida anteriormente.

8. DOFA La siguiente matriz se realizo a través de una primera visita al Comedor, utilizando como herramienta la observación acompañada de una entrevista que permitió identificar la realidad de la organización lo que brinda una información esencial para saber qué hacer, tomar decisiones, y en el caso del plan de trabajo incentivar las fortalezas y oportunidades y encontrar posibles soluciones en las debilidades y amenazas desde un ámbito administrativo y contable.

TABLA No 04. Herramienta DOFA

COMEDOR COMUNITARIO ASOCIACIÓN PRIMERO DE MAYO ACOPRIMA FORMATO DOFA

FORTALEZAS

24

DEBILIDADES

A) Está

definida

de

F) No cuentan con fondos

manera clara la misión,

suficientes

visión

funcionamiento de la

y

valores

corporativos. B) Están consolidados

pago respectivo a las

ante

personas

Cámara y Comercio.

DOFA

contable

en labores solidarias y

eficaz.

con

iniciativas

comunidades

la

G) No existe una actividad

cuenta con experiencia

de

que

conforman.

representante

manejo ESTRATEGIAS

el

organización ni con el legalmente

C) La

para

H) No

en

concreta

cuenta

ni

con

profesionales

situación vulnerable.

en

aéreas administrativas

D) Cuentan con el apoyo de entidades como el

ni contables I)

Desconocimiento

Banco de Alimentos y

absoluto de la misión y

Corabastos

visión

para

abastecimiento

el

diario

del comedor.

con

los

integrantes

del

Comedor.

E) Las personas del Área

J) Desconocimiento

de

de cocina cuentan con

temas de inventarios de

certificación

de

alimentos y suministros

manipulación

de

Alientos.

K) Ausencia

total

de

mecanismos administrativos para su buen funcionamiento

OPORTUNIDADES

1. Acompañamiento

AMENAZAS

y

asesoría por partes de los integrantes de la

5. Perdida del espacio por falta de pago. 6. Problemas ambientales

Universidad de la Salle

y

para el sostenimiento

inadecuada

Administrativo

infraestructura y el no

y

Contable. 2. Convenio 25

sanitarios

seguimiento con

normas.

por

la

de

organizaciones para la obtención mediante medios

de ayudas el

uso

de

7. No mantenerse en el tiempo

por

falta

recursos económicos.

electrónicos

para el reconocimiento exterior del Comedor. 3. Obtención de ayudas externas para mejorar la

calidad

de

la

población objetivo del comedor. 4. Tener colaboración

mayor de

la

comunidad.

De acuerdo con el DOFA se evidencia que el comedor tiene diferentes debilidades a nivel interno;

lo cual permitió que las estudiantes tanto de

Administración como de Contaduría pública platearan este trabajo con el fin de enfocarnos en estas

debilidades y ayudar con nuestros conocimientos al

mejoramiento y fortalecimiento del comedor desde los dos ámbitos como fue la implementación en el manejo de inventarios y el manejo de la información contable.

9. Plan de Trabajo  El día 08 de Febrero de 2014 el Profesor Dagoberto Castillo, director del Programa de proyección social, organizo dúos de trabajo estudiantes de administración de empresas y contaduría pública con el propósito de iniciar un trabajo de grado enfocado en la ayuda y acompañamiento a organizaciones que apoyan a poblaciones en situación vulnerable. La cual para las investigadoras fue asignado el Comedor Comunitario Urbanización Primero de Mayo.  El dia 11 de Febebro se realizo la primera visita realizando un diagnostico, que permitió identificar aspectos positivos y negativos de la 26

de

organización, de esto último surge la necesidad se formular una serie de actividades con énfasis administrativo y contable que permita suplir y contribuir con el proceso del Comedor permitiendo a largo plazo conseguir mejores resultados y así la organización se mantenga en el tiempo.  Con base en esta valoración, se origina la necesidad de diseñar unos objetivos precisos que se adapten al mejoramiento y a las necesidades de la Institución en pro de mejorar su actividad.

De acuerdo a los

objetivos planteados, se fortalecerá los procesos en las áreas administrativa y contable, que permita a los miembros del Comedor mantenerse en el tiempo con conocimientos mas sólidos que permita a la vez tomar mejores decisiones cuya finalidad es netamente a la reconstrucción del tejido social.  Se realizó el diseño del plan de trabajo a realizar que surge a partir de la elaboración de la herramienta DOFA y que continuación se describe:

TABLA No 05. Plan de Trabajo

OBJETIVO ESPECÍFICO Reconocer la realidad del comedor mediante la elaboración de un modelo DOFA.

META

ACTIVIDADES

Realizar un modelo DOFA que permita conocer los factores internos y externos de la organización para proponer soluciones mediante herramientas administrativas y contables.

Realizar un Entrevista diagnóstico inicial Observación con la Representante del DOFA Comedor comunitario la señora María Isabel Santana, para lograr percibir las actividades, necesidades y expectativas de la organización; además conocer su historia, su población y razón de ser que permita la elaboración del DOFA. 27

METODOLOGÍA

Propiciar herramientas de tipo administrativo que permita fortalecer la identidad del Comedor y lograr un sentido de pertenencia con esta.

Concientizar a los integrantes de la importancia de la participación activa para un buen y eficaz desarrollo para conseguir el objeto social y común, establecido en la misión y visión.

-Realizar una reunión con los 8 integrantes del comedor para socializar la misión, visión. - se otorgo un organigrama, políticas y principios básicos del Comedor

Se utilizarón materiales didácticos como carteleras y plotter.

Realizar capacitación contable que permita el cambio de un sistema empírico por uno sencillo sistematizado con la entrega final de una cartilla.

Capacitar y asesorar a la representante del Comedor acerca del manejo contable que contribuya al control y el buen manejo contable y la oportuna información financiera que es de interés de personas naturales o entidades jurídicas interesados en el resultado operacional y situación económica del Comedor.

Cartilla como recurso visual

Desarrollar un sistema de ebusiness para el reconocimiento exterior del Comedor por medio de una página web.

Brindar al comedor una herramienta electrónica que permita dar mejor conocimiento externo de la organización como así mismo lograr el reconocimiento de entidades, empresas u organismos para temas de donaciones y plan apadrinaje.

-Realizar una capacitación del programa Excel elaborando planillas básicas contables, con el fin de que por medio de esta herramienta la señora María Santana lleve en una forma sencilla pero controlada la actividad del Comedor. Capacitación contable utilizando como recurso una cartilla elaborada por la estudiante de contaduría pública, explicando los conceptos básicos, métodos y estados financieros aplicables a la organización. Realizar la socialización de la página web elaborada por las estudiantes con el fin de que la representante sepa manejar la pagina en cuanto a actualizaciones. Y explicarles el propósito fundamental del uso de esta herramienta actual. 28

- Uso del video bean para presentación formal del tema.

Socialización de la página web en las instalaciones del Comedor utilizando el computador como medio de explicación.

Realizar capacitación administrativa en el tema de inventarios mediante la aplicación de modelos con sus análisis y estrategias, con la entrega final de una cartilla

Capacitar y asesorar a la representante legal y al personal autorizado de manipulación de alimentos sobre el tema de inventarios para alimentos y suministros, con el fin de mejorar los procesos de almacenamiento, abastecimiento y control.

Capacitación administrativa utilizando como recurso la cartilla elaborada por la estudiante de administración de empresas con conceptos básicos, modelo de inventario ABC que se adapta a las características del Comedor.

-Cartilla como recurso visual - video bean para presentación formal del tema

Fuente: Elaboración de las investigadoras.

9.1 DESARROLLO Y EJECUCIÓN DEL PROYECTO De acuerdo al plan de trabajo acordado y realizado en el Comedor Comunitario, se describen

a continuación las actividades realizas y

completadas en su totalidad, las cuales facilitaron el cumplimiento de los objetivos planteados inicialmente.

a. Reconocimiento de la realidad  Se realizo una primera visita con el fin de aplicar la caracterización propuesta por el Banco Arquidiocesano de Alimentos que permitió a los investigadores conocer de manera general la razón de ser y la situación actual del Comedor, mediante la caracterización la cual incluye variables de tipo personal, capacidad institucional, aspectos administrativos y financieros,

y en general aspectos de la gestión global de la

organización. La caracterización queda registrada en el anexo 1.  Se realizó el reconocimiento del Comedor utilizando como herramienta la entrevista con la Representante del Comedor 29

Comunitario la señora María Isabel Santana, para lograr percibir las actividades, necesidades y expectativas de la organización; además conocer su historia, su población y razón de ser que permita la elaboración del DOFA. Se utilizo además la observación como método para complementar la información brindada de la entrevista.

b. Herramientas de tipo administrativo  Se realizó una actividad de socialización con los miembros de la organización de la misión y visión propias del Comedor elaborado en un formato grande, de tal manera que sea visible en el establecimiento y sea de total conocimiento para las personas que visitan diariamente al Comedor. Se puede evidenciar en el anexo número 05 y en las fotos de socialización.  Se proporcionó otras herramientas como lo son los principios básicos de un Comedor Comunitario, un organigrama y las políticas pertinentes, que permita fortalecer y concientizar a los integrantes de la importancia de la participación activa para un buen y eficaz desarrollo de su objetivo social con la comunidad. Se puede constatar en el anexo número 07.  Se realizó una propuesta de tener una tabla de ciclo de menús, elaborada por los investigadores que permita un seguimiento de los almuerzos diarios y que además es exigida actualmente por la Alcandía Mayor de Bogotá para organizaciones como Comedores Comunitarios.  Se otorgo un documento con los criterios mínimos de aceptación y rechazo de alimentos a las personas que manipulan y son las encargadas

de

preparar 30

los

almuerzos,

además

de

un

componente técnico nutricional elaborado y actualizado por la Alcaldía Mayor de Bogotá.

c. Capacitación Contable

 Se realizó una capacitación contable sobre los conceptos básicos financieros

con el fin de orientar y enseñar de manera muy

sencilla pero práctica. Se explicó la importancia del uso de la herramienta Excel; elaborando tablas y planillas con el fin de que por medio de esta herramienta se pueda controlar la actividad del Comedor. Se puede evidenciar en el anexo número 8.  Se elaboró por parte de la estudiante de contaduría pública una cartilla básica y practica sobre conceptos básicos y procesos importantes para comprender la importancia de llevar una actividad contable, esta cartilla permitió fortalecer la capacitación ya que contiene la definición de contabilidad, principios, normas y objetivos de la contabilidad; normas básicas y técnicas, conceptos básicos,

plan

único

de

Cuentas,

documentos

soporte

y

elaboración de estados financieros. Se puede verificar en el anexo número 6 y fotos de socialización.

d. Desarrollo de un sistema de e- business  Se realizó una página web elaborada por las estudiantes del proyecto con el fin de concientizar la importancia del uso de herramientas tecnológicas y proponiendo el Plan Apadrinaje para los niños del barrio 20 de julio. La pagina web contiene tres grandes secciones: la primera es la parte principal que contiene la información general de la localización del Comedor, la misión de la organización y una sección de fotos abierta al público; el segundo link es la parte de donaciones especificando la población 31

(niñez desamparada, tercera edad, recicladores y desplazados) y por último se encuentra la sección de plan apadrinaje, idea propuesta por las investigadoras, con el fin de conseguir ayudas externas que beneficie a la población desamparada y vulnerable.

e. Capacitación de Inventarios  Se realizó una capacitación sobre la gestión de inventarios de alimentos con la representante y personal autorizado de manipulación, que permita mejorar los procesos y de esta forma afrontar la demanda. La capacitación se llevó a cabo utilizando una cartilla elaborada por al estudiante de administración de empresas. Anexo número 9. Se sugirió de acuerdo a la capacitación llevar los inventarios de la siguiente manera: 

Se dividió en primera instancia por secciones lo que es mucho más sencillo localizar los alimentos de acuerdo a su caracterización. Se utilizo como referencia la pirámide alimentaria y quedo establecida de la siguiente manera: 1. Alimentos reguladores o protectores donde se encuentra las frutas y las hortalizas; 2. Alimentos energéticos como lo son

los

cereales,

los

granos,

tubérculos,

aceites,

mantequilla, margarina, productos de panificación, miel, entre otros; 3. Alimentos plásticos o reparadores que lo forman la leche, carnes, huevos pescado, embutidos, queso y yogurt. 

Se realizara cada inicio de mes un inventario inicial ya que cada 30 días la representante abastece el Comedor de las visitas

a

Corabastos

y

Al

Banco

de

alimentos

respectivamente, este registro queda consignado en la base de datos de las tablas elaboradas por las estudiantes en un formato Excel, donde se evidencie el producto, la cantidad total, la cantidad que se utiliza diariamente si el comedor lo requiere y así el mismo programa arrojara la 32

cantidad que cuenta el Comedor y será más fácil observar cuando es necesario suministrar cuando se carece de alimento. 

De acuerdo a la actividad diaria se cuenta con un promedio de 120 almuerzos diarios, de acuerdo a este dato para lograr economizar aquellos alimentos de uso diario, se sugiere llevar a cabo una observación de desperdicios que brinda la explicación la cartilla pertinentemente.



De acuerdo al modelo escogido en este caso se utilizara los inventarios ABC cuya explicación se encuentra en la cartilla, después de categorizar los productos se realizara unas planillas que se adjuntaran en las góndolas donde se registre

la

cantidad,

fecha

de

ingreso,

fecha

de

vencimiento, el precio unitario y el precio venta publico que facilitara el proceso y aumentara la rentabilidad.

33

10. LOGROS ALCANZADOS

Con el formato disponible otorgado por el Banco de Alimentos se completo en su totalidad la caracterización por medio de una entrevista con la representante Legal del Comedor la señora María Isabel Santana. Se puede observar en el anexo número 01.

Se realizó un modelo DOFA que permitió conocer los factores internos y externos de la organización para proponer soluciones mediante herramientas administrativas y contables.

Se socializó de manera conjunta la misión y la visión propias del Comedor dejando a la entrada del salón donde se encuentra ubicado el comedor las dos carteleras elaboradas por las estudiantes con la misión y visión respectivamente. Se evidencia en el anexo de fotos

Se otorgó los principios básicos de un Comedor Comunitario específicamente al Comedor Acoprima, las políticas internas y además la elaboración de un organigrama que se socializó con todos los integrantes dejando claro sus funciones y el nivel jerárquico dentro de la organización.

Se entregó y se socializó formatos de manipulación y requisitos básicos de un Comedor en temas de alimentación y condiciones básicas, disponibles en la página de la Alcandía Mayor de Bogotá.

Se entregó un formato en físico de un ciclo de menús donde con la aprobación de la Representante se le suministro a las señoras encargadas de la cocina, que en caso de vigilancia e inspección

34

de autoridades mayores

se evite conflictos o cierres del

Comedor.

Se realizó la Capacitación de inventarios por parte de la estudiante de administración de empresas incluyendo una cartilla elaborada por la misma de fácil entendimiento, permitiendo el fortalecimiento de los procesos y así mismo proporcionó la inspección y comprobación de los alimentos de una manera más práctica. Esta actividad esta evidenciada en el anexo numero 02

Se realizo dos capacitaciones contables por parte de la estudiante de contaduría pública, la primera en el manejo del programa Excel elaborando planillas sencillas y básicas; y la segunda utilizando la cartilla elaborada por la misma otorgando conceptos básicos

y

suministrando

información

importante

a

la

representante legal quien es la encargada de llevar la contabilidad. Esta actividad se puede evidenciar en el anexo numero 03.

Se realizó la entrega y socialización de la pagina web, explicando en primera instancia el porqué es importante que las organizaciones manejen herramientas tecnológicas y así mismo suministrando la potestad de manejar la pagina en temas de actualizaciones y sobre todo haciendo énfasis en los links de donaciones y plan apadrinaje. Se puede ver en anexo de fotos.

35

11. CONCLUSIONES 

De acuerdo al diseño del plan estratégico se fortaleció la identidad del Comedor que permitió una mayor integración por parte de los miembros que en cooperación aumento la productividad del comedor, se incentivo el trabajo en grupo, y aumentaron la actividades en pro de suplir las necesidades de la población objetivo



Se incentivo la idea de cambiar un sistema empírico por uno sistematizado, lo que permitió capacitar a la representante para que en cabeza de ella la organización se mantenga en el tiempo sobre todo se controle y se proyecte a largo plazo.



Se logro fortalecer el tema de inventarios, implementando un sistema ABC dentro de la organización, que evidencio un notorio control y como resultado el Comedor aumento su productividad.



El comedor en temas de vigilancia e inspección por parte de autoridades sanitarias, logro suplir con los requerimientos que le exigían y así no interrumpir su actividad diaria.



Por medio de la página web, se logro un mayor reconocimiento, aumentando notoriamente la cantidad de almuerzos diarios y en especial se recibieron llamadas y visitas por parte de personas naturales y jurídicas para donaciones y de trabajo social.

36

12. RECOMENDACIONES

Por medio de las conclusiones anteriores, se presentan a continuación las siguientes

recomendaciones

para

el

óptimo

desarrollo

del

Comedor

Comunitario Urbanización Primero de Mayo Acoprima. 

Realizar una retroalimentación diaria del trabajo llevado a cabo con el fin de fortalecer día a día al Comedor y así crecer bajo los lineamientos formalmente aceptados , y de la mano de la Fundación Banco Arquidiocesano de Alimentos continuar con los siguientes trabajos de los estudiantes de la Universidad de la Salle.



Examinar la situación legal del Comedor, en cuanto a la actualización de documentos ante la DIAN y la Cámara de Comercio de Bogotá, además el Registro de Información Tributaria RIT y el registro de libros correspondientes según la ley.



Se recomienda implementar un software contable en el tiempo que crezca el Comedor, que permita mejorar la actividad y así llevar libros contables, para una mejor transparencia y eficacia.



Buscar la independencia del sitio que actualmente se encuentra ubicado el Comedor, ya que hoy en día se paga un arriendo y no se tiene un contrato sólido lo que es una amenaza significativa.



Continuar en la búsqueda de ayudas externas utilizando otras herramientas publicitarias tecnológicas actuales que permita al Comedor acoger más población y contribuir a la reconstrucción

del

tejido

fundamental.

37

social

que

es

su

propósito

BIBLIOGRAFÍA

Bolaños A Cesar A (1995) Contabilidad Comercial Colombia: Grupo Editorial Norma Educativa. (pags, 25, 191, 294, 303). Chiavenato, Idalberto (2007). Introducción a la teoría general de la Administración, Séptima Edición. Edit MacGraw Hill, México. Espinoza, Orlando (2011). La administración eficiente de los inventarios: editorial la Enseñada, 1ra edición, Madrid. Freeman, Edward (1996). Administración. Sexta edición: Pearson Educación. Gudiño, Coral (2000). Contabilidad 2000. Tercera edición: McGraw Hill. Hernández, María Dolores (2001). Metodología de investigación avanzada. México. Lamarca, María Jesús (2002). Hipertexto: el nuevo concepto de documento en la cultura de la imagen. Méndez, C (2009). Metodología Diseño y Desarrollo del proceso de investigación con énfasis en ciencias empresariales. Limusa 4ª edición. Méndez Torres, Ignacio (1994). El lenguaje escrito y oral en la comunicación, Ed. Limusa, México, (pg.73) Salazar, María Cristina Y Kurt Lewin (1992). La investigación acción participativa, Editorial Popular, Universidad Nacional de Colombia; (pg.12). Sampieri Hernández, Collado Fernández, Baptista Lucio (2006). Metodología de la investigación. CIBERGRAFÍA Alcaldía Mayor de Bogotá, Comedor Comunitario, consulta en: http://www.bogotahumana.gov.co/index.php/noticias/comunicados-deprensa/294-comedores-comunitarios-espacios-que-garantizan-el-derecho-a-laseguridad-alimentaria 38

Bogotá mi Ciudad, “Mapas de Bogotá”, consulta en: http://www.bogotamiciudad.com/MapasBogota/MapasDeBogota.aspx?Loc=11& Barrio=2243&Nivel=14&Tipo=#mapa Banco de Alimentos, Arquidiócesis de Bogotá, Colombia. Consulta en: http://www.bancodealimentos.org.co/Nosotros/Nuestra-Mision-Vision Secretaria de Planeación, Conocimiento de la Localidad de San Cristóbal. Consulta en: http://www.sdp.gov.co/portal/page/portal/PortalSDP/ciudadania/Publicaciones% 20SDP/PublicacionesDP.pdf Sitio Web, Condiciones generales de uso, consulta en: http://www.insercionlaboral.ua.es/marco-legal.html

39

ANEXOS Los siguientes anexos, evidencian el cumplimento absoluto de cada una de las actividades acordabas por el Comedor en común con las investigadoras. Se utilizo como herramienta de seguimiento las actas de constancia además de las cartillas elaboradas por las estudiantes para fortalecer el trabajo escrito.

ANEXO No. 01 CARACTERIZACIÓN SUGERIDA POR EL BANCO DE ALIMENTOS PARA LA REALIZACIÓN DEL INFORME DIAGNOSTICO

40

41

42

43

44

45

ANEXO No. 02 CARTILLA DE INVENTARIOS OTORGADA AL COMEDOR COMUNITARIO UTILIZADA COMO HERRAMIENTA DE APOYO PARA LA CAPACITACIÓN

SISTEMA DE INVENTARIO DE ALIMENTOS Y SUMINISTROS

UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABES LAURA CATALINA46MARIN BOHORQUEZ

47

1. Divide al restaurante en secciones. Por ejemplo, contar los alimentos de todo el restaurante podría ser abrumador, por lo que es mucho más sencillo enumerar de forma precisa los alimentos e ingredientes por las secciones dentro del lugar.

2. Registra

el inventario total inicial a partir de los recibos del servicio de entrega de alimentos. Por ejemplo, cuando te entreguen los alimentos, la persona a cargo del envío te dará un recibo donde se enumera todo lo entregado. Este será el inventario inicial.

48

3. divide los alimentos en tres grandes grupos básico:

Alimentos plásticos o reparadores- contienen en mayor cantidad proteínas

Alimentos reguladores – contienen en mayor cantidad vitaminas y minerales

Alimentos energéticos – contienen en mayor cantidad carbohidratos o grasas

4. Realiza una tabla que contenga las entradas de existencias, las salidas diarias para así tener en cuenta el total diario, semanal, quincenal o mensual de los alimentos. Este registro te ayuda a mantener el orden y control

49

5. Determina cuál es el promedio diario, semanal y mensual de desperdicio, y establece metas para el rendimiento a futuro. Por ejemplo, para determinar el desperdicio diario promedio, suma el sobrante total de cada día y divídelo por 7.

CONTROL DE INVENTARIOS ABC El sistema ABC del control de inventarios se basa en el supuesto de que tenemos productos “A”, que componen al menos el 70% del valor total en dinero de la materia prima, productos “B”, que componen aproximadamente el 20% del valor de nuestro inventario y “C” que son el 10% restante, aproximadamente.

50

Anterior a cualquier clasificación es recomendable llevar a cabo un inventario físico total, junto con la lista de precios de los productos que componen el inventario

Posteriormente resultara de mucha utilidad el unitizar todos los productos, es decir, si por ejemplo utilizamos frijol, no sería recomendable surtirlo a cocina proporcionándole el costo completo, sino previamente debería ser porcionado y embolsado en paquetes.

Los productos A son los de mayor utilidad le dan a la empresa y por lo tanto deben ser lo que tenemos que cuidar y controlar más

51

Entonces, necesitamos un registro que cubra al menos todos los productos que identificamos como tipo A y B, que son los que merecen mayor resguardo, pero también mayor cuidado y atención en cuanto a la calidad que presentan.

Los productos C pueden controlarse empíricamente o si se desea mediante hoja de cálculo, sin embargo, no es obligatorio un control estricto sobre ellos

"Donde hay una empresa de éxito, alguien tomó alguna vez una decisión valiente." Peter Drucker

52

ANEXO No. 03 CARTILLA CONTABLE OTORGADA AL COMEDOR COMUNITARIO UTILIZADA COMO HERRAMIENTA DE APOYO PARA LA CAPACITACIÓN

CARTILLA BASICA CONTABLE COMEDOR COMUNITARIO “ACOPRIMA”

UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES NATHALY HERRERA SERRANO

53

TABLA DE CONTENIDO

PÁGINA

1. CONTABILIDAD 1.1 DESARROLLO HISTORICO 1.2 DEFINICION DE CONTABILIDAD 2. PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTABILIDAD 2.1 OBJETIVOS Y CUALIDADES DELA INFORMACION CONTABLE 3. NORMAS BASICAS 3.1 ART.6. ENTE ECONÓMICO

1 3 4 4 5 6 6

3.2 ART. 7.CONTINUIDAD 3.3 ART. 8. UNIDAD DE MEDIDA 3.4- ART. 9. PERÍODO 3.5- ART- 12. REALIZACIÓN 3.6 ART. 13. ASOCIACIÓN 3.7 ART. 15. REVELACIÓN PLENA 3.8 ART. 17. PRUDENCIA. 4. NORMAS TECNICAS 4.1 ART. 46. PROPÓSITO 4.2 ART. 47. RECONOCIMIENTO DE LOS HECHOS ECONÓMICOS 4.3 ART. 48. CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN O POR ACUMULACIÓN 4.4 ART. 50. MONEDA FUNCIONAL 4.5 ART. 53. CLASIFICACIÓN 4.6 ART. 56. ASIENTOS 4.7 ART. 57. VERIFICACIÓN DE LAS AFIRMACIONES 4.8 ART. 60. CIERRE CONTABLE 5. CONCEPTOS BASICOS 5.1 ENTE ECONOMICO 5.2 EMPRESA 5.3 CICLO CONTABLE 5.4 CUENTA 5.5 CLASIFICACION 5.6 METODO DE LA CUENTA “T” 5.7 METODO DE LA PARTIDA DOBLE 5.8 METODO DE LA ECUACION CONTABLE 5.8.1 ACTIVO 5.8.2 PASIVO 5.8.3 PATRIMONIO 5.8.4 INGRESOS 5.8.5 GASTOS 5.8.6 COSTOS 6. PLAN UNICO DE CUENTAS 7. DOCUMENTOS SOPORTE 8. ESTADOS FINANCIEROS 9. RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA

6 7 7 7 8 8 8 9 9 9

54

9 10 10 10 11 12 12 12 12 12 13 13 14 15 16 16 18 20 21 22 24 24 26 28 33

INTRODUCCIÓN

La forma de llevar contabilidad a cambiado a través del tiempo; teniendo en cuenta

la inminente internacionalización,

globalización

y los

avances

tecnológicos de los mercados. Esta es importante y necesaria ya que nos permite tener información real y

oportuna para poder llevar el control de los

negocios y tomar decisiones en un momento determinado. Mediante estos datos permite saber en qué estado se encuentra la empresa financieramente y tomar decisiones administrativas que permitan lograr los objetivos planteados en la misión y visión de la empresa. Esta cartilla se hizo con el fin de implementar y tener una herramienta de apoyo con los conceptos y dinámicas básicas contables que facilitan a las personas encargadas del

proceso, llevar un control y registro de las operaciones

realizadas diariamente de una manera fácil y ordenada. 1. CONTABILIDAD 1.1 DESARROLLO HISTORICO

La memoria del ser humano es limitada. Desde que tuvo lugar la invención de los primitivos sistemas de escritura, el hombre los ha utilizado para llevar a 55

cabo el registro de aquellos datos de la vida económica que la era preciso recordar. Las primeras civilizaciones que surgieron sobre la Tierra tuvieron que hallar la manera de dejar constancia de determinados hechos con proyección aritmética, que se producían con demasiada frecuencia y eran demasiado complejos para poder ser conservados en la memoria. Reyes y sacerdotes necesitaban calcular la repartición de tributos, y registrar su cobro por uno u otro medio. La organización de los ejércitos también requería un cálculo cuidadoso de las armas, pagas y raciones alimenticias, así como de las altas y bajas en sus filas. En último lugar, los comerciantes, han sido siempre el sector de la sociedad más comprometido con cualquier nuevo procedimiento de registro de datos. Y mercaderes y cambistas los ha habido desde los primeros momentos en todas las civilizaciones. Algunas sociedades que carecían de escritura en sentido estricto utilizaron, sin embargo, registros contables; es el caso de la cultura de los incas, que empleaba los quipus, agrupaciones de nudos de distintas formas y colores ordenados a lo largo de un cordel, y cuya finalidad, aún no desvelada totalmente era, sin duda, la de efectuar algún tipo de registro numérico. En Colombia, desde cuando se inició la legislación mercantil se impulso al comerciante la obligación de organizar su contabilidad y se le prescribieron pautas sobre el Contenido y forma de llevar los libros de contabilidad con los cuales se pretendía que se cumplieran con los objetivos básicos de esa época. http://www.gerencie.com/historia-de-la-contabilidad.html

1.2 DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD La contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar la historia de las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fideligna. (Art.1, D. 2649/93). Según Gudiño (2001), Contabilidad es la ciencia y técnica q enseña a recopilar, clasificar y registrar de una forma sistemática y estructural, las operaciones 56

mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, analizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa. Por regla general, los comerciantes, deben llevar contabilidad; es decir las personas que profesionalmente se ocupan directa o indirectamente en algunas de las actividades que la ley considera mercantiles y están sujetas al artículo 19 del Código de Comercio, que dice: ARTÍCULO

19.

OBLIGACIONES

DE

LOS

COMERCIANTES. Es obligación de todo comerciante: 1) Matricularse en el registro mercantil; 2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad; 3) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales; 4) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios o actividades; 5) Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus obligaciones mercantiles, y 6) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. El comedor comunitario “ACROPRIMA” es considerado como una entidad sin ánimo de lucro, por lo tanto, debe llevar contabilidad y se sujeta al Decreto Reglamentario 2649 de 1993. Las organizaciones de acción comunal, como entidades sin ánimo de lucro, también deberán aplicar los principios o normas de contabilidad generalmente aceptadas de Colombia y, en lo que corresponda a su naturaleza, las disposiciones del Decreto 2649 de 1993 y demás normas que lo modifiquen o 57

lo adicionen de acuerdo con lo señalado en el Decreto Reglamentario 2350 del 20 de agosto del 2003. También el artículo 364 del estatuto tributario dice: Las entidades sin ánimo de lucro están obligadas a llevar libros de contabilidad registrados.

2. PRINCIPIOS O NORMAS DE CONTABILIDAD

En el Decreto 2649 de 1993, se encuentran contemplados los principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas en Colombia para todas las personas que están obligadas a llevar contabilidad; es por eso nuestro marco de referencia en la elaboración de esta cartilla y algunos artículos a resaltar para la ejecución de nuestra actividad.

2.1 OBJETIVOS Y CUALIDADES DE LA INFORMACION CONTABLE ART.

3o.

información

OBJETIVOS

BÁSICOS.

contable

debe

La

servir

fundamentalmente para: 1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones

que

tenga

de

transferir

recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período. 2. Predecir flujos de efectivo. 3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios. 58

4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito. 5. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico. 6. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico. 7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas. 8. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional, y 9. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad.

ART. 4o. CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN CONTABLE. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable. La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender. La información es útil cuando es pertinente y confiable. La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna. La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos. La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.

3. NORMAS BASICAS Son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones, que fundamentan y ciñen la información contable.

59

3.1. ART. 6o. ENTE ECONÓMICO. El ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.

3.2 ART. 7o. CONTINUIDAD. Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico

continuara

o

no

funcionando

normalmente en períodos futuros. En caso de que el ente económico no vaya a continuar en marcha, la información contable así deberá expresarlo. Al evaluar la continuidad de un ente económico debe tenerse en cuenta que asuntos tales como los que se señalan a continuación, pueden indicar que el ente económico no continuara funcionando normalmente: 1. Tendencias negativas (pérdidas recurrentes, deficiencias de capital de trabajo, flujos de efectivo negativos). 2. Indicios de posibles dificultades financieras (incumplimiento de obligaciones, problemas de acceso al crédito, refinanciaciones, venta de activos importantes) y, 3. otras situaciones internas o externas (restricciones jurídicas a la posibilidad de operar, huelgas, catástrofes naturales). 3.3 ART. 8o. UNIDAD DE MEDIDA. Los diferentes recursos y hechos económicos deben reconocerse en una misma unidad de medida. Por regla general se debe utilizar como unidad de medida la moneda funcional. La moneda funcional es el signo monetario del medio económico en el cual el ente principalmente obtiene y usa efectivo.

60

3.4 ART. 9o. PERÍODO. El ente económico debe preparar y difundir periódicamente estados financieros, durante su existencia. Los cortes respectivos deben definirse previamente, de acuerdo con las normas legales y en consideración al ciclo de las operaciones. Por lo menos una vez al año, con corte al 31 de diciembre, el ente económico debe emitir estados financieros de propósito general. 3.5

ART.

12.

REALIZACIÓN.

Solo

pueden

reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como consecuencia

de

transacciones

o

eventos

pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables. 3.6 ART. 13. ASOCIACIÓN. Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, correlativo y se concluya que no generara beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados en el período corriente.

3.7 ART. 15. REVELACIÓN PLENA. El ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que esta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. 61

La norma de revelación plena se satisface a través de los estados financieros de propósito general, de las notas a los estados financieros, de información suplementaria

y de

otros

informes,

tales

como

el

informe

de

los

administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno. También contribuyen a ese propósito los dictámenes o informes emitidos por personas legalmente habilitadas para ello que hubieren examinado la información con sujeción a las normas de auditoría generalmente aceptadas.

3.8 ART. 17. PRUDENCIA. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificarle un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos. 4. NORMAS TÉCNICAS

Están relacionadas con los elementos de los estados financieros y con la revelación de los mismos para dar calidad a la información contable, seguridad y confianza a los usuarios en la toma de decisiones. (Fierro, 2008) 4.1 ART. 46. PROPÓSITO. En desarrollo de las normas básicas, las normas técnicas generales regular el ciclo contable. El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos económicos se reconocen y transmiten correctamente a los usuarios de la información. 4.2

ART.

47.

RECONOCIMIENTO

DE

LOS

HECHOS

ECONÓMICOS. El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados. Para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido se requiere que corresponda con la definición de un elemento de los 62

estados financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable. La administración debe reconocer las transacciones en la misma forma cada período, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la información. En adición a lo previsto en este decreto, normas especiales pueden permitir que para la preparación y presentación de estados financieros de períodos intermedios, el reconocimiento se efectúe con fundamento en bases estadísticas. 4.3 ART. 48. CONTABILIDAD DE CAUSACIÓN O POR ACUMULACIÓN. Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.

4.4 ART. 50. MONEDA FUNCIONAL. La moneda funcional en Colombia es el peso. Las transacciones realizadas en otras unidades

de

medida

deben

ser

reconocidas en la moneda funcional, utilizando la tasa de conversión aplicable en la fecha de su ocurrencia. Sin embargo, normas especiales pueden autorizar o exigir el registro o la presentación de información contable en otras unidades de medida, siempre que estas puedan convertirse en cualquier momento a la moneda funcional. 4.5 ART. 53. CLASIFICACIÓN. Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la clasificación se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico. 63

El plan contable debe incluir la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso, con indicación de su descripción, de su dinámica y de los códigos o series cifradas que las identifiquen.

4.6 ART. 56. ASIENTOS. Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros en idioma castellano, por el sistema de partida doble. Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes. Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a mas tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado. Dentro del término previsto en el inciso anterior, se deben resumir los movimientos débito y crédito de cada cuenta y establecer su saldo. Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.

4.7 ART. 57. VERIFICACIÓN DE LAS AFIRMACIONES. Antes de emitir estados financieros,

la

administración

del

ente

económico debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas, en cada uno de sus elementos. Las afirmaciones que se derivan de las normas básicas y de las normas técnicas, son las siguientes:

64

Existencia _ los activos y pasivos del ente económico existen en la fecha de corte y las transacciones registradas se han realizado durante el período. Integridad _ todos los hechos económicos realizados han sido reconocidos. Derechos y obligaciones _ los activos representan probables beneficios económicos futuros (derechos) y los pasivos representan probables sacrificios económicos futuros (obligaciones), obtenidos o a cargo del ente económico en la fecha de corte. Valuación _ todos los elementos han sido reconocidos por los importes apropiados. Presentación y revelación _ los hechos económicos han sido correctamente clasificados, descritos y revelados. 4.8 ART. 60. CIERRE CONTABLE. Antes de divulgar los estados financieros de fin de período, deben cerrarse las cuentas de resultado y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada del patrimonio. 5. CONCEPTOS BÁSICOS

5.1 ENTE ECONÓMICO El ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes. (Art.6, Decreto. 2649/93).

5.2 EMPRESA Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizara a través de uno o más establecimientos de comercio. (Art. 25, C.Co.).

5.3 CICLO CONTABLE El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los hechos 65

económicos se reconocen y se trasmiten correctamente a los usuarios de la información. (Art. 46, D.2649/93) El ciclo contable muestra todo el proceso del sistema de información y consiste fundamentalmente en los siguientes aspectos:



Recolección de los documentos soportes externos



Codificación de cada soporte en sus operaciones o transacciones



Resumen de las operaciones en el comprobante de contabilidad



Registro en los libros de contabilidad auxiliar y principal



Elaboración de los estados financieros.

1. soportes externos

1. soportes internos 2. Codificación de los soportes internos

3. Comprobantes Contabilidad

de

4. Libro Diario

4.Libros Auxiliares

4. Libro Mayor y Balances

4. Control de Existencias

5. Balance de Comprobación

5.4 CUENTA Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que realiza una empresa. Al asignar un nombre a una cuenta, este debe ser tan claro, explicito y completo, que por el solo nombre se identifique lo que representa. (Gudiño, 2001). 66

La cuenta es un ente contable, con capacidad de dar y recibir, por consiguiente todo lo que recibe o entrega lo acumula en forma ordenada y muestra un saldo. (Fierro, 2008). 5.5 CLASIFICACIÓN Según su naturaleza las cuentas se clasifican en débito o crédito: NATURALEZA DÉBITO Porque el saldo de la cuenta siempre aumenta con los registros que se hagan al débito y disminuyen con registros al crédito, su saldo siempre representa derechos y bienes que posee la empresa. Las cuentas tipifican un conjunto de personitas, con capacidad de recibir y de entregar, por la izquierda reciben (débito) y con la derecha entregan (crédito), para mostrar siempre un saldo en su bolsillo. (Fierro, 2008). NATURALEZA CRÉDITO Porque la cuenta siempre aumenta su saldo con registros que se hacen en el crédito y disminuye con registros al debito, su saldo representa las obligaciones que tiene la empresa para con terceros y sus dueños. De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancias y pérdidas, y de orden.

METODOLOGÍAS 5.6 MÉTODO DE LA CUENTA “T” 67

Existe la forma grafica de representar las cuentas en forma de “T”, utilizada por el estudiante que se inicia en estas labores, la que se puede interpretar desde el punto de vista de la persona que observa: La parte superior se identifica con el nombre de la cuenta mayor que de quiere afectar, en la parte izquierda de la persona que observa se registra o escriben los movimientos débitos (valores que recibe) y en la parte derecha los movimientos créditos (valores que entrega), para saldar o calcular el saldo de la cuenta se traza una línea inferior y se suman los movimientos, los que no son iguales; enseguida se coloca el saldo por diferencia entre

los dos

movimientos.

Grafica: Cuenta T

Código

Cuentas

Débito

Crédito

Capital Débito

Crédito

Razón

Caja Débito 60.000

Crédito 60.000

5.7 MÉTODO DE LA PARTIDA DOBLE La partida doble es considerada como el método matemático de la contabilidad, esta teoría expone que en toda transacción intervienen mínimo: la cuenta que recibe y otra cuenta que entrega para una operación sencilla; pero pueden suceder operaciones múltiples donde sean varias las cuentas que reciben (se debitan) y varias las que entregan ( se acreditan), como si fuera una balanza.

68

De esta forma se mantiene el equilibrio entre los valores recibidos (débitos) con los valores entregados (créditos) y se fortalece el método de la partida doble. (Fierro, 2008).

Grafica: Partida doble

Pasivos Patrimonio Utilidades del ejercicio

ACTIVOS

5.8 MÉTODO DE LA ECUACION CONTABLE

A partir del método de contabilidad de la partida doble, resulta entonces la ecuación contable, que presenta los activos en equilibrio con la suma de los pasivos y el patrimonio: ACTIVOS = PASIVO + PATRIMONIO Esta fórmula matemática se le conoce también como ecuación patrimonial. (Fierro, 2008). 5.8.1 ACTIVO Representa los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entiende por bienes, entre otros, el dinero en caja o en bancos, las mercancías, los muebles y los vehículos; por derechos, las cuentas por cobrar y los créditos a su favor. (Gudiño, 2001).

69

ACTIVO. Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.

(Art.35,

Decreto. 2649/93). Los activos se clasifican en:  Activos corrientes: Agrupa el conjunto de las cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente económico, que en la medida de su utilización, son fuente potencial de beneficios presentes o futuros. Comprende los siguientes grupos: el disponible,

las

inversiones,

los

deudores,

los

inventarios,

las

propiedades, planta y equipo, los intangibles, los diferidos, los otros activos y las valorizaciones.( Fierro, 2008) 

Disponible: comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o específicos, dentro de los cuales podemos mencionar la caja, los depósitos en bancos y otras entidades financieras.



Inversiones a corto plazo: Las inversiones están representadas en títulos valores y demás documentos a cargo de otros entes económicos, conservados con el fin de obtener rentas fijas o variables, de controlar otros entes o de asegurar el mantenimiento de relaciones con éstos como por ejemplo: acciones, fondos comunes de inversión, certificados de depósito a termino, títulos valores, etc.



Deudores a corto plazo: las cuentas y documentos por cobrar representan derechos a reclamar efectivo u otros bienes y servicios, como consecuencia de préstamos y otras operaciones a crédito. Las cuentas y documentos por cobrar a clientes, empleados, vinculados económicos, las relativas a impuestos y otros conceptos importantes, se deben registrar por separado.

70

 Inventarios: Representan bienes destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizaran o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos.  Activos fijos no corrientes: son los bienes que posee la empresa y que se convierten en efectivo a largo plazo. 

Propiedad planta y equipo: Las propiedades, planta y equipo, representan los activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para usarlos en la administración del ente económico, que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil excede de un año. (Art. 64, Decreto 2649/93). Las cuentas más representativas son:



Terrenos: Son los predios urbanos, llamados también lotes de engorde, disponibles para construir locales o bodegas para el desarrollo del objeto social.



Construcciones y edificaciones. Son los bienes adquiridos o construidos por cuenta de la empresa destinados al desarrollo del objeto social.



Maquinaria y equipo: Esta compuesta por el costo de adquisición y montaje de la maquinaria y equipo para colocarlo en condiciones de uso en las diferentes actividades de la empresa.



Muebles y equipo de oficina: Son todos los bienes logísticos para el buen desempeño y desarrollo de la empresa.

71



Flota y equipo de transporte: Es el equipo de transporte de propiedad de la empresa utilizados para el cumplimiento de sus funciones , tales como el transporte de personal o en el desarrollo de la actividad de transporte de carga o de pasajeros.

5.8.2 PASIVO Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes. (Art.36, Decreto. 2649/93). Los pasivos se clasifican en: 

Pasivo corriente: o de corto plazo que es menor a un año. Agrupa el conjunto de las cuentas que representan las obligaciones contraídas por el ente económico en desarrollo del giro ordinario de su actividad, pagaderas en dinero, bienes o servicios. Comprende:



Obligaciones financieras: Las obligaciones financieras corresponden a las cantidades de efectivo recibidas a título de mutuo y se deben registrar por el monto de su principal. Los intereses y otros gastos financieros que no incrementen el principal se deben registrar por separado. (Art. 74, Decreto. 2649/93)



Proveedores: Es el valor de las obligaciones a cargo de la empresa, por

concepto

fabricación desarrollo

de la adquisición

de bienes

o servicios

para la

y comercialización de los productos para la venta en de las

operaciones

relacionadas directamente

con la

explotación de objeto social. 

Cuentas por pagar: Representa las obligaciones a cargo de la empresa originadas en bienes o en servicios recibidos.



Impuestos gravámenes y tasas: Los impuestos por pagar representan obligaciones de transferir al Estado o a alguna de las entidades que lo conforman, cantidades de efectivo que no dan lugar a contraprestación 72

directa

alguna.

Teniendo

en

cuenta

lo

establecido

en

otras

disposiciones, se deben registrar por separado cada uno de ellos, determinados de conformidad con las normas legales que los rigen. (Art. 78, Decreto. 2649/93). 

Obligaciones laborales: Comprende el valor de los pasivos a cargo empresa y a favor de los trabajadores, ex trabajadores o beneficiarios originados en virtud de normas legales, convencionales de trabajo o pactos colectivos tales como salarios por pagar, cesantías consolidadas, primas de servicios, prestaciones extralegales e indemnizaciones laborales.



Pasivo estimado y provisiones: Comprende los valores provisionados por la empresa por concepto de obligaciones para costos y gastos tales como

intereses, comisiones, honorarios, servicios, así

como para

atender acreencias laborales no consolidadas; igualmente sanciones, demandas, imprevistos, reparaciones y mantenimiento. 

Diferidos: Comprende el valor de los ingresos no causados recibidos de clientes, los cuales tienen el carácter de pasivo, que debido a su origen y naturaleza han de influir económicamente en varios ejercicios.



Otros pasivos: Registra el valor de las sumas de dinero recibidas por el ente económico

de clientes como anticipos avances originados en

ventas, para garantizar el cumplimiento, de obligaciones contractuales de servicios, del fondo para proyectos e inversiones específicas, cumplimiento

de

contratos,

convenios

y

acuerdos

debidamente

legalizados.  Pasivo no corriente: Son obligaciones contraídas por la empresa con un tiempo superior a un año. 5.8.3 PATRIMONIO El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos. (Art. 37, Decreto. 2649/93). 73

Representa los aportes del dueño o dueños para constituir la empresa, y además incluye las utilidades y reservas.  Capital social: Comprende el valor total de los aportes iniciales y los posteriores aumentos o disminuciones de los socios, accionistas, compañías o aportantes, ponen a disposición del ente económico mediante

cuotas,

acciones,

monto

asignado

o

valor

aportado,

respectivamente, de acuerdo con las escrituras públicas de constitución o reformas, suscripción de acciones según tipo de sociedad, asociación o negocio, con el lleno de los requisitos sociales.  Superávit de capital: comprende el valor de las cuentas que refleja el incremento patrimonial ocasionado por primas en colocación de acciones, donaciones y el crédito mercantil. El know how y el superávit método de participación.  Donaciones: Es un derecho o bien cuya propiedad se adquiere a título gratuito, sin ninguna contraprestación, en algunos casos cuando la empresa es de beneficencia, son objeto de descuentos tributarios para quien hace la donación. Esta cuenta va a ser utilizada en el proceso contable de la Fundación; registra los valores acumulados que el ente económico ha recibido por concepto de donaciones de bienes y valores. Se consideran superávit de capital aquellas donaciones correspondientes a bienes y valores que incrementan el patrimonio de la empresa, tales como propiedades, planta y equipo.  Reservas: Las reservas o fondos patrimoniales representan recursos retenidos por el ente económico, tomados de sus utilidades o excedentes, con el fin de satisfacer requerimientos legales, estatutarios u ocasionales. (Art. 87, Decreto. 2649/93).  Resultado del ejercicio. Comprende el valor de las utilidades o pérdidas obtenidas por el ente económico al cierre de cada ejercicio.

74

 Resultado de ejercicios anteriores: Comprende el valor de los resultados obtenidos en ejercicios anteriores, por utilidades acumuladas que estén a disposición del máximo órgano social o por pérdidas acumuladas no enjugadas.

5.8.4 INGRESOS

Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades, realizadas durante un período, que no provienen de los aportes de capital. (Art. 38, Decreto. 2649/93).

Ingresos Operacionales: Comprende los valores recibidos y/o causados como resultado

de las

actividades

desarrolladas en cumplimiento de su objeto social mediante la entrega de bienes

o

servicios,

así

como

los

dividendos, participaciones y demás ingresos

por

concepto

de

intermediación financiera, siempre y cuando se identifique con el objeto social principal del ente económico.  Ingresos No Operacionales: Comprende los ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios del ente económico e incluye entre otros, los ítem relacionados con operaciones de carácter financiero en moneda nacional o extranjera, arrendamientos, servicios, honorarios, utilidad en venta de propiedades, planta

y

equipo

e

inversiones, 75

dividendos

y

participaciones,

indemnizaciones, recuperaciones de deducciones e ingresos de ejercicios anteriores.

5.8.5 GASTOS Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes. (Art. 40, Decreto. 2649/93).

 Operacionales

de

administración:

Los

gastos

operacionales

de

administración son los ocasionados en el desarrollo del objeto social principal del ente económico y registra, sobre la base de causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión administrativa encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad operativa del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, financiera, comercial, legal y administrativa. Se clasifican bajo el grupo de gastos operacionales de administración, por conceptos tales como honorarios, impuestos, arrendamientos y alquileres, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios y provisiones.

76

 Operacionales

de

ventas:

Comprende los gastos ocasionados en el desarrollo principal del objeto social del ente económico y se registran,

sobre

la

base

de

causación, las sumas o valores en que se incurre durante el ejercicio, directamente relacionados con la gestión de ventas encaminada a la dirección, planeación, organización de las políticas establecidas para el desarrollo de la actividad de ventas del ente económico incluyendo básicamente las incurridas en las áreas ejecutiva, de distribución, mercadeo, comercialización, promoción, publicidad y ventas. Se clasifican bajo los conceptos de gastos de personal, honorarios, impuestos, arrendamientos, contribuciones y afiliaciones, seguros, servicios, provisiones entre otros  No operacionales: Comprende las sumas pagadas o causadas por gastos no relacionados directamente con la explotación del objeto social del ente económico. Se incorporan conceptos tales como: financieros, pérdidas en venta y retiro de bienes, gastos extraordinarios y gastos diversos. Su naturaleza es debito. 5.8.6 COSTOS

En el decreto 2649 de 1993 en el artículo 39, define: Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisición o la producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos. naturaleza es debito.

77

Su

6. PLAN UNICO DE CUENTAS El plan único de cuentas está compuesto por un catalogo de cuentas y la descripción y la dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas. (Art 2, Decreto 2650/93). El catálogo de cuentas contiene la relación ordenada y clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, etc,. El plan está estructurado a partir de los siguientes niveles: Clase Grupo Cuenta Subcuenta Auxiliares

El primer dígito Los dos primeros dígitos Los cuatro primeros dígitos Los seis primeros dígitos Con siete o más dígitos

Las clases que identifica el primer digito son:

BALANCE

ESTADO DE RESULTADO SOS

CODIGOS CLASE GRUPO 1 11

CUENTA

AUXILIAR

1105 110505 12 1205 120505 13 78

NOMBRES Activo Disponible Caja Caja general Inversiones Acciones Actividad financiera Deudores

14 2 21 2105 210505 3 31 3115 311505 4 5 6 7 8 9

Inventarios Pasivo Obligaciones Financieras Bancos nacionales Sobregiros Patrimonio Capital Social Aportes Sociales Cuotas o partes de interés social Ingresos Gastos Costo de ventas Costo de producción Cuentas de orden deudoras Cuentas de orden acreedoras

7. DOCUMENTOS SOPORTE Los documentos del proceso contable se hacen a través de los soportes de contabilidad que son documentos escritos de la evidencia de haber realizado una transacción u operación, las que resultan de las tres actividades que desarrolla cualquier empresa: operación, inversión y financiamiento, que tienen carácter de legalidad ante la empresa y terceros, por las firmas y responsabilidades que ellos involucran. (Fierro, 2008). Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de orígenes internos o externos, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.

79

Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle. (Art 123, Decreto 2650/93).



Recibo

de

caja.

Son

soportes

mediante los cuales se recibe toda clase de dinero de propiedad de la empresa y a nombre de terceros, por su naturaleza significa ingreso para la cuenta caja general.



Comprobante

de

egreso.

Es

el

documento que respalda cada uno de los pagos realizados a terceros por la cuenta bancaria es decir; pagos en cheque. Este comprobante no se utiliza para pagos menores.



Factura o documento equivalente. Este documento

se

operaciones

que

expedirá se

en

las

realicen

con

comerciantes o prestadores de servicios. Son documentos equivalentes a la factura de venta: el tiquete de la máquina 80

registradora, la factura electrónica y demás que señale el gobierno nacional.



Nota

débito.

Este

documento

representa un cargo para quien se dirige de acuerdo con la naturaleza de la

operación,

préstamos

ejemplo:

bancarios

abono

a

(obligaciones

financieras contra bancos). 

Nota crédito. Informa los abonos en cuentas por pagar para la empresa que la elabora y un mayor valor para quien la recibe en ingreso. Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidados en la factura.



Comprobante de diario o de contabilidad. Es un documento interno que resume en forma detallada todas las operaciones comerciales realizadas en un periodo determinado, puede ser de elaboración diaria, semanal o mensual, de acuerdo al flujo de operaciones y necesidades de la información contable.

7. ESTADOS FINACIEROS En el decreto 2649 de 1993 Art. 19. contempla: Los estados financieros, cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente, son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico. Mediante una tabulación 81

formal de nombres y cantidades de dinero derivados de tales registros, reflejan, a una fecha de corte, la recopilación, clasificación y resumen final de los datos contables. Teniendo en cuenta el artículo 22 del decreto 2649 de 1993 los Estados financieros Básicos son: 1. El balance general. 2. El estado de resultados. 3. El estado de cambios en el patrimonio. 4. El estado de cambios en la situación financiera, y 5. El estado de flujos de efectivo.

Para la realización de esta cartilla tendremos en cuenta el balance general y el estado de resultados que son los que presentan más relevancia en el desarrollo de nuestra actividad. 

Balance General

Según ( Gudiño, 2001, p. 192) define el balance general como “un estado financiero básico que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa, al presentar en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su patrimonio, valuados y elaborados de acuerdo con el decreto 2649 de 1993”. 

El estado de ganancias y pérdidas o estado de resultado

Según (Gudiño, 2001, p. 197)

lo define como “un estado financiero

complementario y anexo al balance general, el cual refleja detallada y ordenadamente el resultado del ejercicio contable. Está compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultados; es decir, las cuentas de ingresos, gastos y costos. Estos son unos ejemplos de los estamos financieros para nuestra actividad 82

FUNDACION NIT. 000.000.000-0 ESTADO DE RESULTADOS DEL 1 DE ENERO DE 2014 AL 30 DE MARZO DE 2014 INGRESOS (-) COSTO DE VENTAS Utilidad bruta en ventas GASTOS OPERACIONALES Personal Iva descontable Arrendamientos Servicios Depreciaciones Amortizaciones Diversos Utilidad operacional (+)OTROS INGRESOS NO OPERACIONALES Financieros (-)OTROS GASTOS NO OPERACIONALES Financieros Utilidad antes de impuestos (-)Impuesto de renta (-) Utilidad después de impuestos UTILIDAD DEL EJERCICIO

1.300.000

120.000 300.000 150.000

730.000

730.000

730.000

Representante legal C.C. 00.000.000 de

Contador Publico TP 00000

83

RECOMEDACIONES Se recomienda seguir con el asesoramiento del profesional experto en contabilidad así como el acompañamiento a la persona que lleva la contabilidad en la fundación “ACOPRIMA” para el mejoramiento y control de la información contable con el fin de obtener datos reales cuando esta requerida. Se recomienda adquirir un software contable teniendo en cuenta los avances tecnológicos de nuestros días y la facilidad, eficacia y eficiencia que esto nos permite en el proceso de la información. El mercado nos ofrece diferentes opciones en el momento de adquirir estas herramientas ajustándonos a la disponibilidad de nuestros recursos.

84

BIBLIOGRAFIA



Universidad

Libre,

(10/09/2013)

Recuperado

de

http://www.gerencie.com/historia-de-la-contabilidad.html.



Ángel Maria Fierro Martinez, (2008). Contabilidad General. Ecoe Ediciones, Colombia.



Gudiño, Coral. (Agosto 2001). Contabilidad 2001.Pamericana Formas e Impresos. Colombia.

85

ANEXO No. 04

86

ANEXO No. 05

87

ANEXO No. 06

88

ANEXO No. 07

89

ANEXO No. 08

90

ANEXO No. 09

91

ANEXO NO. 10

92

ANEXO 11. TABLAS CONTABLES COMO HERRAMIENTA DE CAPACITACIÓN E IMPLEMETACIÓN EN EL COMEDOR

93

ANEXO 12. TABLAS ELABORADAS POR LAS INVESTIGADORES PARA FORTALECER EL PROCESO DE CAPACITACION

94

ANEXO No. 13 VISITA DE OBSERVACIÓN

SOCIALIZACIÓN DE LA MISIÓN Y VISIÓN

95

CAPACITACIÓN CONTABLE

CAPACITACIÓN DE INVENTARIOS

96

ENTREGA PAGINA WEB

97