eplas -Handbuch Inhalt

1

eplas®-Handbuch

eplas®-Handbuch Inhalt Einleitung............................................................................................................................................. 4 eplas® ............................................................................................................................................... 4 Informationen zur Datenerfassung und –Erhebung mit eplas® .......................................................... 4 Stammdaten: ................................................................................................................................... 4 Daten im laufenden System: ........................................................................................................... 4 Nicht erfasste Daten: ....................................................................................................................... 4 Modul: Unterweisungen Administration ............................................................................................ 5 Chemical Co ..................................................................................................................................... 5 Anmeldung zur Administration ....................................................................................................... 5 Anmeldung Erfolgreich ................................................................................................................ 5 Anmeldung Fehlgeschlagen......................................................................................................... 6 Startseite ......................................................................................................................................... 6 Kontrollleiste ............................................................................................................................... 6 Kontrollbereich ........................................................................................................................ 6 Hilfe ......................................................................................................................................... 7 Register.................................................................................................................................... 7 Hautpanzeigefeld ........................................................................................................................ 7 Titelleiste ................................................................................................................................. 7 Anzeigen pro Seite................................................................................................................... 7 Suchen ..................................................................................................................................... 8 Filtern ...................................................................................................................................... 8 Sortieren .................................................................................................................................. 8 Bearbeiten von Datensätzen ................................................................................................... 8 Löschen von Datensätzen........................................................................................................ 8 Statusleiste .............................................................................................................................. 8 Stammdaten .................................................................................................................................... 9 Mitarbeiterdaten ......................................................................................................................... 9 Abteilungen Verwalten............................................................................................................ 9 Sammelkategorie Profil ......................................................................................................... 12 Profile Verwalten ................................................................................................................... 13 Mitarbeiter Verwalten........................................................................................................... 14

1

2

eplas® – Handbuch

Profilzuordnung ..................................................................................................................... 21 Unterweisungsdaten ................................................................................................................. 22 Unterweisungen .................................................................................................................... 22 Termine ................................................................................................................................. 30 Dokumente ............................................................................................................................ 38 Matrix .................................................................................................................................... 39 Einzelzuweisung .................................................................................................................... 42 Fremdunterweisung .............................................................................................................. 43 Medien .......................................................................................................................................... 44 Upload ....................................................................................................................................... 44 Dateitypen ............................................................................................................................. 45 Dateigröße ............................................................................................................................. 45 Wichtige Tipps beim Verwenden von PowerPoint Präsentationen (PPT-Dateien)............... 45 Dateinamen bei Präsentationen ........................................................................................... 46 Hochladen.............................................................................................................................. 46 Herunterladen ....................................................................................................................... 47 Löschen .................................................................................................................................. 47 Auswertungen ............................................................................................................................... 48 Auswertungsdialog .................................................................................................................... 48 Mitarbeiter ................................................................................................................................ 48 Stamm ................................................................................................................................... 48 Offen ...................................................................................................................................... 48 Erledigt .................................................................................................................................. 49 Mitarbeiterinfo ...................................................................................................................... 49 Unterweisungen ........................................................................................................................ 49 Offen ...................................................................................................................................... 49 Erledigt .................................................................................................................................. 49 Profile ........................................................................................................................................ 49 Offen ...................................................................................................................................... 49 Erledigt .................................................................................................................................. 49 Statistik ...................................................................................................................................... 50 Übersicht ............................................................................................................................... 50 Evaluation .............................................................................................................................. 50 Individuell .............................................................................................................................. 50 Extras ............................................................................................................................................. 51

eplas®-Handbuch

Feedback ................................................................................................................................... 51 Rückfragen................................................................................................................................. 51 Übersicht: Rückfragen ........................................................................................................... 51 Rückfragen Bearbeiten .......................................................................................................... 52 Historie ...................................................................................................................................... 52 Einstellungen ............................................................................................................................. 54 Unterweisungen .................................................................................................................... 54 System ................................................................................................................................... 55 Fremdmitarbeiter .................................................................................................................. 55 SMTP / E-Mail ........................................................................................................................ 56 Dienst..................................................................................................................................... 56 Lizenz ..................................................................................................................................... 57 Glossar ............................................................................................................................................... 58

3

4

eplas® – Handbuch

Einleitung eplas® eplas® ist ein elektronisches Unterweisungssystem für Arbeitssicherheit, Qualitätssicherung und Umweltschutz, das in allen Bereichen bis hin zur QM-wirksamen Prüfung eingesetzt werden kann und im Rahmen der Cebit 2011 mit dem Innovationspreis-IT der Initiative Mittelstand im Bereich eLearning ausgezeichnet wurde.

Informationen zur Datenerfassung und –Erhebung mit eplas® Stammdaten:  Nachname  Vorname  Personalnummer  Passwort (durch den Mitarbeiter einstellbar)  Mailadresse [optional]  Profile des Mitarbeiters (in eplas® frei wählbare Definition zur Zuordnung der Unterweisungsthemen)  Abteilung (zur Abbildung der Abteilungshierarchie)  Zuständigkeit (Nur bei Vorgesetzten, zur Abbildung der Abteilungshierarchie) Daten im laufenden System:  Zugeordnete UW-Themen / Termine / Dokumente  Status eines UW-Themas o offen o begonnen o erledigt (gültig bis)  Feedback zu erledigten Unterweisungen (anonym durchführbar)  Inhalt der Unterweisung zum Zeitpunkt der Durchführung (Revisionssicher, gem. LASI-Eckpunkteprogramm)  Kompletter Katalog der Fragen und Antworten  Pro Mitarbeiter beliebig einstellbare Administrative Rechte Nicht erfasste Daten:  Anzahl der Versuche zur Erledigung eines Themas  Anzahl richtige / falsche Antworten  Welche Fragen falsch beantwortet wurden  Zeitraum den der Mitarbeiter zur Durchführung einer Unterweisung benötigt hat  Zeitpunkt, zu dem sich der Mitarbeiter eingeloggt oder ausgeloggt hat  Bei anonym abgegebenen Feedbacks ist keine Nachverfolgung zum Mitarbeiter  möglich Eine Leistungsbewertung des Mitarbeiters ist über eplas® nicht möglich.

eplas®-Handbuch

Modul: Unterweisungen Administration Chemical Co Für die Beispiele im eplas®-Handbuch verwenden wir ausschließlich die Daten einer erfundenen Firma: Chemical Co ist ein mittelständiges Produktionsunternehmen der chemischen Industrie. Das Unternehmen besitzt 2 Werke mit insgesamt 14 Abteilungen und circa 40 Beschäftigten. Anmeldung zur Administration Willkommen bei eplas®! Sobald Sie mit Ihrem Browser auf den eplas®-Server zugreifen ist in Ihrem Browserfenster die Anmeldemaske für eplas® zu sehen:

Anmeldemaske Feld: Benutzername

Feld: Kennwort

Schaltfläche: Anmelden

Schaltfläche: Fremdmitarbeiter

Über die Anmeldemaske können Sie sich nun am eplas®-Server anmelden. 

 

Benutzername Geben Sie zuerst ihren Benutzernamen (Beispiel: „Max Mustermann“) in das dafür vorgesehene Textfeld ein. Kennwort Geben Sie dann ihr Kennwort ein. Anmelden Zuletzt klicken Sie auf die Schaltfläche „Anmelden“ um zur Modulauswahl zu gelangen.

Anmeldung Erfolgreich Wenn Sie alle Anmelde-Daten korrekt eingegeben haben, erscheint ein Auswahldialog mit allen für Sie freigeschalteten eplas-Bereichen. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche „Unterweisungen Administration“ um weiter zur Unterweisungsübersicht zu gelangen.

5

6

eplas® – Handbuch

Anmeldung Fehlgeschlagen Falls die Anmeldung fehlgeschlagen ist, erscheint folgende Mitteilung (siehe rechts »). Gründe hierfür können sein:   

Falscher Benutzername Fehlerhaft eingegebenes Kennwort Fehlende Berechtigung

Klicken Sie bitte auf Schließen und überprüfen Sie Ihre Anmelde-Daten. Sie können nun erneut versuchen sich über die Anmeldemaske anzumelden. Startseite Menü

Register

Kontrollleiste

Kontrollbereich

Titelleiste

Hauptansichtsfeld

Kontrollleiste Hilfe

Kontrollbereich Im Kontrollbereich finden Sie wichtige Schaltflächen zur Steuerung von eplas®.

Modulauswahl

Startseite

Abmelden

Meine Unterweisungen

Über die Schaltfläche „Startseite“ gelangen Sie von jeder anderen Seite wieder zurück zur Startseite. Mit der Schaltfläche „Meine Unterweisungen“ wechseln Sie von der Administration zur Unterweisungsübersicht, wo Sie die Ihnen zugeteilten Unterweisungen bearbeiten können. Mit der Schaltfläche „Hilfe“ können Sie kurze Hilfetexte (sogenannte „Tooltipps“) für die Schaltflächen von eplas® einblenden. Mit der Schaltfläche „Modulauswahl“ wechseln. Mit der Schaltfläche „Abmelden“ ordnungsgemäß verlassen.

können Sie zu einem anderen freigeschalteten Modul

können Sie eplas® nach erledigter Arbeit wieder

eplas®-Handbuch

Hilfe Mit der Schnellhilfe können Sie kurze Hilfstexte (sogenannte „Tooltipps“) für die Schaltflächen von eplas® einblenden um sich besser zurechtzufinden. Um die Hilfe zu aktivieren klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Hilfe“ mit dem Fragezeichen Kontrollbereich der Kontrollleiste.

im

Nun können Sie über einen Dialog festlegen ob die Hilfetexte dauerhaft für die aktuelle Sitzung angezeigt werden sollen: Wählen Sie die Schaltfläche „Ja“ um die Einstellung zu speichern. Sie können die HilfeEinstellung jederzeit durch erneutes auswählen der Hilfetaste wieder ändern. Register Über die drei Register wechseln Sie zwischen den einzelnen Menüs um die Verwaltungsfunktionen von eplas® zu Steuern. Hautpanzeigefeld Im Hauptanzeigefeld von eplas® werden Ihnen die meisten Arten von Daten zur Übersicht in Tabellenform dargestellt. Hier als Beispiel der Aufbau der Tabelle „Mitarbeiter“ (Nicht in jedem Modul vorhanden): Titelleiste Filterleiste Kopfzeile

Datensätze

Statusleiste

Titelleiste Neben der Bezeichnung der Tabelle, können sich in der Titelleiste Schaltflächen zum Neu Erstellen und Zuordnen von Datensätzen befinden. Anzeigen pro Seite Links oben in der Filterleiste einer Tabelle befindet sich das Listenfeld „Zeige pro Seite“, mit dem Sie die Anzahl der gezeigten Datensätze steuern können. Klicken Sie hierzu auf den nach unten zeigenden Pfeil und wählen sie den gewünschten Wert.

7

8

eplas® – Handbuch

Suchen Rechts oben in der Filterleiste befindet sich das Suchfeld einer Tabelle. Durch Eingeben von Buchstaben in das Suchfeld werden automatisch die Datensätze durchsucht und gefiltert. In Tabellen in denen keine automatische Suche möglich ist, können Sie durch Klicken auf das Suchsymbol

den Suchvorgang manuell starten.

Filtern In einigen Fällen ist es möglich eine Tabelle nach verschiedenen Kriterien zu filtern. Im unteren grauen Bereich der Filterleiste befindet sich dann ein Listenfeld, mit dem Sie die Ansicht der Datensätze einschränken können. Sortieren Es ist möglich die angezeigten Datensätze spaltenweise zu sortieren. Klicken Sie hierzu in der Kopfzeile der Tabelle auf die Bezeichnung der entsprechenden Spalte. Die Spalte nach der die Tabelle sortiert ist, wird im Bereich der Datensätze verdunkelt dargestellt. Die Sortierungsrichtung kann durch nochmaliges klicken auf die Kopfzeile umgekehrt werden. Eine aufsteigend

sortierte Spalte ist mit einem nach oben zeigenden Pfeil-Symbol gekennzeichnet,

eine absteigend sortierte mit einem nach unten zeigenden Pfeil. Spalten ohne Sortierung enthalten an der gleichen Stelle ein Doppelpfeil-Symbol. Bearbeiten von Datensätzen Datensätze lassen sich durch einen Klick auf das Bleistift-Symbol (Schaltfläche „Bearbeiten“) ändern. Eine Bearbeitung erfolgt entweder direkt in der Zeile des Datensatzes oder in einer Bearbeitungsmaske. Löschen von Datensätzen Um einen Datensatz zu löschen klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol der rechten Seite des Datensatzes.

(Schaltfläche „Löschen“) auf

Achtung: In der eplas®-Datenbank lassen sich „erledigte“ Datensätze aus Dokumentations-Gründen nicht löschen. Dies gilt zum Beispiel für Themen die bereits von einem Mitarbeiter durchgeführt wurden. Um nicht mehr angezeigt zu werden, können diese jedoch in der entsprechenden Bearbeitungsmaske „inaktiv“ gesetzt werden. Statusleiste Auf der linken Seite in der Statusleiste der Tabelle wird Ihnen die Nummer der angezeigten Datensätze zusammen mit der Gesamtzahl aller Datensätze angezeigt. Auf der rechten befinden sich die Schaltflächen zum Wechseln der angezeigten Seiten: Farbig markierte Schaltflächen zeigen die aktuelle Position an und lassen sich nicht anklicken. Durch einen Klick auf eine Zahl (Beispielsweise: Datensätze.

) gelangen Sie direkt zur entsprechenden Seite der

eplas®-Handbuch

Sie können schrittweise blättern, indem sie auf die einzelnen Pfeile vor

oder zurück

klicken.

Durch einen Klick auf einen der Doppelpfeile gelangen Sie entweder direkt auf die letzte Seite oder auf die erste Seite

.

Stammdaten

Mitarbeiterdaten Abteilungen Verwalten In der Abteilungsübersicht können Sie die Abteilungen und Unterabteilungen Ihrer Standorte und Unternehmen verwalten.

Abteilungen werden benötigt um Mitarbeiter über Ihre Zugehörigkeit in der Unternehmenshierarchie zuzuordnen. Zusätzlich dienen Sie als Zuständigkeitsbereiche für Administratorenrechte. Abteilungshierarchie In der Abteilungsübersicht werden die einzelnen Abteilungen in Ihrem Unternehmen als Hierarchiediagramm dargestellt. Einzelne Unterabteilungen werden darin mit einem weißen Blatt-Symbol

gekennzeichnet.

Übergeordnete Abteilungen, die weitere Unterabteilungen enthalten, werden mit einem blauen Symbol mit einem grünen Plus

gekennzeichnet.

Durch klicken auf den vorangestellten Pfeil vor einer übergeordneten Abteilung lassen sich die zugehörigen Unterabteilungen ein- und ausklappen. Zusätzlich lassen sich mit der Schaltfläche „Einklappen/Ausklappen“ in der Titelleiste alle Unterabteilungen der Abteilungshierarchie gleichzeitig ein- oder ausklappen.

9

10

eplas® – Handbuch

Bei einer eingeklappten übergeordneten Abteilung gibt die Zahl an der rechten oberen Ecke des Symbols die Anzahl der untergeordneten Elemente an.

eplas®-Handbuch

Abteilungen filtern In der Titelleiste können Sie mit dem Eingabefeld „Filter“ in der Abteilungshierarchie über ihre Bezeichnung filtern.

die angezeigten Abteilungen

Sobald Sie im Eingabefeld zu schreiben beginnen, werden Übereinstimmungen mit der Bezeichnung in der Abteilungshierarchie automatisch hervorgehoben: 





Übereinstimmung: Abteilungen deren Bezeichnung den eingegebenen Filtertext enthält werden „fett“ gekennzeichnet. Übergeordnet: Abteilungen, die übereinstimmende Abteilungen enthalten, werden „normal“ dargestellt. OHNE Übereinstimmung: Abteilungen, die keine Übereinstimmungen enthalten, werden „grau“ markiert.

Durch setzen des Häkchens im Kontrollkästchen rechts neben dem Filter können Sie zusätzlich alle Abteilungen ohne Übereinstimmung (grau markiert) ausblenden um die Abteilungshierarchie noch weiter zu vereinfachen (siehe rechts): Durch einen Klick auf die Schaltfläche „x“ rechts innerhalb des Eingabefeldes „Filter“ können Sie die vollständige Abteilungshierarchie wieder herstellen und das Filtern beenden. Abteilungen auswählen Um eine Abteilung auszuwählen, klicken Sie auf die entsprechende Bezeichnung einer Abteilung innerhalb der Abteilungshierarchie. Eine ausgewählte Abteilung wird mit einer hellblauen Fläche und einem gepunkteten Rahmen markiert. Neue Abteilung anlegen Um der Abteilungshierarchie eine neue Abteilung hinzuzufügen klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Neu“ in der Titelleiste. Neue Abteilungen werden der momentan ausgewählten Abteilung hinzugefügt. Abteilungen umbenennen Durch einen Doppelklick auf eine Abteilungen wechselt diese in den Editiermodus. Der Editiermodus wird durch eine Rote Umrandung und einen blinkenden Cursor gekennzeichnet. Markierte Textteile erscheinen blau hinterlegt. Im Editiermodus können Sie die Bezeichnung der Abteilung mit der Tastatur bearbeiten und Änderungen durch Drücken der Eingabetaste bestätigen. Ein Abbruch mit der Esc-Taste ist jederzeit möglich. Abteilung verschieben Ein Verschieben von Abteilungen innerhalb der Abteilungshierarchie lässt sich durch klicken auf die Schaltfläche „Verschieben“

in der Titelleiste aktivieren und deaktivieren.

11

12

eplas® – Handbuch

Ist Verschieben aktiviert, so können Sie die Position der Abteilung durch „Drag & Drop“ ändern. Klicken Sie hierfür mit der Linken Maustaste auf die Abteilung, und ziehen Sie dann mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position, an der Sie die Maustaste schließlich loslassen um die Abteilung einzufügen. Die neue Position wird während des Vorgangs durch einen blauen Pfeil mit einer Positionsmarke angezeigt. Ziehen Sie Positionsmarke zwischen zwei Abteilungen um die Ausgewählte Abteilung einzufügen oder direkt auf eine Abteilung um sie dieser unterzuordnen. Abteilungen löschen Sie können Abteilungen löschen, indem Sie die betreffende Abteilung auswählen, und anschließend auf die entsprechende Schaltfläche „Entfernen“

in der Titelleiste klicken.

Achtung: Wenn Sie eine Abteilung löschen, werden alle Unterabteilungen, die ihr untergeordnet sind, ebenfalls gelöscht! Über einen Dialog werden Sie deshalb noch einmal aufgefordert das Löschen zu bestätigen. Löschen Sie nur, wenn Sie sich sicher sind! Sammelkategorie Profil Profile dienen in eplas® als Sammelkategorie für die Zuordnung von Themen (Unterweisungen, Dokumente, Termine) an einzelne oder mehrere Mitarbeiter. Die Verwaltung von Profilen ist in eplas® im Register „Stammdaten“ auf drei Menüpunkte aufgeteilt: Profile: Hier erstellen und benennen Sie Profile. Profilzuordnungen: Hier können Sie die erstellten Profile gleichzeitig mehreren Mitarbeitern, nach Abteilung gefiltert, zuweisen. Matrix: In der Unterweisungsmatrix ordnen Sie bestehenden Profilen entsprechende Themen (Unterweisungen, Termine, Dokumente) zu, die den Mitarbeitern dann über die Profilzuordnung automatisch zugewiesen werden.

eplas®-Handbuch

Profile Verwalten Im diesem Menü verwalten Sie die Profile in einer Liste mit Suchfunktion.

Neues Profil anlegen Sie können neue Profile erstellen indem Sie in der Titelleiste auf die Schaltfläche „Neu“ klicken. Anschließend können Sie nun in der neu eingefügten Zeile im leeren Bezeichnungsfeld einen Namen vergeben und links mit der Schaltfläche „Speichern“

bestätigen.

Profil umbenennen Um den Namen eines Profils zu ändern klicken Sie bitte auf zugehörige Schaltfläche „Bearbeiten“ in der Zeile des betreffenden Profils. Sie können nun im Editiermodus Änderungen vornehmen und anschließend mit der der links erschienenen Schaltfläche „Speichern“

bestätigen.

Profil löschen Falls Sie einen Datensatz löschen möchten, klicken Sie bitte auf die zugehörige Schaltfläche „Löschen“

auf der rechten Seite der betreffenden Zeile.

Achtung: Bitte beachten Sie, dass es nur möglich ist Profile zu löschen, wenn Sie keinem Mitarbeiter mehr zugeordnet sind.

13

14

eplas® – Handbuch

Mitarbeiter Verwalten In der Mitarbeiter-Übersicht verwalten Sie die Daten, Rechte und Fortschritte Ihrer Mitarbeiter.

Mitarbeiter-Übersicht Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens werden Ihnen im Hauptansichtsfeld in Form einer Tabelle dargestellt:    







Nachname Der Nachname des betreffenden Mitarbeiters. Vorname Der Vorname des Mitarbeiters. Personal-Nr. Eine alphanumerische Personalnummer. Administration Gibt Auskunft über die administrativen Rechte des Mitarbeiters. Ein Häkchen bedeutet Administrator. Ein Querstrich bedeutet keine administrativen Rechte. Fremdmitarbeiter Ein Häkchen bedeutet, dass es sich um einen Externen oder Fremdmitarbeiter handelt. Bei einem Querstrich handelt es sich um einen hauseigenen Mitarbeiter. Einem Fremdmitarbeiter werden keine Profile zugewiesen, er wählt lediglich bei der Anmeldung einen Besuchsgrund aus. Fortschritt Die Fortschrittsanzeige zeigt inwieweit ein Mitarbeiter die ihm zugewiesenen Unterweisungen erfolgreich abgearbeitet hat. Ein grüner Balken und die Prozentangabe zeigen dabei den erledigten Anteil an. Rot hingegen zeigt den nicht erledigten Anteil an. Kein Thema Ein Häkchen zeigt an, dass einem Mitarbeiter noch kein Thema (Unterweisung, Dokument, Termin) zugewiesen wurde.

eplas®-Handbuch

Achtung: Solange der Mitarbeiter kein zugeordnetes Thema hat, wird seine Fortschrittsanzeige als vollständig durchgeführt 

angezeigt.

Inaktiv Gibt an ob ein Mitarbeiter inaktiv gesetzt ist. Ein inaktiver Mitarbeiter kann sich nicht anmelden. Alle „offenen“ Themen eines inaktiven Mitarbeiters werden gelöscht.

Sie können die Anzahl der angezeigten Mitarbeiter ändern, indem Sie aus dem Listenfeld „Zeige pro Seite“ eine andere Einstellung wählen. Die tatsächliche Anzahl der gezeigten Mitarbeiter, sowie die Schaltflächen für die Auswahl der Aktuellen Seite finden Sie unten in der Statusleiste. Filtern nach Abteilung Zur besseren Übersichtlichkeit lassen sich mit dem Listenfeld „Abteilung“ in der Filterleiste die angezeigten Mitarbeiter nach ihrer Zugehörigkeit filtern. Klicken Sie hierzu auf das Listenfeld und wählen die Abteilung aus, die Sie ausschließlich betrachten möchten. Der Filter kann auch dazu verwendet werden, die Suche nach Mitarbeitern auf eine bestimmte Abteilung zu beschränken, sowie die Abteilung zu wählen, in der neue Mitarbeiter hinzugefügt werden. Neu Anlegen oder Bearbeiten Möchten Sie einen neuen Mitarbeiter hinzufügen, klicken Sie bitte in der Titelleiste der Mitarbeiterübersicht auf die Schaltfläche „Neu“. Um einen vorhandenen Mitarbeiter zu bearbeiten klicken Sie bitte auf das Bearbeitungssymbol links in der Zeile des betreffenden Mitarbeiters. In beiden Fällen gelangen Sie automatisch zur Bearbeitungsmaske für Mitarbeiter.

Die Mitarbeiter-Bearbeitungsmaske In der Bearbeitungsmaske können Sie alle Daten die sich auf einen Mitarbeiter beziehen bearbeiten und verwalten.

15

16

eplas® – Handbuch

Titelleiste In der Titelleiste der Bearbeitungsmaske werden Ihnen der Name und die Personalnummer des aktuellen Mitarbeiters angezeigt. Auf der rechten Seite finden Sie eine Schaltfläche zum Schließen der Bearbeitungsmaske. Die Daten werden automatisch gespeichert, sobald Sie etwas abändern. Tabs Im Hauptansichtsfeld der Bearbeitungsmaske befinden sich Tabs (= Register) innerhalb derer Sie die Daten bearbeiten können. Zu Beginn ist das Register „Mitarbeiter“ geöffnet. Durch Anklicken können Sie das aktuelle Register wechseln. Es wird automatisch immer nur ein Register geöffnet dargestellt. Tab: Mitarbeiter Im Register „Mitarbeiter“ können Sie die Stammdaten des Mitarbeiters bearbeiten. In einer Tabellenansicht wird Ihnen in der linken Spalte die Bezeichnung (Einstellung) und auf der rechten Seite die Felder (Wert der Einstellung) präsentiert. Durch Anklicken der Felder können Sie diese ändern oder bearbeiten. Ein roter Stern hinter der Bezeichnung besagt, dass es sich um ein Pflichtfeld handelt:

eplas®-Handbuch





   











 

Chip ID Eine Identifikationsnummer für die elektronische Anmeldung an das eplas®-System. Die Zusammensetzung der ID ist abhängig von der verwendeten Technik. Die Chip-ID wird manuell in Textform eingegeben. Inaktiv Gibt an ob ein Mitarbeiter inaktiv gesetzt ist. Solange ein Mitarbeiter inaktiv ist, kann er sich nicht anmelden und die Zuordnung aller ihm zugewiesenen „offenen“ Themen wird entfernt. Nachname Der Nachname des Mitarbeiters. Vorname Der Vorname des Mitarbeiters. Personal-Nr. Eine alphanumerische Personalnummer zur Identifikation des Mitarbeiters. Kennwort Das maskierte Eingabefeld für das Kennwort, das der Mitarbeiter verwendet, um sich bei eplas® anzumelden. Kennwort neu setzen Falls bereits ein Kennwort vergeben wurde, haben Sie die Möglichkeit rechts neben dem Kennwortfeld auf den Text „Kennwort neu setzen…“ zu klicken um das alte Kennwort zurückzusetzten und anschließend ein neues zu vergeben. E-Mail Die E-Mailadresse des Mitarbeiters. Über diese Adresse erhalten Durchführende Ihre Zertifikate und Erinnerungsmails. Zur Dokumentation erhalten Administratoren über diese Emailadresse auch die Zertifikate und Erinnerungsmails der Mitarbeiter aus Ihrem Zuständigkeitsbereich. Administration Erlaubt es einem Mitarbeiter sich als Administrator anzumelden. Ein Häkchen bedeutet, dass im Tab „Admin-Rechte“ zugewiesene administrative Rechte wirksam sind. Tipp: Das Deaktivieren des Kontrollkästchens „Administration“ kann dazu verwendet werden um einen Mitarbeiter für die Administration vorübergehend zu sperren, ohne seine zugewiesenen Rechte zu entfernen. Fremdmitarbeiter Ein Häkchen bedeutet, dass es sich um einen Externen oder Fremdmitarbeiter handelt. Ist das Kästchen leer, handelt es sich um einen hauseigenen Mitarbeiter. Sprache Die Spracheinstellung des Mitarbeiters. Dies ist die Sprache, mit der Durchführende sich bei eplas® anmelden, und mit der Fremdmitarbeiter die bereitgestellten Unterweisungen durchführen können. [Firma] Das Unternehmen des Fremdmitarbeiters. [ID Nummer] Die Ausweisnummer eines Fremdmitarbeiters.

Tab: Profile Profile dienen in eplas® als Sammelkategorie für die Zuordnung von Themen (Unterweisungen, Dokumente, Termine) an einzelne Mitarbeiter. Im Tab „Profile“ können Sie einem einzelnen

17

18

eplas® – Handbuch

Mitarbeiter Profile zuweisen, die Sie zuvor im Stammdaten-Menü „Profile Verwalten“ (Modul Unterweisungen) erstellt haben.

Tipp: Über das Stammdaten-Menü „Fehler! Ungültiger Eigenverweis auf Textmarke.“ können Sie bequem mehreren Mitarbeitern gleichzeitig, nach Abteilung gefiltert, entsprechende Profile zuweisen. Tab: Abteilungen Im Tab „Abteilungen“ können Sie einem durchführenden Mitarbeiter die Abteilungen zuordnen denen er angehört. Um eine Zuordnung durchzuführen, setzen oder entfernen Sie durch Anklicken einfach die entsprechenden Häkchen in der dargestellten Unternehmenshierarchie.

Tab: Zuständig für Im Tab „Zuständig für“ können Sie einem administrativen Mitarbeiter die Abteilungen zuordnen für die er zuständig ist. Wie im Tab „Abteilungen“ lassen sich auch hier durch Anklicken die Zuordnungen setzen oder entfernen. Wird ein Häkchen in einer übergeordneten Abteilung gesetzt ist der Mitarbeiter automatisch auch für alle untergeordneten Abteilungen zuständig. Er erhält jedoch nur Benachrichtigungen für die Abteilungen bei denen ein Häkchen gesetzt wurde. Bei Unterabteilungen muss also nur ein Häkchen gesetzt werden, wenn der Mitarbeiter auch für diese Benachrichtigungen erhalten soll. Achtung: Ein Mitarbeiter mit dem Recht „Administration“ (siehe Tab: Admin-Rechte) erhält automatisch die Zuständigkeit für alle Mitarbeiter in eplas®, unabhängig davon, welche Zuständigkeiten Ihm im Tab „Zuständig für“ zugewiesen wurde. Tab: Unterweisungen Im Tab „Unterweisungen“ lassen sich einem Mitarbeiter zugewiesene Themen (Unterweisungen, Termine und Dokumente) verwalten. (Modul Unterweisungen)

eplas®-Handbuch

In einer Tabelle erhalten sie Auskunft über die Bezeichnung, den Status (O = Offen, A = Angefangen, E = Erledigt) und die Fälligkeit eines Themas. Sie können offene oder angefangene Themen mit der Schaltfläche „Löschen“

, rechts in der betreffenden Zeile, entfernen.

Tab: Admin-Rechte Im Tab „Admin-Rechte“ können Sie die administrativen Rechte eines Mitarbeiters in einer Tabellenübersicht verwalten.

Es können folgende administrativen Rechte vergeben werden:    

 

Abteilungen Der Mitarbeiter darf Abteilungen verwalten. Administration Gefährdungsbeurteilung Der Mitarbeiter darf das Modul „Gefährdungsbeurteilung“ verwalten. Administration Unterweisungen Der Mitarbeiter darf das Modul „Unterweisungen Administration“ verwalten. Auswertungen Gekoppelt an seine Zuständigkeit (Abteilungen) darf der Mitarbeiter Auswertungen vornehmen. Feedback ansehen Der Mitarbeiter darf alle Feedbacks ansehen. Fremdunterweisungen zuweisen Der Mitarbeiter darf Fremdunterweisungen erstellen, zuweisen und löschen.

19

20

eplas® – Handbuch

 



 



   





Gefahrstoffe Der Mitarbeiter darf das Modul „Gefahrstoffe“ verwalten. Gefährdungsbeurteilung Der Mitarbeiter darf, als Teil des Moduls „Gefährdungsbeurteilungen“, Gefährdungsbeurteilungen bearbeiten. Historie Gebunden an seine Zuständigkeit (Abteilungen) darf der Mitarbeiter überprüfen, wer, wann, welches Thema (Unterweisung, Termin, Dokument) durchgeführt hat. Über die Historie lässt sich zurückverfolgen, welchen Inhalt ein Thema zum Durchführungszeitpunkt hatte. Maßnahmen verwalten Der Mitarbeiter darf Maßnahmen verwalten. Mitarbeiterinfo auswerten Für Mitarbeiter seines Zuständigkeitsbereichs darf der Mitarbeiter den aktuellen Bearbeitungsstand der zugewiesenen Themen auswerten. Mitarbeiter verwalten Der Mitarbeiter darf andere Mitarbeiter anlegen, bearbeiten, löschen und ihnen Profile zuweisen. Objekte Der Mitarbeiter darf Objekte verwalten. Profile verwalten Der Mitarbeiter darf Profile anlegen, bearbeiten und löschen. Unterweisungen, Termine, Dokumente verwalten Der Mitarbeiter darf Themen anlegen, bearbeiten und löschen. Unterweisungsmatrix Der Mitarbeiter kann in der Matrix den Profilen einzelne Themen (Unterweisungen, Termine, Dokumente) zuordnen. UW Einzelzuweisung Der Mitarbeiter darf anderen Mitarbeitern einzelne Unterweisungen, Termine und Dokumente zuweisen. Voreinstellungen Der Mitarbeiter kann im Register „Extras“ im Menü „Einstellungen“ Änderungen vornehmen.

Sie können dem Mitarbeiter ein Recht hinzufügen, indem Sie das entsprechende Recht im Listenfeld auswählen und dann mit der Schaltfläche „Hinzufügen“ bestätigen. Um ein Recht wieder zu entfernen klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Löschen“ Zeile des betreffenden Rechts.

rechts in der

Achtung: Damit die zugewiesenen Rechte auch ausgeübt werden können, muss der Benutzer in der Lage sein sich als Administrator am System anzumelden. Hierzu setzten Sie bitte das Häkchen im Kontrollkästchen „Administration“ im Tab „Tab: Mitarbeiter“.

eplas®-Handbuch

Profilzuordnung Hier können Sie die erstellten Profile gleichzeitig mehreren Mitarbeitern, nach Abteilung gefiltert, zuweisen.

Nach Abteilung filtern Um Profile einzelnen Mitarbeitern zuzuweisen ist es sinnvoll, die angezeigte Liste zuerst nach der entsprechenden Abteilung zu Filtern. Klicken Sie hierzu auf das Listenfeld „Abteilung“ in der Filterleiste links unten und wählen Sie die gewünschte Abteilung aus. Dies ist jedoch ein optionaler Schritt. Profil auswählen Um ein Profil für die Zuordnung auszuwählen klicken Sie bitte in Titelleiste auf das Listenfeld „Zuordnen zu“ und wählen das gewünschte Profil aus. Profil zuordnen Eine Zuordnung des zuvor ausgewählten Profils erfolgt durch setzten der Häkchen in den entsprechenden Kontrollkästchen auf der linken Seite der Tabelle. Sie können die Kästchen der gewünschten Mitarbeiter direkt anklicken um die Zuordnung einzeln zu ändern. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, über die Schaltflächen „Sichtbare markieren“ und „Sichtbare abwählen“ die Zuordnung für alle aufgelisteten Mitarbeiter gleichzeitig zu ändern. Für diesen Fall sollten Sie jedoch zuvor die Tabelle in sinnvoller Weise nach Abteilung filtern. Achtung: Das Entfernen eines Profils bei einem Mitarbeiter entfernt nicht die daraufhin zugewiesenen Unterweisungen.

21

22

eplas® – Handbuch

Unterweisungsdaten Unterweisungen In der Unterweisungsübersicht können Sie Unterweisungen neu erstellen, bearbeiten, importieren, exportieren, aktualisieren und löschen.

     

Schaltfläche „Bearbeiten“ Öffnet die Bearbeitungsmaske für die entsprechende Unterweisung. Bezeichnung Der Name der Unterweisung. Dauer Ein Schätzwert in Minuten für die Dauer der Unterweisung. Inaktiv Gibt an ob die Unterweisung auf „Inaktiv“ gesetzt wurde. Gesperrt Gibt an ob die Unterweisung für eine Durchführung gesperrt wurde. Freigabe Hier Sehen Sie ob die Unterweisung zur Durchführung freigegeben wurde. Achtung: Eine Unterweisung kann während des Freigabevorgangs gleichzeitig als „Gesperrt“ und „Freigabe“ angezeigt werden.



Konvertiert In dieser Spalte sehen Sie, ob die Unterweisung bereits konvertiert wurde. Die Konvertierung wird bei Bedarf nach der Bearbeitung automatisch gestartet und kann einen Moment dauern. Achtung: Während der Konvertierung ist eine Durchführung nicht möglich!



Schaltfläche „Löschen“ Hier können Sie eine „offene“ Unterweisung löschen.

eplas®-Handbuch

Unterweisungen neu anlegen oder bearbeiten Möchten Sie eine neue Unterweisung hinzufügen, klicken Sie bitte in der Titelleiste der Unterweisungsübersicht auf die Schaltfläche „Neu“ . Um eine vorhandene Unterweisung zu bearbeiten klicken Sie bitte auf das Bearbeitungssymbol links in der Zeile der betreffenden Unterweisung. In beiden Fällen gelangen Sie automatisch zur Bearbeitungsmaske für Unterweisungen. Unterweisungen importieren Über die Schaltfläche „Importieren“ können Sie ein neues Unterweisungspaket (.eplasDatei) aus dem Upload-Ordner (siehe Seite 44) des eplas®-Servers in die Liste der Unterweisungen aufnehmen. Unterweisungen aktualisieren Über die Funktion „Aktualisieren“ können Sie eine bestehende Unterweisung mit einem aktuellen Unterweisungspaket (.eplas®-Datei) aus dem Upload-Ordner des eplas®-Servers auf den neuesten Stand bringen. Unterweisungen exportieren Die Funktion „Exportieren“ hinterlegt eine Kopie einer Unterweisung als (.eplas®-Datei) im Upload-Ordner. Sie kann dann zu einem beliebigen Zeitpunkt über das Menü „Upload“ (siehe Seite 44) heruntergeladen werden. Unterweisungen löschen Sie können eine Unterweisung Löschen, indem Sie im Menü „Unterweisung“ auf der rechten Seite in der Zeile der gewünschten Unterweisung die entsprechende Schaltfläche „Löschen“

klicken.

Achtung: Ein Löschen von Unterweisungen ist nur möglich, wenn sie noch nicht durchgeführt und bei einem Mitarbeiter als „erledigt“ gelten. Sie können Sie alternativ jedoch in der Bearbeitungsmaske auf „inaktiv“ setzen. Die Unterweisungs-Bearbeitungsmaske In dieser Bearbeitungsmaske können Sie die Einstellungen zur Unterweisungsdurchführung, der Präsentation und der Lernerfolgskontrolle verwalten.

23

24

eplas® – Handbuch

Tab: Stammdaten



Gesperrt Um eine Unterweisung bearbeiten zu können muss sie zuvor gesperrt werden. Zum Sperren setzen sie im Kontrollkästchen einfach das Häkchen. Gesperrte Unterweisungen können von durchführenden Mitarbeitern nicht bearbeitet werden. Um nach der Bearbeitung die Unterweisung wieder freizugeben, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Freigeben“. Achtung: Mitarbeiter können auch nach einer Freigabe die Unterweisung erst wieder bearbeiten, wenn sie automatisch konvertiert wurde. Ob eine Unterweisung konvertiert wurde entnehmen Sie bitte aus der entsprechenden Spalte in der Unterweisungsübersicht.

 

Unterweisungs-Nr. Die automatisch generierte laufende Nummer einer Unterweisung. Inaktiv Setzt oder entfernt den Status „Inaktiv“. Offene Unterweisungen werden in der Ansicht des durchführenden Mitarbeiters entfernt. Achtung: Nach einer erneuten Aktivierung, werden die über Profile zugewiesenen Unterweisungen automatisch wiederhergestellt. Einzelzuweisungen können jedoch nicht wieder hergestellt werden!

 

Bezeichnung Der Name der Unterweisung. Präsentations-Datei Die PowerPoint-Präsentation (ppt- oder pptx-Datei), mit der Wissensinhalte vermittelt werden und auf die sich die Fragen während der Lernerfolgskontrolle beziehen. Sie können nur Präsentationen auswählen die Sie zuvor im Menü „Upload“ (siehe Seite 44) auf dem eplas®-Server gespeichert haben. Mit der Schaltfläche „Herunterladen“ können Sie dort die ausgewählte Präsentationsdatei vom eplas®-Server herunterladen.

eplas®-Handbuch



Anzahl der Fragen aus Pool Die Anzahl der Fragen die der durchführende Mitarbeiter während der Lernerfolgskontrolle beantworten muss. o Ist dieser Wert auf 0 (null) gesetzt werden alle Fragen gestellt. o Ist die Anzahl auf einen Wert kleiner als die „Gesamtzahl der Fragen der Unterweisung“ gesetzt, werden ebenso viele Fragen bei jeder Durchführung zufällig ausgewählt. Achtung: Wenn Sie ein Wert (größer 0) in das Feld eintragen, dann muss er größer oder gleich der Anzahl der gesetzten Pflichtfragen sein, da diese in einer Unterweisung grundsätzlich immer gestellt werden.

 













Dauer ca. Ein Schätzwert für die Dauer der Unterweisung in Minuten. Gültig ab Das Datum gibt an, ab wann dem durchführenden Mitarbeiter die Unterweisung angezeigt wird und er sie bearbeiten kann. Fällig bis Das Datum bis wann eine Unterweisung vom Durchführenden Mitarbeiter bearbeitet werden sollte. Dieses Datum ist nur für die erste Durchführung relevant. Danach richtet sich die Fälligkeit nach dem Durchführungszeitpunkt und dem Intervall. Liegt das Datum in der Vergangenheit, wird das Datum der Zuordnung verwendet. Intervall in Tagen Der Zeitraum, ab dem nach einer Erstdurchführung die Unterweisung wieder fällig wird. Die Berechnung erfolgt, indem dem Durchführungszeitpunkt die exakte Anzahl der im ersten Feld angezeigten Tage hinzugefügt wird. Nach GefStoffV Ist diese Einstellung gesetzt, wird dem Zertifikat ein Zusatz hinzugefügt, dass die Unterweisung nach den Vorgaben der Gefahrstoffverordnung erfolgte. Auf dem Zertifikat müssen Mitarbeiter und Führungskraft die Durchführung der Unterweisung per Unterschrift bestätigen. Kein Zertifikat Ist dieses Häkchen gesetzt wird nach erfolgreicher Durchführung dem Mitarbeiter kein Zertifikat ausgestellt. Benachrichtigungs- / Hinweis-Text Der Text der dem durchführenden Mitarbeiter nach erfolgreicher Durchführung der Unterweisung anzeigt werden soll. Übergeordnet In diesem Listenfeld können Sie ein übergeordnetes Thema (Unterweisung, Dokument, Termin) auswählen. Die aktuelle Unterweisung kann dann nur vom durchführenden Mitarbeiter bearbeitet werden, wenn er zuvor das übergeordnete Thema erfolgreich abgeschlossen hat.

25

26

eplas® – Handbuch

Tab: Fragen Übersicht Hier werden Ihnen die Fragen zur Unterweisung in einer Tabelle angezeigt:

    



In der ersten Spalte finden Sie die Schaltfläche zum Bearbeiten von vorhandenen Fragen. Frage Nr. In der zweiten Spalte steht die automatisch generierte laufende Nummer der Frage. Frage Der Fragetext. Bild Ein Häkchen bedeutet, dass der Frage ein oder mehrere Bilder zugeordnet wurden. Seite von / Seite bis Diese beiden Spalten geben den Bereich innerhalb der Präsentation an auf den sich die Frage bezieht. Sie dienen als Rücksprungpunkt bei einer Falschbeantwortung. In der letzten Spalte befindet sich die Schaltfläche

um eine Frage wieder zu Löschen.

Frage neu hinzufügen oder bearbeiten Möchten Sie eine neue Frage hinzufügen, klicken Sie bitte auf die dafür vorgesehene Schaltfläche Im Register über der Tabelle. Um eine vorhandene Frage zu bearbeiten klicken Sie bitte auf das Bearbeitungssymbol der Zeile der betreffenden Frage.

links in

In beiden Fällen gelangen Sie automatisch zur Bearbeitungsmaske der Lernerfolgskontrolle. Die Bearbeitungsmaske der Lernerfolgskontrolle Hier verwalten Sie Fragen, Antworten, Verknüpfungen und Meldungen für die Durchführung der Lernerfolgskontrolle. Bitte beachten Sie dass für jede Frage mindestens eine richtige und zwei falsche Antworten eingegeben werden müssen.

eplas®-Handbuch

Zuordnung

Im Tab „Zuordnung“ legen Sie fest auf welchen Bereich der Präsentation sich die aktuelle Frage beziehen soll. Hierbei sind mehrere Folien möglich. Achtung: Falls die Frage während der Durchführung einmalig falsch beantwortet wird, dient dieser Folienbereich als Rücksprungpunkt und wird dem Mitarbeiter erneut angezeigt. Nach einer erneuten falschen Antwort wird der Mitarbeiter für die Durchführung automatisch bis zum nächsten Tag gesperrt. Frage / Richtige Antwort

Hier können sie den Fragetext sowie die richtige Antwort bearbeiten. Klicken Sie dafür das entsprechende Textfeld an, und geben den Text über die Tastatur ein. Auf der rechten Seite können Sie über die Listenfelder jeweils ein Schaubild hinzufügen das während der Befragung mit angezeigt wird. Um ein Schaubild auswählen zu können, müssen Sie es zuvor im Menü „Upload“ (siehe Seite 44) auf dem eplas®-Server gespeichert haben. Pflichtfrage Falls eine Frage grundsätzlich bei jeder Unterweisung gestellt werden soll, setzen Sie bitte das Häkchen im Kontrollkästchen „Pflichtfrage“ oberhalb des Frage Textes im Register „Frage / Richtige Antwort“. Die Anzahl der Pflichtfragen darf dabei nicht größer sein als die maximalzahl der Fragen aus dem Pool.

27

28

eplas® – Handbuch

Falsche Antwort 1 & 2

Hier können Sie die ersten beiden falschen Antworten Bearbeiten. Klicken Sie dafür das entsprechende Textfeld an, und geben den Text ein. Auf der rechten Seite können Sie auch hier jeweils ein Schaubild auswählen. Falsche Antwort 3 & 4 Genau wie bei „Falsche Antwort 1 & 2“ können Sie hier weitere Antworttexte bearbeiten und jeweils ein Bild zuordnen. Die falschen Antworten 3 und 4 sind jedoch optional. Meldung bei richtiger Antwort

Im ersten Textfeld können Sie hier die Meldung bei für die richtige Antwort bearbeiten, im zweiten Textfeld können Sie die Meldung für eine falsche Antwort hinterlegen. Die entsprechende Meldung wird dann dem durchführenden Mitarbeiter nach der Beantwortung zusammen mit dem ausgewählten Bild angezeigt. Falls keine Meldung eingegeben wurde, erscheint ein Standardtext. Tab: Dokumente Über das Tab „Dokumente“ können einer Unterweisung Zusatzinformationen in Form von Dateien hinzufügen, die der durchführende Mitarbeiter während der Unterweisung herunterladen kann.

eplas®-Handbuch

Dokument neu hinzufügen oder bearbeiten Durch klicken der Schaltfläche „Neues Dokument hinzufügen“ oder auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ gelangen Sie zur Bearbeitungsmaske für Dokumente:

Hier können Sie dem Dokument einen Namen vergeben und eine Datei aus einer Liste auswählen um Sie zum Herunterladen für den durchführenden Mitarbeiter freizugeben. Um eine Datei auszuwählen müssen Sie es zuerst in Menü „Upload“ (siehe Seite 44) auf den eplas®-Server hochladen. Dokument Löschen Um ein bestehendes Dokument wieder zu löschen klicken Sie einfach auf die dafür vorgesehene Schaltfläche

in der Zeile des Dokuments.

Tab: Log

Im Tab „Log“ wird angezeigt, durch welchen administrativen Mitarbeiter und wann, die Unterweisung bearbeitet wurde.

29

30

eplas® – Handbuch

Termine In der Terminübersicht werden Ihnen angelegte Termine in einer Tabelle angezeigt. Sie können hier Termine neu erstellen, bearbeiten und löschen.

Neu anlegen oder bearbeiten Möchten Sie einen neuen Termin hinzufügen, klicken Sie bitte in der Titelleiste der Terminübersicht auf die Schaltfläche Neu. Um einen vorhandenen Termin zu bearbeiten klicken Sie bitte auf das Bearbeitungssymbol links in der Zeile des betreffenden Termins. In beiden Fällen gelangen Sie automatisch zur Bearbeitungsmaske für Termine. Bearbeitungsmaske für Termine

eplas®-Handbuch

Tab: Optionen Im Tab „Optionen“ können sie die wesentlichen Einstellungen für Termine vornehmen:  

Termin Nr. Die automatisch generierte laufende Nummer des Termins. Inaktiv Durch setzen des Häkchens setzten Sie den Termin auf inaktiv. Achtung: Alle offenen, nicht erledigten Durchführungen werden beim setzen dieses Häkchen automatisch gelöscht! Eine automatische Wiederherstellung bei Reaktivierung ist nur möglich, wenn der Termin über ein Profil im Menü: Matrix zugewiesen wurde.

   







Bezeichnung Hier können Sie den Namen des Termins bearbeiten. Gültig ab Das Datum, ab dem der Termin wahrgenommen werden kann. Fällig bis Das Datum, bis wann der Termin abgeschlossen werden soll. Intervall in Tagen Der Zeitraum, nachdem der Termin erneut fällig wird. Sie können im linken Textfeld die Tage eintragen oder aus dem Listenfeld einen üblichen Zeitraum auswählen. Meldung In diesem Textfeld können Sie einen Hinweis bearbeiten, den der durchführende Mitarbeiter in seiner Unterweisungsübersicht vor dem Termin abrufen kann. Kein Zertifikat Mit diesem Kontrollkästchen können Sie festlegen ob der Mitarbeiter nach Erledigung des Termins kein Zertifikat erhalt soll. Text Wenn kein Zertifikat angezeigt werden soll Falls sie kein Zertifikat vergeben, können Sie hier einen Alternativtext verfassen.

Tab: Rückmeldung In diesem Register verwalten Sie die Durchführung von Terminen für die einzelnen Mitarbeiter.

31

32

eplas® – Handbuch

Durchführung von Terminen Im Falle eines Termins ist eine Durchführung die Zuordnung eines Durchführungszeitpunktes zu einem einzelnen Mitarbeiter. Es gibt grundsätzlich zwei Arten von Durchführungen:  

Planmäßige Durchführung Ad-Hoc-Durchführung

Bei einer Planmäßigen Durchführung erfolgt die Zuweisung über die Menüpunkte: Matrix oder Einzelzuweisung. Noch nicht erledigte (=Offene) Planmäßige Durchführungen können in der Bearbeitungsmaske im Menü: Mitarbeiter, gelöscht werden. Bei einer Ad-Hoc-Durchführung erfolgt die Zuweisung direkt in der Bearbeitungsmaske für Termine im Register Rückmeldungen. Das Löschen ist jederzeit möglich in der Detailansicht der entsprechenden Durchführung. Ad-Hoc-Durchführung und offene Planmäßige Durchführungen werden automatisch gelöscht wenn Sie den entsprechenden Mitarbeiter oder Termin inaktiv setzen. Durchführungsart Planmäßig

Zuweisen Matrix, Einzelzuweisung

Ad-Hoc

Termine → Bearbeitungsmaske → Rückmeldungen → Bearbeitungsleiste

Löschen Mitarbeiter → Bearbeitungsmaske → Unterweisungen Termine → Bearbeitungsmaske → Rückmeldungen → Durchführungen → Detailansicht

Löscheinschränkung Nur wenn Status: offen (= nicht erledigt) Keine

eplas®-Handbuch

Bearbeitungsleiste In der Bearbeitungsleiste verwalten Sie die Einstellungen für das Erledigen von Durchführungen (planmäßig oder Ad-Hoc), sowie das Zuweisen von Ad-Hoc-Durchführungen an einzelne Mitarbeiter.















Erledigt am Hier legen Sie das Datum fest, an dem der Mitarbeiter den Termin wahrgenommen (erledigt) hat. Die Zuweisung erfolgt automatisch beim erledigen der entsprechenden Durchführung. Intervall Hier können Sie einen Zeitraum festlegen nachdem eine Durchführung des Termins für den entsprechenden Mitarbeiter automatisch wiederholt werden soll. Die Zuweisung erfolgt automatisch beim erledigen der entsprechenden Durchführung. Dokument Über dieses Suchfeld mit Autovervollständigung können Sie ein für den Termin zuvor bereitgestelltes Dokument auswählen, welches Sie einer Durchführung zuweisen möchten. Schaltfläche: Dokument anlegen/hochladen Über diese Schaltfläche können Sie ein Dokument für einen Termin bereitstellen und es für die Zuweisung an eine Durchführung vorauswählen. Hinweis anzeigen Beim Setzten des Häkchens in diesem Kontrollkästchen wird Ihnen vor dem Erledigen einer Durchführung ein Bestätigungs-Dialog angezeigt. Ad-Hoc-Durchführung zuweisen Über dieses Suchfeld mit Autovervollständigung können Sie einen Mitarbeiter für eine AdHoc-Durchführung auswählen und ihm im gleichzeitig eine Ad-Hoc-Durchführung zuweisen. Status Beim Setzten des Häkchens in diesem Kontrollkästchen wird beim zuweisen einer Ad-Hoc-Durchführung automatisch der Status der Durchführung auf „erledigt“ gesetzt. Falls ein Intervall festgelegt wurde, wird automatisch ein Folgetermin generiert.

33

34

eplas® – Handbuch

Tabelle mit Durchführungen













Schaltfläche: Detailansicht ausklappen/einklappen Mit dieser Schaltfläche können Sie die Detailansicht für die Durchführung unterhalb des Datensatzes ein- oder ausklappen. Ad-hoc Ein gesetztes Häkchen besagt, dass es sich um eine Ad-Hoc-Durchführung handelt. Bei einem Querstrich handelt es sich um eine planmäßige Durchführung. Mitarbeiter [PersonalNr] Der Name und die Personalnummer des für die Durchführung des Termins zugewiesenen Mitarbeiters. Datum Zeigt den geplanten Durchführungszeitpunkt (bei Status offen) oder den tatsächlichen Durchführungszeitpunkt (bei Status erledigt). Intervall In dieser Spalte steht das Zeitintervall, das der jeweiligen Durchführung zuletzt bei der Zuweisung oder Erledigung zugewiesen wurde. Dokument Hier verwalten Sie die die Dokumente, die einer Durchführung zugeordnet sind: o Durch klicken auf das leere Kontrollkästchen fügen Sie der Durchführung das in der Bearbeitungsleiste ausgewählte Dokument hinzu. o



Durch klicken auf die Schaltfläche „Dokument Herunterladen“ bereits zugewiesenes Dokument lokal zur Ansicht speichern.

Status In diesem Kontrollkästchen sehen oder setzten Sie den Status „erledigt“.

können Sie ein

eplas®-Handbuch

Detailansicht

     

Zuweisung des Termins Hier sehen Sie wer/wann die Durchführung für diesen Termin zugewiesen (erstellt) hat. Erledigt gesetzt Hier sehen Sie wer/wann diese Durchführung auf den Status „erledigt“ gesetzt hat. Dokument zugewiesen Hier sehen Sie wer/wann dieser Durchführung ein Dokument zugewiesen hat. Dokument hochgeladen Hier sehen Sie wer/wann das zugewiesene Dokument zuvor hochgeladen hat. Schaltfläche: Termin Löschen Über diese Schaltfläche können Sie Ad-Hoc-Durchführungen jederzeit löschen. Schaltfläche: Dokument entfernen Über diese Schaltfläche können Sie ein zugewiesenes Dokument wieder entfernen.

Termin Durchführungen abschließen Um eine Durchführung eines Termins für einen Mitarbeiter abzuschließen, wählen Sie zunächst in der Bearbeitungsmaske im Feld „Erledigt am“ das Datum aus an dem der betreffende Mitarbeiter den Termin erledigt hat. Tragen Sie nun im Feld „Intervall“ den gewünschten Zeitraum in Tagen ein, nachdem ein Folgetermin fällig werden soll oder wählen Sie einen entsprechenden Zeitraum aus dem zugehörigen Listenfeld. Falls Sie keinen Folgetermin möchten, wählen Sie bitte einen Intervall von 0 Tagen (= einmalig). Optional können Sie nun auch ein Dokument für die Durchführung auswählen. In dem dafür vorgesehen Suchfeld können sie dazu ein Dokument suchen das dem übergeordneten Termin bereits zugewiesen wurde. Alternativ können Sie über die Schaltfläche „Dokument anlegen/hochladen“ direkt ein Dokument für die Durchführung bereitstellen. Um die Durchführung ordnungsgemäß abzuschließen, setzten Sie nun in der entsprechenden Zeile der Tabelle in der Spalte „Status“ das Häkchen (= „erledigt“). Schließlich erhalten Sie Möglichkeit in einem Dialog die gewählten Daten noch einmal zu überprüfen und zu bestätigen oder abzubrechen:

35

36

eplas® – Handbuch

Falls Sie mehrere Durchführungen abschließen möchten, können Sie diesen Dialog unterdrücken indem Sie in der Bearbeitungsleiste im Feld „Hinweis anzeigen“ zuvor das Häkchen entfernen. Achtung: Ein einmal bestätigter Abschluss einer Durchführung kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. Ad-Hoc-Durchführung zuweisen Falls Sie einen Termin unplanmäßig durchführen möchten, können Sie dies direkt über die Bearbeitungsleiste des Registers Rückmeldung. Um eine Ad-Hoc-Durchführung zuzuweisen wählen Sie zunächst in der Bearbeitungsleiste im Feld „Erledigt am“ das Datum aus an dem der betreffende Mitarbeiter den Termin erledigt hat. Tragen Sie nun im Feld „Intervall“ den gewünschten Zeitraum in Tagen ein, nachdem ein Folgetermin fällig werden soll oder wählen Sie einen entsprechenden Zeitraum aus dem zugehörigen Listenfeld. Falls Sie keinen Folgetermin möchten, wählen Sie bitte einen Intervall von 0 Tagen (= einmalig). Optional können Sie nun auch ein Dokument für die Durchführung auswählen. In dem dafür vorgesehen Suchfeld können sie dazu ein Dokument suchen das dem übergeordneten Termin bereits zugewiesen wurde. Alternativ können Sie über die Schaltfläche „Dokument anlegen/hochladen“ direkt ein Dokument für die Durchführung bereitstellen. Falls die Ad-Hoc-Durchführung automatisch nach der Zuweisung (Erstellung) als „erledigt“ gelten soll, setzten Sie bitte in der Bearbeitungsleiste im Kontrollkästchen „Status“ das Häkchen. In diesem Fall wird automatisch ein offener Folgetermin generiert, wenn Sie in der Bearbeitungsleiste dafür ein Intervall eingetragen haben. Um die Ad-Hoc-Durchführung schließlich zuzuweisen, wählen Sie in dem Suchfeld „Ad-HocDurchführung zuweisen“ den gewünschten Mitarbeiter aus Liste mit den Suchergebnissen. In der Tabelle wird nun automatisch ein Eintrag mit den gemachten Einstellungen erzeugt. Ad-Hoc-Durchführungen löschen Um einen zugewiesene Ad-Hoc-Durchführung wieder zu entfernen, klappen Sie zunächst bitte die Detailansicht der Durchführung auf. Klicken Sie hierzu in der Tabelle auf die Schaltfläche „Detailansicht ausklappen“

in der linken Spalte des entsprechenden Datensatzes.

In der Detailansicht können Sie nun rechts neben dem Abschnitt „Erledigt gesetzt“ über die Schaltfläche „Termin löschen“ die Zuweisung entfernen. Bitte Beachten Sie, dass sich auf diese Weise ausschließlich Ad-Hoc-Durchführungen löschen lassen.

eplas®-Handbuch

Dokument einer bestehenden Durchführung zuweisen Um nachträglich einer bestehenden Durchführung ein Dokument zuzuweisen, wählen Sie dafür zunächst in der Bearbeitungsleiste im Suchfeld „Dokument“ eine Datei aus. Dieses Dokument muss dem übergeordneten Termin bereits zugewiesen sein. Alternativ können Sie über die Schaltfläche „Dokument anlegen/hochladen“ für die Durchführung bereitstellen.

direkt ein Dokument

Um das ausgewählte Dokument schließlich zuzuweisen, klicken Sie nun in der Tabelle in der Spalte „Dokument“ auf die leeren Kontrollkästchen der Datensätze, denen Sie das Dokument zuweisen möchten. Das zugewiesene Dokument kann an gleicher Stelle (Spalte „Dokument“) über die nun erschienene Schaltfläche

wieder zur Ansicht heruntergeladen werden.

Dokument aus einer bestehenden Durchführung entfernen Um einen zugewiesenes Dokument wieder zu entfernen, klappen Sie zunächst bitte die Detailansicht der Durchführung auf. Klicken Sie hierzu in der Tabelle auf die Schaltfläche „Detailansicht ausklappen“ in der linken Spalte des entsprechenden Datensatzes. In der Detailansicht können Sie nun rechts neben dem Abschnitt „Dokument zugewiesen“ über die Schaltfläche „Dokument entfernen“ die Zuordnung löschen. Tab: Dokumente Über das Tab „Dokumente“ können einem Termin Zusatzinformationen in Form von Dateien hinzufügen. Die Bearbeitung von Dokumenten erfolgt dabei in gleicher Weise wie im Abschnitt „Tab: Dokumente“ im vorangegangen Kapitel „Unterweisungen“.

37

38

eplas® – Handbuch

Dokumente In der Dokumentübersicht werden Ihnen vorhandene Dokumente in einer Tabelle angezeigt. Sie können hier Dokumente neu erstellen, bearbeiten und löschen.

Neu anlegen oder bearbeiten Möchten Sie ein neues Dokument hinzufügen, klicken Sie bitte in der Titelleiste der Dokumentübersicht auf die Schaltfläche Neu. Um einen vorhandenes Dokument zu bearbeiten klicken Sie bitte auf das Bearbeitungssymbol links in der Zeile des betreffenden Dokuments. In beiden Fällen gelangen Sie automatisch zur Dokument-Bearbeitungsmaske. Die Dokument-Bearbeitungsmaske

Tab: Optionen Im Tab „Optionen“ können Sie die wesentlichen Einstellungen für einzelne Dokumente bearbeiten:  

Dokument Nr. Die automatisch generierte laufende Nummer des Dokuments. Inaktiv Mit diesem Kontrollkästchen können Sie ein Dokument auf inaktiv setzten.

eplas®-Handbuch

 









Bezeichnung Hier können Sie den Namen des Dokuments bearbeiten. Dateiname In diesem Listenfeld können Sie dem Dokument die eigentliche Datei zuordnen. Bitte beachten Sie, dass Sie nur Dateien zuordnen können, die Sie zuvor im Menü „Upload“ (siehe Seite 44) auf dem eplas®-Server gespeichert haben. Gültig ab Hier tragen Sie das Datum ein, ab dem der durchführende Mitarbeiter das Dokument herunterladen darf. Fällig bis Das Datum bis wann ein durchführender Mitarbeiter das Dokument herunterladen und die Kenntnisnahme bestätigen sollte. Intervall in Tagen In diesen beiden Feldern können Sie den Zeitraum einstellen, nachdem das Dokument erneut fällig wird. Über das linke Textfeld können sie die Anzahl Tage einstellen, und im rechten Listenfeld können Sie einen üblichen Zeitraum aus einer Liste wählen. Meldung Hier können Sie eine Notiz eintragen die der durchführende Mitarbeiter mit dem Dokument erhält.

Tab: Rückmeldung Im Tab „Rückmeldung“ erhalten Sie eine Übersicht über den Durchführungsstand des zugewiesenen Dokuments. Dieser wird Ihnen in einer Tabelle in der Spalte „Status“ angezeigt (O = offen, B = bearbeitet, E = Erledigt).

Tab: Dokumente Über das Tab „Dokumente“ können einem Dokument (Inhaltsart) Zusatzinformationen in Form von Dateien hinzufügen. Die Bearbeitung von Dokumenten erfolgt dabei in gleicher Weise wie im Abschnitt „Tab: Dokumente“ im vorangegangen Kapitel „Unterweisungen“ (siehe oben).

Matrix In der Unterweisungsmatrix ordnen Sie bestehenden Profilen entsprechende Themen (Unterweisungen, Termine, Dokumente) zu, die den Mitarbeitern dann über die Profilzuordnung automatisch zugewiesen werden.

39

40

eplas® – Handbuch

Filter

Zuordnung

Vertikale Bildlaufleiste

Profile Themen

Horizontale Bildlaufleiste Übersicht Da die Unterweisungsmatrix mit einer größeren Anzahl von Zuordnungsmöglichkeiten bestückt sein kann, ist es möglich die Anzahl der angezeigten Themen schrittweise einzustellen. Klicken Sie hierzu bitte auf das Listenfeld „Zeige pro Seite“ und wählen Sie die gewünschte Anzahl. Die tatsächliche Anzahl der gezeigten Themen, sowie die Schaltflächen für die Auswahl der Aktuellen Seite finden Sie unten in der Statusleiste. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit mit Hilfe der vertikalen Bildlaufleiste (Scrollbar) auf der rechten Seite die Ansicht der Themen zu verschieben. Mit Hilfe der horizontalen Bildlaufleiste unterhalb der Matrix können Sie hingegen die Ansicht der Profile verschieben.

Nach Typ filtern Um ausschließlich einen Thementyp (Unterweisungen, Dokumente oder Termine) zuzuordnen, können sie in der Unterweisungsmatrix die Themen nach Typen filtern. Klicken Sie hierzu auf das Listenfeld „Typ“ und wählen Sie das gewünschte Thema aus. Unterweisungen, Dokumente und Termine Zuordnen Um ein Thema einem Profil zuzuordnen, wählen Sie bitte das Kontrollkästchen aus, das sich sowohl in der Zeile des zuzuordnenden Themas, als auch in der Spalte des gewünschten Profils befindet und setzen durch Klicken ein Häkchen. Auf die gleiche Weise können Sie bereits gesetzte Zuordnungen

eplas®-Handbuch

wieder entfernen. Achtung: Das Entfernen einer Zuordnung in der Matrix entfernt nicht automatisch die an den Mitarbeiter zugewiesenen Themen. CSV-Datei exportieren Um Ihnen eine Gesamtübersicht über alle Zuordnungen zu bieten, ist es möglich die Unterweisungsmatrix in eine sogenannte CSV-Datei (durch Kommas getrennte Text-Datei) zu exportieren. Diese kann problemlos in einem Tabellenkalkulationsprogramm (z.B. Excel) weiter verarbeitet werden. Achtung: Ein Rückimport von CSV-Dateien ist leider nicht möglich.

41

42

eplas® – Handbuch

Einzelzuweisung Neben der Zuweisung von Themen über Profile, haben Sie die Möglichkeit in eplas® direkt einzelnen Mitarbeitern ein Thema zuzuordnen. Dies geschieht in der Einzelzuweisungsübersicht.

Nach Abteilung filtern Um ein Thema einzelnen Mitarbeitern zuzuweisen ist es Sinnvoll die angezeigte Liste zuerst nach der entsprechenden Abteilung zu Filtern. Klicken Sie hierzu auf das Listenfeld „Abteilung“ in der Filterleiste und wählen Sie die gewünschte Abteilung aus. Dies ist jedoch ein optionaler Schritt. Thema auswählen Um ein Thema (Unterweisung, Termin oder Dokument) für die Zuordnung auszuwählen, klicken Sie bitte in Titelleiste auf das Listenfeld „Unterweisung zuordnen“ und wählen das gewünschte Thema aus. Thema zuordnen Eine Zuordnung des zuvor ausgewählten Themas erfolgt durch Setzen der Häkchen in den entsprechenden Kontrollkästchen auf der linken Seite der Tabelle. Sie können die Kästchen der gewünschten Mitarbeiter direkt anklicken, um die Zuordnung einzeln zu ändern. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, über die Schaltflächen „Sichtbare markieren“ und „Sichtbare abwählen“ die Zuordnung für alle aufgelisteten Mitarbeiter gleichzeitig zu ändern. Für diesen Fall sollten Sie jedoch zuvor die Tabelle in sinnvoller Weise nach Abteilung filtern. Achtung: Sobald Sie die Einzelzuweisung verlassen (dazu zählt das wechseln der Seite) können gesetzte Zuweisungen in der Einzelzuweisungsübersicht nicht mehr rückgängig gemacht werden. Zugewiesene Themen lassen sich jedoch im Menü „Mitarbeiter“ im Tab “Tab: Mitarbeiter“ (Siehe Seite 16) der Mitarbeiter-Bearbeitungsmaske wieder löschen.

eplas®-Handbuch

Fremdunterweisung In eplas® ist es möglich Fremdmitarbeiter zu verwalten und ihnen über einen erstellten Besuchsgrund, ähnlich einem Profil, notwendige Unterweisungsthemen zuzuweisen. In der Fremdunterweisungsübersicht können Sie hierzu entsprechende Besuchsgründe anlegen und ihnen einzelne Themen (Unterweisungen, Termine, Dokumente) zur späteren Bearbeitung durch Fremdmitarbeiter zuordnen. Die Zahl der Fremdmitarbeiter hat keinen Einfluss auf die Anzahl der erlaubten Mitarbeiter in der Lizenz-Vereinbarung.

In der Fremdunterweisung werden Ihnen in einer Tabelle alle Themen (Unterweisungen, Dokumente, Termine) aufgelistet, die einzelnen Besuchsgründen zugeordnet wurden: 

Besuchsgrund Der Name des Besuchsgrunds. In mehreren Zeilen kann hier der gleiche Name stehen wenn einem Besuchsgrund mehrere Themen zugeordnet werden.



Typ ( =Unterweisung, =Dokument, =Termin) Ein Symbol, das die Art des Themas angibt das Zugeordnet wurde. Unterweisung / Dokument / Termin Der Name des zugewiesenen Themas.

 

Schaltfläche „Löschen“

Neuen Besuchsgrund hinzufügen Um der Liste der Besuchsgründe einen neuen Grund hinzufügen klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Neuer Besuchsgrund“ in der Titelleiste. Nun geben Sie Im erscheinenden Dialog im Feld „Tätigkeit“ den Namen des Besuchsgrunds ein und bestätigen mit der Schaltfläche „Speichern“. Der neue Besuchsgrund kann anschließend bei einer Zuordnung aus einem Listenfeld

43

44

eplas® – Handbuch

ausgewählt werden. Thema zuordnen Wählen Sie zunächst in der Titelleiste einen angelegten Besuchsgrund im Listenfeld „Besuchsgrund auswählen“. Als zweites wählen Sie bitte im nun erschienen Listenfeld „Unterweisung zuordnen“ ein Thema aus, dass Sie dem Besuchsgrund zuordnen möchten. Die Zuordnung erfolgt automatisch. Zuordnung Löschen Um eine Zuordnung wieder zu entfernen klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Löschen“ Zeile der entsprechenden Zuordnung. Medien Upload

 

   

Bild Ein Icon oder Vorschaubild für die Datei. Dateiname Der Dateiname der auf dem Server befindlichen Datei. Dieser Bereich dient auch als Schaltfläche zum Herunterladen der Datei. Größe Die Dateigröße in Kilobyte = KB oder Megabyte = MB (1000 KB). Datum Der Zeitpunkt an dem die Datei auf den Server übertragen wurde. Schaltfläche „Löschen“ Mit dieser Schaltfläche löschen Sie eine Datei aus dem Ordner des Servers. Kontrollkästchen „Ausgewählt“ Hier können mehrere Dateien gleichzeitig ausgewählt werden um sie anschließend zu löschen.

in der

eplas®-Handbuch

Dateitypen Folgende Dateitypen können vom eplas®-Server verarbeitet werden:     

Präsentationen (PPT, PPTX) Unterweisungen benötigen eine Präsentation, um Wissensinhalte zu vermitteln. Filme (AVI, WMV) Einer Präsentation kann ein Film mit gleichem Dateinamen zugeordnet werden. Bilder (JPG, GIF, PNG) Schaubilder dienen innerhalb einer Lernerfolgskontrolle zur Erläuterung der Fragen. Unterweisungen (EPLAS) Unterweisungen können mit diesem Dateityp importiert, exportiert und aktualisiert werden. Dokumente (PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX) Dokumente können eigenständig als Thema zugewiesen werden oder einer Unterweisung untergeordnet sein.

Dateigröße Die maximale Datei-Größe für den Upload beträgt 50 MB. Wichtige Tipps beim Verwenden von PowerPoint Präsentationen (PPT-Dateien) Grundsätzlich können alle in PowerPoint darstellbaren Dateien konvertiert werden. Natürlich ist eine Konvertierung eine Umwandlung einer Vorlage und keine Kopie, so dass es in Einzelfällen zu Abweichungen kommen kann. Wenn man ein paar Punkte beachtet, sind die Ergebnisse mit dem Original vergleichbar. Einzelne Formatierungen aus dem Folienmaster können möglicherweise nicht 100% erkannt werden. Um Hintergrundbilder und andere grafische Elemente zu verwenden, binden Sie diese bitte direkt in die entsprechenden Folien ein und nicht über den Folienmaster. Löschen Sie Objekte, die nicht angezeigt werden sollen, anstatt sie auszublenden. Verwenden Sie keine Gruppierungen bei animierten Elementen. Bitte markieren Sie die Objekte, die zusammen gehören, und wählen dann eine Animation aus. Diese gilt dann für die gesamte Auswahl. In neueren PowerPoint Versionen werden grafische Objekte (Sprechblasen, Formen, Tabellen oder SmartArts) als Elemente eingebettet. Dies kann in einigen Fällen zu Problemen in der Darstellung führen. Hier empfehlen wir diese als Grafik zu speichern und diese in die Präsentation einzubetten. Am sinnvollsten ist es, diese deckungsgleich über das Originalobjekt zu legen. So kann im Falle einer notwendigen Änderung schnell reagiert werden. Verwendete Schriftarten müssen auf dem Server installiert sein auf dem die Konvertierung stattfindet. Stellen Sie sicher, dass dies der Fall ist oder verwenden Sie stattdessen nur Standardschriftarten. Wenn Sie diese Punkte beachtet werden, ist das Konvertierungsergebnis nahezu identisch mit dem Original.

45

46

eplas® – Handbuch

Dateinamen bei Präsentationen Möchten Sie ein einzelnes Video (AVI) mit einer Präsentation (PPT/PPTX) verknüpften, benennen Sie dieses bitte genau wie die Präsentations-Datei mit zusätzlich angehängter Dateiendung für Videos: "AS001 - Arbeitsschutz.ppt"

»

"AS001 - Arbeitsschutz.ppt.avi"

Möchten Sie mehrere Videos gleichzeitig mit einer Präsentation verknüpfen, benennen Sie diese bitte wie die Präsentations-Datei mit einem beliebigen Teil im Namen danach sowie angehängter Dateiendung für Videos: „AS001 - Arbeitsschutz.pptx“ » „AS001 - Arbeitsschutz.pptx Video01.avi“, „AS001 - Arbeitsschutz.pptx Video02.avi“ oder „AS001 - Arbeitsschutz.pptx 01.avi“, „AS001 - Arbeitsschutz.pptx 02.avi“. Hochladen Um eine Datei in eplas® verwenden zu können muss sie zuerst auf den Server übertragen werden. Datei auswählen Um das Hochladen zu beginnen klicken Sie zunächst bitte auf die Schaltfläche „Datei hinzufügen“ in der Titelleiste. Nun öffnet sich ein typischer Dialog mit dem Sie eine Datei auf ihrem Rechner zum Hochladen auswählen können. Wählen Sie eine Datei aus und bestätigen Sie mit „Öffnen“. Um mehrere Dateien für das Hochladen auszuwählen können Sie den Vorgang mit der Schaltfläche „Datei hinzufügen“ beliebig oft wiederholen. Achtung: Nach dem Auswählen der Dateien ändert sich die Anzeige in der Übersichtstabelle. Es werden jetzt nur die zum Hochladen ausgewählten Dateien angezeigt. Anstelle der Löschfunktion enthält die Tabelle nun jeweils einen Verlaufsbalken und eine Schaltfläche zum Starten und Abbrechen. Starten Nachdem Sie ein oder mehrere Dateien ausgewählt haben, können Sie den Hochladevorgang starten. Um den Ladevorgang für eine einzelne Datei zu starten klicken Sie auf die Schaltfläche „Starten“ auf der rechten Seite in der Zeile der entsprechenden Datei. Oder, um den Ladevorgang für alle ausgewählten Dateien gleichzeitig zu starten, klicken Sie bitte in der Titelleiste auf die Schaltfläche „Hochladen beginnen“. Über die Schaltflächen „Hochladen abbrechen“ (in der Titelleiste) und „Abbrechen“ (jeweils in der Zeile) können Sie den Vorgang jederzeit abbrechen. Achtung: Der Hochladevorgang kann einen Moment dauern. Bitte schließen Sie die eplas®-Seite solange nicht. Der Verlauf wird bei hochzuladenden Dateien als Verlaufsbalken in der entsprechenden Zeile der Übersicht angezeigt.

eplas®-Handbuch

Herunterladen Um auf dem eplas®-Server gespeicherte Dateien lokal auf ihren Rechner herunter zu laden klicken Sie bitte auf den entsprechenden Dateinamen. Abhängig von Ihrem Betriebssystem und Browser öffnet sich ein typischer Dialog mit dem Sie die Datei speichern können. Bei einer Bilddatei klicken Sie bitte nochmal mit der rechten Maustaste auf das groß angezeigte Bild und wählen „Grafik speichern unter“. Löschen Um eine einzelne hochgeladene Datei zu löschen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Löschen“ auf der rechten Seite in der entsprechenden Zeile der Datei. Falls Sie mehrere Dateien gleichzeitig löschen möchten, können Sie diese mit Hilfe der Kontrollkästchen rechts in der entsprechenden Zeile auswählen und anschließend mit der Schaltfläche „Löschen“ in der Titelleiste entfernen. Mit dem Kontrollkästchen umkehren.

in der Titelleiste lässt sich die Auswahl aller Sichtbaren Dateien

47

48

eplas® – Handbuch

Auswertungen Auswertungsdialog

Je nach Auswertungsart steht Ihnen eine Auswahl an unterschiedlichen Einstellungsmöglichkeiten für die Auswertung zu Verfügung:      

[Abteilung] Die Abteilung nach der die Auswertung gefiltert wird. [Unterweisung] Die Unterweisung nach der die Auswertung gefiltert wird. [Mitarbeiter] Der Mitarbeiter nach der die Auswertung gefiltert wird. [Profile] Ein Profil nach dem die Auswertung gefiltert wird. Typ Ausgabe als Druckvorschau, PDF oder Excel-Dokument Starten Führt die Auswertung aus.

Mitarbeiter Alle Auswertungen in diesem Bereich sind nach Mitarbeitern gegliedert. Stamm

Diese Auswertung liefert Ihnen eine Übersicht über die Mitarbeiterstammdaten. Offen

Dieser Report zeigt Ihnen „offene“ (=nicht angefangen oder nur bearbeitet) Themen (Unterweisungen, Dokumente, Termine).

eplas®-Handbuch

Erledigt

Diese Liste zeigt Ihnen „erledigte“ (=erfolgreich abgeschlossen) Themen. Mitarbeiterinfo

Hier erhalten Sie für die ausgewählten Mitarbeiter eine Übersicht über alle „offenen“ und „erledigten“ Themen. Unterweisungen Alle Auswertungen in diesem Bereich sind nach Unterweisungen gegliedert. Offen

Dieser Report zeigt Ihnen „offene“ (=nicht angefangen oder nur bearbeitet) Themen (Unterweisungen, Dokumente, Termine). Erledigt

Diese Liste zeigt Ihnen „erledigte“ (=erfolgreich abgeschlossen) Themen. Profile Alle Auswertungen in diesem Bereich sind nach Profilen gegliedert. Offen

Dieser Report zeigt Ihnen „offene“ (=nicht angefangen oder nur bearbeitet) Themen (Unterweisungen, Dokumente, Termine). Erledigt

Diese Liste zeigt Ihnen „erledigte“ (=erfolgreich abgeschlossen) Themen.

49

50

eplas® – Handbuch

Statistik Übersicht

Diese Funktion erstellt ein Kreisdiagramm aus dem Sie den Bearbeitungsstand für Mitarbeiter ersehen können. Evaluation

Um die Qualität der Unterweisungen sicherzustellen können Sie über diese Funktion die Evaluation nach der Lernerfolgskontrolle auswerten. Die Fragen der Evaluation können derzeit nur über das eplas®-Konfigurationstool während der Installation konfiguriert werden. Individuell

Über diese Schaltfläche können Kundenspezifische Auswertungen erstellt werden, die nicht standardmäßig in eplas® enthalten sind.

eplas®-Handbuch

Extras Feedback Über das Menü „Feedback“ können Sie die nach einer Unterweisung abgegebenen Rückmeldungen der Mitarbeiter einsehen für die Sie zuständig sind:

Rückfragen Über das Menü „Rückfragen“ können Sie die während einer Unterweisung (Präsentation oder Lernerfolgskontrolle) gesendeten Textnachrichten der Mitarbeiter Ihres Zuständigkeitsbereiches einsehen und bearbeiten.

Übersicht: Rückfragen  Schaltfläche „Aufklappen/Einklappen“ Hier öffnen Sie die Bearbeitungsmaske für die jeweilige Rückfrage unterhalb des zugehörigen Datensatzes.  Datum Der Zeitpunkt an dem der Mitarbeiter die Rückfrage abgeschickt hat.  Mitarbeiter Der Name des Mitarbeiters.  Unterweisung Die Unterweisung bei der die Rückfrage ausgelöst wurde.  erledigt? Ein Häkchen besagt, dass die Rückfrage erfolgreich bearbeitet wurde.  von Der Name des Verantwortlichen, der die Rückfrage bearbeitet hat.

51

52

eplas® – Handbuch

Rückfragen Bearbeiten Wenn Sie eine Rückfrage bearbeiten möchten, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Aufklappen“ links in der entsprechenden Zeile der Rückfrage um die Bearbeitungsmaske zu öffnen.

In der Bearbeitungsmaske sehen Sie nun zwei große Textfelder. Im Textfeld „Rückfrage von“ auf der linken Seite steht der vollständige Text der Rückfrage. Nachdem Sie als Verantwortlicher persönlich mit dem Mitarbeiter die Rückfrage geklärt oder beantwortet haben, können Sie auf der rechten Seite im Textfeld „Rückmeldung von“ Ihre Maßnahme dokumentieren. Achtung: Der Inhalt des Textfeldes „Rückmeldung von“ wird nicht an den Fragesteller versendet sondern dient nur zur Dokumentation. Sie müssen die Rückfrage mit dem Mitarbeiter zuvor persönlich klären! Um die Rückfrage nun erfolgreich abzuschließen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche „Speichern“ auf der rechten Seite der Bearbeitungsmaske. Die Rückfrage gilt nun als „erledigt“. Historie Über die Historie lässt sich zurückverfolgen, welchen Inhalt ein Thema zum Durchführungszeitpunkt hatte. Gebunden an Ihre Zuständigkeit (Abteilungen) können Sie in der Historie überprüfen, ob ein bestimmter Mitarbeiter ein ausgewähltes Thema (Unterweisung, Termin, Dokument) zu einem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt hat.



Mitarbeiter Der Mitarbeiter, dessen Historie Sie sehen möchten.

eplas®-Handbuch

 





Unterweisung Das Thema (Unterweisung, Termin, Dokument), das sie prüfen möchten. Datum Falls der Mitarbeiter das Thema zu einem oder mehreren Zeitpunkten bereits erfolgreich durchgeführt hat, können Sie hier das entsprechende Datum aus einer Liste wählen. Präsentation Über diese Schaltfläche können Sie die Version der Präsentation (PPT-Datei) herunterladen, die der Mitarbeiter zum Durchführungszeitpunkt zu Verfügung hatte. Fragen Diese Schaltfläche liefert Ihnen den Kompletten Fragenkatalog zum Durchführungszeitpunkt als PDF-Datei.

53

54

eplas® – Handbuch

Einstellungen Das Menü „Einstellungen“ dient zur Konfiguration und Anpassung von eplas®. Alle übrigen Einstellungen werden bereits während der Installation durch das eplas®-Konfigurationstool voreingestellt. Unterweisungen













Anzeige vor Fälligkeit Der Zeitraum in Tagen vor dem Fälligkeitsdatum, in dem ein Mitarbeiter eine Unterweisung durchführen kann. Termin-Anzeige vor Fälligkeit Der Zeitraum in Tagen vor dem Fälligkeitsdatum, in dem ein Mitarbeiter einen Termin sehen kann. E-Mails senden vor Fälligkeit Die Anzahl an Tagen vor dem Fälligkeitsdatum, in dem ein Mitarbeiter eine Nachricht per EMail erhält. Erledigte Unterweisungen anzeigen für Der Zeitraum in Tagen in dem erfolgreich durchgeführte Themen von einem Mitarbeiter angesehen werden können. Benutzer kann Passwort ändern Legt fest, ob ein Mitarbeiter selbständig in der Unterweisungsübersicht sein Kennwort ändern kann. E-Mail bei neuem Thema Legt fest, ob ein Mitarbeiter eine E-Mail erhält wenn ihm ein neues Thema zugewiesen wurde.

eplas®-Handbuch

System

 



Standardsprache Die Standardsprache der Benutzerführung für neuangelegte Mitarbeiter. Standardabteilung Falls beim Anlegen eines Mitarbeiters keine Abteilung zugewiesen wurde, wird dieser Standardwert eingesetzt. Anmeldename Hier lässt sich die Zusammensetzung des Anmeldenamens mit Hilfe von Textbausteinen festlegen. Mögliche Felder sind: o {Nachname} o {Vorname} o {ChipID} o {Personalnr} o {Mailadresse} o {eNachname} Der Erste Buchstabe des Nachnamens. o {eVorname} Der Erste Buchstabe des Vornamens. Die Textbausteinfelder können mit weiteren Buchstaben, Leerzeichen und Punkten frei kombiniert werden.

Fremdmitarbeiter







Standardabteilung Falls beim Anlegen eines Fremdmitarbeiters keine Abteilung zugewiesen wurde, wird dieser Standardwert eingesetzt. Zertifikat Soll dem Fremdmitarbeiter nach erfolgreicher Durchführung ein Zertifikat ausgestellt werden? Ausweis Soll für den Fremdmitarbeiter ein Ausweis erstellt werden?

55

56

eplas® – Handbuch

SMTP / E-Mail

      

Server Die Serveradresse / IP / DNS des E-Mail-Servers. Port Der Port des E-Mail-Servers. Absender Der Absender, den eplas® beim Versand von E-Mails angibt. Benutzer Der Anmeldename / E-Mail-Adresse bei der Anmeldung am E-Mail-Server. Kennwort Das Passwort bei der Anmeldung am E-Mail-Server. E-Mails verschicken Sollen E-Mails überhaupt verschickt werden? Zertifikat per Mail senden Sollen Zertifikate per E-Mail verschickt werden?

Dienst

 

Anzahl laufender Jobs Die Anzahl der laufenden Konvertierungen im Hintergrunddienst. Unterweisung zurücksetzen Über dieses Listenfeld und die dazugehörige Schaltfläche können sie den Status einer Unterweisung wieder auf die Standardwerte zurücksetzen. Der Unterweisungsstatus wird hierbei auf „gesperrt“, „nicht freigegeben“ und „nicht konvertiert“ gesetzt, um eine neue Freigabe erteilen zu können.

eplas®-Handbuch

Lizenz

   

Lizenznehmer Der Name des Lizenznehmers. Gültig bis Das Datum, bis wann die Lizenz gültig ist. Anzahl Mitarbeiter Die Anzahl der Mitarbeiter, für die die Lizenz gilt. Lizenz-Daten hinterlegen Über diese Schaltfläche gelangen Sie zu einen Dialog über den Sie erhaltene Lizenzdaten eintragen und eplas® registrieren können:

57

58

eplas® – Handbuch

Glossar Abteilung ......................................................... 9 Berechtigung .............................................19 filtern nach .......................................... 15, 21 verwalten...................................................19 Zugehörigkeit.............................................18 Zuständigkeit .............................................18 Administration ...............................................14 Anmeldung .................................................. 5 Rechte........................................................19 sperren ......................................................17 aktualisieren Unterweisung ............................................45 ändern Dokument ..................................................38 Frage ..........................................................26 Kennwort ...................................................54 Termin .......................................................30 Unterweisung ...................................... 22, 23 anlegen Abteilung ...................................................11 Besuchsgrund ............................................43 Frage ..........................................................26 Mitarbeiter ................................................15 Profil ..........................................................13 Unterweisung ............................................23 Anmeldung Administration ............................................. 5 Antwort .........................................................27 Auswertung ...................................................48 bearbeiten ....................................................... 8 Dokument ............................................ 29, 38 Frage ..........................................................26 Mitarbeiter ................................................15 Rechte........................................................19 Termin .......................................................30 Unterweisung ...................................... 22, 23 Bearbeitungsmaske Dokument ..................................................38 Lernerfolgskontrolle ..................................26 Mitarbeiter ................................................15 Termin .......................................................30 Unterweisung ............................................23 Bearbeitungszeit...................................... 22, 25 Berechtigung .................................................19 Besuchsgrund ................................................43 Bild Antwort .....................................................28 Dateivorschau............................................44 Frage ..........................................................27 Lernerfolgskontrolle ..................................45 Datei ..............................................................44

Größe .................................................. 44, 45 herunterladen ........................................... 47 hochladen ................................................. 46 löschen ...................................................... 44 Name................................................... 44, 46 Typ ............................................................ 45 Dauer Bearbeitungszeit ................................. 22, 25 Dienst Einstellungen ............................................ 56 Dokument ..................................................... 38 herunterladen ........................................... 28 Upload....................................................... 44 verwalten .................................................. 20 Einstellung .................................................... 54 Einstellungen Berechtigung ............................................. 20 Einzelzuweisung ............................................ 42 E-Mail Einstellungen ............................................ 56 entfernen ........................................................ 8 Abteilung................................................... 12 Besuchsgrund ........................................... 43 Datei.................................................... 44, 47 Dokument ................................................. 29 Frage ......................................................... 26 Fremdunterweisung ................................. 43 Profil.......................................................... 13 Recht ......................................................... 20 Unterweisung ............................... 19, 22, 23 Zuordnung ................................................ 44 erledigen Termin ....................................................... 35 Evaluation ..................................................... 50 exportieren CSV-Datei .................................................. 41 Unterweisung ..................................... 23, 45 Zuordnungsmatrix .................................... 41 Feedback ....................................................... 51 filtern .............................................................. 8 anzeigen pro Seite ...................................... 7 Auswertung............................................... 48 Mitarbeiter nach Abteilung .......... 15, 21, 42 Thema nach Typ........................................ 40 Fragen ........................................................... 26 Freigabe .................................................. 22, 24 Zurücksetzen ............................................. 56 Fremdmitarbeiter ................................... 14, 17 Einstellungen ............................................ 55 Unterweisung ........................................... 43 Fremdunterweisung ..................................... 43

eplas®-Handbuch

gesperrt Durchführung ............................................27 Unterweisung ...................................... 22, 24 Zurücksetzen .............................................56 Hauptanzeigefeld ............................................ 7 herunterladen ...............................................47 Hierarchie Abteilung ..................................................... 9 Hilfe ................................................................. 7 hinzufügen Besuchsgrund ............................................43 Dokument ............................................ 29, 38 Frage ..........................................................26 Termin .......................................................30 Unterweisung ............................................23 Historie ..........................................................52 Berechtigung .............................................20 hochladen ......................................................46 importieren Unterweisung ...................................... 23, 45 inaktiv ............................................................24 Kennwort ändern .......................................................54 Berechtigung .............................................54 Konfiguration .................................................54 Kontrollbereich ................................................ 6 Kontrollleiste ................................................... 6 Lernerfolgskontrolle ......................................26 Fragen ........................................................26 Lizenz .............................................................57 löschen ............................................................ 8 Abteilung ...................................................12 Besuchsgrund ............................................43 Datei .................................................... 44, 47 Dokument ..................................................29 Frage ..........................................................26 Fremdunterweisung ..................................43 Profil ..........................................................13 Recht..........................................................20 Rechte........................................................19 Unterweisung ................................ 19, 22, 23 Zuordnung .................................................44 Matrix ............................................................39 Mitarbeiter .............................................. 14, 16 Auswertung ...............................................48 Berechtigung .............................................20 neu Abteilung ...................................................11 Besuchsgrund ............................................43 Dokument ..................................................38 Frage ..........................................................26 Kennwort ...................................................17 Mitarbeiter ................................................15

Profil.......................................................... 13 Termin ....................................................... 30 Unterweisung ........................................... 23 Präsentation Datei.................................................... 24, 46 Profil.............................................................. 17 Auswertung............................................... 49 Berechtigung ............................................. 20 Matrix ....................................................... 39 Profilzuordnung ............................................ 21 Rechte Administration .......................................... 19 Register ........................................................... 7 Tab ............................................................ 16 Rückmeldung Dokument ................................................. 39 Feedback ................................................... 51 Termin ....................................................... 31 Rücksprungpunkt .................................... 26, 27 Schaubild........................................... 27, 28, 45 sortieren ......................................................... 8 sperren Administration .......................................... 17 Unterweisung ..................................... 22, 24 Zurücksetzen ............................................. 56 Statistik ......................................................... 50 Statusleiste ..................................................... 8 suchen ............................................................. 8 System Einstellungen ............................................ 55 Tab ................................................................ 16 Termin ........................................................... 30 verwalten .................................................. 20 Thema zuordnen ................................................... 39 Titelleiste ........................................................ 7 umbenennen Abteilung................................................... 11 Profil.......................................................... 13 Unterweisung ......................................... 18, 22 Auswertung............................................... 49 Einstellungen ............................................ 54 Fremdmitarbeiter ..................................... 43 verwalten .................................................. 20 Upload........................................................... 44 verschieben Abteilung................................................... 11 verwalten Abteilung..................................................... 9 Fremdunterweisung ................................. 43 Mitarbeiter.......................................... 14, 20 Profil.............................................. 13, 20, 21 Termin ....................................................... 30

59

60

eplas® – Handbuch

Unterweisung ............................................22 Unterweisung/Termin/Dokument ............20 Zeitraum Dauer .........................................................25 Fälligkeit .................................. 25, 31, 39, 54 Gültigkeit ....................................... 25, 31, 39 Intervall ......................................... 25, 31, 39 Zertifikat kein ............................................................25 zuordnen

Besuchsgrund ........................................... 44 Profil.......................................................... 21 Thema ....................................................... 44 Zuordnung .................................................... 27 Matrix ....................................................... 39 Zuständigkeit ................................................ 18 zuweisen einzeln....................................................... 42 Zuweisung Matrix ....................................................... 39