adebiskita Benutzerhandbuch software edmaier 2012

adebisKITA

Benutzerhandbuch © software edmaier 2012

Vorwort

Sehr geehrte Anwenderin, Sehr geehrter Anwender, das vorliegende Handbuch soll Ihnen bei der Arbeit mit adebisKITA behilflich sein. Sie können das Handbuch sowohl als Lehrbuch im Selbststudium als auch als Nachschlagewerk verwenden. Die aktuelle Fassung wurde wesentlich erweitert und berücksichtigt alle Neuerungen der Version 6. Im Kapitel 10 finden Sie beispielsweise, wie Sie mit den neuen Analysemodellen Beispielberechnungen für geplante Änderungen bei den Buchungen der Kinder oder beim Personal erstellen können. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Entdecken der neuen Möglichkeiten und hoffe, dass adebisKITA Sie mit Version 6 noch besser in Ihren Verwaltungsaufgaben unterstützt. Sollten Sie bei der Arbeit Fehler entdecken oder Verbesserungsvorschläge zum Handbuch oder Programm haben, teilen Sie diese bitte mir oder Ihrem Programmbetreuer mit.

Albert Edmaier

Stand: 9. Juli 2012

Die Informationen in diesem Handbuch werden ohne Rücksicht auf einen eventuellen Patentschutz veröffentlicht. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt.

Inhaltsverzeichnis Kapitel 1:

Kapitel 2:

Kapitel 3:

Installation und Einrichtung

7

adebisKITA installieren adebisKITA das erste Mal starten Programmbenutzer festlegen Mandant(en) anlegen Mandantenbereiche adebisKITA starten und beenden Programmoptionen

8 10 10 11 13 14 15

Die ersten Schritte

16

Mitarbeiter erfassen Gruppen Neue Gruppe anlegen Gruppenarten Elternbeiträge festlegen Beitragsarten vorgeben Standardbeitragsschema anpassen Gemeinden anlegen Jugendämter festlegen Schulen erfassen

17 19 19 20 21 21 23 24 25 26

Kinder und Erziehungsberechtigte

27

Neues Kind aufnehmen Daten des Kindes Merkmale zuordnen Eltern / Erziehungsberechtigte erfassen Gruppenzuordnung Betreuungsbuchung anlegen Elternbeitrag festlegen Aufnahmevertrag drucken Kinder suchen Suche mit Jokerzeichen Suchbereiche Suche nach Buchungsinformationen Suchergebnis sortieren Listenmenü Ansicht auswählen Ansicht anpassen Ansichten bearbeiten Liste exportieren Daten eines Kindes ändern Aufbau des Bearbeitungsfensters Die Übersicht Geschwisterkind erfassen Warteliste pflegen Wartelistenprioritäten anpassen Aktionen mit mehreren Kindern Gruppe zuordnen Merkmale setzen Austrittsdatum setzen Kinder auf einen anderen Mandanten übertragen Kind entfernen

28 28 29 31 33 34 36 38 39 40 41 42 43 43 44 45 47 47 48 48 49 50 51 52 53 53 54 54 55 56

3

Kapitel 4:

Kapitel 5:

Kapitel 6:

Kapitel 7:

Betreuungsbuchungen

57

Buchungsarten Neue Betreuungsbuchung erfassen Buchungsstatus Buchungskalender Buchungsarten in der praktischen Anwendung Alternativbuchung Ferienbuchung Kurzzeitbuchung Sonderfälle bei Betreuungsbuchungen

58 59 60 60 62 62 64 67 69

Mitarbeiter

71

Mitarbeiter erfassen Anstellung ändern Anstellung unterbrechen Monatsprinzip bei Anstellungen Anstellungsübersicht anzeigen Mitarbeiter suchen Fehlzeiten erfassen Termin- und Fehlzeitenübersicht Ersatzkräfte für Fehlzeitausgleich Personal auf anderen Mandanten übertragen

72 74 75 76 76 77 78 79 79 81

Auswertungen

82

Listen ausgeben Gruppenliste drucken Seitenvorschau nutzen Gruppentabelle drucken Titel und Spaltenüberschriften festlegen Anpassen der Kopfzeilen Serienbriefe mit Microsoft Word erstellen Word-Serienbrief direkt aus adebisKITA drucken Gruppenliste mit Microsoft Word erstellen Serienbriefe mit OpenOffice (LibreOffice) erstellen Gruppenliste mit Microsoft Excel erstellen Etiketten drucken Briefumschläge drucken Bildungs- und Betreuungsvertrag drucken Informationen für die Grundschule drucken

83 83 84 85 85 86 88 91 91 93 96 97 98 100 101

Beiträge und Zahlungsverkehr

102

Beiträge festlegen Angaben zu einer Beitragsart Beispiele für Beitragsarten Beitragsaufschlag für Ferienbuchungen Beitragsänderungen umsetzen Beitragsschemen Vorlagen für ein Beitragsschema anlegen Zusätzliches Beitragsschema anlegen Beitragsschemen zusammenführen Änderung des Elternbeitrags Automatische Anpassung wegen Buchungsänderung Neue Elternbeitragsvereinbarung anlegen Beitragszahler festlegen Beitrags(monats)belege

103 103 105 107 110 111 111 112 112 114 114 115 116 121 4

Kapitel 8:

Kapitel 9:

Kapitel 10:

Beiträge abrechnen Beitragsabrechnung wiederholen Beitragsnachberechnung durchführen Beitragslisten ausgeben Variable Beiträge erheben Beitragsjournal Beitragslauf zurücksetzen Zahlungseingang verbuchen Beitragsbestätigung für Eltern Zahlungsverkehr Überweisungen und Lastschriften Einzelüberweisung eingeben Zahlung löschen Fällige Lastschriften anzeigen DTA-Datei erstellen Lastschriften Online

124 126 127 128 130 131 132 132 133 134 134 134 135 135 136 138

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

141

KiBiG.web Unterschiede zum bisherigen Verfahren mit den Excel-Tabellen (kfa, kfr) Importschlüssel in KiBiG.web generieren Datenexport für KiBiG.web Monatsdaten in KiBiG.web importieren Beantragung von Abschlagszahlungen in KiBiG.web Altes Abrechnungsverfahren (kfa-/kfr-Datei) Beantragung von Abschlagszahlungen (mit kfa-Datei) Endabrechung über kfr-Datei (bis Kitajahr 2009/2010)

142 142 144 146 148 150 153 153 157

Kalender, Termine und Fehlzeiten

162

Kalender Bewegen im Kalender Kalenderansicht filtern Termine erfassen Termine ändern Fehlzeiten Was sind Fehlzeiten? Fehlzeiten erfassen Schließzeiten Schließzeiten festlegen Schließzeiten ändern Schließzeitenübersicht drucken Jahresübersicht

163 163 164 164 165 165 165 165 167 167 168 168 169

Analyse und Analysemodelle

170

Analyse Fehlzeiten ermitteln Personalübersicht ausgeben Faktor 4,5+X bei integrativen Einrichtungen Bezirksförderung Analysemodelle Neues Analysemodell anlegen Arbeiten mit einem Analysemodell Angaben zur Buchungssituation der Kinder ändern Angaben zum Personal ändern Soll-Anstellungsschlüssel vorgeben Berechnung für Bezirksförderung

171 172 173 174 176 177 177 178 179 181 183 183 5

Analysemodell exportieren Analyse kopieren Elternbeitragshochrechnung Kapitel 10:

Kapitel 11:

183 183 184

Statistik und Planung

186

Statistik der Kinder- und Jugendhilfe Vorbereitung der Statistik Statistik der Kinder- und Jugendhilfe erstellen Statistische Auswertung Belegungsplan Personalplanung

187 187 192 198 199 200

Sonstiges

204

Benutzerverwaltung Neuen Benutzer anlegen Kennwort ändern Benutzerrollen Benutzerrechte individuell zuordnen Benutzer entfernen Adressverwaltung Sonstige Adressen eingeben Problem mit einer Adressverknüpfung: Adressen löschen Das E-Mail-Feld: E-Mail-Verteiler Eingabehilfen Feldvorbelegungen Kalender bei Datumsfeldern Textbausteine Kategorien Bankverbindungen Datenpflege Datensicherung Daten wiederherstellen Datenaustausch Daten reorganisieren Daten aktualisieren Probleme mit adebisKITA Was ist neu in Version 6 Was ist neu in Version 5 Was ist neu in Version 4 Wichtige Begriffe

205 205 206 206 207 207 208 208 209 210 211 211 213 213 213 214 214 215 216 216 217 219 220 220 221 222 224 225 227

6

Kapitel 1 Kapitel 1:

Installation und Einrichtung

Sie haben eine CD mit dem Programm erhalten und wollen gleich los legen? Hier erfahren Sie wie Sie adebisKITA auf Ihrem Computer installieren und was nach dem ersten Programmstart an Einstellungen notwendig ist.

Lernen Sie in dieser Lektion, wie sie ...  adebisKITA auf Ihrem Computer installieren  Einen Programmbenutzer anlegen  Ihre Einrichtung als Mandant anlegen  AdebisKITA starten und beenden

Kapitel1

Installation und Einrichtung

Handbuch adebisKITA

adebisKITA installieren  So installieren Sie adebisKITA auf Ihrem Computer: 1. Beenden Sie alle offenen Programme und legen Sie die erhaltene CD mit dem Programm adebisKITA in das CD/DVD-Laufwerk Ihres Computers. 2. Klicken Sie auf dem Desktop auf das Symbol Arbeitsplatz und dann auf das Symbol Ihres CD-ROM-Laufwerkes. 3. Sie sehen dann im nächsten Fenster die Datei adebisKITA-Setup.exe. Mit einem Doppelklick auf diese Datei starten Sie das Installationsprogramm.

4. Zunächst werden einige Daten entpackt und dann erscheint das Installationsprogramm auf dem Bildschirm. Klicken Sie auf Weiter.

5. Im nächsten Fenster erhalten Sie Hinweise zur aktuellen Version. Klicken Sie wieder auf Weiter. 6. Geben Sie im Fenster Benutzerinformationen im Feld Benutzernamen Ihren Namen und im Feld Organisation den Namen Ihrer Einrichtung (Kindergarten…) an. Klicken Sie wieder auf Weiter.

8

Kapitel1

Installation und Einrichtung

Handbuch adebisKITA

7. Im nächsten Schritt wird der Zielordner für das Programm festgelegt. Sie können das vorgegebene Verzeichnis C:\adebisKITA übernehmen. Klicken Sie auf Weiter.

8. Zur Kontrolle werden Ihnen die gewählten Installationsoptionen noch mal in einer Übersicht angezeigt. Klicken Sie auf Installieren.

Die Programmdateien werden jetzt in das gewählte Verzeichnis kopiert und das Programm unter Windows registriert.

9. Nach erfolgreicher Installation beenden Sie mit einem Klick auf Fertigstellen die Installation.

9

Kapitel1

Installation und Einrichtung

Handbuch adebisKITA

adebisKITA das erste Mal starten Mit einem Klick auf das Programmsymbol auf dem Desktop starten Sie adebisKITA. Alternativ können Sie adebisKITA auch über das Startmenu aufrufen.

Programmbenutzer festlegen Nach dem ersten Programmstart wird das Fenster zur Festlegung eines Programmbenutzers angezeigt. Um die Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, werden Sie bei allen weiteren Programmaufrufen Ihren Benutzernamen und ein Passwort angeben müssen.  So legen Sie den Programmbenutzer fest: 1. Geben Sie im Feld Name Ihren vollständigen Namen ein. Darunter können Sie Ihre Funktion in der Einrichtung und ein Kurzzeichen angeben. 2. Im Bereich Anmeldedaten geben Sie unter Kurzname Ihr Namenskürzel ein, mit dem Sie sich in Zukunft anmelden wollen. 3. Legen Sie ein Passwort mit mind. 5 Zeichen fest. Die Eingabe des Passwortes erfolgt verdeckt. Im Feld Bestätigung wiederholen Sie das Passwort. 4. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK. Im Fenster Benutzerdaten bestätigen werden Ihre angegebenen Benutzerdaten noch mal zur Kontrolle angezeigt. 5. Sind die Angaben in Ordnung, klicken Sie auf Benutzerdaten übernehmen.

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Bitte merken Sie sich Ihren Benutzernamen und das festgelegte Passwort gut. Sie können das Programm sonst nicht mehr starten. Sie können Ihre Angaben später auch noch verändern, z. B. ein anderes Passwort wählen. Nur Benutzer mit ausreichenden Rechten können weitere Programmbenutzer hinzufügen bzw. wieder löschen. Die entsprechenden Funktionen finden Sie im Menü Extras->Benutzerverwaltung. Gebietsversion auswählen Im Anschluss an die Benutzereinrichtung müssen Sie eine Gebietsversion auswählen. Markieren Sie hier Ihre Diözese und klicken Sie auf OK.

10

Kapitel1

Installation und Einrichtung

Handbuch adebisKITA

Mandant(en) anlegen Nachdem Sie sich als Programmbenutzer identifiziert haben, folgt als nächster Schritt die Festlegung eines Mandanten.

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Ein Mandant entspricht einer Einrichtung, für die Sie eine eigene Zuschussabrechnung erstellen. Verwalten Sie beispielsweise einen Kindergarten und einen Hort, die in Bezug auf die Bezuschussung als jeweils eigenständige Einrichtung betrachtet werden, so ist sowohl für den Kindergarten als auch für den Hort ein Mandant anzulegen. Gibt es im Gegensatz dazu in Ihrer Einrichtung beispielsweise einen Kindergartenbereich und einen Krippenbereich, die aber als eine Einrichtung bezuschusst werden, so ist dafür nur ein Mandant anzulegen. Die einzelnen Bereiche der Einrichtung können dann über Mandantenbereiche abgegrenzt werden.  So legen Sie einen Mandanten fest. 1. Geben Sie den Namen der Einrichtung und im Feld Mandant-ID eine bis zu 8stellige Kurzbezeichnung an. Unter diesem Mandanten-ID wird ein Datenverzeichnis für den Mandanten angelegt. Die Mandanten-ID muss ein zusammenhängendes Wort sein und darf keinerlei Sonderzeichen enthalten.

2. Ergänzen Sie die Angaben auf der Seite. Die Felder sollten selbsterklärend sein. 3. Klicken Sie auf Träger und geben Sie die Informationen zum Träger der Einrichtung an. Der Ansprechpartner wird als Vertragspartner beim Bildungs- und Betreuungsvertrag aufgeführt.

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Kapitel1

Installation und Einrichtung

Handbuch adebisKITA

4. Klicken Sie auf Bankverbindungen. Über den Schalter Hinzufügen können Sie eine oder mehrere Bankverbindungen für Ihre Einrichtung angeben. Geben Sie jeweils die Daten zur Bankverbindung an und klicken Sie auf OK. Im Feld Name der Einrichtung auf Überweisung/Lastschrift geben Sie bitte den Namen Ihrer Einrichtung an, wie er als Empfänger bei der Erstellung von Lastschriften verwendet werden soll (Eingabe auf 27 Zeichen beschränkt)

5. Klicken Sie auf Öffnungszeiten / Plätze und geben Sie für jeden Wochentag an, zu welchen Zeiten Ihre Einrichtung geöffnet ist.

Im Bereich Genehmigte Plätze tragen Sie die für Ihre Einrichtung vorgegebenen Werte ein. Ändern Sie ggf. die Auswahl bei Kinder unter 3 Jahre belegen zwei Plätze auf 2 ½ Jahre, falls diese Regelung für Ihre Einrichtung zutrifft. In der Platzanalyse werden Kinder unter dieser Altersgrenze mit zwei Plätzen gewertet. 6. Klicken Sie auf Statistische Angaben und geben Sie die zusätzlich für die Statistik des Landesamtes notwendigen Daten an.

Die Angaben zu dem Mandanten (Ihrer Einrichtung) sind damit komplett. 7. Klicken Sie auf OK um den Mandanten anzulegen. Der neue Mandant wird angelegt und eine leere Datenbank erzeugt. Sie können nun sofort mit der Arbeit an diesem Mandanten beginnen.

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Kapitel1

Installation und Einrichtung

Handbuch adebisKITA

Wenn Sie eine weitere Einrichtung mit adebisKITA verwalten wollen, können Sie jederzeit einen zusätzlichen Mandanten anlegen.  So legen Sie einen weiteren Mandanten an 1. Wählen Sie im Menü Datei den Punkt Mandantenverwaltung. 2. Klicken Sie auf Neu. Daraufhin erscheint wieder das Formular Mandant hinzufügen und Sie können wie eben gesehen die Daten des zusätzlichen Mandanten erfassen.

Mandantenbereiche Mit Hilfe von Mandantenbereichen können einzelne Bereiche Ihrer Einrichtung auch dann separat betrachtet werden, wenn Sie für die Zuschussabrechnung als eine Einrichtung gelten. Hat Ihre Kindertagesstätte beispielsweise zusätzlich zum Kindergarten eine eigene Krippengruppe, so können Sie zu Ihrer Kindertagesstätte einen Bereich Kindergarten und einen Bereich Krippe anlegen. Sowohl die Buchungen der Kinder als auch die Anstellungen des Personals können dann nach Bedarf einem Bereich bzw. beim Personal auch mehreren Bereichen innerhalb der KITA zugeordnet werden.  So legen Sie einen neuen Mandantenbereich an: 1. Rufen Sie über Datei->Mandantenverwaltung die Einrichtung auf, bei der Sie Mandantenbereiche anlegen wollen. 2. Klicken Sie im Bereich Mandantenbereiche auf Hinzufügen.

3. Geben Sie die Daten des Bereiches an. 4. Mit OK speichern Sie den Bereich. Klicken Sie ggf. nochmals auf Hinzufügen, um einen weiteren Mandantenbereich anzulegen.

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Wichtiger Hinweis: Wenn Ihre Einrichtung nur einen Bereich umfasst, also beispielsweise nur Kindergarten, nur Hort oder nur Krippe ist, dann benötigen Sie keine Mandantenbereiche.

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Kapitel1

Installation und Einrichtung

Handbuch adebisKITA

adebisKITA starten und beenden Sie haben jetzt einen Programmbenutzer und einen oder mehrere Mandanten angelegt. Wenn Sie in Zukunft adebisKITA starten, müssen Sie sich als Benutzer identifizieren und wenn Sie mehrere Mandanten haben, denjenigen auswählen, mit dem Sie gerade arbeiten wollen.  So starten Sie adebisKITA: 1. Machen Sie einen Doppelklick auf das Programmsymbol von adebisKITA auf dem Desktop oder

klicken Sie in der Windows-Taskleiste auf den Start-Schalter und Wählen Sie im Bereich Programme den Eintrag adebisKITA. 2. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort an und klicken Sie auf OK.

3. Wenn Sie mehrere Mandanten haben, wählen Sie den gewünschten aus und klicken auf OK. Wenn Sie nur einen Mandanten haben, wird automatisch dieser geöffnet.

 So wechseln Sie den Mandanten im Programm 1. Wählen Sie im Menü Datei den Punkt Mandant wechseln. 2. Wählen Sie den gewünschten Mandanten aus.

 So beenden Sie das Programm:

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1. Wählen Sie im Menü Datei den Punkt Programm beenden. Bitte achten Sie darauf, dass adebisKITA immer ordentlich beendet wird. Schalten Sie Ihren Computer nie aus, bevor Sie das Programm ordentlich verlassen haben. Andernfalls kann die Datenbank beschädigt werden und im schlimmsten Fall ein Datenverlust auftreten. Beachten Sie in dem Zusammenhang bitte auch die unbedingte Notwendigkeit regelmäßiger Datensicherungen.

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Kapitel1

Installation und Einrichtung

Handbuch adebisKITA

Programmoptionen Bei den Programmoptionen können Sie einige Grundeinstellungen zum Programm vornehmen. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen. Allgemein Unter Farben können Sie zwischen zwei verschiedenen Einstellungen wählen. Sie sollten die Vorgabe (Standardfarben – adebisKITA) nur ändern, wenn Ihr Bildschirm nur 256 Farben darstellen kann. Über den Schalter Aktives Eingabefeld können Sie den Hintergrund für das jeweils aktuelle Eingabefeld festlegen. Mit einem Klick auf den Schalter öffnet sich ein Farbauswahlformular. Wählen Sie die gewünschte Farbe und klicken Sie auf OK. Neben den Symbolen in den Symbolleisten kann alternativ die Bezeichnung der Funktion angezeigt werden. Das Programm bietet Schnittstellen zu den gängigen Office-Programmen von Microsoft (Word und Excel) und für OpenOffice (Write und Calc). Sie können unter Officeanbindung einstellen, mit welchem Programm Sie arbeiten wollen.

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Bitte beachten Sie, dass die Änderungen bei der Einstellung der Office-Programme erst nach einem Neustart von adebisKITA aktiv werden! Im Feld Dokumente in Ordner können Sie angeben, wo adebisKITA die zu verwendenden Office-Dokumente findet. Kalender Unter Regionale Feiertage können Sie festlegen, ob die Feiertage Friedensfest (Nur Stadtkreis Augsburg) und Mariä Himmelfahrt für Sie relevant sind. Mit der Option Woche mit Wochenende anzeigen, ändern Sie die Standardanzeige des Kalenders. Normalerweise wird eine Kalenderwoche nur mit den Wochentagen Montag bis Freitag angezeigt. Setzen Sie diese Option um die Anzeige im Kalender auf 7 Spalten zu erweitern und damit auch das Wochenende im Blick zu haben. Daten Hier können Sie festlegen, ob der Importschlüssel für KiBiG.web je Benutzer oder je Mandant in adebisKITA hinterlegt werden soll.

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Kapitel 2 Kapitel 2:

Die ersten Schritte Bevor Sie mit dem Programm so richtig loslegen können, sollten Sie eine Reihe von Grunddaten festlegen. Welche Daten erforderlich sind und die zugehörigen Programmbereiche lernen Sie in diesem Kapitel kennen.

Lernen Sie in diesem Kapitel, wie Sie ...  Mitarbeiter eingeben  Neue Gruppen erfassen  Elternbeiträge festlegen  Gemeinden anlegen  Jugendämter anlegen

Kapitel2

Die ersten Schritte

Handbuch adebisKITA

Mitarbeiter erfassen Erfassen Sie alle pädagogischen Mitarbeiter in Ihrer Einrichtung und geben Sie dazu jeweils die Anstellungsdaten an. Wichtige Hinweise zur Erfassung des Personals • Geben Sie immer ein Eintrittsdatum und - wenn Mitarbeiter die Einrichtung verlassen - ein Austrittsdatum an. • Bei allen pädagogischen Mitarbeitern müssen Sie eine Anstellung erfassen. Hier müssen Sie den Anstellungsbeginn und falls bereits bekannt, das Anstellungsende angeben. • Um später den Anstellungsschlüssel und die Fachkraftquote für die Zuschussabrechnung bestimmen zu können, müssen Sie im Feld Anstellung als die Qualifikation und im Feld Arbeitszeit die vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit angeben. • Falls eine Ersatzkraft angelegt werden soll, die zum Ausgleich von Fehlzeiten anderer MitarbeiterInnen angestellt wird, markieren Sie das Kästchen Ersatzkraft für Fehlzeitausgleich. • Für die Personalplanung können Sie die genauen Arbeitszeiten zu den einzelnen Wochentagen erfassen.  So geben Sie eine neue Mitarbeiterin ein: 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung den Eintrag Mitarbeiter oder klicken Sie in der Symbolleiste auf . 2. Es erscheint das Fenster zur Auswahl eines Mitarbeiters. Klicken Sie hier auf den Schalter Neu und geben Sie die Daten der Mitarbeiterin an.

Vergessen Sie hier nicht das Eintritts und ggf. auch das Austrittsdatum anzugeben. 3. Klicken Sie auf Speichern.

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Felder die angegeben werden müssen, sind mit einem hellgelben Hintergrund hervorgehoben.

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Kapitel2

Die ersten Schritte

Handbuch adebisKITA

4. Klicken Sie in der Übersicht auf Anstellungen und dann in der Schalterleiste auf Neue Anstellung.

Geben Sie hier die aktuellen Daten zum Beschäftigungsverhältnis ein. 5. Um Urlaubszeiten, Krankheitstage oder sonstige Termine für den/die Mitarbeiter/in zu erfassen, klicken Sie in der Übersicht auf den entsprechenden Fehlzeitenbereich und dann auf Neue Fehlzeit. 6. Klicken Sie auf Schließen um die Daten zu speichern und das Mitarbeiterfenster zu schließen.

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Detaillierte Hinweise zur Erfassung und Verwaltung der Mitarbeiter finden Sie im Kapitel 4: 'Mitarbeiter'.

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Kapitel2

Die ersten Schritte

Handbuch adebisKITA

Gruppen Wenn Ihre Kindertageseinrichtung nicht nur aus einer Gruppe besteht, ist es sinnvoll, bei den einzelnen Kindern festzulegen, in welcher Gruppe das Kind aufgenommen wird. Die Daten zu einer Gruppe erfassen Sie hier.

Neue Gruppe anlegen  So legen Sie eine neue Gruppe an 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung den Punkt Gruppen oder klicken Sie in der Symbolleiste auf . 2. Klicken Sie im Fenster Liste der Gruppen auf den Schalter Neu.

3. Geben Sie den Gruppennamen ein. 4. Unter Leitung und Betreuung können Sie die MitarbeiterInnen zuordnen, die die Gruppe führen. Klicken Sie dazu auf den Schalter Hinzufügen. Wählen Sie die Funktion und den/die Mitarbeiter/in aus. Im Feld von bis können Sie die Zuordnung der Mitarbeiterin zur Gruppe terminieren. Klicken Sie auf OK.

Sie können hier natürlich nur Einträge auswählen, die Sie vorher unter Mitarbeiter erfasst haben. Alternativ können Sie die MitarbeiterInnen auch in der Mitarbeiterverwaltung einer Gruppe zuordnen. 5. Im Bereich Betreuungszeiten der Gruppe, geben Sie die Zeiten an, in denen die Betreuung innerhalb der Gruppe möglich ist. 6. Klicken Sie auf Speich.&Neu um die nächste Gruppe anzulegen oder auf OK, wenn Sie bei der letzten Gruppe angelangt sind. Legen Sie so alle Gruppen Ihres Kindergartens an. Sie werden später bei der Erfassung der Kinder die Aufteilung in die Gruppen festlegen.

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Kapitel2

Die ersten Schritte

Handbuch adebisKITA

Gruppenarten In adebisKITA wird unterschieden zwischen Stammgruppen und Aktionsgruppen. Jedes Kind kann zeitgleich nur einer Stammgruppe zugeordnet werden. Die Stammgruppe entspricht also der Hauptgruppe, der das Kind organisatorisch angehört. Darüber hinaus kann jedes Kind beliebigen Aktionsgruppen zugeordnet werden. Aktionsgruppen können beispielsweise für Zusatzangebote in der Einrichtung stehen oder für die alternative Zusammenstellung von Kindern aus anderen Gruppen in einer Nachmittagsgruppe. Jede Gruppe, die Sie anlegen ist per Vorgabe eine Stammgruppe. Soll eine Gruppe als Aktionsgruppe angelegt werden, setzen Sie bei der gleichnamigen Option ein Häkchen.

In der Liste der Gruppen sehen Sie den Gruppennamen, die Gruppenart und das Personal, das der Gruppe zugewiesen wurde. Die Anzeige des Personals ist abhängig vom angegebenen Stichtag. Es werden also nur die Personen angezeigt, die zum Stichtag den betreffenden Gruppen zugeordnet sind.

20

Kapitel2

Die ersten Schritte

Handbuch adebisKITA

Elternbeiträge festlegen Für die Inanspruchnahme eines Betreuungsplatzes in Ihrer Einrichtung, haben die Eltern einen Beitrag zu entrichten. Dieser Beitrag ist in der Ordnung Ihrer Kindertagesstätte festgelegt. In der Regel setzt sich dieser Beitrag aus verschiedenen Komponenten (Grundbeitrag, Spielgeld, Essensgeld,…) zusammen. Diese Komponenten werden in adebisKITA als Beitragsarten bezeichnet.

Beitragsarten vorgeben In adebisKITA sind nach der Installation bereits zwei Beitragsarten vorgegeben: Die Beitragsarten ‚Grundbeitrag’ und ‚Spielgeld’. Sie können diese Beitragsarten an Ihre Bedürfnisse anpassen und weitere Beitragsarten hinzufügen.

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Beiträge können Sie als Festbeiträge (Spielgeld, Teegeld), als buchungszeitabhängige Beiträge (Grundbeitrag) oder auch als mengenabhängige Beiträge (Essensgeld) erfassen. Bei allen Beiträgen können Sie auch eine Monatsfälligkeit erfassen. Dies ist erforderlich, wenn beispielsweise der Grundbeitrag am Monatsersten und das Essensgeld am Monatsletzten abzurechnen ist.  So ändern Sie eine Beitragsart: 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung unter Stammdaten den Punkt Beitragsarten.

2. Markieren Sie die betreffende Beitragsart und klicken Sie auf Ändern.

3. Unter Gültig von, Gültig bis geben Sie an, von wann bis wann die nebenstehenden Beträge gültig sind. 4. Den Betrag, der für die Beitragsart zu zahlen ist, können Sie als Standardbetrag und/oder als buchungszeitabhängigen Betrag festlegen. Geben Sie die Beträge entsprechend Ihrer Gebührenordnung an. 21

Kapitel2

Die ersten Schritte

Handbuch adebisKITA

5. Klicken Sie auf OK um die Änderung zu speichern. Wenn Sie außer den vorgegebenen Beitragsarten weitere benötigen, legen Sie diese einfach neu an.  So legen Sie neue Beitragsarten an: 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung unter Stammdaten den Punkt Beitragsarten. 2. Klicken Sie im geöffneten Fenster Liste der Beitragsarten auf den Schalter Neu. 3. Geben Sie eine Bezeichnung für die Beitragsart an und setzen Sie den Gültigkeitszeitraum und die Beträge fest.

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4. Mit OK speichern Sie die neue Beitragsart. Bei der Angabe der Gültigkeit eines Beitrags ist zumindest das Anfangsdatum anzugeben. Solange sich der Preis für eine Beitragsart nicht ändert, können Sie das Enddatum offen lassen. Wie Sie Beitragsänderungen im Programm abbilden und viele Beispiele für Beitragsarten finden Sie in Kapitel 7 „Beiträge und Zahlungsverkehr“.

22

Kapitel2

Die ersten Schritte

Handbuch adebisKITA

Standardbeitragsschema anpassen In einem Beitragsschema werden alle Beitragsarten zusammengefasst, die in der Regel für die Betreuung eines Kindes zu entrichten sind. In adebisKITA ist ein Beitragsschema ‚Elternbeitrag – monatlich’ bereits vorgegeben. Dieses Beitragsschema wird jedem Kind bei der Neuaufnahme automatisch zugeordnet. Es kann daher nicht gelöscht, jedoch an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.  So ändern Sie das Standardbeitragsschema: 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung unter Stammdaten den Punkt Beitragsschemen.

2. Markieren Sie den Eintrag ‚Elternbeitrag – monatlich’ und klicken Sie auf Ändern. 3. Legen Sie fest, ob der monatliche Elternbeitrag an 11 oder 12 Monate im Kindergartenjahr erhoben wird.

4. Wählen Sie die Beitragsarten aus, die monatlich fällig werden. Sie können hier bis zu acht Beitragsarten auswählen. Tragen Sie hier die Beitragsarten für ein ganz normales Regelkind ein. Abweichende Beiträge (Geschwisterkind, Krippenkind) werden erst beim Kind berücksichtigt. 5. Wenn Sie das Beitragsschema an Ihre Bedürfnisse angepasst haben, klicken Sie auf OK.

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Weiterführende Informationen zum Beitragsschema finden Sie in Kapitel 7 „Beiträge und Zahlungsverkehr“.

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Kapitel2

Die ersten Schritte

Handbuch adebisKITA

Gemeinden anlegen Zur Beantragung der kindbezogenen Förderung ist es notwendig, bei jedem Kind die zuständige Fördergemeinde anzugeben. Unter Gemeinden im Menü VerwaltungStammdaten können Sie die Kommunen anlegen, bei denen Sie später die Zuschüsse beantragen.  So nehmen Sie eine neue Gemeinde auf: 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung unter Stammdaten den Punkt Gemeinden. 2. Klicken Sie im Fenster Liste der Städte/Gemeinden auf den Schalter Neu. 3. Klicken Sie auf den Schalter neben dem Feld Gemeindeschlüssel. 4. Geben Sie als Suchkriterium in der erscheinenden Maske entweder die Postleitzahl oder den Ortsnamen an und klicken Sie auf Suchen.

In der Liste sollte die passende Kommune erscheinen. 5. Markieren Sie die betreffende Kommune und klicken Sie auf Übernehmen. 6. Ergänzen Sie bei Bedarf die weiteren Kontaktinformationen.

Machen Sie im Feld Sitzgemeinde ein Häkchen, wenn Sie die Gemeinde Ihrer Einrichtung erfassen. 7. Mit OK speichern Sie die neue Gemeinde.

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Kapitel2

Die ersten Schritte

Handbuch adebisKITA

Legen Sie so alle Gemeinden an, aus denen Kinder Ihre Einrichtung besuchen. Gemeindeschlüssel Damit die Zuschussgemeinden in KiBiG.web eindeutig zugeordnet werden können, muss allen Gemeinden in adebisKITA ein Gemeindeschlüssel zugeordnet werden. Dafür enthält adebisKITA ein Verzeichnis aller Kommunen incl. deren Adressen. Sie können also bei der Anlage der Gemeinden wie oben beschrieben auf vorhandene Kontaktinformationen zurückgreifen.

Jugendämter festlegen Eltern können bei Bedarf beim zuständigen Jugendamt Antrag auf Kostenübernahme stellen. Übernimmt das Jugendamt einen Teil oder alle Kosten, können Sie den entsprechenden Betrag und das zuständige Jugendamt bei der Elternbeitragsvereinbarung angeben. So können Sie später bei der Beitragserhebung eine Aufstellung drucken, welches Jugendamt welche Beiträge übernimmt.  So legen Sie ein Jugendamt an: 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung unter Stammdaten den Punkt Jugendämter. 2. Klicken Sie im Fenster Liste der Jugendämter auf den Schalter Neu. 3. Erfassen Sie die bekannten Daten zum Jugendamt.

4. Mit OK speichern Sie das Jugendamt. Sind für die Kinder Ihrer Einrichtung mehrere Jugendämter zuständig, geben Sie die weiteren Jugendämter analog ein.

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Kapitel2

Die ersten Schritte

Handbuch adebisKITA

Schulen erfassen Wenn Sie in Ihrer Einrichtung auch Schulkinder betreuen, können sie die Schulen im Programm hinterlegen, aus denen die betreffenden Kinder kommen.  So legen Sie eine Schule an: 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung unter Stammdaten den Punkt Schulen. 2. Klicken Sie im Fenster Liste der Schulen auf den Schalter Neu.

3. Erfassen Sie die bekannten Daten zur Schule und klicken Sie auf OK.

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Sie können eine Schule auch direkt vor der Zuordnung bei einem Kind erfassen. Klicken Sie dazu bei der Eingabe der Betreuungsbuchung auf den Schalter mit den drei Punkten rechts vom Auswahlfeld Schule.

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Kapitel 3 Kapitel 3:

Kinder und Erziehungsberechtigte Das wichtigste in einer Kindertagesstätte sind natürlich die Kinder. Wie Sie diese und deren Erziehungsberechtigte mit adebisKITA erfassen und bearbeiten erfahren Sie in diesem Kapitel.

Lernen Sie in diesem Kapitel, wie Sie ...  Ein Kind aufnehmen  Die Erziehungsberechtigten erfassen  Die Betreuungs- und Beitragsdaten eingeben  Den Betreuungsvertrag drucken  Die Suchfunktion nutzen  Daten nachträglich ändern

Kapitel3

Kinder und Erziehungsberechtigte

Handbuch adebisKITA

Neues Kind aufnehmen Bei der Erfassung eines neuen Kindes werden Sie durch einen Assistenten unterstützt. Neben dem eigentlichen Eingabebereich finden Sie auf jeder Seite Hinweise zur Eingabe und zum weiteren Vorgehen. Damit gelangen Sie Schritt für Schritt von der Erfassung des Kindes bis zum Ausdruck des Betreuungsvertrages.  So geben Sie ein neues Kind ein: 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung den Punkt Kinder und klicken Sie dann auf den Schalter Neu oder klicken Sie in der Symbolleiste auf . Es erscheint der Assistent zur Erfassung eines Kindes.

Daten des Kindes Schritt 1a: Geben Sie die Daten des Kindes an Auf dieser Seite geben Sie die Basisdaten des Kindes an.

Hinweise zur Erfassung eines Kindes: • Im Feld Gemeinde ordnen Sie die derzeitige Wohnsitzgemeinde des Kindes zu. Wird die betreffende Gemeinde noch nicht in der Auswahlliste angezeigt, klicken Sie auf den nebenstehenden Schalter . Sie können dann die neue Gemeinde erfassen und zuordnen. Die hier zugeordnete Gemeinde wird in alle nachfolgenden Buchungen übernommen. • Die Auswahlmöglichkeiten bei Konfessionen und Staatsangehörigkeiten sind vom Programm vorgegeben. • Merkmale können Sie über den Schalter Auswahl zuordnen.

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Kapitel3

Kinder und Erziehungsberechtigte

Handbuch adebisKITA

Status eines Kindes • Durch die Eingabe des Aufnahme- und Austrittsdatum erhält jedes Kind einen Status. Aktiv sind alle Kinder, bei denen das Eintrittsdatum kleiner oder gleich Heute ist und das Austrittsdatum entweder noch nicht angegeben ist oder in der Zukunft liegt. • Nicht mehr aktiv sind alle Kinder, bei denen das Austrittsdatum kleiner oder gleich heute ist. • Den Status angemeldet erhalten alle Kinder, bei denen das Aufnahmedatum in der Zukunft liegt. • Bei der späteren Suche nach Kindern können Sie nach diesen Kriterien eine Auswahl treffen. Neben der automatischen Ermittlung des entsprechenden Status eines Kindes, können Sie auch manuell einen bestimmten Status festlegen. Ändern Sie dazu einfach im Feld Status die vorgegebene Auswahl ‚+ aufgenommen‘. Wenn die Aufnahme eines Kindes noch nicht sicher ist, können Sie beispielsweise den Status ‚- offen‘ vergeben. Sie können dann bereits alle derzeit notwendigen Angaben erfassen, ohne dass diese Angaben im Programm in irgendeiner Form (Beitragsabrechnung, Zuschussabrechnung, etc.) berücksichtigt würden. Kann ein Kind nur derzeit nicht aufgenommen werden, können Sie einen Wartelisten-Status vergeben. Weiter Informationen dazu finden Sie unter „Warteliste anlegen“ weiter hinten in diesem Kapitel.

Merkmale zuordnen  So ordnen Sie einem Kind bestimmte Merkmale zu: 1. Klicken Sie auf den Schalter Auswahl neben dem Feld Merkmale. 2. Im angezeigten Fenster sehen Sie auf der linken Seite die vorhandenen Merkmale. Markieren Sie das gewünschte Merkmal und klicken Sie auf . Das Merkmal wird damit in die Auswahl übernommen. Wählen Sie so alle für das Kind zutreffenden Merkmale aus.

3. Wollen Sie ein neues Merkmal einführen, so geben Sie im Feld Neues Merkmal die Bezeichnung dafür ein und klicken dann auf den Schalter neben dem Feld. Das neue Merkmal wird dem Kind zugeordnet. 4. Haben Sie alle Merkmale zugeordnet, schließen Sie das Fenster mit OK. Wenn Sie alle erforderlichen Daten in Schritt 1a eingegeben haben, klicken Sie auf Weiter und vervollständigen die Angaben zum Kind.

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Kapitel3

Kinder und Erziehungsberechtigte

Handbuch adebisKITA

Schritt 1b: Geben Sie die weiteren Daten des Kindes an Auf dieser Seite können Sie Angaben zum Sorgerecht, zu den Abholern und den Geschwistern des Kindes machen. Außerdem finden Sie hier Angaben zum Bereich Gesundheit und ggf. Kriterien bei erhöhtem Förderbedarf.

Hinweise zu den Daten Abholberechtigt Geben Sie bei allen Personen, die Sie nicht bereits als Bezugspersonen erfasst haben alle für eine eventuelle Kontaktaufnahme notwendigen Daten (Name, Adresse und Telefon) an! Eingliederungshilfe Die Angaben zu werden nur für die Statistik des Landesamtes benötigt. Bescheinigung über Behinderung Liegt eine Bescheinigung über eine Behinderung vor, markieren Sie die gleichnamige Option und geben an, ab wann diese Bescheinigung gültig ist. Damit das Kind auch mit dem entsprechenden Gewichtungsfaktor gefördert wird, ist bei der anschließenden Betreuungsbuchung noch das Gewichtungskriterium ‚Behinderung oder von Behinderung bedroht‘ auszuwählen. Hausarzt Wählen Sie den Hausarzt aus der Liste aus. Sollte der betreffende Arzt noch nicht in der Liste aufgeführt sein, klicken Sie auf den nebenstehenden Schalter . Sie können dann den neuen Arzt erfassen und anschließend zuordnen. Nachweis Früherkennungsuntersuchung Ist der Nachweis erbracht, klicken Sie das Feld an. Im Betreuungsvertrag wird dann ein entsprechender Hinweis ausgegeben. Geschwister Geben Sie als erstes die Anzahl der Geschwister an. Bis zu drei Geschwister werden jeweils mit Namen und Geburtsdatum erfasst (für Statistik). Weitere Geschwister können im Textfeld daneben eingegeben werden.

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Kapitel3

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Die Daten des Kindes sind damit abgeschlossen. Klicken Sie auf Weiter. Im nächsten Schritt geht es um die Erfassung der Erziehungsberechtigten des Kindes.

Eltern / Erziehungsberechtigte erfassen Der Assistent geht von dem Regelfall aus, dass Vater und Mutter zu dem Kind erfasst werden sollen. Im Schritt 2a können die Daten der Mutter und im Schritt 2b die Daten des Vaters angegeben werden. Soll zu einem Kind nur ein Elternteil oder nur eine sonstige Bezugsperson erfasst werden, kann der entsprechende Schritt auch ohne Eingabe übersprungen werden. Schritt 2a: Geben Sie die Daten der Mutter an Geben Sie auf dieser Seite die Angaben zur Mutter des Kindes ein. Ein Teil der Daten wird bereits vorgegeben bzw. vom Kind übernommen. Ändern Sie die Vorbelegungen bei Bedarf ab und vervollständigen Sie die Angaben. Klicken Sie dann auf Weiter zur Erfassung des Vaters.

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Soll die Mutter nicht eingegeben werden, klicken Sie auf Weiter, ohne dass Sie in der Maske etwas eingeben. Kategorien Bei allen Adressen (Erziehungsberechtigten, Mitarbeitern…) können Sie mithilfe der Kategorien Gruppen bilden. Als Praxisbeispiel könnten Sie eine Kategorie ‚Elternbeirat’ anlegen. Bei der Erfassung der Erziehungsberechtigten oder auch später ordnen Sie dann allen Mitgliedern des Elternbeirates dieses Merkmal zu. Sie können dann gezielt nach diesem Personenkreis auswählen und beispielsweise eine Liste oder einen Serienbrief erstellen.

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Kapitel3

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Schritt 2b: Geben Sie die Daten des Vaters an Geben Sie auf dieser Seite die Daten des Vaters an. Soll kein Vater erfasst werden, übergehen Sie diesen Schritt ohne Eingabe.

Soll zu einem Kind eine weitere Bezugsperson erfasst werden, können Sie über den Schalter Weitere Bezugsperson zu Schritt 2c wechseln. Auch hier werden wieder die Angaben vom Kind übernommen. Den Bezug zum Kind müssen Sie in diesem Fall aber selbst festlegen. Sie können Schritt 2c auch mehrfach ausführen. Hinweise zur Erfassung der Eltern/Bezugspersonen • Der Bezug zum Kind und das Attribut Erziehungsberechtigt werden bei Vater und Mutter automatisch vorbelegt. Die weiteren Attribute können Sie selbst vergeben. • Wenn die Elternbeiträge über das Lastschriftverfahren erhoben werden, ist es notwendig bei einer Person eine korrekte Bankverbindung zu hinterlegen. Sie können diese Person später bei der Anlage der Beitragsvereinbarung als Beitragszahler festlegen. Bei der Bankverbindung ist ein Kontoinhaber nur einzutragen, wenn dieser nicht identisch mit der angegebenen Bezugsperson ist. Wenn Sie einen Kontoinhaber angeben, sollten Sie immer zuerst den Familiennamen und dann den Vornamen eintragen. Damit stellen Sie sicher, dass die Person später im Zahlungsprotokoll alphabetisch richtig eingeordnet wird. • Das Attribut Post können Sie vergeben, um bei einem Versand jeweils nur ein Elternteil anzuschreiben. Unter Verwaltung→Erziehungsberechtigte haben Sie einen entsprechenden Suchbereich. Sind alle Erziehungsberechtigten und/oder Bezugspersonen erfasst, geht es mit einem Klick auf Weiter zur Gruppenzuordnung.

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Kapitel3

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Gruppenzuordnung Können Sie bereits bei der Erfassung des Kindes eine Gruppenzuordnung vornehmen, so können Sie dies in Schritt 3 machen. Schritt 3: Ordnen Sie das Kind einer Gruppe zu Wählen Sie hier die Gruppe aus, der das Kind zugeordnet werden soll. Der Beginn der Zuordnung wird mit dem Aufnahmedatum vorgegeben. Soll keine Gruppenzuordnung erfolgen, übergehen Sie diesen Schritt mit Weiter ohne Eingabe.

Bei Bedarf können Sie an dieser Stelle auch schon Zuordnungen zu Aktionsgruppen vornehmen. Klicken Sie dazu auf Weitere Gruppenzuordnung und wählen Sie dann die gewünschte Aktionsgruppe aus. Geben Sie den Zeitraum an, in dem das Kind an der Aktionsgruppe teilnimmt.

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Jedes Kind kann zeitgleich nur einer Stammgruppe zugeordnet werden. Im Gegensatz dazu kann ein Kind beliebigen Aktionsgruppen zugeordnet werden. Sind alle Gruppenzuordnungen erfasst, geht es mit einem Klick auf Weiter zur Betreuungsbuchung.

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Betreuungsbuchung anlegen Schritt 4: Geben Sie die Daten zur Betreuungsbuchung an Legen Sie hier die Betreuungszeiten für das Kind fest. Sie können dazu für jeden Wochentag zwei Zeitabschnitte definieren. Aus der Angabe der Zeiträume ergibt sich dann automatisch die Buchungszeitkategorie. Im Feld Zeitbeschreibung können Sie eine Kurzinfo zur gebuchten Zeit angeben. Diese Info wird dann beispielsweise in der Buchungsliste angezeigt.

Buchungszeitenvorlagen Wenn Sie bestimmte Betreuungszeiten bei vielen Kindern haben, lohnt es sich mit Vorlagen zu arbeiten. Geben Sie dazu bei einem Kind zunächst die Betreuungszeiten manuell ein. Klicken Sie dann auf den Schalter und geben Sie im erscheinenden Fenster der Vorlage einen Namen. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie bei einem weiteren Kind dieselben Zeiten angeben wollen, genügt ein Klick auf . Markieren Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf Übernehmen. Alle Beginn- und Endzeiten werden damit auf die Buchung übertragen. Die Bezeichnung der Vorlage wird in das Feld Zeitbeschreibung übernommen.

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Buchungszeiten auffüllen Wenn die Buchungszeiten an jedem Wochentag gleich sind, genügt es die Zeiten für den Montag anzugeben. Klicken Sie dann auf den Schalter , um die Montagszeiten auf den Rest der Woche zu übertragen. Angaben zur Gewichtung Im Bereich Angaben zur Gewichtung geben Sie Kriterien an, die die Gewichtung des Kindes in Bezug auf die Förderung beeinflussen.

Die Gewichtung für unter 3-jährige verwaltet das Programm automatisch auf Basis des Geburtsdatums des Kindes. Bei Schulkindern können Sie auch die Schule und Klasse angeben. Fällt ein Kind in die Gewichtung ‚Migration (beide Eltern nichtdeutschspr. Herkunft)‘ und nimmt das Kind im letzten Jahr vor der Einschulung an einem Vorkurs Teil, ist die entsprechende Option mit einem Häkchen zu versehen. Die betreffende Buchung ist natürlich zeitlich auf das letzte Jahr vor der Einschulung zu begrenzen. Welcher Buchungszeit- und Gewichtungsfaktor sich für die Buchung ergibt, sehen Sie unten in der Statusleiste. Hier erfahren Sie auch, ob die Betreuung förderfähig ist und welche Faktoren zur Förderung herangezogen werden. Das Feld Mittagsverpflegung wird für die Statistik der Kinder- und Jugendhilfe benötigt. Sonstige Informationen zur Buchung können Sie im Anmerkungsfeld hinterlegen. Hinweise zu den Vorkursen Der Buchungszeitfaktor für ein Kind mit Migrationshintergrund, welches einen Vorkurs besucht, wird für die Dauer von 12 Monaten bzw. im letzten Jahr vor der Einschulung um 0,1 angehoben. (§ 19 Satz 2 und 3 AVBayKiBiG n.F.) Um dies in adebisKITA abzubilden, wurde ein Merkmal Vorkurs bei den Buchungen aufgenommen. Bei allen Kindern, die einen Vorkurs besuchen, muss entsprechend das Merkmal gesetzt werden. Ist für das Kind bereits eine Buchung angelegt, die zu einem Zeitpunkt beginnt, in dem das Kind noch keinen Vorkurs belegt hat (z.B. Buchung läuft bereits seit dem Vorjahr), so muss die bisherige Buchung abgeschlossen werden und eine neue Buchung mit Merkmal Vorkurs angelegt werden. Diese Buchung muss auf den Zeitraum des letzten Jahres vor der Einschulung befristet werden, damit für diese Monate der Förderaufschlag in KiBiG.web korrekt berücksichtigt wird.

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Das Merkmal Vorkurs kann in adebisKITA nur für Kinder mit Migrationshintergrund gesetzt werden. Ist die Gewichtung Migration nicht ausgewählt oder zusätzlich eines der Gewichtungskriterien Krippenkind oder Schulkind ausgewählt, ist das Feld Vorkurs nicht selektierbar.

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Hinweise zur Handhabung des Faktors 2.0 Nach Art. 21 (5) Satz 5 BayKiBiG gilt: "Vollendet ein Kind in einer Kinderkrippe das dritte Lebensjahr, gilt der Gewichtungsfaktor 2,0 bis zum Ende des Betreuungsjahres". Voraussetzung ist lt. StMAS, dass das Kind mindestens einen Betreuungsmonat in die Förderkategorie für unter 3-jahrige fällt. Hier ist das Monatsprinzip anzuwenden. Ein Kind muss also zumindest im ersten Betreuungsmonat eines Kitajahres unter 3 Jahre alt sein, damit die Gewichtung "Krippenkind - Faktor 2.0 bis zum Ende des Betreuungsjahres" greift. Wird ein Kind beispielsweise bereits im September 3 Jahre alt, kann die Förderung mit Faktor 2.0 für dieses Kind nicht angewandt werden, auch wenn es zu Beginn des Kitajahres unter 3 Jahre alt war. Weitergehende Informationen zu den Betreuungsbuchungen finden Sie in Kapitel 4.

Elternbeitrag festlegen Schritt 5: Geben Sie die Daten zur Berechnung des Elternbeitrags an Legen Sie hier den für das Kind zu entrichtenden Elternbeitrag fest. Vorgabe ist hier die Standardvorlage aus dem Beitragsschema ‚Elternbeitrag – monatlich’. Die dazu fälligen Beitragsarten und die aufgrund der Betreuungsbuchung resultierenden Beträge sind bereits vorgegeben. Sind für das Kind keine abweichenden Angaben notwendig, können Sie sofort zum nächsten Schritt gehen.

Bei Bedarf ändern Sie einfach die Vorgaben ab. Beispielsweise können Sie eine Beitragsübernahme durch das Jugendamt angeben oder statt des normalen Grundbeitrags den für Geschwisterermäßigung auswählen.

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Kapitel3

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Über den Auswahlschalter neben dem Beitragsschema können Sie die Beiträge einer anderen Vorlage auswählen.

Führen Sie die notwendigen Änderungen durch und klicken Sie dann auf Weiter. Hinweise zur Erfassung des Elternbeitrags • Bei der Festlegung der Beiträge für ein Kind greift das Programm auf zuvor in den Stammdaten definierte Beitragsarten zurück. Je nach Vorgabe kann zu einer Beitragsart eine Menge oder der Betrag variabel festgelegt werden. Angaben, die nicht geändert werden können, werden mit grauer Schrift dargestellt. • Wenn das Jugendamt die Kosten oder einen Teil der Kosten übernimmt, markieren Sie diese Option. Für den Jugendamtszuschuss wählen Sie das Jugendamt aus und geben den bewilligten Zeitraum und Betrag an. Der zu zahlende Beitrag für die Eltern reduziert sich damit entsprechend. • Wenn das Jugendamt nur einen Teilbetrag bezuschusst, wird dieser in der Reihenfolge von oben nach unten von den erfassten Beiträgen abgesetzt. • Ändern Sie im Feld Zahlungsweise ggf. die vorgegebene Auswahl, wenn der Beitragseinzug nicht per Lastschrift erfolgen soll oder keine Einzugsermächtigung vorliegt.

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Weitergehende Informationen zur Festlegung der Elternbeiträge finden Sie im Kapitel 7 „Beiträge und Zahlungsverkehr“.

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Kapitel3

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Aufnahmevertrag drucken Schritt 6: Drucken Sie den Bildungs- und Betreuungsvertrag Auf dieser Seite können Sie für das neu aufgenommene Kind den Betreuungsvertrag drucken. Machen Sie dazu bei den gewünschten Komponenten ein Häkchen und geben Sie die gewünschte Anzahl an Exemplaren an. Das Vertrags- und das Anlagendatum werden mit dem heutigen Datum vorgegeben.

Klicken Sie auf Druckvorschau, wenn Sie das Ergebnis vorher am Bildschirm kontrollieren wollen. Mit einem Klick auf Vertrag drucken erfolgt die Ausgabe sofort auf dem angeschlossenen Drucker. Klicken Sie auf Weiter. Die Erfassung eines Kindes mit allen notwendigen Zusatzinformationen ist damit abgeschlossen.

Sie können nun sofort ein weiteres Kind aufnehmen, die gemachten Eingaben im Verwaltungsfenster darstellen oder den Assistenten beenden. 38

Kapitel3

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Kinder suchen AdebisKITA bietet eine Fülle an Suchmöglichkeiten, um Sie gezielt zu den gewünschten Daten zu führen. Die hier beschriebenen Verfahren können Sie auf alle Suchdialoge in AdebisKITA anwenden (z.B. bei Kindern, Erziehungsberechtigten, Mitarbeitern...).

Die jeweiligen Suchfenster haben immer den gleichen Aufbau. Oben der Bereich zur Eingabe der Suchkriterien und zur Wahl des Suchbereiches. Darunter erhalten Sie jeweils das Ergebnis Ihrer Suche. Am rechten Rand haben Sie für die möglichen Aktionen eine Schalterleiste.  So suchen Sie nach einem Kind: 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung den Punkt Kinder. 2. Geben Sie geeignete Suchkriterien ein und klicken Sie auf Suchen. Sie erhalten dann im Suchergebnis alle Kinder, die den Suchkriterien entsprechen.  So können Sie mit dem Suchergebnis weiterarbeiten: 1. Markieren Sie den gewünschten Eintrag in der Liste und klicken Sie auf Ändern, um die Daten des Kindes zu bearbeiten. oder

Klicken Sie auf Entfernen, wenn Sie das Kind aus dem Bestand löschen möchten oder

Klicken Sie auf Drucken, wenn Sie für die gefundenen Kinder eine Auswertung erstellen wollen. 2. Klicken Sie auf Neue Suche, um die bisherigen Suchkriterien zu löschen. Geben Sie die neuen Kriterien ein und klicken Sie erneut auf Suchen. 3. Mit einem Klick auf Schließen beenden Sie das Suchfenster

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 So suchen Sie ein Kind nach dem Namen: 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung den Punkt Kinder. 2. Geben Sie im Feld Name/Vn zunächst den Familiennamen und ggf. auch noch den Vornamen des Kindes an.

3. Klicken Sie auf Suchen. Sie sollten als Ergebnis genau das gewünschte Kind erhalten. Wenn Sie die genaue Schreibweise des Namens nicht kennen, sollten Sie Jokerzeichen im Suchausdruck verwenden.

Suche mit Jokerzeichen Im folgenden Beispiel ist bekannt, dass der Name den Bestandteil 'Meier' enthält. Sie wissen aber nicht ob dieser mit 'ei' oder 'ai' geschrieben wird. Als Suchausdruck geben Sie im Feld Name '*m?ier' an. Wenn Sie jetzt auf Suchen klicken sehen Sie als Ergebnis die Namen 'Meier' und 'Maier' aber auch 'Bielmeier' und 'Schönmaier'. Wenn Sie den '*' vor dem 'm' weglassen (Suchausdruck 'm?ier') erhalten Sie nur die Einträge 'Meier' und 'Maier'.

 So verwenden Sie Jokerzeichen: - Verwenden Sie den Joker '?', um ein beliebiges Zeichen in einem Suchausdruck zu ersetzen. Im Beispiel wurde statt einmal Meier mir 'ei' und einmal mit 'ai' zu suchen, einfach für das 'e' oder 'a' der Joker '?' gesetzt. Damit werden beide Schreibweisen in einem Suchvorgang gefunden. - Der Joker '*' steht für kein oder beliebige Zeichen im Suchausdruck. In unserem Beispiel wurde der * vorangestellt. Das bedeutet, dass vor dem Namen Meier kein oder beliebige Zeichen stehen können. Er findet also auch zusammengesetzte Namen mit den Bestandteilen 'meier' oder 'maier'.

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- Beide Jokerzeichen können in einem Suchausdruck mehrfach vorkommen und auch kombiniert werden. Die Suche mit Jokerzeichen können Sie in allen Suchfenstern für alle Namens- und Textfelder verwenden.

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Kapitel3

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 Weitere Beispiele, wie Sie die Suchfunktion nutzen können: 1. Sie wollen alle Kinder einer Gruppe herausfiltern.

Wählen Sie im Feld Gruppe die gewünschte aus und klicken Sie auf Suchen. Sie erhalten als Ergebnis alle Kinder, die der gewählten Gruppe zum Stichtag zugeordnet sind. Klicken Sie anschließend auf Drucken, wenn Sie beispielsweise eine Gruppenliste oder Tabelle ausgeben wollen. 2. Sie wollen eine Liste aller Kinder, die sich für das nächste Kindergartenjahr angemeldet haben.

Klicken Sie dazu einfach den Suchbereich Angemeldete Kinder z. Stichtag. Es erscheinen alle Kinder, deren Aufnahmedatum vor dem Stichtag liegt. 3. Sie wollen eine Liste aller Kinder, die auf der Warteliste stehen. Klicken Sie einfach auf den Suchbereich Kinder auf Warteliste. 4. Sie wollen eine Übersicht aller Vorschulkinder.



Wählen Sie im Feld Merkmal den Eintrag Vorschulkind und klicken Sie auf Suchen. Sie können natürlich nur nach dem Merkmal Vorschulkind suchen, wenn Sie ein gleichnamiges Merkmal angelegt und den betreffenden Kinder zugeordnet haben.

Suchbereiche Wie bereits im vorhergehenden Beispiel gesehen, gibt es für die Auswahl von Kindern besondere Suchbereiche. Damit wird für die eigentliche Suche bereits eine Vorauswahl getroffen. Folgende Suchbereiche können Sie auswählen: Aktive Kinder z. Stichtag

Alle Kinder, die zum angegebenen Stichtag als aktive Kinder geführt werden. Angemeldete Kinder z.Stichtag Alle Kinder, die bereits erfasst wurden aber noch nicht im Kindergarten aufgenommen wurden. Kinder auf Warteliste Alle Kinder, die bei der Eingabe mit einem Wartelistenstatus erfasst wurden Nicht mehr aktive Kinder Bereits aus dem Kindergarten ausgeschiedene Kinder. Alle Kinder Alle Kinder, die irgendwann im Programm erfasst wurden. Dieser Suchbereich schließt die aktiven, nicht aktiven und angemeldeten Kinder ein.

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Suche nach Buchungsinformationen Wenn Sie nach Kindern suchen, können sie auch Kriterien anwenden, die bei einer Betreuungsbuchung hinterlegt sind. In diesem Fall ermittelt adebisKITA für jedes Kind die zum angegebenen Stichtag gültige Betreuungsbuchung (Standard- oder Kurzzeitbuchung) und prüft, ob die eingetragenen Kriterien der Buchung entsprechen.

Folgende Buchungsangaben können abgefragt werden: • Buchungskriterien - Auswahl nach Angaben zur Gewichtung, Vorkurs-Kinder und die Option „Mittagsverpflegung“. • Stundenkategorie - Auswahl der Kinder einer bestimmten Buchungszeitkategorie. • Zuschussgemeinde - Suche nach Kindern, die von einer bestimmten Gemeinde bezuschusst werden (Gastkinder) • Buchungsanmerkung -Suche nach einem beliebigen Text, der in dem Feld „Anmerkungen zur Buchung“ hinterlegt ist. Beispiele für die Suche nach Buchungsinformationen Auswahl aller Kinder mit Gewichtungsmerkmal Migration.

Auswahl aller Gastkinder aus einem bestimmten Ort.

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Weitergehende Suchmöglichkeiten nach Buchungen haben sie über den eigenen Verwaltungsbereich „Buchungen“. Diesen erreichen Sie über Verwaltung>Buchungen. Weitere Suchoptionen Wenn Sie die Auswahlliste im Suchfeld Optionen aufklappen, finden Sie weitere Suchkriterien, nach denen das Ergebnis gefiltert werden kann.

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Suchergebnis sortieren Sie können die im Suchergebnis angezeigten Kinder nach allen angezeigten Spalten sortieren. Die vorgegebene Standardsortierung ist nach dem Familiennamen.  So ändern Sie die Sortierung des Suchergebnisses: 1. Führen Sie zunächst die Suche wie bereits beschrieben durch.

Sie erhalten die gefundenen Kinder sortiert nach dem Familiennamen. 2. Wenn die gefundenen Kinder angezeigt werden genügt ein Klick auf die Spaltenüberschrift, um die Liste nach dieser Spalte zu sortieren.

Im Beispiel wurde nach der Spalte Geburtsdatum (Geb.Datum) sortiert.

Listenmenü Hinter einem unscheinbaren Schalter auf der linken Seite der Listenüberschrift verbergen sich einige hilfreiche Funktionen zur Änderung der Darstellung der Listen und zur Arbeit mit den Listen.



Das Listenmenü wird abhängig von den ausgewählten Daten und den damit möglichen Funktionen unterschiedlich dargestellt. Beispielsweise werden einige Optionen erst angezeigt, wenn die Liste tatsächlich mit Daten gefüllt ist.

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Kapitel3

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Ansicht auswählen In der Listenansicht können aus Platzmangel nicht alle Daten zu einem Kind angezeigt werden. Es gibt aber neben der Standardansicht noch weitere Ansichten, mit denen sich zum Teil andere Felder in der Liste anzeigen lassen.  So ändern Sie die Ansicht des Suchergebnisses: 1. Klicken Sie auf das Symbol des Listenmenüs auswählen.

und wählen Sie Ansicht

2. Markieren Sie die gewünschte Ansicht und klicken Sie auf Übernehmen. Alternativ geht es auch mit einem Doppelklick auf eine Ansicht. 3. Die Ergebnisliste wird jetzt neu aufgebaut und mit den Feldern der gewählten Ansicht dargestellt.



Soll eine bestimmte Ansicht dauerhaft in adebisKITA angezeigt werden, wählen Sie zuerst die betreffende Ansicht wie eben gezeigt aus. Wählen Sie anschließend im Listenmenü den Eintrag Ansicht als Standard festlegen. Wenn Sie in Zukunft das Fenster Kinder suchen öffnen, wird automatisch die gewählte Ansicht dargestellt.

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Ansicht anpassen Neben den vorgegebenen Ansichten können Sie die Zusammenstellung der Listen auch individuell gestalten.  So ändern Sie den Aufbau einer Bildschirmliste: 1. Klicken Sie auf das Symbol des Listenmenüs Ansicht ändern.

und wählen Sie Felder der

2. Im Dialog Felder auswählen haben Sie folgende Möglichkeiten: Um ein zusätzliches Feld in die Ansicht zu übernehmen, machen Sie einen Doppelklick auf das betreffende Feld in der Spalte Verfügbare Felder. Um die Position eines Feldes in der Liste zu ändern klicken Sie auf das Quadrat vor dem Eintrag und ziehen das Feld bei gedrückt gehaltener Maustaste an die gewünschte Position. Um ein Feld aus der Ansicht herauszunehmen, machen Sie einen Doppelklick auf das betreffende Feld im Bereich Ausgewählte Felder. Um die Feldbreite einer Spalte zu ändern klicken Sie im Bereich Ausgewählte Felder auf das gewünschte Feld und geben dann im Feld Spaltenbreite den gewünschten Wert an. Die Feldbreite wird in Bildschirmpunkten angegeben. Auch die Spaltenüberschrift eines Feldes können Sie so ändern. Klicken Sie auf den Schalter Übernehmen, damit die Änderung der Spalte gespeichert wird. Haben Sie die gewünschten Änderunge durchgeführt klicken Sie auf OK. Die Ergebnisliste sollte jetzt entsprechend Ihrer Feldzusammenstellung aufgebaut werden.



Die Änderung einer Bildschirmliste ist nur solange aktiv, bis Sie das entsprechende Suchfenster wieder schließen. Beim nächsten Start wird wieder die Standardliste angezeigt. Wenn Sie eine Zusammenstellung von Feldern öfters benötigen, können Sie dafür eine eigene Ansicht erstellen.

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 So legen Sie eine eigene Ansicht an: 1. Klicken Sie auf das Symbol des Listenmenüs Ansicht ändern.

und wählen Sie Felder der

2. Stellen Sie den Aufbau der Liste wie oben gezeigt zusammen. 3. Klicken Sie auf den Schalter Neue Ansicht.

4. Geben Sie die Bezeichnung an, unter der die neue Ansicht abgelegt werden soll und klicken Sie auf OK. Die eben angelegte Ansicht können Sie jetzt über das Listenmenü und Ansicht auswählen jederzeit wieder aktivieren. Sie finden diese Ansicht im Bereich Eigene Ansichten.

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Soll diese Ansicht in Zukunft die Standardansicht sein, wenn Sie das Fenster Kinder suchen aufrufen, wählen Sie diese Ansicht über die Eigenen Ansichten wie eben gezeigt aus. Rufen Sie anschließend im Listenmenü den Eintrag Ansicht als Standard festlegen auf.

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Ansichten bearbeiten Einmal gespeicherte Ansichten können Sie jederzeit nachbearbeiten. Klicken Sie dazu im Listenmenü auf Ansicht auswählen und auf Eigene Ansichten. Wenn Sie auf eine vorhandene Ansicht mit der rechten Maustaste klicken, können Sie auswählen, ob die Ansicht bearbeitet, die Ansicht umbenannt oder gelöscht werden soll.

Liste exportieren Über das Listenmenü können Sie den Inhalt der aktuellen Ergebnisliste mit einem Klick nach Microsoft Word oder nach Microsoft Excel exportieren. Rufen Sie dazu einfach das Listenmenü auf und wählen Sie die gewünschte Exportoption. Das betreffende Programm wird automatisch gestartet und die Tabelle dorthin übertragen.

Im Beispiel wird der Inhalt der Bildschirmliste 1:1 nach Excel übertragen.

Zusammen mit der Möglichkeit die Listenansicht frei zu gestalten und dem einfachen Export aus dem Listenmenü können Sie beliebige Daten an Office übergeben und von dort weiterverarbeiten.

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Arbeiten Sie mit OpenOffice (oder LibreOffice) können die Daten auch in die Programme Writer und Calc exportiert werden. Unter Extras->Optionen können Sie unter Officeanbindung die Programme festlegen, die auf Ihrem PC verfügbar sind.

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Daten eines Kindes ändern Im ersten Abschnitt dieses Kapitels haben Sie gesehen, wie Sie mit dem Assistenten zur Neuaufnahme ein Kind erfassen. In diesem Abschnitt erfahren Sie wie Sie nachträglich Änderungen oder zusätzliche Daten eingeben können. Der erste Schritt dazu ist, das betreffende Kind, an dem die Änderungen erfolgen sollen, zu suchen. Wie das geht wurde im vorherigen Abschnitt ausführlich beschrieben.  So ändern Sie die Daten eines Kindes 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung den Punkt Kinder und suchen Sie das betreffende Kind. 2. Klicken Sie auf Ändern. Das Fenster zur Bearbeitung eines Kindes und aller verknüpften Daten wird geöffnet. 3. Führen Sie die gewünschten Änderungen durch. 4. Mit Schließen speichern Sie Ihre Eingaben und verlassen das Fenster wieder.

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Wenn sie die Adresse eines Kindes ändern, frägt das Programm nach, ob diese Änderung auch auf Bezugspersonen mit derselben Adresse übertragen werden soll. Sie müssen also die Adresse ggf. nur beim Kind ändern. Bezugspersonen mit einer anderen Adresse als das Kind, werden bei der Änderung nicht berücksichtigt.

Aufbau des Bearbeitungsfensters Im Verwaltungsfenster haben Sie alle Angaben zu einem Kind auf einen Blick. Das Fenster ist in zwei Bereiche geteilt. In der Übersicht werden alle wichtigen Daten, die zu einem Kind angelegt wurden, in einer übersichtlichen Struktur angezeigt. Daneben wird der gewählte Bereich zur Dateneingabe und –Pflege angezeigt. Was gerade im Eingabebereich dargestellt werden soll, können Sie in der Übersicht auswählen.

Der Eingabebereich hat eine Kopfzeile, so dass Sie sofort erkennen, in welchem Eingabebereich Sie sich gerade befinden. Unten ist jeweils eine Schalterleiste angezeigt. Die damit verbundenen Aktionen beziehen sich immer auf den gerade aktiven Bereich.

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Die Übersicht Auf der linken Seite der Kindmaske werden alle Angaben zu einem Kind in einer übersichtlichen Baumstruktur angezeigt. Diese Übersicht bietet Ihnen den Zugriff auf alle Informationen zu einem Kind. Normalerweise ist die Darstellung der Informationen in Übersicht auf das aktuelle Kitajahr begrenzt. Sie sehen also in der Übersicht nur die Gruppenzuordnungen, Betreuungsbuchungen und Beitragsvereinbarungen, die im aktuellen Kitajahr gültig sind. Im Feld Kitajahr können Sie die Übersicht für ein anderes Kitajahr wählen.

Sollen alle Informationen zu einem Kind unabhängig vom Kitajahr angezeigt werden, setzen Sie unter der Übersicht ein Häkchen bei Filter nach Kitajahr aufheben.

Wenn das aktuelle Kitajahr ausgewählt ist, werden zusätzlich zu den Daten dieses Kitajahres auch alle Gruppenzuordnungen, Betreuungsbuchungen und Beitragsvereinbarungen angezeigt, die in der Zukunft beginnen.  So nutzen Sie die Übersicht: - Klicken Sie auf die erste Zeile ‚Kind:…’ um die Basisdaten des Kindes zu ändern. - Klicken Sie auf Berechtigungen, Geschwister, Gesundheit um die weiteren Daten des Kindes zu ändern. - Klicken Sie auf Eltern-Bezugspersonen um eine neue Bezugsperson zu erfassen oder auf den angezeigten Eintrag einer Bezugsperson, um deren Daten zu ändern. - Klicken Sie auf Gruppe / Aktionsgruppen um die Zuordnung zur Stammgruppe oder zu einer Aktionsgruppe zu erfassen oder auf eine bestehende Gruppenzuordnung um diese zu ändern.

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- Klicken Sie auf Betreuungsbuchung(en) um einen neue Buchung zu erfassen oder auf eine vorhandene Buchung darunter, wenn Sie hier Änderungen vornehmen wollen. - Wenn Sie auf Betreuungsbuchung(en) klicken, sehen Sie auch die Monatswerte für die Zeitkategorie und Gewichtung, mit denen das Kind in der Zuschussabrechnung berücksichtigt wird. - Klicken Sie auf Buchungskalender um ggf. taggenau die Gültigkeit von einzelnen Buchungen festzulegen. - Klicken Sie auf Beiträge, wenn Sie einen neuen Beitragssatz für das Kind anlegen wollen oder auf einen vorhandenen Eintrag, um dessen Angaben zu ändern.

Geschwisterkind erfassen Wenn Sie zu einem bereits erfassten Kind ein Geschwisterkind anlegen wollen, können Sie einen Großteil der Daten von dem ersten Kind übernehmen. Neben den Adressangaben des ersten Kindes werden auch alle Bezugspersonen auf das Geschwisterkind übertragen.  So geben Sie ein Geschwisterkind ein: 1. Wählen Sie das betreffende Kind im Fenster Kinder suchen aus und öffnen Sie das Datenblatt des Kindes über den Schalter Ändern. 2. Klicken Sie auf Neues Geschwisterkind und bestätigen Sie die erscheinende Rückfrage mit Ja.

Die vermutlich identischen Angaben zum Kind und zu den Eltern Bezugspersonen werden auf ein neues Kind übertragen. 4. Ergänzen Sie die fehlenden Angaben und überschreiben Sie ggf. die Daten, die beim Geschwisterkind anders sind.

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Sobald Sie die Rückfrage zur Anlage des Geschwisterkindes bestätigen, wird das Kind und die Verknüpfungen zu den Eltern - Bezugspersonen gespeichert. Sollten Sie ein Geschwisterkind versehentlich angelegt haben, müssen Sie das Kind manuell löschen (siehe Kind entfernen)

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Warteliste pflegen Können nicht alle an einer Betreuung interessierten Kinder in der Einrichtung aufgenommen werden, können Sie in adebisKITA eine Warteliste führen.  So nehmen Sie ein Kind in der Warteliste auf. Erfassen Sie das Kind mit allen notwendigen Daten wie ein angemeldetes Kind. Im Feld Status (rechts neben Anmeldedatum) wird bei der Eingabe aufgenommen vorgegeben. Vergeben Sie hier einen Status Warteliste.

Sie können zwischen 9 verschiedenen Statuseinträgen für die Warteliste auswählen. Bei der Ansicht der Warteliste oder beim Ausdruck können Sie die Liste entsprechend dem vergebenen Status sortieren. Auch ein bereits erfasstes Kind können Sie nachträglich auf die Warteliste setzen. Änderns Sie dazu bei dem Kind einfach den Status wie oben angegeben.  So entfernen Sie ein Kind von der Warteliste Wird das Kind in die Einrichtung aufgenommen, geben Sie bei dem Kind als neuen Status ‚aufgenommen‘ an. Wird das Kind endgültig nicht in der Einrichtung aufgenommen, können Sie das Kind aus adebisKITA entfernen. (siehe: Kind entfernen)  So drucken Sie eine Warteliste 1. Klicken Sie im Fenster Kinder suchen auf den Reiter Kinder auf Warteliste. Alle Kinder auf der Warteliste werden daraufhin angezeigt. 2. Klicken Sie auf Drucken und wählen Sie unter Listen den Eintrag Warteliste. Die Sortierung können Sie nach dem Wartelistenstatus, nach dem Anmeldedatum oder nach dem Namen auswählen. 3. Klicken Sie auf OK um die Liste zu drucken.

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Wartelistenprioritäten anpassen Die einzelnen Prioritäten für die Warteliste haben zunächst die Bezeichnungen ‚1Warteliste, 2-Warteliste, …, 9-Warteliste‘. Diese Bezeichnungen können Sie ändern und mit aussagekräftigeren Texten versehen. Die Anpassungen können für jeden Mandanten separat durchgeführt werden.  So passen Sie die Wartelistenprioritäten an: 1. Wählen Sie in der Mandantenverwaltung die betreffende Einrichtung zur Bearbeitung aus. 2. Klicken Sie auf den Schalter Einstellungen.

3. Geben Sie nun für die jeweilige Priorität eine Bezeichnung an. Wenn Sie nur einen Teil möglichen Prioritätsstufen nutzen, lassen Sie die restlichen Einträge frei. 4. Klicken Sie auf OK um die Einstellungen zu speichern. Wenn Sie nun bei einem Kind einen Wartelistenstatus zuordnen sehen Sie in der Auswahl die neuen Bezeichnungen.

Treffen bei einem Kind mehrere Wartelistenprioritäten zu, können Sie auch eine Mehrfachzuordnung vornehmen. Klicken Sie dazu auf den Schalter rechts neben der Auswahl und markieren Sie in der erscheinenden Auflistung die zutreffenden Kriterien. Die höchste vergebene Priorität wird in die Auswahl übernommen. 52

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Aktionen mit mehreren Kindern Die bisher gezeigten Änderungen bezogen sich immer auf ein konkretes Kind. Für bestimmte Aufgaben gibt es in adebisKITA einen Aktionsschalter. Darüber können jeweils mehrere Kinder gleichzeitig verarbeitet werden. Im Folgenden sehen Sie die derzeit angebotenen Aktionen.

Gruppe zuordnen Vermutlich werden Sie nicht alle Kinder schon bei der Anmeldung den späteren Betreuungsgruppen zuordnen. Damit Sie dafür später nicht jedes einzelne Kind ändern müssen, gibt es eine entsprechende Aktion.  So ordnen Sie mehrere Kinder einer Gruppe zu: 1. Markieren Sie im Fenster Kinder suchen alle Kinder, die Sie einer Gruppe zuordnen wollen. Halten Sie dabei die STRG-Taste gedrückt. 2. Klicken Sie auf den Schalter Aktionen und wählen Sie Markierte Kinder einer Gruppe zuordnen.

3. Wählen Sie die Gruppe aus und geben Sie den Zeitraum der Zuordnung an.

4. Klicken Sie auf Übernehmen. Es erscheint eine Meldung, wie viele Kinder der gewählten Gruppe zugeordnet wurden.

5. Klicken Sie auf OK.

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Merkmale setzen Gehen Sie hier genauso vor wie bei der Zuordnung einer Gruppe. Wählen Sie die betreffenden Kinder aus und klicken Sie auf Aktionen. Wählen Sie hier dann ‚Bei markierten Kindern ein Merkmal setzen‘. Wählen Sie das gewünschte Merkmal aus und klicken Sie auf Übernehmen.

Austrittsdatum setzen Zum Ende eines Betreuungsjahres verlassen einige Kinder die Einrichtung. Damit Sie nicht bei jedem Kind die Austrittsdaten separat angeben müssen gibt es auch hierfür eine Aktion.  So setzen Sie das Austrittsdatum für mehrere Kinder: 1. Markieren Sie im Fenster Kinder suchen alle Kinder, die zum gleichen Zeitpunkt die Einrichtung verlassen. 2. Klicken Sie auf den Schalter Aktionen und wählen Sie Austrittsdatum für markierte Kinder festlegen. 3. Geben Sie das gemeinsame Austrittsdatum und den Grund dafür an. Sollen Buchungen nach dem Austritt abgeschlossen und Buchungen, die nach dem Austritt beginnen, entfernt werden, machen Sie bei der entsprechenden Option ein Häkchen.

4. Klicken Sie auf Austritt setzen. 5. Bestätigen Sie dann für jedes Kind die Austrittsdaten mit einem Klick auf Ja.

6. Zum Schluss erhalten Sie eine Meldung, bei wie vielen Kindern die Austrittsdaten gesetzt wurden.

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Kinder auf einen anderen Mandanten übertragen Verwalten Sie mit adebisKITA mehrere Einrichtungen (z.B.: einen Kindergarten und einen Hort), kann es vermutlich vorkommen, dass Kinder aus der einen Einrichtung in die andere Einrichtung wechseln. Damit Sie nicht alle Daten erneut in der zweiten Einrichtung erfassen müssen, können Sie die Daten der Kinder und deren Bezugspersonen kopieren.  So kopieren Sie die Daten von Kindern und deren Bezugspersonen von einem Mandanten in einen anderen: 1. Markieren Sie im Fenster Kinder suchen alle Kinder, die Sie kopieren wollen. 2. Klicken Sie auf den Schalter Aktionen und wählen Sie Markierte Kinder in Ablage kopieren. 3. Sie erhalten eine Meldung, wie viele Kinder in die Ablage übernommen wurden.

4. Wechseln Sie jetzt über das Menü Datei->Mandant wechseln in die Einrichtung, in der die betreffenden Kinder aufgenommen werden sollen. Gehen Sie dort wieder in das Fenster Kinder suchen (Menü Verwaltung->Kinder). 5. Klicken Sie auf den Schalter Aktionen und wählen Sie hier Kind(er) aus Ablage einfügen.

6. Sie erhalten eine Meldung, wie viele Kinder aus der Ablage übernommen wurden. Die kopierten Kinder stehen jetzt in der Einrichtung zur Verfügung. Die Kinder haben beim Kopieren den Status '- offen' erhalten. Sie finden die Kinder deshalb nur im Suchbereich Kinder auf Warteliste. Sie können nun die Kinder einzeln bearbeiten und die für die Aufnahme zusätzlich notwendigen Daten ergänzen. Vergessen Sie dabei nicht den Status auf '+ aufgenommen' zu setzen.

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Kapitel3

Kinder und Erziehungsberechtigte

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Kind entfernen Haben Sie beispielsweise ein Kind versehentlich doppelt erfasst oder soll die Anmeldung eines Kindes zurückgenommen werden, können Sie die Angaben zu einem Kind aus dem Programm entfernen.  So entfernen Sie ein Kind: 1. Suchen Sie im Fenster Kinder suchen das betreffende Kind und markieren Sie den Eintrag in der Liste. 2. Klicken Sie auf den Schalter Entfernen. 3. Bestätigen Sie die Nachfrage, ob Sie das Kind wirklich entfernen wollen, mit Ja. Es folgt ein Hinweis, dass mit dem Kind auch alle verknüpften Daten gelöscht werden. Auch die Eltern und Bezugspersonen des Kindes werden gelöscht, wenn sie keinem weiteren Kind mehr zugeordnet sind.

4. Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie das Kind entfernen wollen, geben Sie im Feld Aktion ausführen JA ein und klicken auf OK.

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Das Kind wird damit unwiederbringlich gelöscht! Wenn ein Kind aus Ihrer Einrichtung ausscheidet, sollten Sie die Daten dazu nicht löschen. Hier genügt es, wenn Sie bei dem Kind ein Austrittsdatum angeben. Das Programm nimmt das Kind nach dem Austrittsdatum automatisch aus dem aktiven Bestand. Die Daten des Kindes können später aber jederzeit wieder eingesehen werden. Verwenden Sie dazu bei der Suche nach Kindern einfach die Suchbereiche ‚nicht mehr aktive Kinder’ oder ‚Alle Kinder’.

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Kapitel 4 Kapitel 4:

Betreuungsbuchungen Hier finden Sie alle Informationen zur Festlegung des Betreuungsumfangs bei den einzelnen Kindern. Außerdem sehen Sie die unterschiedlichen Buchungsarten in der praktischen Anwendung und die jeweilige Auswirkung auf die Förderung.

Lernen Sie in dieser Lektion, wie Sie ...  Mit den unterschiedlichen Buchungsarten arbeiten  Neue Betreuungsbuchungen anlegen  Ferien / Kurzzeitbuchungen eingeben  Änderungen bei den Betreuungsbuchungen abbilden  Sonderfälle erfassen

Kapitel 4

Betreuungsbuchungen

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Betreuungsbuchungen Im vorhergehenden Kapitel haben Sie bereits ersten Kontakt mit den Betreuungsbuchungen in adebisKITA gehabt. Bei der Erfassung eines Kindes ist der gewünschte Betreuungsumfang in einer Betreuungsbuchung festzulegen. In der Regel werden dafür die gewünschten Hol- und Bringzeiten innerhalb der Woche festgelegt und daraus die Buchungszeitkategorie ermittelt.

Buchungsarten In den meisten Fällen erfolgt die Betreuung des Kindes über das ganze Kitajahr hinweg nach einem festgelegten Zeitschema. In adebisKITA wird diese Buchungsart entsprechend Standard-/Regelbuchung bezeichnet. Darüber hinaus kann es aber auch Fälle geben, in denen die Betreuungszeit von der Regel abweicht. Damit diese Fälle auch im Programm abgebildet werden können, gibt es eine Reihe weiterer Betreuungsarten. Standard-/Regelbuchung Diese Buchung entspricht der "normalen" Buchung innerhalb eines Kitajahres. Eine Standard-/Regelbuchung umfasst mindestens 15 Betriebstage (AVBayKiBiG §20). Der Betreuungsumfang innerhalb der Standard-/Regelbuchung bestimmt die Buchungszeitkategorie für die Zuschussabrechnung. Alternativbuchung Diese Buchungsart ist für Kinder, die regelmäßig in bestimmten Zeiträumen von der Standard-/Regelbuchung unterschiedliche Besuchszeiten haben, z. B. bei Schichtarbeit der Eltern. Die Alternativbuchung beschreibt dabei die zur Standard-/Regelbuchung alternativen Betreuungszeiten. Es können max. zwei Alternativbuchungen zu einer Standard-/Regelbuchung angelegt werden. Der Anteil der Alternativbuchung an der Gesamtbuchungszeit ist in Prozent anzugeben. Aus den einzelnen Buchungen wird für die Abrechnung ein Gesamtbuchungszeitfaktor ermittelt. Ferienbuchung Diese Buchungsart nutzen Sie, wenn für ein Kind für einen bestimmten Zeitraum (i. d. R. in den Ferienzeiten) eine längere Buchungszeit gewünscht wird. Die Ferienbuchung muss immer innerhalb des Zeitraums einer Standard-/Regelbuchung liegen. Insgesamt sind drei parallele Ferienbuchungen (Ferienbuchung 1-3) mit unterschiedlichen Zeiten möglich. Kurzzeitbuchung Besucht ein Kind nur für einen kurzen Zeitraum (z.B.: weniger als ein Monat) die Einrichtung, so ist dafür eine Kurzzeitbuchung anzulegen. Die Kurzzeitbuchung muss immer außerhalb des Zeitraums einer Standard-/Regelbuchung liegen.

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Kapitel 4

Betreuungsbuchungen

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Neue Betreuungsbuchung erfassen Soll für ein Kind die Betreuungszeit geändert werden oder ändert sich die Gewichtung, müssen Sie dafür eine neue Betreuungsbuchung anlegen.  So geben Sie eine neue Betreuungsbuchung ein: 1. Wählen Sie das betreffende Kind im Fenster Kinder suchen aus und öffnen Sie das Datenblatt des Kindes über den Schalter Ändern. 2. Klicken Sie in der Übersicht auf den ersten Eintrag unter dem Betreuungskalender. Die Details der zuletzt angelegten Betreuungsbuchung werden angezeigt. 3. Geben Sie im Feld bis an, wie lange die bisherige Buchung noch gültig ist. 4. Klicken Sie auf Neue Betreuungsbuchung. Die Angaben der bisherigen Buchung werden übernommen. Die Gültigkeit der neuen Buchung beginnt einen Tag nach dem Ende der vorherigen Buchung. 5. Geben Sie die Änderungen für die neue Buchung an und klicken Sie auf Speichern.

Die neue Betreuungsbuchung wird jetzt in der Übersicht eingefügt. Sie können nun über den Schalter Drucken die neue Betreuungsvereinbarung und ggf. auch eine neue Beitragsvereinbarung als Ergänzung zum bestehenden Betreuungsvertrag ausdrucken. Bitte unbedingt beachten: Wenn sich die Betreuungszeit (Zeitkategorie) oder die Gewichtung für ein Kind während eines Kitajahres ändert, muss die Änderung unbedingt in einer neuen Buchung erfasst werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Buchungsdaten für die Endabrechnung korrekt ermittelt werden. Wird eine bestehende Buchung einfach überschrieben, gehen die bisherigen Buchungsdaten verloren. Die Folge wäre, dass die alten Betreuungsmonate mit denselben Faktoren abgerechnet werden würden, wie in der neuen Buchung vereinbart.

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Kapitel 4

Betreuungsbuchungen

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Buchungsstatus Wenn man in der Übersicht bei einem Kind den Eintrag Betreuungsbuchung(en) auswählt, erhält man eine monatliche Aufstellung aller zuschussrelevanten Daten der Betreuungen im gewählten Kitajahr.

In diesem Beispiel hat das Kind eine Standard-/Regelbuchung mit der Gewichtung "Schulkind" und der Zeitkategorie ">3 bis 4 Stunden". Zusätzlich ist eine Ferienbuchung erfasst, die dazu führt, dass im Monat August die Zeitkategorie ">8 bis 9 Stunden" bei der Förderung abgerechnet wird. Die Förderung wird mit der Gemeinde Testhausen (2. Spalte) abgerechnet. Die Voraussetzungen für die Förderung sind für das gesamte Betreuungsjahr gegeben (Spalte Förderung). Der Buchungsstatus kann auch für zurückliegende oder nachfolgende Kitajahre angezeigt werden. Mit den Pfeilschaltflächen (>) kommen Sie jeweils ein Kitajahr vor- oder zurück.

Buchungskalender Der Buchungskalender stellt für jeweils ein Kitajahr dar, an welchen Tagen/Wochen welche Betreuungsbuchung gültig ist. Die Wochenenden, Feiertage und Schließtage sind farblich gekennzeichnet und werden bei der Belegung nicht berücksichtigt. Haben Sie bei einem Kind nur eine Standard/-Regelbuchung, so zeigt Ihnen der Buchungskalender lediglich ob die Buchung über das ganze Kitajahr über gültig ist.

Interessanter wird der Buchungskalender dann, wenn Sie auch mit Sonderbuchungsformen arbeiten müssen. Hier können Sie dann taggenau festlegen, wann beispielsweise eine Alternativ- oder Ferienbuchung gültig sein soll.

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Kapitel 4

Betreuungsbuchungen

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Mit dem Buchungskalender arbeiten Im Buchungskalender können Sie über die Pfeilschaltflächen jeweils ein Kitajahr voroder zurückblättern. Unterhalb des Kalenderblatts sehen Sie eine Auflistung aller Buchungsarten, die im gewählten Kitajahr angelegt bzw. gültig sind.

Wenn Sie eine Buchungsart für einen bestimmten Kalendertag setzen wollen, markieren Sie diese Buchungsart zuerst in der Liste und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf den entsprechenden Tag im Kalenderblatt. Haben Sie einen Tag versehentlich gesetzt, klicken Sie noch mal auf diesen Tag und die Zuordnung wird wieder aufgehoben. Bei Ferien- und Kurzzeitbuchungen können Sie bei Buchung bestimmter Ferienzeiträume die betreffenden Tage einfach durch Auswahl der entsprechenden Ferien setzen. Soll nicht der komplette Zeitraum der Ferien ausgewählt werden, können Sie die nicht gewünschten Tage einzeln zurücknehmen. Unterhalb der Ferienauswahl wird bei Ferienbuchungen angezeigt, wie viele Ferienbuchungstage im Kitajahr bereits zugeordnet wurden. Daneben sehen Sie die daraus resultierenden Abrechnungsmonate und die Buchungszeitkategorie mit der die Ferienbuchungen abgerechnet werden.

Diese Informationen sehen Sie analog bei den Kurzzeitbuchungen. Nicht veränderliche Zeiträume Buchungen können im Buchungskalender nur in deren Gültigkeitszeitraum gesetzt werden. Wenn Sie beispielsweise bei der Gültigkeit einer Alternativbuchung angegeben haben 01.09. - 31.12. des Buchungsjahres, dann können Sie diese Buchungsart auch nur in den Monaten September bis Dezember setzen. Ferien- und Kurzzeitbuchungen können nicht im Kalender frei gesetzt werden, wenn die Option Buchungstage entspr. Betriebstagen im Buchungszeitraum gewählt wurde. In diesem Fall können Sie den Zeitraum nur direkt in der Buchung verändern.

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Kapitel 4

Betreuungsbuchungen

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Buchungsarten in der praktischen Anwendung Nachfolgend wird anhand von einigen Beispielen demonstriert, auf welche Weise erweiterte Buchungsarten genutzt und erfasst werden können.

Alternativbuchung Beispiel: Eine Mutter arbeitet im Schichtdienst, jeweils zwei Wochen hintereinander in der Frühschicht und eine Woche Spätschicht. Sie benötigt entsprechend ihren wechselnden Arbeitszeiten entweder am Vormittag oder am Nachmittag einen Betreuungsplatz. Bietet Ihre Einrichtung entsprechend flexible Betreuungsmöglichkeiten an, können Sie das Beispiel mithilfe einer Standard/-Regelbuchung und einer Alternativbuchung in adebisKITA abbilden.  So erfassen Sie eine Alternativbuchung: 1. Legen Sie bei dem betreffenden Kind zunächst eine Standard-/Regelbuchung an. Wählen Sie hier die Betreuungszeiten, die am häufigsten genutzt werden. Im Beispiel wäre das die Betreuung, die bei der Frühschicht der Mutter benötigt wird (jeweils 8 - 14:30 Uhr, durchschnittliche tägliche Buchungszeit 6,5 Std.).

2. Klicken Sie auf Neue Betreuungsbuchung. Wählen Sie hier die Buchungsart Alternativbuchung-1 und geben Sie im Feld von denselben Beginn wie bei der Standard-/Regelbuchung an. 3. Im Feld Anteil dieser Buchung an der Gesamtbuchungszeit geben Sie 33 ein. Diese Angabe ist für die Ermittlung des Gesamtbuchungszeitfaktors aus Standard/Regelbuchung und Alternativbuchung notwendig. Der Wert gibt an, wie stark die Alternativbuchung im Verhältnis zur Gesamtbetreuungszeit prozentual gewichtet werden soll. Im Beispiel ist die Standard-/Regelbuchung jeweils für zwei Wochen (Frühschicht) gültig und dann kommt eine Woche Alternativbuchung (Spätschicht). Das Verhältnis der beiden Buchungen ist also 2/3 zu 1/3. Die Alternativbuchung ist also zu ca 33% der Gesamtbetreuungszeit gültig. 4. Legen Sie die Betreuungszeiten bei Spätschicht der Mutter fest. Im Beispiel ergibt sich hier eine durchschnittliche tägliche Buchungszeit von 3,4 Stunden.

5. Klicken Sie auf Speichern, um auch die Alternativbuchung zu Übernehmen. 62

Kapitel 4

Betreuungsbuchungen

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Buchungszeitfaktor bei Alternativbuchungen Für die Ermittlung des resultierenden Gesamtbuchungszeitfaktors einer Standard/Regelbuchung und der Alternativbuchung(en) wird der Mittelwert der jeweils durchschnittlichen täglichen Buchungszeit der einzelnen Buchungen gebildet. Die Berechnung soll anhand des obigen Beispiels veranschaulicht werden. Der Gesamtbuchungszeitraum ergibt sich aus: 33 % mit >3 bis 4 Stunden, durchschnittlich 3,4 Std./Tag (Alternativbuchung) und 67 % mit >6 bis 7 Stunden, durchschnittlich 6,5 Std./Tag (Standard-/Regelbuchung) Buchungszeitfaktor = ( 6,5 * 67

+

3,4 * 33 ) / 100 = 5,477

Im Beispiel ist also die durchschnittliche tägliche Buchungszeit 5,477 Stunden. Daraus ergibt sich dann der Buchungszeitfaktor >5 bis 6 Stunden, mit dem das Kind gefördert wird.

In der Ebene Buchungsstatus wird im Beispiel genau der ermittelte Wert ausgewiesen. Achtung: sollte sich das Verhältnis Standard-/Regelbuchung zur Alternativbuchung später ändern, so ist der Prozentwert bei der Alternativbuchung entsprechend anzupassen.



Bei Bedarf können Sie noch eine weitere Alternativbuchung (Alternativbuchung-2) angeben. Das Vorgehen und die Berechnung des Gesamtbuchungszeitfaktors erweitern sich entsprechend um die zweite Variante. Alternativbuchungen im Buchungskalender Für Ihre Planung kann es hilfreich sein, wenn Sie wissen, an welchen Tagen/Wochen welche Buchung gültig ist. Klicken Sie dazu in der Übersicht auf den Buchungskalender und wählen Sie bei den Buchungsarten die Alternativbuchung aus. Klicken Sie nun im Jahreskalender auf alle Tage, an denen die Alternativbuchung gültig sein soll.

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Der Eintrag der Tage im Buchungskalender ist für Alternativbuchungen nur informativ und hat keine Auswirkungen auf die Zuschussberechnung. 63

Kapitel 4

Betreuungsbuchungen

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Ferienbuchung

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Ferienbuchungen werden hauptsächlich bei Hortkindern benötigt. Während zu Schulzeiten die Betreuung nur nachmittags stattfindet, ist in den Ferienzeiten eine Betreuung auch vormittags notwendig, da die Eltern oft nicht über ausreichend Urlaub verfügen, um alle Ferientage abzudecken. Besucht ein Kind während der Schulzeit keine Kindertageseinrichtung, für die Ferienzeit wird aber eine Betreuung benötigt, so ist dafür eine Kurzzeitbuchung anzulegen (Siehe Abschnitt Kurzzeitbuchung). Abrechnung von Ferienbuchungen Die Abrechnung von Ferienbuchungen erfolgt anhand der Betriebstage, in denen eine höhere Buchungszeitkategorie gültig ist. Gibt es innerhalb eines Kitajahres unterschiedliche Ferienbuchungen mit unterschiedlichen Buchungszeitkategorien, so wird aus allen Buchungen ein Durchschnitt gebildet. Die Berechnung sehen Sie anhand des folgenden Beispiels: Für ein Kind werden 8 Betriebstage gebucht in der Zeitkategorie >6 bis 7 Stunden und 10 Betriebstage in der Zeitkategorie > 7 bis 8 Stunden. Die resultierende Buchungszeitkategorie für die Ferienbuchung ergibt sich dann zu: Durchschnitt Stunden = (8 * 7 + 10 * 8) / 18 = 7,55 entspricht >7 bis 8 Stunden Bei der Berechnung wird jeweils die Obergrenze der Stundenkategorie verwendet. Bei >6 bis 7 wird also mit 7 Stunden gerechnet, bei >7 bis 8 mit 8. Im obigen Beispiel ergibt sich eine durchschnittliche Buchungszeitkategorie für die Ferienbuchungen von >7 bis 8 Stunden. Die Gesamtzahl der Betriebstage der Ferienbuchungen ergibt 18 Tage. Daraus folgt eine Förderung in der ermittelten Buchungszeitkategorie von einem Monat. Ein Monat kann abgerechnet werden ab 15 Betriebstagen, zwei Monate ab 30 Betriebstagen und 3 Monate ab 45 Betriebstagen (vgl. AVBayKiBiG §20 Abs. 3). Buchungstage für eine Ferienbuchung festlegen In adebisKITA können Sie den Zeitraum, in dem eine Ferienbuchung gültig ist (Anzahl der Buchungstage) auf drei verschiedene Arten festlegen. Buchungstage entspr. Betriebstagen im Buchungszeitraum Diese Option sollten Sie wählen, wenn Sie genau einen Ferienzeitraum in einem Kitajahr festlegen wollen. Die Ferienbuchung ist dann an allen Betriebstagen zwischen dem Beginn- und Enddatum der Buchung (von bis) gültig. Die Anzahl der Betriebstage wird automatisch ermittelt. Buchungstage werden im Buchungskalender festgelegt Soll das Kind in verschiedenen Ferienzeiträumen in der Einrichtung betreut werden, ist diese Option am flexibelsten. Geben Sie als Gültigkeitszeitraum für die Ferienbuchung einfach das ganze Kitajahr an und legen Sie anschließend im Betreuungskalender genau die Tage/Wochen fest, an denen das Kind die Ferienbuchung in Anspruch nimmt. Buchungstage werden pauschal festgelegt Verwenden Sie diese Option, wenn zum Zeitpunkt der Buchung die genaue Lage der Ferienbuchungstage noch nicht festgelegt werden kann (Eltern wissen Ihre Urlaubszeiten noch nicht), sondern nur der gewünschte Umfang der Ferientage, an denen das Kind in der Einrichtung betreut werden soll, feststeht. Geben Sie in diesem Fall im Feld Buchungstage die gewünschte Anzahl an Ferienbuchungstagen an. 64

Kapitel 4

Betreuungsbuchungen

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Beispiele für Ferienbuchungen Beispiel: Die Eltern haben für Ihr Kind im Hort eine regelmäßige Betreuung in der Zeitkategorie >3-4 Stunden gebucht. Für einen Teil der Ferien vereinbaren die Eltern eine zusätzliche Betreuung auch vormittags. Bei dem Kind ist bereits eine Standard-/Regelbuchung für die Betreuung in der Schulzeit (Betreuung in der Zeitkategorie >3-4 Stunden) angelegt.

Die Eltern benötigen im kommenden Kitajahr eine zusätzliche Ferienbetreuung an vermutlich 20 Tagen. Wann genau Sie die zusätzliche Betreuung in Anspruch nehmen werden bleibt noch offen.  So richten Sie eine Ferienbuchung mit pauschaler Festlegung der Tage ein: 1. Legen Sie bei dem betreffenden Kind eine neue Betreuungsbuchung an. 2. Wählen Sie die Buchungsart Ferienbuchung-1 und geben Sie im Feld von den Beginn des Betreuungsjahres an. 3. Wählen Sie darunter die Option Buchungstage werden pauschal festgelegt und geben Sie daneben im Feld Buchungstage 20 ein.

4. Legen Sie die Hol- und Bringzeiten in der Ferienzeit fest oder wählen Sie alternativ einen festen Buchungszeitfaktor aus. Im Beispiel ergibt sich die Zeitkategorie >8 bis incl. 9 Stunden. 5. Klicken Sie auf Speichern, um die Ferienbuchung zu Übernehmen. Da im Beispiel sowohl die Standard-/Regelbuchung wie auch die Ferienbuchung kein Endedatum tragen, hat dies zur Folge, dass auch im nächsten Betreuungsjahr wieder 20 Ferientage in die Förderung mit einbezogen werden. Wenn es im nächsten Jahr z. B. nur 15 Ferientage sein sollen, so ist die Ferienbuchung-1 zum 31.08.2008 abzuschließen und eine neue Ferienbuchung-1 mit Beginndatum 01.09.2008 mit 15 Buchungstagen zu erfassen.

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Kapitel 4

Betreuungsbuchungen

Handbuch adebisKITA

Die Eltern benötigen im kommenden Kitajahr eine Ferienbetreuung für die erste Woche in den Osterferien, die Pfingstferien und die erste Woche im August.  So geben Sie eine Ferienbuchung mit genauer Festlegung der Buchungstage ein: 1. Legen Sie eine neue Betreuungsbuchung bei dem betreffenden Kind an. 2. Wählen Sie die Buchungsart Ferienbuchung-1 und geben Sie im Feld von den Beginn des Betreuungsjahres an.

3. Wählen Sie die Option Buchungstage werden im Buchungskalender festgelegt und geben Sie die gewünschten Betreuungszeiten oder die Buchungszeitkategorie an. 4. Übernehmen Sie die Buchung mit einem Klick auf Speichern., 5. Klicken Sie in der Übersicht auf den Eintrag Buchungskalender und wählen Sie die Ferienbuchung in der Liste der Buchungen aus. Wechseln Sie bei Bedarf vorher in das richtige Kitajahr! 6. Machen Sie bei den zu buchenden Ferienzeiträumen ein Häkchen oder klicken Sie im Jahreskalender einzeln auf die gewünschten Tage. Haben Sie einen Tag versehentlich gesetzt, klicken Sie einfach erneut auf diesen Tag.

Unter der Ferienauswahl sehen Sie, wie viele Ferienbuchungstage insgesamt für das Kitajahr bereits festgelegt wurden und wie viele Monate mit welcher Buchungszeitkategorie gefördert werden. 7. Wenn Sie jetzt in der Übersicht wieder auf die zuvor angelegte Ferienbuchung klicken, sehen Sie, dass die Anzahl der zugeordneten Buchungstage in die Buchung übernommen wurde.



Sind die gewünschten Betreuungszeiten nicht in allen Ferien gleich, kann parallel eine zweite oder dritte Ferienbuchung angelegt werden. Dort können Sie jeweils die abweichenden Zeiten angeben und im Buchungskalender dann wieder taggenau festlegen, wann welche Ferienbuchung gültig ist.

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Kapitel 4

Betreuungsbuchungen

Handbuch adebisKITA

Kurzzeitbuchung Als Kurzzeitbuchungen werden in adebisKITA Buchungen definiert, die nur einen kurzen Zeitraum abdecken und nicht innerhalb einer Regelbuchung liegen. Die Abrechnung der Kurzzeitbuchungen erfolgt analog zu den Ferienbuchungen. Ein Monat kann abgerechnet werden ab 15 Betriebstagen, zwei Monate ab 30 Betriebstagen und 3 Monate ab 45 Betriebstagen. Kurzzeitbuchungen mit weniger als 15 Betriebstagen werden bei der Zuschussabrechnung nicht berücksichtigt. Gibt es mehrere Kurzzeitbuchungen innerhalb eines Kitajahres, wird die Summe der Betriebstage der einzelnen Buchungszeiträume ermittelt und dazu der durchschnittliche Betreuungszeitfaktor. (siehe AVBayKiBiG §20) Auch die Festlegung der Buchungstage kann bei den Kurzzeitbuchungen analog zu den Ferienbuchungen erfolgen. Unterscheidung: Kurzzeitbuchung - Ferienbuchung • Beide Buchungsformen werden für kurze Buchungsabschnitte verwendet. • Eine Ferienbuchung ist immer dann anzulegen, wenn innerhalb einer Regelbuchung kurzzeitig ein höherer Buchungsbedarf besteht. Das ist häufig bei Schulkindern in den Ferien der Fall (daher die Bezeichnung Ferienbuchung), kann aber auch zu einem beliebigen Zeitpunkt innerhalb des Kitajahres sein und auch bei nicht Schulkindern angewandt werden. • Eine Kurzzeitbuchung setzt immer voraus, dass das Kind die Einrichtung nicht regelmäßig besucht sondern eben nur für den Zeitraum der Kurzzeitbuchung betreut werden soll. Beispiele für Kurzzeitbuchungen Beispiel: Eine Mutter erhält eine dreiwöchige Kur und will ihr Kind in dieser Zeit im Kurort im Kindergarten betreuen lassen. Die Kur dauert vom 01.09.2007 bis zum 22.09.2007. Als Standard-/Regelbuchung erfasst würde diese Buchung keine Förderung ergeben, da der September entsprechend dem Monatsprinzip nicht berücksichtigt werden würde. Diese Buchung ist daher als Kurzzeitbuchung zu erfassen.  So geben Sie eine Kurzzeitbuchung ein: 1. Legen Sie bei dem betreffenden Kind eine neue Betreuungsbuchung an. 2. Wählen Sie die Buchungsart Kurzzeitbuchung und geben Sie unter von bis den Zeitraum der Buchung an. 3. Wählen Sie darunter die Option Buchungstage entspr. Betriebstagen im Buchungszeitraum. Die Buchungstage werden daraufhin sofort ermittelt.

4. Legen Sie die Betreuungszeiten fest und geben Sie ggf. notwendige Kriterien zur Gewichtung an. 5. Klicken Sie auf Speichern. Im Buchungskalender werden die betreffenden Tage im September blau mit dem Kürzel "K" dargestellt.

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Kapitel 4

Betreuungsbuchungen

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Im Buchungsstatus wird 1 Monat Förderung für den September ausgewiesen.

Beispiel: Ein Schulkind besucht während der Schulzeit keine Kindertageseinrichtung. Da die Eltern nicht so viel Urlaub haben, dass sie in allen Ferienzeiten Ihr Kind betreuen könnten, soll das Kind in den Pfingstferien und 2 Wochen in den Sommerferien vormittags in einem Hort betreut werden.  So geben Sie eine Kurzzeitbuchung mit mehreren nicht zusammenhängenden Buchungszeiträumen ein: 1. Legen Sie eine neue Betreuungsbuchung bei dem betreffenden Kind an und wählen Sie die Betreuungsart Kurzzeitbuchung. 2. Geben Sie in den Feldern von bis den Zeitraum an, der die einzelnen Buchungszeiträume umfasst (im Beispiel wird das Kitajahr festgelegt).

3. Wählen Sie die Option Buchungstage werden im Buchungskalender festgelegt und geben Sie die gewünschten Betreuungszeiten oder die Buchungszeitkategorie an. 4. Übernehmen Sie die Buchung mit einem Klick auf Speichern., 5. Klicken Sie in der Übersicht auf den Eintrag Buchungskalender und wählen Sie ggf. die Kurzzeitbuchung in der Liste der Buchungen aus. Wechseln Sie bei Bedarf vorher in das richtige Kitajahr! 6. Machen Sie bei den Pfingstferien ein Häkchen und klicken Sie auf die Tage in den Sommerferien, die ebenfalls gebucht werden sollen.

Unter der Ferienauswahl sehen Sie, wie viele Buchungstage festgelegt wurden und wie viele Monate mit welcher Buchungszeitkategorie gefördert werden.

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Kapitel 4

Betreuungsbuchungen

Handbuch adebisKITA

Sonderfälle bei Betreuungsbuchungen Normalerweise erkennt adebisKITA automatisch, ob ein Kind förderfähig ist und ggf. mit welchem Zeit- und Gewichtungsfaktor die Förderung erfolgt. Die entsprechenden Informationen sehen Sie bereits bei der Erfassung einer Buchung im Statusbereich.

Gelten für ein Kind die automatisch ermittelten Werte nicht, können Sie über den Schalter Sonderfall Ausnahmen festlegen. Kind nicht in Förderung einbeziehen. Für ein Kind wurde ein gültiger Buchungszeit- und Gewichtungsfaktor ermittelt. Die Fördervoraussetzungen nach dem BayKiBiG sind erfüllt. Trotzdem soll das Kind nicht in die Förderung einbezogen werden.  So nehmen Sie ein Kind aus der Förderung heraus: 1. Klicken Sie nach der Eingabe der Buchungsdaten auf den Schalter Sonderfall und machen Sie ein Häkchen im Feld Dieses Kind nicht in die Berechnung der Förderung mit einbeziehen.

2. Klicken Sie auf Schließen. Die manuelle Änderung wird im Statusbereich entsprechend angezeigt.

Dieser Sonderfall ist anzuwenden, wenn in einer Einrichtung Kinder betreut werden, die weder von einer Gemeinde (auch nicht im Rahmen der Gastkinderregelung) noch von einem Träger der öffentlichen Jugendhilfe gefördert werden, obwohl sie eine förderfähige Buchungszeit haben. Kind manuell in Förderung einbeziehen. Buchungszeiten in den Kategorien "mehr als 1 bis einschließlich 2 Stunden" und "mehr als 2 bis einschließlich 3 Stunden" sind gemäß Art. 21 Abs. 4 Satz 4 BayKiBiG und § 19 Abs. 1 und 2 AVBayKiBiG bei Kindern ab Vollendung des dritten Lebensjahres bis zur Einschulung im Regelfall nicht förderungsfähig. Eine Förderung ist nur in Sonderfällen zulässig, wie z.B. vormittäglicher Besuch einer Schulvorbereitenden Einrichtung (SVE) und anschließender Kindergartenbesuch oder Kindergartenbesuch in Kombination mit Betreuung durch eine Tagesmutter, etc.

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Kapitel 4

Betreuungsbuchungen

Handbuch adebisKITA

 So setzen Sie die Förderung in Ausnahmefällen: 1. Geben Sie zunächst die Buchungsdaten ein. Entsprechend der Buchungszeiten und der Angaben zur Gewichtung ergibt sich keine Förderung.

2. Klicken Sie auf den Schalter Sonderfall und machen Sie ein Häkchen im Feld Dieses Kind trotzdem in die Berechnung der Förderung mit einbeziehen.

3. Klicken Sie auf Schließen. Die manuelle Änderung wird im Statusbereich entsprechend angezeigt.

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Kapitel 5 Kapitel 5:

Mitarbeiter Im Bereich Mitarbeiter verwalten Sie das Personal Ihrer Einrichtung. Vor allem die pädagogischen Fach- und Ergänzungskräfte sind hier anzulegen, damit sie später eine korrekte Zuschussabrechnung mit adebisKITA erstellen können.

Lernen Sie in dieser Lektion, wie Sie ...  Mitarbeiter anlegen  Anstellungen erfassen und ändern  Ersatzkräfte eingeben  Fehlzeiten erfassen

Anmerkung Nachdem das Personal in Kindertageseinrichtungen überwiegend weiblich ist, wird bei Verweisen auf Mitarbeiter der Einrichtung in der Regel die weibliche Form „Mitarbeiterin“ verwendet. Um eine bessere Lesbarkeit zu erreichen wird auf die Angabe beider Geschlechtsformen verzichtet. Zum Ausgleich wird im Plural die männliche Form „Mitarbeiter“ benutzt.

Kapitel 5

Mitarbeiter

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Mitarbeiter Im Kapitel 'Erste Schritte' haben Sie bereits gesehen, wie Sie neue Mitarbeiter anlegen. Auf den folgenden Seiten erhalten Sie detailliertere Informationen zur Verwaltung der Mitarbeiter. Pädagogisches Personal Damit Sie mit adebisKITA die Zuschussabrechnung durchführen können, muss zumindest das pädagogische Personal der Einrichtung erfasst werden. Pädagogisches Personal sind pädagogische Fachkräfte und pädagogische Ergänzungskräfte (§ 16 Abs. 1 AVBayKiBiG) Die Festlegung, ob eine Mitarbeiterin als Fach oder Ergänzungskraft in der Einrichtung tätig ist, erfolgt über die Auswahl der Qualifikation bei der Anstellung. Fachkräfte sind:

Erzieher/in Sozialpädagog/e/in in integrativen Kindertageseinrichtungen zusätzlich Heilpädagog/e/in Heilerziehungspfleger/in

Ergänzungskräfte sind:

Kinderpfleger/in Berufspraktikant/in

Mitarbeiter erfassen  So geben Sie eine neue Mitarbeiterin ein: 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung den Eintrag Mitarbeiter oder klicken Sie in der Symbolleiste auf . 2. Klicken Sie auf den Schalter Neu und geben Sie die Daten der Mitarbeiterin an.

Im Feld Eintritt geben Sie an, seit wann die Mitarbeiterin in Ihrer Einrichtung arbeitet. Scheidet eine Mitarbeiterin aus, tragen Sie das Datum im Feld Austritt ein. 72

Kapitel 5

Mitarbeiter

Handbuch adebisKITA

3. Haben Sie alle Basisangaben zur Mitarbeiterin eingetragen, klicken Sie auf Speichern. Die neue Mitarbeiterin ist damit angelegt und Sie können jetzt die Daten zur Anstellung erfassen. 4. Klicken Sie in der Übersicht auf Anstellungen und dann unten in der Schalterleiste auf Neue Anstellung.

5. Geben Sie hier die Daten zur aktuellen Anstellung der Mitarbeiterin an. Beachten Sie dazu auch die nachfolgenden Hinweise. 6. Haben Sie alle Angaben zu der Mitarbeiterin erfasst, Klicken Sie auf Schließen. Die Änderungen werden gespeichert und das Fenster geschlossen. Wichtige Hinweise zur Erfassung der Mitarbeiter • Geben Sie immer ein Eintrittsdatum und wenn Mitarbeiter die Einrichtung verlassen ein Austrittsdatum an. • Vergeben Sie bei jeder Mitarbeiterin nach Möglichkeit eindeutige Initialen. Die Initialen werden beispielsweise im Kalender bei jedem Termin der Mitarbeiterin angezeigt. • Bei allen pädagogischen Mitarbeitern ist eine Anstellung zu erfassen. Hier ist der Anstellungsbeginn und falls bereits bekannt, das Anstellungsende anzugeben. • Um später den Anstellungsschlüssel und die Fachkraftquote für die Zuschussabrechnung bestimmen zu können, ist im Feld Anstellung als die Qualifikation und im Feld Arbeitszeit die vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit anzugeben. • Soll eine Ersatzkraft angelegt werden, die zum Ausgleich von Fehlzeiten anderer Mitarbeiter angestellt wird, ist im Feld Ersatzkraft für Fehlzeitausgleich ein Häkchen zu setzen. • Für die Personalplanung können Sie die genauen Arbeitszeiten zu den einzelnen Wochentagen erfassen. Neben dem pädagogischen Personal können Sie auch weitere Mitarbeiter der Einrichtung (hauswirtschaftliches bzw. technisches Personal) erfassen. Deren Daten werden jedoch für die Zuschussabrechnung nicht benötigt. Sie werden aber für die Statistik der Kinder- und Jugendhilfe ausgewertet.

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Kapitel 5

Mitarbeiter

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Anstellung ändern Wenn sich bei einer Mitarbeiterin das Anstellungsverhältnis ändert (neue Arbeitszeit, Änderung der Qualifikation) ist jeweils eine neue Anstellung zu erfassen. Wichtiger Hinweis: Ändern Sie auf keinen Fall einfach die Angaben einer bestehenden Anstellung!  So erfassen Sie eine Änderung in der Anstellung: 1. Wählen Sie in der Mitarbeiterverwaltung die betreffende Person aus und klicken Sie auf Ändern. 2. Klicken Sie in der Übersicht auf die bisher gültige Anstellung. Im Datenbereich erscheinen dann die Angaben zu dieser Anstellung. 3. Geben Sie im Feld Anstellung bis an, bis wann die bisherige Anstellung gilt. 4. Klicken Sie in der Schalterleiste auf Neue Anstellung . Die Angaben der bisherigen Anstellung werden in eine neue Anstellung übernommen. Der Beginn der neuen Anstellung schließt automatisch an die bisherige Anstellung an. 5. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und klicken Sie auf Speichern um die neue Anstellung zu übernehmen.



Damit adebisKITA die Mitarbeiterdaten für die Zuschussabrechnung richtig ermitteln kann, ist es unbedingt notwendig, alle Veränderungen in der Anstellung jeweils mit einem neuen Eintrag im Bereich Anstellungen zu erfassen. Auf keinen Fall darf eine bisher gültige Anstellung einfach durch neue Angaben überschrieben werden! Dies würde zu falschen Ergebnissen bei der Zuschussberechnung führen und kann sich unter Umständen auf bereits abgerechnete Zeiträume auswirken. Jahresübersicht anzeigen Um die einzelnen Anstellungsabschnitte zu visualisieren können Sie auf den Schalter Jahresübersicht einblenden klicken. Damit werden für das gewählte Kitajahr in einer Zeitachse die jeweiligen Anstellungsabschnitte und auch bereits erfasste Fehlzeiten dargestellt.

Über diese Darstellung können Sie mögliche Fehleingaben schnell erkennen und ggf. korrigieren. Mit einem Doppelklick auf einen Fehlzeitbalken in der Übersicht können Sie diese Fehlzeit direkt bearbeiten.

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Kapitel 5

Mitarbeiter

Handbuch adebisKITA

Anstellung unterbrechen Wird die Anstellung einer Mitarbeiterin wegen Erziehungsurlaub, einem Sabbatjahr oder einem längeren Sonderurlaub unterbrochen, kann diese Unterbrechung bei den Anstellungen der Mitarbeiterin dokumentiert werden.  So erfassen Sie eine Anstellungsunterbrechung 1. Wählen Sie in der Mitarbeiterverwaltung die betreffende Person aus und klicken Sie auf Ändern. 2. Tragen Sie in der bisher gültigen Anstellung im Feld Anstellung bis den letzten Tag ein, an dem die Mitarbeiterin da ist. 3. Legen Sie eine Anstellungsunterbrechung an, indem Sie im Bereich Anstellung in der Schalterleiste auf den Pfeil rechts von Neue Anstellung klicken. Wählen Sie im erscheinenden Menü Neue Anstellungsunterbrechung anlegen.

4. Geben Sie den Zeitraum, den Grund der Unterbrechung und ggf. eine Anmerkung dazu an. Wenn Sie eine Unterbrechung für einen Zeitraum anlegen, in dem noch eine Anstellung läuft, wird am unteren Fensterrand eine entsprechende Meldung angezeigt. Schließen Sie in diesem Fall die noch laufende Anstellung nach Eingabe der Unterbrechung ab!

5. Klicken Sie auf Speichern, um die Unterbrechung zu übernehmen.



Bevor Sie eine Anstellungsunterbrechung eingeben, müssen Sie immer die derzeit bestehende Anstellung mit einem Enddatum abschließen. Nur durch den Abschluss einer bestehenden Anstellung wird verhindert, dass die Mitarbeiterin weiter in der Zuschussberechnung berücksichtigt wird. Die Angaben der Unterbrechung werden für die Zuschussberechnung nicht berücksichtigt sondern dienen nur der Dokumentation.

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Kapitel 5

Mitarbeiter

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Monatsprinzip bei Anstellungen Analog zu den Buchungsdaten bei den Kindern, gilt auch bei den Mitarbeitern in Bezug auf die Zuschussabrechnung das Monatsprinzip (Förderrelevante Änderungen werden in dem Kalendermonat berücksichtigt, in dem Sie eintreten vgl. §20 Abs. 1 AvBayKiBiG). Mitarbeiterin wird während eines Monats eingestellt Wird eine Mitarbeiterin eingestellt, werden deren Arbeitsstunden ab dem Monat gewertet, ab dem die Anstellung beginnt. Beispiel: Neue Mitarbeiterin ab 16.03.07 mit 20 Wochenstunden Abrechnung: Die Mitarbeiterin wird ab März für den ganzen März mit ihren Wochenstunden berücksichtigt. Für die Zeit vom 01.03. bis 15.03. wird bei der Mitarbeiterin allerdings eine Fehlzeit generiert. Bei der taggenauen Ermittlung des anwesenden Personals wird die Mitarbeiterin also korrekt erst ab dem 16. März berücksichtigt. Mitarbeiterin verlässt während eines Monats die Einrichtung Scheidet eine Mitarbeiterin während eines Monats aus, werden Ihre Stunden für die Zuschussabrechnung in dem Monat noch berücksichtigt. Für die Tage nach dem Ausscheiden werden allerdings wieder Fehlzeiten generiert. Bei der taggenauen Ermittlung des Personals werden also wieder nur die Tage berücksichtigt, in denen die Mitarbeiterin tatsächlich noch anwesend war. Beispiel: Mitarbeiterin geht ab 13.07.07 in Elternzeit. Abrechnung: Die Mitarbeiterin wird für den gesamten Juli noch in der Abrechnung berücksichtigt. Für den Zeitraum vom 14.07. bis 31.07. wird eine Fehlzeit generiert.

Anstellungsübersicht anzeigen Über den Schalter Übersicht gelangen sie im Fenster Mitarbeiter suchen zur Anstellungsübersicht. Hier sehen Sie in einer Zeitachsendarstellung die Anstellungsund Fehlzeit-Informationen aller Mitarbeiter in ihrer Einrichtung für jeweils ein Kitajahr.

Anhand dieser Übersicht sehen Sie auf einen Blick, ob sie alle Anstellungsinformationen zu den Mitarbeitern richtig erfasst haben. Um die Übersicht für ein anderes Kitajahr anzuzeigen ändern sie einfach das Jahr im Feld Übersicht für Kitajahr.

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Kapitel 5

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Mitarbeiter suchen Haben Sie alle Mitarbeiter erfasst, klicken Sie im Fenster Mitarbeiter suchen auf den Schalter Suchen. Sie bekommen dann in der Liste alle Mitarbeiter angezeigt. Sie können nun einzelne Einträge ändern oder beispielsweise eine Liste aller Mitarbeiter ausdrucken.

Suchbereiche bei Mitarbeitern Wenn Sie das Fenster Mitarbeiter suchen aufrufen, erscheinen sofort alle derzeitigen Mitarbeiter Ihrer Einrichtung (Suchbereich: Alle Mitarbeiter). Mit den entsprechenden Reitern über der Ergebnisliste können Sie die Mitarbeiter abhängig von ihrem jeweiligen Status filtern. Alle Mitarbeiter

Alle angestellten Mitarbeiter (ohne ausgeschiedene oder als Wegfall gekennzeichnete Mitarbeiter). Mitarbeiter in aktiver Anstellung Nur angestellte Mitarbeiter, die zum angegebenen Stichtag in einer aktiven Anstellung sind. Mitarbeiter in einer Anstellungsunterbrechung zum Stichtag werden nicht ausgewählt. Ausgeschiedene Mitarbeiter Mitarbeiter, die zum Stichtag nicht mehr in der Einrichtung sind (entsprechender Eintrag im Austrittsdatum. Alle Mitarbeiter (mit Ausgeschiedenen) Alle Mitarbeiter, auch bereits ausgeschiedene und als Wegfall gekennzeichnete Einträge.

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Alle im Bereich Kinder suchen detailliert dargestellten Funktionen im Zusammenhang mit den Suchlisten (Ansicht ändern, Export, etc.) gelten natürlich auch für den Bereich Mitarbeiter und alle anderen Suchmasken in adebisKITA.

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Kapitel 5

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Fehlzeiten erfassen Mit der in adebisKITA integrierten Endabrechnung können Sie gleichzeitig die förderrelevanten Fehlzeiten ermitteln. Dazu sind alle Fehlzeiten der pädagogischen Mitarbeiter zu erfassen. Beispiel: Eine Mitarbeiterin fällt wegen Krankheit für eine Woche aus.  So geben Sie eine Fehlzeit bei einer Mitarbeiterin an. 1. Öffnen Sie das Datenblatt der betreffenden Mitarbeiterin. 2. Klicken Sie in der Übersicht im Bereich Fehlzeiten auf die passende Rubrik (Urlaub, Krankheit oder sonstige Fehlzeiten). 3. Klicken Sie in der Schalterleiste auf Neue Fehlzeit.

4. Geben Sie den Zeitraum an und ändern Sie bei Bedarf den Typ der Fehlzeit.

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5. Klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie bei einem Termin kein Enddatum angeben, gilt dieser Termin nur für den bei Beginn angegebenen Tag (eintägiger Termin). Wenn Sie entsprechend eine Fehlzeit erfassen, zu der Sie bislang noch kein konkretes Enddatum haben (längere Krankheit), geben Sie ggf. ein fiktives Enddatum an. Wenn die Mitarbeiterin dann wieder zurückkommt, setzen Sie das Enddatum dann auf den tatsächlichen Wert. Weitere Informationen zu Fehlzeiten finden Sie im Kapitel 8 Kalender, Termin und Fehlzeiten sowie im Kapitel 7 Zuschussberechnung.

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Termin- und Fehlzeitenübersicht Wenn Sie im Fenster Mitarbeiter suchen rechts neben dem Schalter Übersicht auf die Pfeilschaltfläche klicken können Sie neben der Anstellungsübersicht auch eine Übersicht der Termine und Fehlzeiten aller Mitarbeiter anzeigen.

In der erscheinenden Maske erhalten Sie für alle Mitarbeiter Ihrer Einrichtung eine jahresweise Darstellung aller Termine und Fehlzeiten. Sie können die Anzeige zwischen einer kompakten Jahresübersicht und einer taggenauen Darstellung umschalten. Außerdem können Sie zwischen dem Zeitraum Kitajahr und Kalenderjahr wählen.

Sie können die Anzeige auch auf eine bestimmte Fehlzeitart (z.B.: nur Urlaub) beschränken. Wählen Sie dazu im Bereich Filter den gewünschten Termintyp aus. Sie sehen dann in der Spalte rechts von den Namen der Mitarbeiter die Summe der jeweiligen Tage in dem betrachteten Zeitraum. Schließzeiten werden in der Übersicht mit einem dunkelgrauen Hintergrund dargestellt. Wie in dem Beispiel auch sichtbar, müssen auch für Schließzeiten bei den einzelnen Mitarbeitern die Urlaubs-Fehlzeiten hinterlegt werden. Mit einem Doppelklick auf einen Fehlzeitbalken können Sie den betreffenden Termin direkt aus der Übersicht heraus bearbeiten.

Ersatzkräfte für Fehlzeitausgleich Fallen durch Krankheit, Urlaub oder sonstige Fehlzeiten Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum aus und kann dadurch der Mindestanstellungsschlüssel oder der Qualifikationsschlüssel nicht eingehalten werden, ist rechtzeitig durch Anstellung von Ersatzkräften für eine Kompensation der Fehlzeiten zu sorgen. Anders als beim Stammpersonal werden die Arbeitsstunden der Ersatzkräfte nicht für die Zuschussabrechnung herangezogen. Trotzdem sind Ersatzkräfte wie das Stammpersonal mit einer Anstellung zu erfassen. Die vereinbarte Arbeitszeit wird für den Anstellungszeitraum in der Fehlzeitenauswertung berücksichtigt.

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 So erfassen Sie eine Ersatzkraft 1. Legen Sie die betreffende Person zunächst als Mitarbeiterin an. 2. Fügen Sie eine Anstellung hinzu, geben Sie den befristeten Zeitraum und die vereinbarte Arbeitszeit an. Setzen Sie im Feld Ersatzkraft für Fehlzeitausgleich ein Häkchen.

3. Speichern Sie die Anstellung und die Mitarbeitern. Durch Setzen des Häkchens bei Ersatzkraft für Fehlzeitausgleich, erreichen Sie, dass die Mitarbeiterin bzw. die Arbeitszeit der betreffenden Anstellung nicht direkt in die Zuschussabrechnung eingeht, sondern nur bei der Fehlzeitenermittlung berücksichtigt wird. Kann die entstandene Fehlzeit auch durch Mehrarbeit einer bestehenden Mitarbeiterin ausgeglichen werden, erfassen Sie bei dieser eine entsprechende (Zusatz-)Anstellung. Beispiel: Eine Mitarbeiterin ist mit 20 Wochenstunden in Ihrer Einrichtung beschäftigt. Für kurze Zeit übernimmt die Mitarbeiterin 15 zusätzliche Wochenstunden, um eine entstandene Fehlzeit auszugleichen.  So erfassen Sie eine Ersatzkraftanstellung für eine bestehende Mitarbeiterin 1. Öffnen Sie das Datenblatt der betreffenden Person in der Mitarbeiterverwaltung. 2. Klicken Sie in der Übersicht auf Anstellungen und in der Schalterleiste auf Neue Anstellung. 3. Geben Sie den Zeitraum, die zusätzlichen Arbeitsstunden und die Qualifikation im Feld Anstellung als an. 4. Setzen Sie ein Häkchen im Feld Ersatzkraft für Fehlzeitausgleich. 5. Bei Bedarf können Sie die zeitliche Lage der zusätzlichen Arbeitszeit und eine Bemerkung zur Ersatzanstellung angeben. 6. Klicken Sie auf Speichern. Bei der Zuschussabrechnung wird die Mitarbeiterin mit ihren regulären 20 Wochenstunden ausgewertet und bei der Fehlzeitenermittlung werden die zusätzlichen 15 Wochenstunden für den begrenzten Zeitraum berücksichtigt.

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Personal auf anderen Mandanten übertragen Verwalten Sie mit adebisKITA mehrere Einrichtungen, kann es vorkommen, dass eine Mitarbeiterin von einer Einrichtung in die andere Einrichtung wechselt oder in mehreren Einrichtungen gleichzeitig tätig ist. Damit Sie die Daten einer Mitarbeiterin nicht nochmals komplett erfassen müssen, gibt es eine Kopierfunktion.  So kopieren Sie die Daten einer Mitarbeiterin von einem Mandanten in einen anderen: 1. Markieren Sie im Fenster Mitarbeiter suchen die Person oder alle Personen, die Sie kopieren wollen. 2. Klicken Sie auf den Schalter Aktionen und wählen Sie Markierte Mitarbeiter in Ablage kopieren.

3. Sie erhalten eine Meldung, wie viele Mitarbeiter in die Ablage übernommen wurden. 4. Wechseln Sie jetzt über das Menü Datei->Mandant wechseln in die Einrichtung, in die die betreffenden Personen übertragen werden sollen. Gehen Sie dort wieder in das Fenster Mitarbeiter suchen (Menü Verwaltung->Mitarbeiter). 5. Klicken Sie auf den Schalter Aktionen und wählen Sie hier Mitarbeiter aus Ablage einfügen oder Mitarbeiter mit Anstellungen aus Ablage einfügen, je nachdem, ob die Anstellungen mit kopiert werden sollen oder nicht.

6. Wenn Sie nur eine Mitarbeiterin kopiert haben, erscheint das Datenblatt dieser Person jetzt zur Bearbeitung. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter kopiert haben, erhalten Sie eine Meldung, wie viele Mitarbeiter aus der Ablage übernommen wurden.

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Kapitel 6 Kapitel 6:

Auswertungen Nachdem Sie nun eine Menge Daten im Programm eingegeben haben, wollen Sie sicherlich auch mal etwas aus dem Programm herausbekommen. Welche Druck- und Ausgabemöglichkeiten Ihnen adebisKITA bietet, erfahren Sie in diesem Kapitel.

Lernen Sie in dieser Lektion, wie Sie ...  Eine Gruppenliste drucken  Listen in Tabellenform drucken  Etiketten ausgeben  Serienbriefe erstellen  Adressen an eine Excel-Tabelle übergeben  Den Betreuungsvertrag nachträglich ausgeben  „Informationen für die Grundschule“ drucken

Kapitel 6

Auswertungen

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Listen ausgeben Nachfolgend finden Sie einige Beispiele, wie Sie mit adebisKITA verschiedenste Listen ausgeben können.

Gruppenliste drucken Im folgenden Beispiel soll eine Kinder- und Gruppenliste gedruckt werden. Die Ausgabe soll mit Anschrift, Telefonnummer und Geburtsdatum erfolgen.  So drucken Sie eine Gruppenliste. 1. Wählen Sie unter Kinder suchen die gewünschte Gruppe aus und klicken Sie auf Suchen. 2. Klicken Sie auf den Schalter Drucken.

3. Wählen Sie den Eintrag Kinder- und Gruppenliste und klicken Sie auf Drucken.

4. Wählen Sie das Druckformat Name, Anschrift, Telefon, Geburtsdatum und die Sortierung Gruppe und Geburtsmonat. 5. Klicken Sie auf OK, um die Liste auf dem Drucker auszugeben oder klicken Sie auf Seitenansicht, wenn Sie das Ergebnis zunächst auf dem Bildschirm betrachten wollen. Sie erhalten eine Liste der Kinder in der Gruppe, sortiert nach der Reihenfolge ihrer Geburtstage im Jahr. Wenn Sie eine Liste aller Kinder in der Einrichtung haben wollen unabhängig von der Gruppenzuordnung, wählen Sie zunächst im Fenster Kinder suchen alle aktiven Kinder aus. Gehen Sie dann wie oben gezeigt die Schritte 2 bis 3 durch. Ändern Sie vor der Ausgabe die Sortierung auf Geburtsmonat (diesmal ohne Gruppe). Das

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Kapitel 6

Auswertungen

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Ergebnis ist dann eine Liste aller Kinder der Einrichtung sortiert nach den Geburtstagen innerhalb der Geburtsmonate. Dieses Verfahren können Sie grundsätzlich für alle Gruppenlisten anwenden. Wählen Sie eine Sortierung mit 'Gruppe und...', erhalten Sie für jede Gruppe einen eigenen Ausdruck. Wählen Sie die entsprechende Sortierung ohne Gruppe, erfolgt derselbe Ausdruck für alle Kinder der Einrichtung ohne Berücksichtigung der Gruppenzugehörigkeit.

Seitenvorschau nutzen Haben Sie bei der Ausgabe Seitenansicht gewählt, erscheint die Vorschau in einem neuen Fenster. Über die eingeblendete Symbolleiste Seitenansicht können Sie die Vorschau steuern.  So nutzen Sie die Seitenvorschau:

- Mit den Schiebeleisten können Sie den gezeigten Ausschnitt einer Seite verschieben. - Klicken Sie auf eine der Pfeiltasten, um zwischen den Druckseiten zu blättern. - Wählen Sie in der folgenden Auswahlliste den Darstellungsfaktor aus. Bei starker Verkleinerung sind in der Regel keine Details mehr sichtbar. - Wollen Sie die Seitenansicht schließen ohne den Bericht zu drucken, klicken Sie auf das Tür-Symbol. - Klicken Sie auf das Drucker-Symbol, um den angezeigten Bericht auszugeben. Die Seitenansicht wird damit auch beendet. Die Funktionen der Symbolleiste Seitenansicht im Detail

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Auswertungen

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Gruppentabelle drucken Neben dem eben gezeigten Listenformat können Sie Ihre Gruppen auch in einer Tabelle ausgeben. Dabei steht Ihnen eine Vielzahl von Formaten zur Verfügung. Als Beispiel soll eine Anwesenheitsliste ausgegebene werden.  So drucken Sie eine Anwesenheitsliste: 1. Wählen Sie unter Kinder suchen die gewünschte Gruppe aus und klicken Sie auf Suchen. 2. Geben Sie als Stichtag ein Datum in dem Monat an, für das Sie die Anwesenheitsliste drucken wollen. 2. Klicken Sie auf den Schalter Drucken, wählen Sie den Eintrag Anwesenheitsliste und klicken Sie wieder auf Drucken. 4. Klicken Sie auf OK um die Liste auszugeben. Die Tabelle Anwesenheitsliste enthält für jeden Tag des Monats eine Spalte. Die Wochenenden sind zur besseren Orientierung grau hinterlegt.

Für andere Anwendungsfälle stehen noch weitere Formate mit unterschiedlicher Spaltenzahl zur Verfügung. Für den Ausdruck können Sie dabei die Spaltenüberschriften selbst vorgeben. Auch den Titel der Liste und einen Untertitel können Sie vorgeben.

Titel und Spaltenüberschriften festlegen  So legen Sie den Titel und die Spaltenüberschriften einer Liste fest: 1. Klicken Sie vor der Ausgabe einer Tabelle oder Liste auf den Schalter Formatoptionen unter den Druckformaten.

2. Im Feld Titel der Liste können Sie eine Überschrift für die Liste festlegen. Ist hier nichts angegeben, so wird der Name der Auswertung als Titel gedruckt. Zusätzlich können Sie einen Untertitel angeben. Dieser wird auf der Liste in etwas kleinerer Schrift unter dem Titel ausgegeben. Im Feld Spaltenüberschriften können Sie für jede Spalte die Bezeichnung angeben. Trennen Sie dabei die einzelnen Spaltennamen mit einem Strichpunkt.

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Im obigen Beispiel wurde für eine 5-spaltige Tabelle die Überschrift Wochenplan festgelegt und die Spaltenüberschriften mit den Wochentagen benannt. 3. Schließen Sie das Fenster Formatoptionen. Wenn die Einstellungen auch für weitere Ausdrucke dieser Tabelle gelten sollen, so klicken Sie noch auf den Schalter Einstellungen speichern. Ansonsten werden die Angaben nur für diesen einen Ausdruck verwendet. 4. Klicken Sie auf OK um die Liste zu drucken.

Variable Spaltenüberschriften und variable Felder werden nur von bestimmten Listen unterstützt. Bei allen anderen Listen sind entsprechende Einträge ohne Wirkung.

Anpassen der Kopfzeilen Über die bereits gesehenen Formatoptionen können Sie auch die Ausgabe des Listenkopfes beeinflussen. Neben den Einrichtungsangaben können Sie auch ein individuelles Logo auf allen Listen platzieren.  So ändern Sie das Format der Kopfzeilen einer Liste: 1. Klicken Sie vor der Ausgabe einer Tabelle oder Liste auf den Schalter Formatoptionen unter den Druckformaten. 2. Klicken Sie auf den Reiter Kopfzeilen. Sie können nun die vorgegebenen Angaben zur Einrichtung individuell überschreiben und ein Logo einbinden. Die Einrichtungsdaten werden automatisch aus der Mandantenverwaltung übernommen. 3. Sollen die Angaben zur Einrichtung auf der Liste anders gedruckt werden, klicken Sie auf Individuell festlegen. Sie können nun die drei Zeilen überarbeiten. 86

Kapitel 6

Auswertungen

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4. Wollen Sie ein eigenes Logo auf den Listen mitausgeben, klicken Sie im Bereich Logo in Kopfzeile auf Individuell festlegen. Sie können nun über den Schalter Logo auswählen die vorbereitete Grafikdatei (Hinweise siehe unten) zuordnen. Wählen Sie das Format entsprechend Ihrer Logogröße aus. 5. Klicken Sie auf Schließen. Sie können jetzt festlegen, ob diese Einstellungen nur für diese Liste gelten sollen oder als Standard für alle Listen übernommen werden sollen.

Klicken Sie auf den entsprechenden Schalter. Alternativ können Sie die Einstellungen auch in einem neuen Format speichern und so später bestimmten Listen wieder zuordnen. Klicken Sie dazu auf Neues Format anlegen und vergeben Sie dann einen Namen für das Format.

Bei anderen Listen können Sie dieses Format dann über die Auswahl im Feld Format für Kopfzeilen einfach zuordnen. Hinweise zur Verwendung eines Logos. Der für ein Logo vorgesehene Platz auf den Listen ist fest vorgegeben. Sie können daher nur aus zwei Varianten wählen. Ist Ihr Logo annähernd quadratisch oder rund, wählen Sie die Größe Quadratisch 142x142 Pixel. Ist das Logo breiter wie hoch, wählen Sie Querformat 360x142 Pixel. Das Logo sollte im gif-Format vorliegen und die Abmessungen des gewünschten Formates haben. Ist Ihr Logo in einem anderen Format angelegt und mit anderen Abmessungen versehen, können Sie die Grafik mit den gängigen Grafikprogrammen in das unterstützte Format umwandeln. Wenn Sie ein sehr großes Logo mit vielen Details haben, ist dieses möglicherweise für eine Verwendung in den Kopfzeilen ungeeignet.

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Serienbriefe mit Microsoft Word erstellen Neben den Standardformaten, deren Form und Aussehen Sie nur in Grenzen verändern können, bietet Ihnen adebisKITA eine Serienbrief-Schnittstelle zu Microsoft Word ab Version 97. Damit stehen Ihnen in Bezug auf Erscheinungsbild und Inhalt alle Möglichkeiten offen, die Ihnen die Textverarbeitung bietet.

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Wenn Sie diese Funktion nutzen wollen, sollten Sie mit der grundsätzlichen Bedienung und Arbeitsweise in Microsoft Word vertraut sein. Als Beispiel soll eine Einladung an alle Mitglieder des Elternbeirates für die nächste Sitzung erstellt werden.  So bereiten Sie einen Serienbrief mit Microsoft Word vor: 1. Erstellen Sie zunächst ein normales Word-Dokument als Vorlage für die Einladung. 2. Starten Sie adebisKITA und wählen Sie unter Verwaltung den Eintrag Erziehungsberechtigte. 3. Wählen Sie die Adressen aus, die einen Serienbrief erhalten sollen. In unserem Beispiel die Adressgruppe ’Elternbeirat’. 3. Klicken Sie auf Drucken, wählen Sie unter Briefe den Eintrag Office-Serienbief und klicken Sie wieder auf Drucken.

4. In der Zeile Word-Dokument sollte der Pfad vorgegeben sein, indem Sie Ihren Brief vorher angelegt haben.

Im Beispiel ist das 'C:\ADEBISKITA\DOCS\?.DOC'. Ändern Sie den Ausdruck vor dem Fragezeichen bei Bedarf ab und speichern Sie die Änderung mit Einstellung speichern. 5. Klicken Sie auf Dokument bearbeiten. Sie können nun das gewünschte Word-Dokument auswählen und mit dem Schalter Öffnen aufrufen.

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Word wird daraufhin gestartet und mit dem Dokument geöffnet. Sie können nun die einzelnen Seriendruckfelder, die von adebisKITA an Word übergeben werden, in das Dokument einfügen. Die einzelnen Schritte unterscheiden sich je nach eingesetzter Version von MicrosoftWord. Die grundsätzliche Vorgehensweise ist aber jeweils identisch. Hier sehen Sei zunächst die notwendigen Schritte mit MicrosoftWord 2000.  So verknüpfen Sie die Adressdaten mit Ihrem Word-Dokument: 1. Gehen Sie mit dem Cursor an die gewünschte Position und wählen Sie mit der Maus in der Symbolleiste Seriendruck den Schalter Seriendruckfeld einfügen.

2. Sie brauchen dann nur noch das betreffende Feld anzuklicken und der Ausdruck wird an die Cursorposition gesetzt. 3. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Felder die Sie in den Brief einfügen wollen. 4. Speichern Sie die Änderungen an Ihrem Word-Dokument.

Ihr Dokument ist jetzt für die Zusammenarbeit mit adebis vorbereitet. Sie können jetzt bereits testen, ob die Daten richtig in das Dokument übernommen wurden. in der Seriendruck4. Klicken Sie auf das Symbol Ausgabe in neues Dokument Symbolleiste. Word zeigt dann in einem neuen Fenster das Dokument mit den Daten aus adebis an.

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Dieselben Schritte sehen mit MicrosoftWord in der Version 2007 wie folgt aus:  So verknüpfen Sie die Adressdaten mit Ihrem Word-Dokument: 1. Gehen Sie mit dem Cursor an die gewünschte Position und wählen Sie mit der Maus in der Aufgabenleiste Sendungen den Schalter Seriendruckfeld einfügen.

In der erscheinenden Liste wählen Sie das gewünschte Feld aus. Die Feldvariable wird daraufhin an der Cursorposition im Dokument eingefügt. 2. Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle Felder die Sie in den Brief einfügen wollen. 3. Speichern Sie die Änderungen an Ihrem Word-Dokument. Ihr Dokument ist jetzt für die Zusammenarbeit mit adebisKITA vorbereitet. Sie können jetzt bereits testen, ob die Daten richtig in das Dokument übernommen wurden. Klicken Sie dazu auf Vorschau Ergebnisse.

4. Klicken Sie auf den Schalter Fertigstellen und Zusammenführen in der Aufgabenleiste Sendungen. Wenn Sie hier Einzelne Dokumente bearbeiten… wählen, erstellt Word ein Dokument, das alle zu druckenden Briefe enthält. So können Sie vor der Ausgabe die einzelnen Briefe nochmals überprüfen. Wählen Sie Dokumente Drucken…, können Sie alle oder eine Auswahl von Briefen sofort auf den Drucker ausgeben.

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Word-Serienbrief direkt aus adebisKITA drucken In Zukunft können Sie mit dem eben erstellten Dokument direkt aus adebisKITA drucken. Als Beispiel soll wieder die Einladung für die Elternbeiratssitzung dienen.  So drucken Sie einen Word-Serienbrief direkt aus adebis: 1. Wählen Sie die betreffenden Adressen in adebis aus und klicken Sie auf Drucken. 2. Wählen Sie unter Briefe den Eintrag Winword-Serienbief und klicken Sie auf drucken. 3. Klicken Sie auf OK und öffnen Sie das betreffende Word-Dokument.

4. Word wird nun im Hintergrund gestartet, das Dokument geöffnet und zusammen mit den Daten aus adebis ausgedruckt.

Gruppenliste mit Microsoft Word erstellen Neben der Erstellung von Briefen eignet sich die Schnittstelle zu Word auch für andere Ausdrucke. In einem weiteren Beispiel sehen Sie, wie eine selbst mit Word gestaltete Gruppenliste mit den Daten von adebisKITA gefüllt wird.  So erstellen Sie mit Word eine Gruppenliste 1. Wählen Sie im Fenster Kinder suchen eine Gruppe aus und klicken Sie auf Drucken. 2. Unter der Rubrik Briefe wählen Sie Office-Serienbrief und klicken auf Drucken. 3. Klicken Sie auf Dokument bearbeiten und wählen Sie die zuvor in Word erstellte Vorlage für die Gruppenliste. (Als Beispiel können Sie die in adebisKITA enthaltene Datei Gruppenliste-leer.doc verwenden.) Microsoft Word wird gestartet und das ausgewählte Dokument geöffnet. 4. Gehen Sie nun mit dem Cursor in die Zeile, in der das erste Kind eingetragen werden soll. Klicken Sie auf Seriendruckfeld einfügen und wählen Sie das Feld, das in der ersten Spalte ausgegeben werden soll. Geben Sie in dieser Form alle weiteren gewünschten Felder an. 5. Wenn Sie alle Felder der ersten Zeile eingefügt haben, dann gehen Sie mit dem Cursor in die nächste Zeile. Wählen Sie jetzt über den Schalter Bedingungsfeld einfügen den Eintrag Nächster Datensatz. Markieren Sie jetzt alle zuvor in der ersten Zeile eingefügten Felder und kopieren Sie diese über die Zwischenablage in die zweite Zeile hinter dem Feld Nächster Datensatz.

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6. Jetzt markieren Sie einfach die zweite Zeile und kopieren diese so oft darunter, wie Zeilen auf einer Seite ausgegeben werden sollen. Das Ergebnis könnte wie im folgenden Beispiel aussehen.

7. Damit Sie diese Arbeit nicht jedes Mal machen müssen, sollten Sie das Dokument jetzt speichern. in der Seriendruck8. Klicken Sie auf das Symbol Ausgabe in neues Dokument Symbolleiste. Sie sollten damit die gewünschte Liste mit den Daten der Kinder aus adebisKITA erhalten.

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Wenn Sie diese Liste das nächste Mal ausdrucken, sind es nur mehr ein paar Mausklicks. An diesem Beispiel sehen Sie, welche Möglichkeiten Ihnen mit der Schnittstelle zu Word offen stehen. Sie können damit beliebige Dokumente selbst entwerfen und mit den Daten von adebisKITA füllen.

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Serienbriefe mit OpenOffice (LibreOffice) erstellen

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AdebisKITA unterstützt den Seriendruck auch über OpenOffice (LibreOffice) writer. Damit die Anbindung zu diesem Programm funktioniert, muss unter Extras>Optionen im Bereich Officeanbindung die Textverarbeitung ‚OpenOffice/LibreOffice Writer 2.x - 3.x‘ eingestellt sein. Nachfolgend wird immer die Bezeichnung OpenOffice verwendet. Die dargestellten Aktionen sollten aber für alle von OpenOffice abgeleiteten Programme (LibreOffice, ApacheOpenOffice, …) gelten. Wenn Sie diese Funktion nutzen wollen, sollten Sie mit der grundsätzlichen Bedienung und Arbeitsweise in OpenOffice vertraut sein. Als Beispiel soll eine Einladung an alle Mitglieder des Elternbeirates für die nächste Sitzung erstellt werden.  So bereiten Sie einen Serienbrief mit OpenOffice vor: 1. Erstellen Sie zunächst ein normales Writer-Dokument als Vorlage für die Einladung. 2. Starten Sie adebisKITA und wählen Sie unter Verwaltung den Eintrag Erziehungsberechtigte. 3. Wählen Sie die Adressen aus, die einen Serienbrief erhalten sollen. In unserem Beispiel die Adressgruppe ’Elternbeirat’. 3. Klicken Sie auf Drucken, wählen Sie unter Briefe den Eintrag Office-Serienbief und klicken Sie wieder auf Drucken. 4. In der Zeile OpenOffice Writer-Dokument sollte der Pfad vorgegeben sein, indem Sie Ihren Brief vorher angelegt haben.

Im Beispiel ist das 'C:\ADEBISKITA\DOCS\?.ODT'. Ändern Sie den Ausdruck vor dem Fragezeichen bei Bedarf ab und speichern Sie die Änderung mit Einstellung speichern. 5. Klicken Sie auf Dokument bearbeiten. Sie können nun das gewünschte Writer-Dokument auswählen und mit dem Schalter Öffnen aufrufen. OpenOffice wird daraufhin gestartet, die Adressdaten aus adebisKITA werden in ein Calc-Arbeitsblatt ausgegeben und das gewählte Dokument in Writer geöffnet.  So öffnen Sie die Datenquelle für den Seriendruck: 1. Wählen Sie im OpenOfficeWriter im Menü Ansicht den Punkt Datenquellen oder drücken Sie die Taste F4.

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Oberhalb dem Dokument werden nun die Datenquellen-Ansicht eingeblendet.

2. Klicken Sie in der Übersicht auf der linken Seite auf den Eintrag adebisKITA und dort unter Tabellen auf Tabelle1. In dieser Tabelle befinden sich die aus adebisKITA übertragenen Daten. Diese werden jetzt daneben in einer Tabellen angezeigt. Sie können nun die einzelnen Felder in das Seriendruckdokument einfügen.  So verknüpfen Sie die Adressdaten mit Ihrem Writer-Dokument: 1. Klicken Sie in der angezeigten Datentabelle mit der linken Maustaste auf die Spaltenüberschrift des Feldes, das Sie in das Dokument übernehmen wollen.

2. Halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Feld an die Stelle im Dokument, an der das Feld stehen soll. Lassen Sie dort die Maustaste los. Der Feldplatzhalter wird daraufhin im Dokument angezeigt. 3. Verfahren Sie so mit allen weiteren Feldern, die Sie im Dokument einfügen wollen. 94

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4. Haben Sie alle Seriendruckfelder in Ihrem Dokument platziert, speichern Sie die Änderungen über Datei->Speichern. Ihr Dokument ist jetzt für die Zusammenarbeit mit adebisKITA vorbereitet. Sie können jetzt bereits testen, ob die Daten richtig in das Dokument übernommen wurden.  So drucken Sie den Serienbrief aus: 1. Wählen Sie im Menü Extras den Punkt Serienbrief-Assistent. 2. Nachdem Sie ja bereits alle Vorbereitungen für die Ausgabe getroffen haben, können Sie sofort auf Schritt 8 Speichern, drucken, versenden klicken.

3. Wählen Sie hier Serienbrief drucken. Ändern Sie bei Bedarf den Drucker, über den die Ausgabe erfolgen soll. 4. Klicken Sie auf Dokumente drucken und anschließend auf Fertigstellen. Möchten Sie vor dem Druck das fertige Seriendokument überprüfen oder ggf. noch individuelle Änderungen vornehmen, können Sie das resultierende Dokument vor der Ausgabe bearbeiten. Klicken Sie dazu zunächst auf Schritt 7. Dokument personalisieren und dann auf Individuelles Dokument bearbeiten.

Sie befinden sich jetzt in dem Seriendokument und können dieses vor der Ausgabe bearbeiten. Mit einem Klick auf Zurück zum SerienbriefAssistenten gelangen Sie zur Ausgabe zurück.

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Gruppenliste mit Microsoft Excel erstellen Wenn Ihnen die von Adebis bereitgestellten Listen nicht ausreichen oder Sie eigene Formate und Layouts erstellen wollen, so steht Ihnen mit der Schnittstelle zu Microsoft Excel ein weiteres Werkzeug zur Verfügung.

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Wenn Sie diese Funktion nutzen wollen, sollten Sie mit der grundsätzlichen Bedienung und Arbeitsweise in Microsoft Excel vertraut sein. Voraussetzung ist auch, dass Microsoft Excel auf Ihrem Computer installiert ist. Als Beispiel soll eine Gruppenliste in Excel erstellt werden.  So bereiten Sie ein Excel-Dokument zur Verwendung mit Adebis vor: 1. Erstellen Sie zunächst Ihre Tabelle in Excel. 2. Merken Sie sich den Namen des betreffenden Arbeitsblattes und die Zeile und Spalte, an der später die Daten aus Adebis eingefügt werden sollen. 3. Speichern Sie die Tabelle ab.  So erstellen Sie eine Gruppenliste mit Microsoft Excel: 1. Wählen Sie unter Kinder suchen die gewünschte Gruppe aus klicken Sie auf Suchen. 2. Klicken Sie auf Drucken 3. Wählen Sie unter der Rubrik Vorlagen den Eintrag Adressen, Export in ExcelTabelle und klicken Sie auf Drucken. 4. Im Feld Speichern unter geben Sie den Namen der Excel-Datei an. Im Feld Einfügen in Arbeitsplatz geben Sie jeweils durch Komma getrennt den Namen des Arbeitsblattes, die Einfügezeile und -Spalte an.

5. Soll sich Adebis die Angaben bis zum nächsten Mal merken, klicken Sie auf Einstellungen speichern. 6. Klicken Sie jetzt auf Dokument bearbeiten. Excel wird im Hintergrund gestartet und die Daten der Kinder in das vorbereitete Arbeitsblatt eingefügt.

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Etiketten drucken Mit adebis können Sie auf einfache Weise Adressetiketten drucken. Das Programm unterstützt eine Reihe von gängigen Formaten für Laser- und Tintenstrahldrucker.

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Sie sollten vor dem Kauf von Etiketten prüfen, welche Formate von adebis unterstützt werden und welche Formate für Ihren Drucker geeignet sind. Bei Tintenstrahldruckern besteht oft das Problem, dass jeweils oben und unten ein Streifen von teilweise mehr als einem Zentimeter nicht bedruckt werden kann. Für solche Drucker empfehlen sich daher Etikettenbögen, die oben und unten einen entsprechenden Randbereich haben. Bei Verwendung von Formaten ohne Rand kann es vorkommen, dass auf der letzten Etikettenreihe des Bogens Angaben fehlen (bsp.: PLZ und Ort wird nicht mehr gedruckt). Als Beispiel wollen Sie für den Versand einer Einladung für alle Mitglieder des Elternbeirates ein Etikett drucken.  So drucken Sie Adressetiketten: 1. Wählen Sie unter Verwaltung den Punkt Adressen. 2. Wählen Sie bei Kategorie Elternbeirat aus und klicken Sie auf Suchen. Diese Kategorie ist natürlich nur vorhanden, wenn diese vorher angelegt wurde. (Siehe 'Eingabe von Erziehungsberechtigten') 3. Klicken Sie auf Drucken und wählen Sie unter dem Reiter Etiketten den Eintrag Etiketten. 4. Klicken Sie auf Drucken.

Geben Sie jetzt unter Druckformat Ihr Etikettenformat an. Im Bereich Exemplare können Sie angeben, wie viele Etiketten pro Adresse gedruckt werden sollen und ob beim Ausdruck Etiketten übersprungen werden sollen. Wählen Sie die gewünschten Optionen und die passende Sortierung. 5. Klicken Sie auf OK um die Etiketten sofort auszudrucken oder auf Seitenansicht, wenn Sie das Ergebnis zuvor am Bildschirm ansehen wollen.

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Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob das gewählte Format für Ihren Drucker und Ihre Etiketten passt, so legen Sie am besten für einen Probedruck zunächst normales Papier ein. Halten Sie dann den Ausdruck neben Ihren Etikettenbogen und prüfen Sie, ob die Adressen richtig auf den einzelnen Etiketten erscheinen würden. Stimmt die Positionierung der einzelnen Adressen, können Sie den Ausdruck auf dem Etikettenbogen wiederholen.

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Bei der Ausgabe von Etiketten werden Sie in den seltensten Fällen genau einen Bogen bedrucken. Meist wird das letzte Blatt nur zum Teil bedruckt. Mit der richtigen Einstellung können Sie solche Blätter bei dem nächsten Druck wieder verwenden.  So verwenden Sie bereits teilweise bedruckte Etikettenbögen: 1. Wählen Sie die gewünschten Adressen aus und klicken Sie auf Drucken. 2. Wählen Sie unter dem Reiter Etiketten den Eintrag Etiketten und klicken Sie auf Drucken. 3. Geben Sie jetzt im Feld Exemplare überspringen die Anzahl der Etiketten an, die auf dem verwendeten Bogen bereits bedruckt wurden. A B

Leerer Etikettenbogen

Bereits benutzter Etikettenbogen

Im obigen Beispiel wurden auf dem Bogen bereits 4 Etiketten bedruckt. Für die neue Ausgabe sollen diese übersprungen werden und die Ausgabe auf dem Etikett Nummer 5 (B) begonnen werden. Geben Sie also im Feld Exemplare überspringen die Zahl 4 ein. 4. Klicken Sie auf OK um die Etiketten zu drucken.

Briefumschläge drucken Neben den Etiketten können Sie bei geeignetem Drucker und Briefformat eine Adresse auch gleich direkt auf einen Briefumschlag drucken. Unterstützt werden die Formate B5, C5, C6 und DL. Als Beispiel wollen Sie für die Eltern aller Kinder eine Einladung zum Sommerfest versenden.  So drucken Sie Briefumschläge: 1. Wählen Sie unter Verwaltung den Punkt Kinder. 2. Klicken Sie auf Drucken und wählen Sie unter Etiketten den Eintrag Briefumschläge. 3. Sie benutzen das Umschlagsformat DL. Markieren Sie also bei den Formatoptionen das Format DL.

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4. Soll auf dem Umschlag auch der Absender erscheinen, machen Sie vor der Option Mit Absender drucken ein Häkchen. 5. Damit Sie den Brief auch an die Eltern adressieren können, soll vor der eigentlichen Adresse des Kindes 'An die Eltern von' stehen. Dies können Sie erreichen, wenn Sie auch vor der Option Mit Überschrift drucken ein Häkchen setzen. 6. Klicken Sie dann auf OK oder auf Seitenansicht, wenn Sie die Ausgabe zunächst am Bildschirm kontrollieren wollen.

7. Geben Sie jetzt im erscheinenden Fenster die Überschrift 'An die Eltern von' ein und klicken Sie auf OK.

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Auswertungen

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Bildungs- und Betreuungsvertrag drucken Bei der Erfassung eines neuen Kindes hatten Sie in Schritt 5 bereits die Möglichkeit, einen Bildungsund Betreuungsvertrag für das Kind und die Eltern/Erziehungsberechtigten zu drucken. Wollen Sie die Verträge erst später drucken oder sind Änderungen zu bestehenden Verträgen notwendig, können Sie den Vertragsdruck auch manuell starten.  So drucken Sie den Bildungs- und Betreuungsvertrag 1. Wählen Sie das betreffende Kind aus. 2. Klicken Sie auf Drucken und wählen Sie unter Vorlagen den Eintrag Bildungsund Betreuungsvertrag. 3. Klicken Sie auf Drucken und dann auf OK.

Haben Sie den Vertrag für das Kind schon einmal gedruckt, wird im Feld Vertragsdatum das ursprüngliche Vertragsdatum angegeben. Wenn der damalige Vertrag seine Gültigkeit beibehalten soll, dürfen Sie dieses Datum nachträglich nicht mehr ändern, da bestimmte Anlagen auf das ursprüngliche Vertragsdatum Bezug nehmen. Das Anlagendatum wird immer mit dem aktuellen Datum vorbelegt. Sie können diese Angabe bei Bedarf ändern. 4. Markieren Sie die gewünschten Komponenten des Vertrags und klicken Sie auf Druckvorschau, wenn Sie die Ausgabe erst am Bildschirm überprüfen wollen oder auf Vertrag drucken, wenn die Ausgabe sofort auf dem Drucker erfolgen soll.

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Wenn Sie den Vertrag für mehrere Kinder in einem Arbeitsgang ausgeben wollen, markieren Sie im Fenster Kinder suchen einfach die betreffenden Kinder und klicken dann auf Drucken. Wählen Sie wieder unter Vorlagen den Bildungs- und Betreuungsvertrag und verfahren Sie ansonsten wie oben. Die gewählten Vertragskomponenten werden dann für alle markierten Kinder gedruckt.

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Kapitel 6

Auswertungen

Handbuch adebisKITA

Informationen für die Grundschule drucken In adebisKITA ist das Formular „Informationen für die Grundschule“ des StMAS integriert. Sie können dieses Infoblatt einfach für alle Kinder vor dem Schulübertritt ausgeben und dann die notwendigen Ergänzungen manuell vornehmen.  So drucken Sie die Informationen für die Grundschule 1. Wählen Sie im Fenster Kinder suchen alle betroffenen Kinder aus. 2. Klicken Sie auf Drucken und wählen Sie unter Briefe den Eintrag Informationen für die Grundschule aus. 3. Klicken Sie auf Drucken.

Markieren Sie die Option Nur markierte Einträge drucken, falls Sie die Kinder vorher in der Liste markiert haben. 4. Klicken Sie auf Seitenansicht, wenn Sie die Ausgabe erst am Bildschirm überprüfen wollen oder auf OK, wenn die Seite(n) sofort auf dem Drucker ausgegeben werden sollen.

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Kapitel 7 Kapitel 7:

Beiträge und Zahlungsverkehr Verwalten Sie mit adebisKITA Ihre Kindergartenbeiträge. Wenn Sie für die Abbuchung der Kindergartenbeiträge eine Einzugsermächtigung haben, können Sie automatisch die nötigen Lastschriften erzeugen und per DTA-Verfahren an Ihre Bank weitergeben. Mit dem integrierten Zahlungsverkehrsmodul können Sie auch andere Lastschriften und Überweisungen abwickeln.

Lernen Sie in dieser Lektion, wie Sie ...  Die Beitragsabrechnung vorbereiten  Die Beitragsabrechnung durchführen  Beitragslisten drucken  Lastschriften für fällige Beiträge erstellen  Fällige Lastschriften auf Diskette ausgeben  Einzellastschriften oder Überweisungen erfassen  Lastschriften online weitergeben können

Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Beiträge festlegen Die von den Eltern zu entrichtenden Beiträge sind normalerweise in einer Gebührenordnung/-Satzung festgelegt. Diese Gebühren werden in adebisKITA über die Festlegung von Beitragsarten übernommen. Wie eine Beitragsart angelegt oder eine bestehende geändert wird wurde bereits im Kapitel 2 beschrieben. Nachfolgend werden die Beitragsarten im Detail beschrieben und Beispiele für die Praxis aufgezeigt.

Angaben zu einer Beitragsart Bezeichnung der Beitragsart Geben Sie hier die interne Bezeichnung der Beitragsart an. Text Soll in der Elternbeitragsvereinbarung oder in der Abrechnung für die Beitragsart ein von der Bezeichnung abweichender Text stehen, geben Sie diesen hier an. Kostenstelle Mithilfe von Kostenstellen können sie gleichartige Beitragsarten kumuliert auswerten. Übergeben sie die Beitragsdaten an eine Finanzbuchhaltung, ist hier ggf. das Sach/Erlöskonto der Beitragsart zu hinterlegen. Optionen Soll die Abrechnung der Beitragsart mit einer Mengenangabe erfolgen, aktivieren Sie die Option Beitrag mengenabhängig. Der Gesamtbetrag für diese Beitragsart ergibt sich dann aus dem bei der Beitragsart hinterlegten Betrag mal der einzugebenden Menge. Neben der manuellen Angabe der Menge, gibt es auch verschiedene automatische Ermittlungsmethoden. Klicken Sie dazu auf den Schalter neben der Option.

Hier können Sie auswählen, ob die Anzahl aus den Anwesenheitstagen oder den Abwesenheitstagen ermittelt werden soll. Als Zeitraum kann dann noch zwischen dem Abrechnungsmonat und dem Vormonat unterschieden werden.

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Voraussetzung für die automatische Mengenermittlung ist das Führen der integrierten Anwesenheitsliste. Aktivieren Sie die Option Beitrag variabel festlegbar, wenn sie den Betrag für die Beitragsart individuell beim Kind angeben möchten. Über den Schalter rechts von der Option können Sie festlegen, wie der variable Beitrag ermittelt werden soll. Die Vorgabe ist hier manuell. Der Anwender kann damit die Höhe des variablen Beitrags selbst bei der Eingabe bestimmen.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Über die zweite Option „Differenzbetrag aus Ferienbuchung und Regelbuchung verteilt auf das Betreuungsjahr“ kann eine automatisierte Beitragsabrechnung der Ferienbuchungen erfolgen. Ein Beispiel dafür sehen Sie im nachfolgenden Abschnitt. Auch eine Kombination aus mengenabhängig und variabel festlegbar ist möglich. Gültig von, gültig bis Geben Sie hier an, von wann bis wann die nebenstehenden Beträge gültig sind. Bei der Angabe der Gültigkeit eines Beitrags ist zumindest das Anfangsdatum anzugeben. Solange sich der Preis für eine Beitragsart nicht ändert, können sie das Enddatum offen lassen. Wie sie Beitragsänderungen im Programm abbilden erfahren Sie im Abschnitt Beitragsänderungen. Beträge Hier können Sie einen Standardbetrag und/oder buchungszeitabhängige Beträge festlegen. Ist sowohl ein Standardbetrag als auch ein buchungszeitabhängiger Betrag angegeben, ergibt sich der resultierende Betrag aus der Summe von Standardbetrag und dem Betrag, in dessen Buchungszeitkategorie das Kind fällt. (Beispiel rechts)

Gemäß den Fördervoraussetzungen nach Art 19 BayKiBiG sind die Elternbeiträge entsprechend den Buchungszeiten gem. Art 21 Abs4 Satz 6 zu staffeln. Der Beitrag soll sich demnach von einer Stundenkategorie auf die nächst höhere um mindestens 10 Prozent des Elternbeitrags für vier Stunden erhöhen. Im obigen Beispiel würde das bedeuten, dass die Staffelung mindestens 8,50 € je Buchungszeitkategorie betragen müsste.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Beispiele für Beitragsarten im Folgenden finden Sie einige Beispiele, wie sie Beitragsarten in adebisKITA festlegen können. Welche Arten für sie in der Praxis relevant sind, richtet sich nach ihrer Gebührenordnung. Grundbeitrag Der Grundbeitrag wurde ausschließlich über die buchungszeitabhängigen Beträge festgelegt. Welcher Betrag für ein Kind zu zahlen ist, hängt von der Buchungszeit ab.

Hat das Kind eine Buchung in der Kategorie über 5 bis inklusive 6 Stunden, ist dafür 84 € Grundbeitrag zu zahlen. Die Staffelung beträgt bei diesem Beispiel 7 € je Buchungszeitkategorie. Dies entspricht genau den empfohlenen 10 Prozent des Elternbeitrags bei vier Stunden. Spielgeld Für das Spielgeld wird eine Pauschale von 5 € für alle Kinder erhoben. Der Betrag wird im Feld Standardbetrag hinterlegt.

Essensgeld. Der Beitrag für das Essensgeld soll abhängig von den tatsächlich in Anspruch genommenen Mahlzeiten erhoben werden.

Eine Mahlzeit kostet 2,40 €. Dieser Betrag wird als Standardbetrag festgesetzt. Zusätzlich wird die Option Beitrag mengenabhängig gesetzt. 105

Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Getränkegeld Im Beispiel soll für Kinder mit einer Buchungszeit bis 5 Stunden 3 € und darüber 5 € Getränkegeld erhoben werden.

Die Beträge werden buchungszeitabhängig festgelegt: In den Kategorien bis inklusive 5 Stunden 3 €, für die restlichen Kategorien 5 €. Beitragsrückerstattung Muss im Einzelfall zu viel gezahlter Beitrag rückerstattet werden (zum Beispiel bei nachträglicher Kostenübernahme durch das Jugendamt), wird beim Kind diese Beitragsart zugeordnet und der zurückzuzahlende Betrag als Minusbetrag angegeben.

Die Beitragsart wird ohne Betrag angelegt und die Option Beitrag variabel festlegbar gesetzt. Anmeldegebühr Erheben Sie bei der Aufnahme eines Kindes eine Anmeldegebühr, können sie diese als eigene Abrechnungsart mit einem Standardbetrag anlegen.

Anhand dieser Beispiele sollten sie den Gebührenkatalog für ihre Einrichtung auf adebisKITA übertragen können.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Beitragsaufschlag für Ferienbuchungen Nimmt ein Kind in den Ferien eine erhöhte Buchungszeit in Anspruch, wird dafür in der Regel auch ein erhöhter Beitrag fällig. In adebisKITA gibt es drei Möglichkeiten, diesen zusätzlichen Beitrag abzurechnen. 1. Manuelle Festlegung des Ferienbeitrags. Dazu legen Sie eine eigene Beitragsart, bei der der Beitrag variabl festlegbar ist, an und geben bei den betroffenen Kindern den gewünschten Betrag an. Ist der Betrag für alle Kinder gleich, kann der Betrag auch bereits in der Beitragsart fest hinterlegt werden. 2. Erhebung eines höheren Grundbeitrags für die bei der Zuschussabrechnung anzurechnenden Betreuungsmonate. Diese Option können Sie direkt bei der Beitragserhebung aktivieren. Dabei wird für jedes Kind, bei dem mindestens ein Ferienbuchungsmonat ermittelt wurde für jeden Ferienbuchungsmonat der entsprechend höhere Grundbeitrag erhoben.

Beispiel: Ein Kind hat normalerweise eine Buchungszeit >4 bis 5 Stunden. Das Kind hat aber auch 18 Ferientage mit eine Buchungszeit von >7 bis 8 Stunden. Das ergibt einen anzurechnenden Ferienbuchungsmonat. Wir gehen davon aus, dass dieses Kind das ganze Betreuungsjahr in der Einrichtung ist. Der Grundbeitrag ist wie folgt festgelegt:

Die Abrechnung des Beitrags erfolgt nun von September bis Juli entsprechend der Buchungszeitkategorie >4 bis 5 Stunden (Grundbeitrag 80 €). Nur im August wird entsprechend der Buchungszeitkategorie >7 bis 8 Stunden ein höherer Grundbeitrag (110 €) ermittelt. 107

Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

3. Erhöhten Beitrag auf alle Betreuungsmonate umlegen. Dafür muss eine eigene Beitragsart angelegt werden und dort die Option Beitrag variabel festlegbar ausgewählt werden. Über den Schalter daneben wird die Festlegung des Beitrags als Differenzbetrag aus Ferienbuchung und Regelbuchung verteilt auf das Betreuungsjahr festgelegt.

Legen Sie eine eigene Beitragsart für den Ferienbuchungsaufschlag an. Geben Sie zu den jeweiligen Buchungszeiten die anzusetzenden Beiträge an. Die Preise sind entweder identisch mit dem jeweiligen Grundbeitrag können aber auch davon abweichen.

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Die Bezeichnung für den „Ferienbuchungsaufschlag“ können Sie natürlich frei wählen. Nimmt nun ein Kind Ferienbetreuung in Anspruch, fügen Sie in der Elternbeitragsvereinbarung die Beitragsart „Ferienbuchungsaufschlag“ hinzu. Der zu zahlende monatliche Aufschlag wird dann wie folgt berechnet. • Zuerst werden für das Kind die Ferienbuchungsmonate und die resultierende Buchungszeitkategorie entsprechend den Vorgaben des BayKiBiG ermittelt. • Anschließend wird der buchungszeitabhängige Betrag aus der Beitragsart Ferienbuchungsaufschlag für die Regelbetreuung und für die Ferienbetreuung ermittelt. Die Differenz ergibt den Aufschlag je Buchungsmonat. • Diese Differenz wird mit der Anzahl der Ferienbuchungsmonate multipliziert und durch 12 geteilt.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Berechnungsbeispiel: Ein Kind hat normalerweise eine Buchungszeit „>3 bis 4 Stunden“. An 31 Ferientagen soll das Kind „>7 bis 8 Stunden“ betreut werden. Die Beitragsart Ferienbuchungsaufschlag wurde wie folgt angelegt:

Der Beitrag für >3 bis 4 Stunden ist 70 €, der für >7 bis 8 Stunden ist 110 €. Der Aufschlag für einen Ferienbuchungsmonat wäre also 40 €. Nachdem bei dem Kind zwei Monate angesetzt werden können, sind insgesamt 80 € für die Ferienbuchungen zu zahlen. Das ergibt dann einen monatlich zu zahlenden Aufschlag von 6,67 €.

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Ändern sich die Angaben zu den Ferienbuchungen innerhalb eines Jahres, so werden noch nicht abgerechnete Monate nach der neuen Berechnung abgerechnet. Bereits erhobene Ferienbuchungsaufschläge werden bei der Neuberechnung nicht berücksichtigt. Beispiel: Nach drei Monaten erklären die Eltern des Kindes aus dem obigen Beispiel, dass Sie doch nur insgesamt 22 Tage Ferienbetreuung für ihr Kind in Anspruch nehmen wollen. Die Anzahl der anzurechnenden Ferienbuchungsmonate ist damit nur noch einer. Der neue Ferienbuchungsaufschlag ab dem 4. Monat reduziert sich damit auf monatlich 3,33 €.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Beitragsänderungen umsetzen Wenn sich die Beiträge für eine Beitragsart zu einem bestimmten Stichtag ändern, geben Sie einfach einen neuen Betragssatz mit einer neuen Gültigkeit an.  So ändern Sie die Beträge einer Beitragsart 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung unter Stammdaten den Punkt Beitragsarten. 2. Markieren Sie die betreffende Beitragsart und klicken Sie auf Ändern. Sie sehen die Beitragsart mit den derzeit gültigen Beträgen. 3. Geben Sie im Feld Gültig bis an, wie lange die alten Beträge gültig sind. 4. Klicken Sie auf den Schalter Weiteren Beitragssatz für diese Beitragsart anlegen.

5. Bestätigen Sie die Nachfrage, ob ein neuer Beitragssatz angelegt werden soll mit Ja und geben Sie die neuen Beträge und deren Gültigkeitszeitraum ein.

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6. Klicken Sie auf OK um die neuen Beträge zu speichern. Sie haben jetzt zu einer Beitragsart zwei Betragssätze, d.h. zwei unterschiedliche Preise. Durch die Angabe von Gültig von, Gültig bis haben Sie aber ganz klar festgelegt, wann welche Beträge vom Programm anzuwenden sind. Sie können damit also jederzeit Gebührenanpassungen im Programm eintragen, ohne noch ausstehende Gebührenerhebungen zu den alten Preisen zu beeinflussen.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Beitragsschemen In einem Beitragsschema werden alle Beitragsarten zusammengefasst, die in der Regel für die Betreuung eines Kindes zu entrichten sind. Wie Sie das Standardbeitragsschema ‚Elternbeitrag – monatlich’ an Ihre Bedürfnisse anpassen haben Sie bereits in Kapitel 2 gesehen. Erfahren Sie hier, wie Sie zu einem Schema unterschiedliche Vorlagen anlegen können, ein neues Schema erstellen oder ggf. bereits vorhandene Schemen organisieren können.

Vorlagen für ein Beitragsschema anlegen Sie können für ein Beitragsschema weitere Vorlagen anlegen und diese den Kindern zuordnen. Sie können dann bei Kindern, für die nicht der Standard aus dem Beitragsschema zutrifft, einfach und schnell die vom Standard abweichenden Beiträge zuordnen. Beispiele dafür sind: Unterschiedliche Beiträge bei Geschwisterermäßigung, bei Kindern, die am Essen teilnehmen oder die Unterscheidung von Kindern im Regelkindergarten und in einer Hort- oder Krippengruppe.  So legen Sie eine neue Beitragsvorlage an: 1. Klicken Sie in der Maske Beitragsschema bearbeiten auf die Schaltfläche Weitere Vorlagen für dieses Beitragsschema anlegen.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

2. Tragen Sie die Bezeichnung der Vorlage ein und wählen Sie die entsprechenden Beitragsarten aus. 3. Wollen Sie eine weitere Vorlage erstellen, klicken Sie wieder auf Weitere Vorlagen für dieses Beitragsschema anlegen oder

Klicken Sie auf OK um die Änderungen am Beitragsschema bzw. den Vorlagen zu speichern.

Zusätzliches Beitragsschema anlegen

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Wenn Sie an Beiträgen in Ihrer Einrichtung nur den monatlichen Elternbeitrag erheben, genügt Ihnen das vorgegebene Beitragsschema. Wenn Sie jedoch andere Beiträge haben, die gesondert erhoben werden müssen, können Sie dazu weitere Beitragsschemen anlegen. Gesondert erhoben in diesem Sinne heißt zeitlich unterschiedlich bzw. jeweils in einem separaten Abrechnungslauf durchführbar. Legen Sie ein weiteres Beitragsschema nur an, wenn Sie es wirklich brauchen! Beachten Sie hier auch, dass in der Elternbeitragsvereinbarung nur die Beiträge aus dem vorgegebenen Beitragsschema ‚Elternbeitrag - monatlich‘ aufgeführt werden.  So legen Sie ein neues Beitragsschema an: 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung unter Stammdaten den Punkt Beitragsschema. 2. Klicken Sie im erscheinenden Fenster auf den Schalter Neu. 3. Geben Sie eine Bezeichnung für das Beitragsschema an und legen Sie den Rhythmus der Beitragserhebung fest. Ordnen Sie die Beitragsarten zu. 4. Klicken Sie auf OK, um das angelegte Beitragsschema zu speichern.

Beitragsschemen zusammenführen In der Vergangenheit wurden in adebisKITA die Beitragsschemen teilweise falsch angewendet. Normalerweise dient ein Beitragsschema dazu, bestimmte Gebühren in einer Abrechnung zusammenzufassen. Die meisten Einrichtungen werden daher mit einem Beitragsschema auskommen. Dies ist dann der Fall, wenn die gesamte Beitragsabrechnung für alle Kinder jeweils monatlich erfolgt. Die Beitragsabrechnung kann dann über das Standard-Beitragschema „Elternbeitrag monatlich" erfolgen. Haben Sie die Beitragsschemen bisher dafür verwendet unterschiedliche Vorgaben bei den Beiträgen, beispielsweise für Kinder mit und ohne Essen oder Geschwisterkinder, zu erstellen, hatte dies zur Folge dass Sie die monatliche Beitragserhebung für jedes Beitragsschema separat durchführen mussten. Um solche unterschiedlichen Vorgaben für den Elternbeitrag zu erstellen, sollten sie innerhalb eines Beitragsschemas mehrere Vorlagen anlegen. Sie können ein Beitragsschema nachträglich in eine Vorlage innerhalb eines anderen Beitragsschemas umwandeln. Damit können sie bei Bedarf ihre Beitragsschemen korrigieren und in Zukunft alle Kinder mit einem Beitragslauf abrechnen. Hinweis: Als Zielschema sollten Sie das Standardbeitragsschema wählen. Dieses Schema ist entsprechend gekennzeichnet und kann auch nicht entfernt werden. Übertragen Sie also die anderen „falsch“ angelegten Schemen auf das Standardbeitragsschema. 112

Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

 So übertragen sie ein Beitragsschema als Vorlage in ein anderes Beitragsschema 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung unter Stammdaten den Eintrag Beitragsschemen. 2. Markieren Sie das Beitragsschema, das in eine Vorlage eines anderen Schemas überführt werden soll, klicken Sie auf Entfernen und bestätigen Sie die Nachfrage mit einem Klick auf Ja

3. Klicken Sie in der folgenden Abfrage auf den Schalter Übertragen.

4. Markieren Sie anschließend die Beitragsvereinbarung, in die die zuvor gewählte Vereinbarung übertragen werden soll. Hinweis: Als Zielschema sollten Sie das Standardbeitragsschema wählen. Dieses Schema ist entsprechend gekennzeichnet und kann auch nicht entfernt werden. 5. Klicken Sie auf Übernehmen. Das Schema wird daraufhin als Vorlage in das Zielschema übertragen und alle Zuordnungen bei den Kindern aktualisiert. Das alte Schema wird aus der Liste entfernt.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Änderung des Elternbeitrags Eine Änderung des Elternbeitrags kann erforderlich sein, wenn ein Kind zusätzliche Leistungen in Anspruch nimmt (z.B.: Essen, Ferienbetreuung) oder wenn sich bei einem Kind die Buchungszeiten ändern. In letzterem Fall erfolgt die Anpassung des Beitrags automatisch. Ansonsten können Sie eine Beitragsänderung jederzeit über eine neue Elternbeitragsvereinbarung umsetzen.

Automatische Anpassung wegen Buchungsänderung Ändert sich durch eine neue Buchung auch die Buchungszeitkategorie, kann das zur Folge haben, dass sich der monatliche Elternbeitrag ändert. Wenn Sie Ihre Gebührenarten buchungszeitabhängig angelegt haben, werden die Beträge automatisch an die neue Betreuungszeit angepasst. Eine manuelle Änderung der Beiträge für das Kind ist dann nicht zwingend notwendig. Das folgende Beispiel zeigt Ihnen, wie adebisKITA die Beträge automatisch anpasst. Sie haben als monatliche Elternbeiträge für ein Kind den Grundbeitrag und Spielgeld festgelegt. Diese Beitragsarten haben Sie wie folgt in den Stammdaten definiert:

Grundbeitrag

Spielgeld

Bei einem Kind haben Sie zunächst eine Betreuungsbuchung mit einer durchschnittlichen Buchungszeit von 4,2 Stunden. Das ergibt einen monatlichen Elternbeitrag von 70 €. Dieser setzt sich zusammen aus 65 € Grundbeitrag (60 € Standardbetrag + 5 € für Buchungszeit zwischen 4 und 5 Stunden) und 5 € Spielgeld. Zum 01.11. des Jahres ändern Sie die Betreuungsbuchung. Sie haben jetzt eine tägliche Buchungszeit von 5,4 Stunden. Bei der Erhebung der Elternbeiträge für den November, erhöht adebisKITA den Beitrag dann automatisch auf 75 €. Der Betrag setzt sich dann zusammen aus 70 € Grundbeitrag (60 € Standardbetrag + 10 € für Buchungszeit zwischen 5 und 6 Stunden) und 5 € Spielgeld. Eine automatische Gebührenanpassung ist nicht sofort bei der Elternbeitragsvereinbarung ersichtlich. Erst wenn Sie die einzelnen Monatsbelege aufrufen, sehen Sie, wann der Grundbeitrag sich geändert hat. Wenn Sie die Änderung auch direkt in den Elternbeitragsvereinbarungen abbilden wollen, können Sie zu einem Buchungswechsel auch eine neue Elternbeitragsvereinbarung anlegen.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Neue Elternbeitragsvereinbarung anlegen Ergibt sich im Laufe des Betreuungsjahres eine Änderung in Bezug auf die bestehende Elternbeitragsvereinbarung, so können Sie eine bestehende Vereinbarung abschließen und durch eine Folgevereinbarung ersetzen. Im folgenden Beispiel erhalten die Eltern eines Kindes ab dem 1. März eine Kostenübernahme durch das Jugendamt. Bisher hatten die Eltern den vollen Beitrag selbst zu zahlen.  So erstellen Sie eine neue Beitragsvereinbarung bei einem Kind 1. Rufen Sie aus der Maske Kinder suchen das betreffende Kind zur Bearbeitung auf. 2. Klicken Sie in der Übersicht auf die bestehende Beitragsvereinbarung.

3. Geben Sie im Feld Vereinbarung gültig bis das Ende der bestehenden Elternbeitragsvereinbarung an. 4. Klicken Sie auf Neuer Beitragssatz. Es wird eine neue Vereinbarung beginnend am Folgetag der vorherigen Vereinbarung angelegt. Die Beitragspositionen werden entsprechend der Standardvorlage des Beitragsschemas Elternbeitrag monatlich eingefügt.

Klicken Sie bei Bedarf auf den Schalter neben dem Beitragsschema, um eine andere Vorlage für die Beiträge auszuwählen.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

5. Ändern Sie die Beitragsvereinbarung entsprechend den neuen Gegebenheiten ab.

Im Beispiel wird jetzt eine Beitragsübernahme durch das Jugendamt angegeben.

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6. Klicken Sie auf Speichern, um die neue Beitragsvereinbarung zu übernehmen. Sie können eine bestehende Elternbeitragsvereinbarung nur abschließen, wenn über das Ende hinaus noch kein Monat abgerechnet wurde. Haben Sie beispielsweise für eine laufende Vereinbarung bereits den Mai abgerechnet, können sie die Vereinbarung frühestens zum 31. Mai abschließen. Eine neue Elternbeitragsvereinbarung sollten Sie immer dann anlegen, wenn sich die monatlichen Beiträge über einen längeren Zeitraum hinweg ändern. Betrifft eine Änderung nur einen einzelnen Monat, so genügt es möglicherweise diese Änderung im entsprechenden Monatsbeleg vorzunehmen. Wie das geht, erfahren Sie im Abschnitt Beitrags(monats)belege in diesem Kapitel.

Beitragszahler festlegen Wenn Sie eine Beitragsvereinbarung zu einem Kind anlegen, wird die Bezugsperson, bei der Sie eine Bankverbindung hinterlegt haben automatisch als Beitragszahler zugeordnet. Dieser Beitragszahler hat zunächst den anfallenden Elternbeitrag zu tragen. Die vorgegebene Zahlungsart Lastschrift (LS) können Sie bei Bedarf ändern.

Auch den Beitragszahler können Sie aus den angegebenen Bezugspersonen auswählen.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Beitragsübernahme durch das Jugendamt Übernimmt das Jugendamt für das Kind die Betreuungskosten oder einen Teil davon, können Sie das Jugendamt als zusätzlichen Beitragszahler hinterlegen.  So legen Sie eine Beitragsübernahme durch das Jugendamt fest. 1. Legen Sie bei Bedarf eine neue Beitragsvereinbarung ab dem Zeitpunkt an, ab dem die Beitragsübernahme durch das Jugendamt erfolgt. 2. Klicken Sie auf die Option Jugendamt übernimmt (Teil-)Betreuungskosten.

3. Wählen Sie das zuständige Jugendamt aus und geben Sie den übernommenen Betrag und den Genehmigungszeitraum an.

Hinweis: Sie können bei den Jugendämtern nur Einträge auswählen, die Sie zuvor unter Verwaltung->Stammdaten->Jugendämter erfasst haben. Ab dem Abrechnungsmonat, ab dem die Beitragsübernahme durch das Jugendamt gilt, reduziert sich für den Beitragszahler der Elternbeitrag um den vom Jugendamt übernommenen Beitrag. Eltern teilen sich die Betreuungskosten Für ein Kind übernimmt jedes Elternteil die Hälfte des Elternbeitrags. In diesem Fall benötigen Sie einen zusätzlichen Beitragszahler.  So teilen Sie die Betreuungskosten auf. 1. Klicken Sie in der Elternbeitragsvereinbarung auf den Schalter Weiterer Beitragszahler.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

2. Wählen Sie den zweiten Elternteil als Beitragszahler aus und geben Sie den Betrag an, den dieser übernimmt. Der Betrag des anderen Beitragszahlers reduziert sich entsprechend. Weitere Beitragszahler Unter Umständen benötigen Sie für Ihre Kinder weitere Beitragszahler. Beispielsweise könnte ein Betrieb für seine Mitarbeiter einen Teil der Betreuungskosten übernehmen, oder bei verschiedenen Kindern übernimmt das örtliche Jobcenter einen Teil der Verpflegungskosten. Für diese Fälle können Sie in adebisKITA externe Beitragszahler anlegen und zuordnen.  So legen Sie einen Beitragszahler an: 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung den Punkt Beitragszahler. 2. Klicken Sie auf den Schalter Neu.

3. Geben Sie die Daten zu dem Beitragszahler an. 4. Klicken Sie auf OK um den Beitragszahler zu speichern. Haben Sie eine Adresse, die Sie als Beitragszahler festlegen wollen bereits an anderer Stelle im Programm angelegt, können Sie diese Adresse nachträglich als Beitragszahler kennzeichnen. Suchen Sie unter Verwaltung->Adressen die betreffende Adresse heraus und öffnen Sie diese zur Bearbeitung. Klicken Sie rechts unten auf den Schalter Eigenschaften. Markieren Sie hier die Option Beitragszahler.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

 So ordnen Sie einen externen Beitragszahler bei einem Kind zu: 1. Klicken Sie in der betreffenden Elternbeitragsvereinbarung auf Weiterer Beitragszahler. 2. Klicken Sie rechts neben dem Auswahlfeld Beitragszahler auf den Schalter

.

3. Markieren Sie den zutreffenden Beitragszahler und klicken Sie auf Übernehmen. 4. Geben Sie den Betrag an, die Zahlungsart und bei Bedarf den Zeitraum, für den dieser Beitragszahler den (Teil-)Beitrag übernimmt. Positionsabhängige Beitragsübernahme Übernimmt ein Beitragszahler nicht einfach pauschal einen Anteil der anfallenden Elternbeiträge, so kann die Übernahme auf bestimmte Positionen fixiert werden. Der Anteile an einer Beitragsart kann bei den Details zur Position angegeben werden.

Neben dem Betrag kann auch ein Modus für die Beitragsübernahme ausgewählt werden. Folgende Modi stehen zur Verfügung: €

Der Angegebene Betrag entspricht dem übernommenen Betrag. (Beispiel: Arbeitgeber übernimmt 50 Euro vom Grundbeitrag. In der Position Grundbeitrag wird der Betrag 50,00 und Modus € angegeben.)

€/M

Betrag je Menge; Der tatsächlich übernommene Betrag entspricht der Menge der Position mal dem angegebenen Betrag (siehe nachfolgendes Beispiel)

%

Angegebener Betrag entspricht dem prozentualen Anteil an der Beitragsposition (Beispiel: Eltern teilen sich Grundbeitrag zu 50%)

=

Es wird immer der volle (Rest-)Betrag der Position übernommen (Beispiel: Oma übernimmt das Essensgeld unabhängig von der Anzahl der Mahlzeiten.) 119

Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Als ausführliches Beispiel soll die Kostenübernahme beim Mittagessen durch das örtliche Jobcenter dienen. Das Jobcenter übernimmt einen Teil der Kosten pro Mahlzeit, so dass für die Eltern noch ein Eigenanteil von einem Euro verbleibt.  So legen Sie den Anteil eines Beitragszahlers in einer bestimmten Position fest: 1. Geben Sie zunächst den Beitragszahler (oder das Jugendamt) wie gezeigt in der Beitragsvereinbarung an. 2. Klicken Sie bei dem betreffenden Zahler auf das Merkmal Betrag je Position. 3. Markieren Sie in der Tabelle der Einzelbeiträge je Beitragsart die Position, bei der der Beitragszahler einen (Teil-)Betrag übernimmt.

4. Geben Sie bei den eingeblendeten Details zur Beitragsposition neben dem Beitragszahler den Anteil an und legen Sie den Modus dafür fest. Im Beispiel wird für die Position Essensgeld bei den Details zu dieser Position beim Beitragszahler Jobcenter der Betrag 1,90 und der Modus €/M festgelegt. Das Jobcenter übernimmt also 1,90 € je Essen. Der tatsächliche monatliche Anteil für das Jobcenter ergibt sich dann aus der Summe der Essen mal den 1,90 €. Bei einem Preis von 2,90 € je Mahlzeit verbleibt für den Beitragszahler ein Anteil von 1,00 € je Essen.



Der Anteil an einer Position und der Modus dazu können nur in der Beitragsvereinbarung angegeben werden. Im Monatsbeleg wird nur noch der tatsächliche Anteil des Beitragszahlers in diesem Monat angezeigt.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Beitrags(monats)belege Neben der grundsätzlichen Festlegung der Beiträge in der Elternbeitragsvereinbarung können Sie die Beiträge für ein Kind auch für einen einzelnen Monat einsehen bzw. bearbeiten. Die Beiträge eines Monats werden in einem Beitragsmonatsbeleg zusammengefasst. Dazu werden über der Vereinbarung für die einzelnen Abrechnungsmonate Reiter eingeblendet.

Klickt man auf einen Monat, werden die Beiträge angezeigt die genau in diesem Monat fällig sind oder bereits abgerechnet wurden. Einmalige Gebühren erfassen Wenn sie einen bestimmten Beitrag nur in einem Monat haben, können Sie diesen Beitrag sofort dem entsprechenden Monat zuordnen. Beispiel: Sie erheben bei Eintritt eines Kindes in ihre Einrichtung eine einmalige Anmeldegebühr. Legen Sie zunächst in der Elternbeitragsvereinbarung die Gebühren fest, die jeden Monat für das Kind zu entrichten sind. Klicken Sie dann auf den Beleg des ersten Betreuungsmonats und geben sie dort zusätzlich die Anmeldegebühr an.

Die Beitragsart „Anmeldegebühr“ muss natürlich vorher bei den Beitragsarten hinterlegt werden.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Beitragsrückerstattung gewähren Legen Sie bei den Beitragsarten einen Eintrag Beitragsrückerstattung an. Markieren Sie hier die Option Beitrag variabel festlegbar.

Ist bei einem Kind eine Rückerstattung angebracht wählen Sie diese Beitragsart im entsprechenden Monatsbeleg aus und geben Sie dann den Rückerstattungsbetrag als Minusbetrag an. Im folgenden Beispiel wird im Monat April eine Beitragsrückerstattung für den März gewährt, da das Jugendamt rückwirkend den Grundbeitrag übernimmt. Wichtig ist, dass der zu erstattende Betrag mit negativem Vorzeichen angegeben werden muss!

Sollte sich bei der Beitragsabrechnung für diesen Monat dann eine Gutschrift ergeben, wird für den entsprechenden Beitragszahler statt einer Lastschrift eine Gutschrift in das Zahlungsverkehrsmodul übertragen. Bitte beachten Sie, dass diese Gutschrift ggf. in eine eigene DTA-Datei auszugeben ist. Beitragsänderungen nachverfolgen Über die Beitragsbelege können sie die für ein Kind entrichteten Beiträge rückwirkend nachvollziehen. Da die Beiträge jeder monatlichen Abrechnung protokolliert werden, können sie beispielsweise Änderungen am Beitrag aufgrund von Buchungsänderungen jederzeit nachvollziehen.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Im Beispiel hat sich die Buchungszeitkategorie vom Januar auf Februar um eine Stunde erhöht. Betrachtet man die Beitragsbelege der beiden Monate, kann man die Veränderung beim Grundbeitrag sehen.

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Wurden die Beiträge für einen Monat abgerechnet, kann man die Beitragspositionen im entsprechenden Monatsbeleg nachträglich nicht mehr ändern. Sollte dies aus irgendeinem Grund trotzdem notwendig sein, können Sie je nach Bedarf eine komplette Abrechnung oder nur einzelne Positionen in einem Monatsbeleg zurücksetzen. Beitragspositionen zurücksetzen

Um eine Position in einem abgerechneten Monatsbeleg zurückzusetzen, markieren Sie die entsprechende Position und wählen dann bei den Details zur Beitragsposition den Status offen. Klicken Sie bei der anschließenden Meldung auf Ja. Wiederholen Sie diesen Vorgang gegebenenfalls für alle weiteren Positionen.



Beitragspositionen die bereits als „bezahlt“ gekennzeichnet sind können nicht mehr zurückgesetzt werden.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Beiträge abrechnen Bevor Sie Ihre Kindergartenbeiträge abrechnen und Lastschriften erzeugen, sollten Sie folgende Punkte beachten. • Geben Sie bei jedem Kind die zugehörigen Beiträge an und legen Sie als Zahlart Lastschrift fest, wenn Sie für den Beitrag eine Einzugsermächtigung haben. • Überprüfen Sie, ob bei den Beitragsvereinbarungen bei allen Kindern ein Beitragszahler zugeordnet ist. Per Vorgabe wird hier die Bezugsperson des Kindes übernommen, bei der Sie eine Bankverbindung hinterlegt haben. Wurde der Beitragszahler nicht automatisch ermittelt, wählen Sie diesen aus und ergänzen Sie bei der Person die Angaben zur Bankverbindung.  So erstellen Sie Lastschriften für den Beitragseinzug: 1. Wählen Sie im Menü Extras den Punkt Beitragserhebung. Es erscheint der Assistent zur Beitragsermittlung.

2. Wählen Sie das Beitragsschema, für das die Beiträge erhoben werden sollen. Vorgegeben wird das Standardschema ‚Elternbeiträge - monatlich’. Ändern Sie ggf. den Abrechnungstag und das Fälligkeitsdatum der Beiträge ab. 3. Klicken Sie auf Weiter.



Das Programm ermittelt die fälligen Beiträge und überprüft, ob die erforderlichen Angaben für den Beitragseinzug vollständig angegeben wurden. Die angezeigten Informationen können über den Schalter Protokoll drucken ausgegeben werden. Die Angaben zum Beitragseinzug werden nur bei den Kindern geprüft, bei denen das gewählte Beitragsschema zugeordnet ist und bei denen die Zahlart Lastschrifteinzug 124

Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

gewählt wurde. Wenn Sie eine Übersicht über die Beiträge aller Kinder haben wollen, können Sie eine Beitragsliste erstellen. 4. Klicken Sie auf Weiter.

Die Kinder, deren Beitragszahler und die ermittelten Beträge werden noch mal zur Kontrolle angezeigt. 5. Wenn die ermittelten Beiträge korrekt sind, klicken Sie auf Weiter.

6. Geben Sie die Hausbank an, über die die Lastschriften eingezogen werden sollen. Ändern Sie bei Bedarf das Fälligkeitsdatum und den vorgegebenen Verwendungszweck. 7. Klicken Sie auf Weiter. Die fälligen Lastschriften werden jetzt erzeugt und in das Zahlungsverkehrsmodul übertragen.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

8. Zum Schluss können Sie wählen, ob Sie weitere Beiträge erheben, eine DTADatei für diese Lastschriften erstellen oder in den Programmbereich Zahlungsverkehr wechseln wollen. Markieren Sie die gewünschte Option und klicken Sie auf Weiter oder klicken Sie auf Beenden um den Assistenten zu verlassen.

Beitragsabrechnung wiederholen Wird der Abrechnungslauf für einen Monat ein zweites Mal ausgeführt, kann die vorherige Abrechnung entweder zurück gesetzt und noch einmal abgerechnet werden oder gegebenenfalls nur Beiträge abgerechnet werden die seit der letzten Abrechnung hinzugekommen sind (Nachberechnung).

 So wiederholen sie einen Abrechnungslauf für einen Monat: 1. Starten Sie über Menü Extras den Punkt Beitragserhebung und geben Sie die Angaben für die Abrechnung an. 2. Klicken Sie auf Weiter.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

3. Da der Monat bereits abgerechnet wurde, erhalten sie eine Nachfrage, ob der Monat noch einmal abgerechnet werden soll oder eine Nachberechnung erfolgen soll. Klicken Sie hier auf den Schalter Monat noch einmal abrechnen. Alle bereits abgerechneten Positionen dieses Monats werden daraufhin zurück gesetzt und die wieder fälligen Beiträge ermittelt. 4. Sie können die Abrechnung jetzt wie gewohnt fortführen.

Beitragsnachberechnung durchführen Sie haben Anfang des Monats die Beiträge für alle Kinder abgerechnet. Mitte des Monats wird kurzfristig ein neues Kind aufgenommen. Wenn sie jetzt den betreffenden Monat nochmals abrechnen, sollen nur die Beiträge für das neue Kind abgerechnet werden.  So erstellen Sie eine Nachberechnung: 1. Starten Sie über Menü Extras den Punkt Beitragserhebung und geben Sie die Angaben für die Abrechnung an. 2. Klicken Sie auf Weiter.

Da der Monat bereits abgerechnet wurde, erhalten sie eine Nachfrage, ob der Monat noch einmal abgerechnet werden soll oder eine Nachberechnung erfolgen soll. Klicken Sie hier auf den Schalter Nachberechnung. 3. Es werden nun die Beiträge für die Nachberechnung ermittelt und das Ergebnis angezeigt.

4. Fahren Sie nun mit der Beitragsabrechnung wie gewohnt fort.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Beitragslisten ausgeben  So erstellen Sie eine Übersicht über die fälligen Beiträge: 1. Wählen Sie im Menü Extras den Punkt Beitragserhebung. Es erscheint der Assistent zur Beitragsermittlung.

2. Wählen Sie das Beitragsschema, für das die Beiträge ermittelt werden sollen. Ändern Sie bei Bedarf den Abrechungstag. Über das Auswahlfeld Zahlungsweise können Sie die Einträge der Beitragsliste filtern. 3. Klicken Sie auf Weiter.



Das Programm ermittelt die Beiträge und zeigt Ihnen Informationen dazu an. Wenn Sie bei den Kindern variable Beiträge festgelegt haben, können Sie diese jetzt über den Schalter Variable Beiträge bequem ändern. (Siehe ‚Variable Beiträge erheben’ weiter unten) 4. Klicken Sie auf Weiter.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

5. Markieren Sie die gewünschte Auswertung und klicken Sie auf Weiter

Es erscheint das gewohnte Druckfenster. 6. Klicken Sie auf OK um die Beitragsliste auf dem Drucker auszugeben oder auf Seitenansicht, für eine Vorschau am Bildschirm.

8. Zum Schluss können Sie wählen, ob Sie eine andere Liste drucken oder weitere Beiträge ermitteln wollen. Markieren Sie die gewünschte Option und klicken Sie auf Weiter oder

klicken Sie auf Beenden um den Assistenten zu verlassen.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Variable Beiträge erheben Der Beitragseinzug kann mit wenigen Mausklicks ausgeführt werden. Voraussetzung ist, dass Sie feste Beiträge haben. Wenn Sie bei den einzelnen Kindern jeden Monat variable Beiträge angeben müssen (beispielsweise für Essensgeld), unterstützt Sie der Assistent zur Beitragserhebung mit einer einfachen Eingabemaske.  So geben Sie variable Beiträge für alle Kinder an: 1 Wählen Sie im Menü Extras den Punkt Beitragserhebung. Es erscheint der Assistent zur Beitragsermittlung. 2. Wahlen Sie in Schritt 1 die gewünschten Optionen (Lastschrifteinzug oder Beitragsliste drucken) und klicken Sie auf Weiter. 3. Klicken Sie in Schritt 2 auf den Schalter Variable Beiträge.

4. Wählen Sie im Feld Beitragsart die Beitragsart aus, für die Sie die Menge und/oder den Betrag anpassen wollen.

Sie erhalten jetzt eine Liste mit allen Kindern, bei denen die gewählte Beitragsart zugeordnet ist. 5. Ändern Sie nun für jedes Kind die Menge oder den Betrag in der Tabelle ab. Welche Angaben Sie hier bearbeiten können hängt davon ab, welche Einstellungen Sie für die betreffende Beitragsart vorgenommen haben. 6. Wenn Sie die Mengen oder Beträge aller Kinder auf 0 setzen wollen, klicken Sie einfach auf den Schalter Mengen auf 0 oder Beträge auf 0 und bestätigen Sie die folgende Sicherheitsabfrage. 7. Haben Sie alle Änderungen durchgeführt, genügt ein Klick auf Übernehmen um die neuen Beträge bei den Kindern zu speichern. Die Beiträge werden neu ermittelt und Sie können im Assistenten wie gewohnt fortfahren. Erstellen Sie die gewünschten Lastschriften oder geben Sie eine Beitragsliste aus.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Beitragsjournal Alle ausgeführten Beitragsabrechnungen werden in einem Beitragsjournal abgelegt. Die Beiträge einer bereits durchgeführten Abrechnung können für ein einzelnes Kind im entsprechenden Monatsbeleg eingesehen werden. Alle Beiträge einer Abrechnung bzw. alle bislang erstellten Abrechnungen können im Beitragsjournal nachverfolgt werden. Sie können hier den tatsächlichen Zahlungseingang erfassen oder eine Beitragsbescheinigung für die Eltern erstellen. Auch Auswertungen über die gesamten Elternbeiträge eines Jahres sind hier möglich. Sie erreichen das Beitragsjournal über Extras->Beitragsjournal.



Das Beitragsjournal und die Monatsbelege wurden erst mit der Version 5 von adebisKITA eingeführt. Alle Abrechnungen, die Sie vor dieser Version erstellt haben sind daher nicht im Beitragsjournal enthalten.

Alle Beiträge einer Beitragsabrechnung zusammengefasst. Ein Beitragslauf kann Abrechnungslauf-Nr. ausgewählt werden.

werden in einem über den Schalter

Beitragslauf neben der

 So wählen Sie die Positionen eines Abrechnungslaufes aus 1. Klicken Sie auf den Schalter

neben der Abrechnungslauf-Nummer.

2. Markieren sie den betreffenden Beitragslauf und klicken Sie auf Übernehmen. Alle Beitragspositionen des gewählten Beitragslaufes werden jetzt im Journal angezeigt. Sie können jetzt über Drucken nachträglich eine Abrechnungsliste oder eine Summenliste nach Beitragsarten zu dieser Abrechnung ausgeben.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Beitragslauf zurücksetzen Wenn Sie eine Beitragsabrechnung wiederholen wollen, weil sich im Nachhinein Änderungen ergeben haben, können Sie den entsprechenden Beitragslauf zurücksetzen.  So nehmen Sie einen bereits erstellten Beitragslauf zurück: 1. Wählen Sie im Menü Extras den Punkt Beitragsjournal. 2. Klicken Sie auf den Schalter

neben der Abrechnungslauf-Nr.

3. Markieren Sie den Eintrag der betreffenden Abrechnung und klicken Sie auf Entfernen. 4. Bestätigen Sie die Sicherheitsnachfrage mit einem Klick auf Ja und geben Sie im nachfolgenden Bestätigungsfenster JA ein.

5. Klicken Sie auf OK. Der Beitragslauf wird gelöscht und die entsprechenden Beitragspositionen werden wieder auf ‚offen‘ gesetzt. Sie können nun die Beitragsdaten bei den betroffenen Kindern korrigieren und die Abrechnung nochmals ausführen.

Zahlungseingang verbuchen Wenn Sie eine Beitragsabrechnung durchgeführt haben, erhalten alle abgerechneten Beitragspositionen den Status ‚abgerechnet‘. Wenn Sie mit adebisKITA auch den tatsächlichen Zahlungseingang nachverfolgen wollen, können Sie für alle abgerechneten Positionen einen Status ‚bezahlt‘ setzen. Über den Suchbereich ‚Noch nicht bezahlte Positionen‘ können Sie dann im Rechnungsjournal alle noch nicht bezahlten Beiträge herausfiltern.  So erfassen Sie den Zahlungseingang 1. Wählen Sie im Rechnungsjournal die betreffende Abrechnung aus (wie weiter oben beschrieben) 2. Markieren Sie alle Beitragspositionen die bezahlt wurden. 3. Klicken Sie auf den Schalter Zahl.-Eingang und bestätigen Sie die folgende Nachfrage mit Ja. 4. Ändern Sie bei Bedarf das Datum des Zahlungseingangs und klicken Sie auf Zahlungseingang setzen. Die einzelnen Positionen erhalten damit den Status „bezahlt“. Im Monatsbeleg bei einem Kind werden diese Positionen mit einem grünen Hintergrund angezeigt.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Beitragsbestätigung für Eltern Über das Beitragsjournal können Sie für alle Beitragszahler eine Übersicht über die in einem Kalenderjahr oder sonstigen Zeitraum bezahlten Beiträge erstellen.  So erstellen Sie eine Bescheinigung über Kinderbetreuungskosten 1. Wählen Sie im Menü Extras den Punkt Beitragsjournal. 2. Geben Sie im Suchfeld Beitragszeitraum den Zeitraum an, über den die Auswertung erfolgen soll.

Soll die Bescheinigung nur für einen Beitragszahler ausgegeben werden, geben Sie zusätzlich dessen Namen und Vornamen im Feld Beitragszahler an. 3. Klicken Sie auf Suchen. Die einzelnen Beitragspositionen werden jetzt in der Liste angezeigt. 4. Klicken Sie auf Drucken und wählen Sie unter Listen die Bescheinigung über Kinderbetreuungskosten mit einem Doppelklick aus. Alternativ markieren Sie den Eintrag und klicken auf Drucken. 5. Mit Seitenansicht können Sie die Auswertung in der Vorschau anzeigen oder mit OK sofort auf den Drucker ausgeben.

Wichtig: Die Beitragsbestätigung kann nur für Zeiträume erstellt werden, in denen bereits mit der neuen Beitragsabrechnung (Version5) abgerechnet wurde.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Zahlungsverkehr AdebisKITA verfügt über ein eigenständiges Zahlungsverkehrsmodul. Damit können Sie Lastschriften und Überweisungen nach dem DTA-Verfahren per Diskette an Ihre Bank weitergeben.

Überweisungen und Lastschriften Wie Sie Lastschriften für den Beitragseinzug automatisch erstellen, haben Sie bereits im vorhergehenden Abschnitt gesehen. Sie können aber auch einzelne Lastschriften und Überweisungen anlegen.

Einzelüberweisung eingeben  So geben Sie eine Überweisung ein: 1. Wählen Sie im Menü Extras den Punkt Zahlungsverkehr oder in der Symbolleiste das Symbol 2. Klicken Sie auf den Schalter Neu.

3. Wählen Sie Ihre Hausbank aus und geben Sie die Daten des Zahlungsempfängers an. Im Feld Zahl.-Vorgang wählen Sie 'Überweisungs-Gutschrift' aus. Geben Sie zum Schluss den Verwendungszweck und den Betrag an. Das vorgegebene Fälligkeitsdatum überschreiben Sie bei Bedarf. 4. Klicken Sie auf OK um die Überweisung zu speichern oder auf Speich. & Neu, falls Sie im Anschluss gleich die nächste Zahlung eingeben wollen.



Einzellastschriften können Sie natürlich analog eingeben. Sie brauchen dazu nur den passenden Zahlungsvorgang auszuwählen.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Zahlung löschen  So löschen Sie eine versehentlich angelegte Zahlung: 1. Wählen Sie im Menü Extras den Punkt Zahlungsverkehr oder in der Symbolleiste das Symbol 2. Klicken Sie auf den Schalter Suchen. Es werden alle fälligen Zahlungen in einer Liste angezeigt. 3. Markieren Sie die zu löschende Zahlung und klicken Sie auf den Schalter Entfernen. 4. Bestätigen Sie die Nachfrage, ob die Zahlung wirklich gelöscht werden soll, mit einem Klick auf Ja.

Fällige Lastschriften anzeigen  So ermitteln Sie die fälligen Lastschriften: 1. Wählen Sie im Menü Extras den Punkt Zahlungsverkehr oder in der Symbolleiste das Symbol 2. Geben Sie unter Zur Zahlung fällig an, für welchen Zeitraum die Fälligkeit berücksichtigt werden soll. 3. Klicken Sie auf Suchen.

4. Falls fällige Zahlungen für den angegebenen Zeitraum existieren, werden diese in der Ergebnisliste angezeigt. Sie können jetzt einzelne Lastschriften ändern, löschen oder eine Liste ausgeben. Sollten Sie die Beiträge für einen Monat doppelt erzeugt haben, erscheinen Ihnen bei den Fälligen Zahlungen für jeden Beitragszahler zwei Lastschriften. Damit die Beiträge nicht auch doppelt abgebucht werden, müssen Sie vorher die doppelten Lastschriften entfernen!

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

DTA-Datei erstellen  So geben Sie Lastschriften auf Disketten aus: 1. Wählen Sie im Menü Extras den Punkt Zahlungsverkehr. 2. Klicken Sie auf den Schalter DTA-Datei.

3. Ändern Sie ggf. die Bank und das Fälligkeitsdatum ab. Im Feld Zahlungsvorgänge legen Sie fest, ob Sie Lastschriften oder Überweisungen ausführen wollen. 4. Klicken Sie auf Weiter.

Es erscheint eine Liste mit den fälligen Zahlungen und dem ermittelten Gesamtbetrag. Sie können so die Zahlungen vor der Ausgabe noch mal überprüfen und ggf. die Ausgabe mit Abbrechen anhalten. 5. Sind alle Angaben korrekt, klicken Sie auf Weiter.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Sie können nun angeben, in welches Verzeichnis die Ausgabe erfolgen soll. Vorbelegung ist hier das Diskettenlaufwerk A:\. Zur Weitergabe an die Bank muss ein Begleitzettel gedruckt werden und für Ihre Unterlagen können Sie ein Protokoll der ausgegebenen Zahlungen anfertigen lassen. 6. Legen Sie eine leere Diskette in das angegebene Laufwerk und prüfen Sie, ob der Drucker empfangsbereit ist. Klicken Sie auf Weiter, um die Ausgabe zu starten. Die Zahlungen werden in das angegebene Verzeichnis geschrieben und die Ausdrucke auf dem Standarddrucker ausgegeben.

7. Nehmen Sie die Diskette aus dem Laufwerk und übergeben Sie diese, zusammen mit einer unterschriebenen Ausfertigung des Begleitzettels Ihrer Bank. Mit Beenden schließen Sie den Assistenten. In der Regel dürfte der Datenträgeraustausch mit allen Banken funktionieren. Erkundigen Sie sich am besten vorher bei Ihrer Bank.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Lastschriften Online Wenn Sie bereits mit einer Onlinebanking-Software arbeiten, können Sie die Lastschriften trotzdem mit adebisKITA erstellen lassen. Voraussetzung ist allerdings, dass Ihre verwendete Software den Import von Lastschriften aus DTA-Dateien unterstützt. Informieren Sie sich in der Dokumentation des verwendeten Programms oder fragen Sie bei der Bank oder dem Händler nach, bei dem Sie das Onlinebanking-Programm erworben haben.  So geben Sie Lastschriften zum Import in Online-BankingProgrammen aus: 1. Gehen Sie zunächst wie bei einer Ausgabe auf Diskette vor. Die Ausgabe des Begleitzettels ist in diesem Fall nicht notwendig. Als Ausgabeverzeichnis können Sie natürlich auch ein Verzeichnis auf Ihrer Festplatte wählen. 2. Wenn die Lastschriften in die DTA-Datei geschrieben wurden, starten Sie Ihr Online-Banking-Programm und führen dort die nötigen Schritte aus, um die Lastschriften aus der DTA-Datei einzulesen. 3. Wählen Sie dann die gewohnte Funktion zur Übertragung der Lastschriften zu Ihrem Geldinstitut. Lastschriften mit dem zentralen Onlinebankingverfahren der bayerischen Diözesen. Für Anwender von adebisKITA, die über Terminalserver mit dem Rechenzentrum der bayerischen Diözesen verbunden sind, gibt es ein eigenes Verfahren zur Weitergabe der DTA-Dateien, das von vielen Banken unterstützt wird. Ob das Verfahren mit Ihrer Hausbank möglich ist, können Sie über Ihre Diözese abklären. Um das zentrale Onlinebankingverfahren zu nutzen, ist in der Mandantenverwaltung bei den Angaben zur Bankverbindung im Feld Weitergabe der DTA-Dateien an die Bank erfolgt der Eintrag zentral über Rechenzentrum der Diözese auszuwählen.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

Wie funktioniert das zentrale Onlinebankingverfahren? Im zentralen Onlinebankingverfahren wird eine DTA-Datei auf dem Server abgelegt und dann von einer eigenen Anwendung automatisch an die betreffende Bank weitergeleitet. Es entfällt also der Umweg mit der Diskette oder einer externen Onlinebankingsoftware. Lediglich der gedruckte Begleitzettel muss unterschrieben an die Bank weitergeleitet werden. Dieser gilt dann als Zustimmung zur Ausführung der Zahlungen. Umgekehrt gilt: Solange eine Bank den Begleitzettel nicht vorliegen hat, erfolgt keine Buchung der Übermittelten Zahlungen. Die Erstellung der DTA-Datei im zentralen Onlinebankingverfahren ist in den Anweisungen 1 bis 5 identisch mit der Vorgehensweise bei Erzeugung einer DTADatei auf Diskette.  So übermitteln Sie Lastschriften mit dem zentralen Verfahren: 1. Wählen Sie im Menü Extras den Punkt Zahlungsverkehr. 2. Klicken Sie auf den Schalter DTA-Datei. 3. Ändern Sie ggf. die Bank und das Fälligkeitsdatum ab. Im Feld Zahlungsvorgänge legen Sie fest, ob Sie Lastschriften oder Überweisungen ausführen wollen. 4. Klicken Sie auf Weiter. Es erscheint eine Liste mit den fälligen Zahlungen und dem ermittelten Gesamtbetrag. Sie können so die Zahlungen vor der Ausgabe noch mal überprüfen und ggf. die Ausgabe mit Abbrechen anhalten. 5. Sind alle Angaben korrekt, klicken Sie auf Weiter.

Zur Weitergabe an die Bank muss ein Begleitzettel gedruckt werden und für Ihre Unterlagen können Sie ein Protokoll der ausgegebenen Zahlungen anfertigen lassen. 6. Markieren Sie die gewünschten Optionen und klicken Sie auf Weiter. Die Zahlungen werden in eine DTA-Datei geschrieben und die Ausdrucke auf dem Standarddrucker ausgegeben. Überprüfen Sie jetzt anhand des Begleitzettels und ggf. anhand des Protokolls, ob die erzeugten Lastschriften in Ordnung sind.

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Kapitel 7

Beiträge und Zahlungsverkehr

Handbuch adebisKITA

7. Bestätigen Sie mit einem Häkchen in dem entsprechenden Feld, dass Sie den Begleitzettel geprüft haben. 8. Klicken Sie auf den Schalter DTA-Datei jetzt übertragen, um die DTA-Datei automatisch an Ihre Bank zu übermitteln.



9. Klicken Sie auf OK und dann auf Beenden. Sobald Sie auf den Schalter DTA-Datei jetzt übertragen klicken, haben Sie keine Möglichkeit mehr, die Übertragung der DTA-Datei zu verhindern. Die Lastschriften in der DTA-Datei werden allerdings von der Bank erst ausgeführt, wenn Sie den gedruckten Begleitzettel unterschrieben an die Bank weitergeleitet haben. Sollten Sie also nach der Übertragung der Datei ein Problem feststellen, informieren Sie ggf. Ihre Bank und geben Sie den Begleitzettel in diesem Fall nicht weiter.

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Kapitel 8 Kapitel 8:

Zuschussabrechnung und KiBiG.web In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie die Abrechnungsdaten der Kinder und des Personals aus adebisKITA heraus auf die Onlineplattform des StMAS - KiBiG.web übertragen.

Lernen Sie hier, ...  die Unterschiede zum bisherigen Verfahren (kfa, kfr) kennen  wie die Übergabedatei in adebisKITA erzeugt wird  wie die Daten in KiBiG.web importiert werden  wie die Beantragung der Abschlagszahlungen abläuft  wie eine kfa- und eine kfr-Tabelle erzeugt werden (altes Abrechnungsverfahren)

Weitergehende Informationen zur Zuschussabrechnung nach dem BayKiBiG erhalten Sie im Internet unter http://www.stmas.bayern.de/kinderbetreuung/baykibig/index.htm

Informationen zu KiBiG.web erhalten Sie direkt auf der Onlineplattform unter https://baykibig.bayern.de

Kapitel 8

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

Handbuch adebisKITA

KiBiG.web Das Webportal KiBiG.web ermöglicht die komplette Abwicklung des Antrags- und Bewilligungsprozesses der Landesförderung der Kindertagesbetreuung nach BayKiBiG. Es wurde vom Bayerischen Staatsministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familien und Frauen (StMAS) in Auftrag gegeben und ersetzt die bisherige Abwicklung des Zuschussprozesses über die Excel-Tabellen (kfa, kfr). Aus adebisKITA heraus können die Monatsdaten der Kinder und des Personals sowie die Fehlzeiten und Ersatzkräfte in eine Datei geschrieben und in KiBiG.web importiert werden.



Änderungen bei den Buchungen oder beim Personaleinsatz sollten immer unmittelbar erfasst werden und mögliche Auswirkungen auf die Fördervoraussetzungen frühzeitig durch die Überstellung der Monatsdaten nach KiBiG.web überprüft werden.

Unterschiede zum bisherigen Verfahren mit den ExcelTabellen (kfa, kfr) Gewichtungen bei den Kindern Bei der Erstellung der kfa- und der kfr-Tabelle wurde bislang immer nur die höchste Gewichtung bei einen Kind berücksichtigt. Sie konnten aber in adebisKITA mehrere zutreffende Gewichtungskriterien bei einem Kind angeben. Bei der Übergabe der Daten an KiBiG.web werden jetzt auch Kombinationen von Gewichtungskriterien übergeben.

Im angezeigten Beispiel wird das Kind als Krippenkind mit dem Faktor 2,0 (unter 3 Jahre) gefördert. Zusätzlich trifft aber auch das Kriterium Migration zu. Gefördert wird das Kind nach wie vor mit Faktor 2,0, aber auch die Information, dass es sich um ein Kind mit Migrationshintergrund handelt, wird an KiBiG.web übermittelt.



Haben Sie in adebisKITA bisher nur die höchste zutreffende Gewichtung eingetragen, sollten Sie in Zukunft alle zutreffenden Gewichtungskriterien bei einem Kind festlegen.

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Kapitel 8

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

Handbuch adebisKITA

Änderung der Berechnung der Mindestfachkraftstunden Für die Berechnung der Fachkraftquote wird die Gewichtung 4,5 bei behinderten Kindern nicht berücksichtigt. Bei der bisherigen Zuschussabrechnung über die kfaund kfr-Tabellen des StMAS wurden diese Kinder für die Fachkraftquote dann mit dem Faktor 1 gewertet. In der Analyse in adebisKITA erfolgte die Berechnung analog. Mit Einführung von KiBiG.web wurde diese Berechnung umgestellt. Erfüllt ein Kind zusätzlich zur Gewichtung behindert (4,5) auch das Kriterium Migration (1,3) oder Unter 3 - Krippenkind (2,0), so werden diese Kinder jetzt nicht mehr mit Faktor 1 gewertet, sondern mit der jeweils nächst höheren Gewichtung. Wenn Sie also beispielsweise ein unter dreijähriges behindertes Kind betreuen, wird dieses Kind ab jetzt mit Faktor 2,0 statt bisher 1,0 bei der Ermittlung der Fachkraftquote bewertet. Die Anzahl der Mindestfachkraftstunden steigt dadurch.



Diese Änderung wirkt sich nur bei Betreuung behinderter Kinder aus, die zusätzlich die Gewichtung "Krippenkind oder unter 3 Jahre" und/oder "Migration" erfüllen. Kurzzeitbuchungen Kurzzeitbuchungen werden in KiBiG.web nicht mehr in die Berechnung der Monatswerte einbezogen, sondern wie die Ferienbuchungen nur noch beim Jahresdurchschnittswert des Anstellungsschlüssels und der Fachkraftquote berücksichtigt.



Aufgrund dieser Neuerungen bei der Berechnung der Förderung und der Fördervoraussetzungen sind sowohl die kfa-Tabelle als auch die kfr-Tabelle ab dem Betreuungsjahr 2010/2011 nicht mehr für die Zuschussabrechnung nach BayKiBiG geeignet. Wenn Sie die Daten trotzdem in die kfa- oder kfr-Tabelle ausgeben erhalten Sie unter Umständen ein zu KiBiG.web abweichendes Ergebnis.In adebisKITA erfolgt die interne Analyse nach den Vorgaben von KiBiG.web!

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Kapitel 8

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

Handbuch adebisKITA

Importschlüssel in KiBiG.web generieren Wenn Sie Daten an KiBiG.web übertragen möchten, benötigen Sie einen Importschlüssel. Diesen Schlüssel müssen Sie einmalig in KiBiG.web erzeugen und dann in adebisKITA hinterlegen. Dieser Importschlüssel ist in KiBiG.web benutzerbezogen.  So erzeugen Sie den Importschlüssel in KiBiG.web 1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten in KiBiG.web an. https://baykibig.bayern.de

2. Klicken Sie in der Menüleiste auf Eigene Benutzerdaten.

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Kapitel 8

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

Handbuch adebisKITA

In dem erscheinenden Formular gibt es unten einen Bereich Benutzerschlüssel für den XML-Import. 3. Klicken Sie hier auf Neuen Schlüssel generieren.

Daraufhin wird ein 32-stelliger Schlüssel generiert und angezeigt. Markieren Sie diesen Schlüssel und drücken Sie die Tastenkombination Strg-C oder wählen Sie im Menü Bearbeiten des Internet-Browsers den Punkt Kopieren. Der Schlüssel ist jetzt in der Zwischenablage von Windows und kann im nächsten Schritt in adebisKITA eingefügt werden.



Sobald Sie einmalig einen Schlüssel für den Import erzeugt haben, ist dieser Schlüssel gültig. Sie können nachfolgend keinen neuen Schlüssel für diesen Benutzer von KiBiG.web erzeugen. Der bereits erzeugte Schlüssel wird aber immer angezeigt, wenn Sie in KiBiG.web Eigene Benutzerdaten wählen. Importschlüssel je Benutzer oder je Einrichtung? Der Importschlüssel wird normalerweise in adebisKITA analog zu KiBiG.web beim Benutzer hinterlegt. Hat ein Benutzer in KiBiG.web über seine Anmeldung Zugriff auf mehrere Einrichtungen, so kann er über einen Importschlüssel die Monatsdaten aller Einrichtungen übertragen. Nachdem auch in adebisKITA der Importschlüssel per Vorgabe beim Benutzer hinterlegt ist, genügt es, diesen einmalig anzugeben. Bei allen anderen Mandanten/Einrichtungen ist dieser Importschlüssel dann bereits vorbelegt. In der Praxis kann es aber auch den Fall geben, dass ein Benutzer für KiBiG.web unterschiedliche Zugangsdaten für einzelne Einrichtungen hat. In diesem Fall kann die Zuordnung der Importschlüssel in adebisKITA auf Mandanten erfolgen. Rufen Sie dazu im Menü Extras unter Optionen den Reiter Daten auf. Wählen Sie im Feld Importschlüssel für KiBiG.web hinterlegen je den Eintrag Mandant aus.

Damit kann beim Export der Monatsdaten für KiBiG.web bei jedem Mandanten ein eigener Importschlüssel hinterlegt werden.

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Kapitel 8

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

Handbuch adebisKITA

Datenexport für KiBiG.web Zur Übergabe der Daten an KiBiG.web steht Ihnen in adebisKITA ein Assistent zur Verfügung, der Sie durch die einzelnen Schritte leitet.  So erstellen Sie die Abrechnungsdatei für KiBiG.web 1. Wählen Sie im Menü Extras den Eintrag Export für KiBiG.web.

Ändern Sie bei Bedarf das Kitajahr, für das die Datenübergabe erfolgen soll. Ist das Kitajahr noch nicht abgelaufen, können Sie die Übergabe bis zu einen bestimmten Endmonat beschränken. Die Einrichtungsnummer ist vorgegeben und kann ggf. in der Mandantenverwaltung nachgetragen werden. 2. Gehen Sie in das Feld Importschlüssel für KiBiG.web. Wenn Sie vorher den Importschlüssel erzeugt haben können Sie jetzt über die Tastenkombination Strg-V oder über Menü Bearbeiten und Einfügen den Schlüssel in das Feld übernehmen. Wenn Sie den Export erneut ausführen, ist der Schlüssel bereits hinterlegt. 3. Klicken Sie auf Weiter. Das Programm ermittelt jetzt die Daten für das angegebene Kitajahr und prüft die Angaben auf Vollständigkeit und Plausibilität. Bei Unstimmigkeiten erhalten Sie entsprechende Hinweise bzw. Fehlermeldungen.

Prüfen Sie die Informationen zu den ermittelten Daten. Sind die Daten unvollständig oder unplausibel, werden die entsprechenden Fehler angezeigt. Über den

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Kapitel 8

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

Handbuch adebisKITA

Schalter Fehlerprotokoll drucken, können Sie die Informationen auch auf dem Drucker ausgeben. Sind noch Korrekturen nötig, können Sie den Assistenten an dieser Stelle mit Abbrechen beenden. Wenn die Angaben stimmen, gelangen Sie mit Weiter zum nächsten Schritt. 4. Legen Sie in Schritt 3 das Ausgabeverzeichnis fest, in das die Datendatei für KiBiG.web abgelegt werden soll. Ändern Sie den vorgegebenen Pfad bei Bedarf, indem Sie einen Pfad eingeben oder über den Schalter Durchsuchen ein Verzeichnis auswählen.

Wenn die Namen der Kinder oder des Personals nicht nach KiBiG.web übergeben werden soll, setzen Sie bei den betreffenden Optionen ein Häkchen. 5. Klicken Sie auf Weiter. Das Programm gibt jetzt im festgelegten Verzeichnis die Datei mit den Abrechnungsdaten aus.

6. Im letzten Schritt wird die Datenausgabe abgeschlossen. Sie erhalten die Information, in welchem Verzeichnis und unter welchem Dateinamen die Abrechnungsdatei abgelegt wurde. Der Dateiname setzt sich wie folgt zusammen: kibig_daten_EINRNR_TTMMJJJJHHMM.xml EINRNR steht für die Einrichtungsnummer der Kindertagesstätte TTMMJJJJ steht für das aktuelle Datum HHMM steht für die Uhrzeit der Erstellung Beispieldateiname: kibig_daten_7522020089_161120101625.xml Abrechnungsdatei der Einrichtung mit der Nummer 7522020089, die am 16.11.2010 um 16:25 erstellt wurde. 147

Kapitel 8

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

Handbuch adebisKITA

7. Sie können jetzt die Datei in KiBiG.web importieren. Wenn Sie noch nicht in KiBiG.web angemeldet sind, klicken Sie dazu auf den angezeigten Link https://baykibig.bayern.de Damit gelangen Sie auf die Startseite von KiBiG.web. Den Assistenten in adebisKITA können Sie mit Beenden schließen.

Monatsdaten in KiBiG.web importieren  So importieren Sie die Abrechungsdaten in KiBiG.web 1. Falls noch nicht geschehen, rufen Sie die Webseite von KiBiG.web an. Geben Sie Ihre Zugangsdaten an und klicken Sie auf Login.

2. Klicken Sie in der Menüleiste auf IST-Monatsdaten und anschließend auf Monatsdatenimport.

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Kapitel 8

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

Handbuch adebisKITA

3. Klicken Sie in der erscheinenden Seite zum Monatsdatenimport auf den Schalter Durchsuchen.

Wählen Sie die zuvor in adebisKITA erzeugte Datei hier aus. Gehen Sie dazu in das entsprechende Verzeichnis und markieren Sie die Datei. Alternativ klicken Sie einfach in das Feld Dateiname und drücken dann die Tastenkombination Strg-V. Damit wird der Dateiname aus der Zwischenablage von Windows eingefügt. Klicken Sie auf Öffnen. 4. Klicken Sie nun auf den Schalter Daten importieren.

Die Datei wird jetzt hochgeladen und in das Onlinesystem KiBiG.web übernommen. Dieser Vorgang kann je nach Bandbreite der Internetverbindung einige Sekunden bis Minuten dauern.

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Kapitel 8

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

Handbuch adebisKITA

5. Wenn die Datei erfolgreich hochgeladen wurde erhalten Sie eine entsprechende Meldung.

Wenn es Probleme beim Import geben sollte erhalten Sie Hinweise zu dem entstandenen Problem. 6. Sie können nun die übertragenen Daten in KiBiG.web einsehen und überprüfen. Beachten Sie hierzu die Hilfestellung (Handbuch), die Sie auf der KiBiG.webSeite abrufen können.

Beantragung von Abschlagszahlungen in KiBiG.web Nachdem in KiBiG.web bislang keine Datenübernahme aus den Monatsdaten und auch kein Datenimport für die Beantragung von Abschlagszahlungen vorgesehen sind, müssen die Angaben zu den Kindern vorerst manuell in KiBiG.web erfasst werden. In adebisKITA können Sie dafür einen Ausdruck erstellen, der Ihnen die entsprechenden Summen der Kinder in den jeweiligen Buchungs- und Gewichtungskategorien für alle Gemeinden liefert. Sie finden diese Auswertung im Assistenten zur Beantragung von Abschlagszahlungen, mit dem Sie bisher die kfaTabellen erzeugt haben. So erstellen Sie eine Auswertung mit den Angaben zur Beantragung von Abschlagszahlungen in KiBiG.web: 1. Wählen Sie im Menü Extras den Eintrag Beantragung von Abschlagszahlungen. 2. Geben Sie den Stichtag der Angaben an und ergänzen Sie ggf. noch fehlende Daten. 3. Klicken Sie auf Weiter. Das Programm ermittelt jetzt die Daten für das angegebene Kita-Jahr und den Stichtag. In Schritt 2 erhalten Sie dazu Informationen und ggf. Fehlerhinweise.

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Kapitel 8

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

Handbuch adebisKITA

4. Sind alle Daten korrekt, klicken Sie auf Weiter. 5. In Schritt 3 können Sie nun anstatt die kfa-Tabelle auszugeben eine Auswertung für den Antrag auf Abschlag in KiBiG.web erstellen.

6. Klicken Sie dazu auf Druckvorschau, um die Auswertung erst am Bildschirm zu prüfen oder auf Auswertung drucken, um die Ausgabe sofort auf den Drucker zu leiten. 7. Sie können den Assistenten an dieser Stelle mit Abbrechen beenden. Weitere Informationen zu diesem Assistenten finden Sie im nachfolgenden Abschnitt. Die erhaltene Auswertung umfasst eine Aufstellung der Kinder in den jeweiligen Förderkategorien je Zuschussgemeinde und eine Auflistung der PersonalWochenstunden zum Stichtag. Bei Bedarf können Sie auch nur eine der beiden Auswertungen erstellen. Entfernen Sie dazu das Häkchen bei der betreffenden Auswertung.

Auswertung der Personalwochenstunden zum Stichtag

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Kapitel 8

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

Handbuch adebisKITA

Auswertung der Kinder in den Förderkategorien Enthält ggf. die Angaben für weitere Förderkommunen und für nicht förderfähige Kinder.

In KiBiG.web können Sie die in dem Protokoll ausgegebenen Daten im Bereich Antrag auf Abschlag für jede Förderkommune eingeben. Die genaue Vorgehensweise für die Erfassung der Anträge auf Abschlag in KiBiG.web entnehmen Sie bitte dem Handbuch zu KiBiG.web.

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Kapitel 8

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

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Altes Abrechnungsverfahren (kfa-/kfr-Datei) Beantragung von Abschlagszahlungen (mit kfa-Datei) AdebisKITA ermittelt die zum Ausfüllen der kfa-Tabelle nötigen Informationen anhand des aktuellen Datenbestands und überträgt diese automatisch in die entsprechenden Tabellenfelder. Sie können mit der Tabelle dann Ihre Zuschussanträge ausdrucken und die erzeugte Tabelle an die betreffende(n) Kommune(n) weiterleiten. Die einzelnen Schritte dazu sind in einem Assistenten zusammengefasst.  So erstellen Sie den Antrag für die Abschlagszahlungen 1. Wählen Sie im Menü Extras den Eintrag Beantragung von Abschlagszahlungen.

2. Legen Sie in Schritt 1 die Vorgaben zur Antragstellung fest. Die meisten Angaben sind bereits vorbelegt. Passen Sie die Vorgaben ggf. an und wählen Sie eine Bankverbindung für die Zuschussauszahlung aus. 3. Klicken Sie auf Weiter. Das Programm ermittelt jetzt die Daten für das angegebene Kita-Jahr und den Stichtag. In Schritt 2 erhalten Sie dazu Informationen. Können nicht alle notwendigen Daten ermittelt werden, erhalten Sie entsprechende Hinweise bzw. Fehlermeldungen. Ergänzen Sie ggf. die fehlenden Daten im Programm und führen Sie dann den Assistenten erneut aus.

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Kapitel 8

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Handbuch adebisKITA

Über den Schalter Fehlerprotokoll drucken, können Sie die Informationen ausdrucken. 4. Sind alle Daten korrekt, klicken Sie auf Weiter.

5. In Schritt 3 bestimmen Sie das Verzeichnis, in das die kfa-Tabelle ausgegeben werden soll. Ändern Sie die Vorgabe bei Bedarf, indem Sie einen Pfad eingeben oder über den Schalter Durchsuchen ein Verzeichnis auswählen.

6. Klicken Sie auf Weiter, Das Programm legt jetzt im festgelegten Verzeichnis eine kfa-Tabelle an. Microsoft Excel oder OpenOffice wird gestartet und die ermittelten Daten Ihrer Einrichtung in die entsprechenden Tabellenblätter übertragen. Der Dateiname der erzeugten kfa-Datei setzt sich zusammen aus dem Tabellentyp (kfa), der Einrichtungsnummer und dem Datum und der Uhrzeit der Erstellung. Beispieldateiname: kfa-348123108-280320071714.xls => kfa-Tabelle des Mandanten mit derEinrichtungsnummer 348123108, die am 28.03.2007 um 17:14 Uhr erstellt wurde 7. Im letzten Schritt erscheint ein Hinweis, dass die Tabelle angelegt wurde und an die betreffenden Kommunen weitergeleitet werden soll. Gleichzeitig erscheint die geöffnete kfa-Tabelle am Bildschirm.

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Kapitel 8

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

Handbuch adebisKITA

8. Über den Schalter Protokoll drucken können Sie eine Liste ausgeben, die Ihnen Aufschluss darüber gibt, wie die Daten zu den Kindern ermittelt wurden.

9. Mit Beenden verlassen Sie den Assistenten. Sie können Sie Daten jetzt überprüfen und ggf. vor der Weitergabe noch korrigieren oder ergänzen.

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Kapitel 8

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

Handbuch adebisKITA

Sind die Daten korrekt, können Sie den Zuschussantrag/die Zuschussanträge über das Tabellenblatt Anträge ausdrucken. Geben Sie dazu einfach die laufende Nummer (1-9) der betreffenden Kommune im Feld Antrag an welche Gemeinde/Stadt ein. Das nebenstehende Formular wird daraufhin mit den Angaben für die gewählte Kommune gefüllt und kann ausgedruckt werden.

Neben dem Ausdruck sollte den Kommunen auch eine Kopie der kfa-Tabelle in elektronischer Form übermittelt werden.



Wenn Sie Kinder aus mehr als 9 Kommunen in Ihrer Einrichtung betreuen, erhalten Sie mehr als eine kfa-Tabelle. Pro kfa-Tabelle sind dann 8 Gemeinden aufgeführt und als neunte Gemeinde jeweils die Summe der weiteren Gemeinden. Weitere Informationen zur kfa-Tabelle und zum Zuschussantrag erhalten Sie auf der Webseite des StMAS: http://www.stmas.bayern.de/kinderbetreuung/download/berechnung.htm

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Kapitel 8

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

Handbuch adebisKITA

Endabrechung über kfr-Datei (bis Kitajahr 2009/2010) Die Endabrechung für die kindbezogene Förderung erfolgte bis zum Betreuungsjahr 2009/2010 über die vom Bayerischen Staatsministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familie und Frauen (StMAS) veröffentlichte Abrechnungstabelle (kfrTabelle). Sollten Sie noch eine Endabrechnung nach dem alten Verfahren erstellen müssen, finden Sie nachfolgend alle Informationen dazu. Alle notwendigen Daten zu den Kindern und MitarbeiterInnen werden automatisch in die kfr-Tabelle übertragen. Voraussetzung dafür ist, dass für das betreffende Kindergartenjahr alle Kinder und Mitarbeiter vollständig und mit allen abzurechnenden Betreuungsbuchungen und Anstellungen erfasst sind.  So führen Sie die Endabrechung mithilfe einer kfr-Datei durch 1. Wählen Sie im Menü Extras den Eintrag Endabrechung.

2. Legen Sie in Schritt 1 die Vorgaben zur Antragstellung fest. Die meisten Angaben sind bereits vorbelegt. Passen Sie die Vorgaben ggf. an und wählen Sie eine Bankverbindung aus. 3. Klicken Sie auf Weiter. Das Programm ermittelt jetzt die Daten für das angegebene Kita-Jahr und prüft die Angaben auf Vollständigkeit. Bei Unstimmigkeiten erhalten Sie entsprechende Hinweise bzw. Fehlermeldungen.

Prüfen Sie die Informationen zu den ermittelten Daten sorgfältig. Über den Schalter Fehlerprotokoll drucken, können Sie die Informationen auch auf dem Drucker ausgeben. Wenn Sie noch Korrekturen oder Ergänzungen vornehmen 157

Kapitel 8

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

Handbuch adebisKITA

möchten, können Sie den Assistenten an dieser Stelle mit Abbrechen beenden. Wenn die Angaben stimmen, gelangen Sie mit Weiter zum nächsten Schritt. 4. Legen Sie in Schritt 3 die Ausgabeoptionen fest. Bestimmen Sie das Verzeichnis, in das die kfr-Tabelle und ggf. die Fehlzeitentabelle ausgegeben werden sollen. Ändern Sie den vorgegebenen Pfad bei Bedarf, indem Sie einen Pfad eingeben oder über den Schalter Durchsuchen ein Verzeichnis auswählen.

Über die anschließenden Ausgabeoptionen können Sie bestimmen, ob die Namen der Kinder und/oder die Namen der MitarbeiterInnen in die kfr-Tabelle übernommen werden sollen. Die Namen der Kinder und des Personals sollten Sie mit ausgeben, wenn Sie die kfr-Tabelle nur für interne Zwecke verwenden. Wenn Sie die kfr-Tabelle an die Gemeinde weitergeben, sollten Sie aus Datenschutzgründen die Namen vorher entfernen oder einfach eine identische zweite kfr-Tabelle ohne Namen erstellen. 6. Klicken Sie auf Weiter. Das Programm legt jetzt im festgelegten Verzeichnis eine kfr-Tabelle an. Microsoft Excel oder OpenOffice wird gestartet und die ermittelten Daten in die entsprechenden Tabellenblätter übertragen.

Die Übertragung der Daten kann unter Umständen etwas Zeit in Anspruch nehmen. Spätestens nach Abschluss der Datenübertragung erscheint Microsoft Excel oder OpenOffice im Vordergrund und die erstellte Tabelle wird angezeigt.

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Kapitel 8

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

Handbuch adebisKITA

Sie können jetzt die einzelnen Tabellenblätter überprüfen und ggf. ausdrucken. Über den entsprechenden Eintrag in der Taskleiste gelangen Sie wieder zu adebisKITA zurück. 7. Im letzten Schritt erscheint die Meldung, dass die kfr-Tabelle erstellt wurde und in welchem Verzeichnis und unter welchem Dateinamen die Tabelle angelegt wurden.

Der Dateiname setzt sich zusammen aus dem Tabellentyp (kfr oder fehlzeiten), der Einrichtungsnummer und dem Datum und der Uhrzeit der Erstellung. Beispieldateiname: kfr-12345678901-170320071139.xls => kfr-Tabelle des Mandanten mit der Einrichtungsnummer 12345678901, die am 17.03.2007 um 11:39 Uhr erstellt wurde 8. Klicken Sie auf Beenden um den Assistenten zu schließen. Hinweise zur kfr-Tabelle Die kfr.xls-Datei wurde vom StMAS für die Beantragung der Endabrechung durch den Einrichtungsträger bei den Gemeinden zur Verfügung gestellt. Für die Antragstellung ist es erforderlich, einen Ausdruck des Antrags mit rechtsgültiger Unterschrift an die jeweilige Kommune zu senden. Außerdem soll die erzeugte kfr-Datei auf elektronischem Weg (e-Mail, Diskette, CD, USB-Stick) mit- oder nachgereicht werden.



Die kfr-Datei ist ab dem Betreuungsjahr 2010/2011 nicht mehr für die Endabrechnung der kindbezogenen Förderung nach BayKiBiG geeignet. Das StMAS stellt dafür das Online-Portal KiBiG.web bereit. Wenn Sie die Daten trotzdem in die kfr-Tabelle ausgeben erhalten Sie unter Umständen ein abweichendes Ergebnis im Tabellenblatt 'Analyse'. Dies kann daran liegen, dass Kurzzeitbuchungen nur noch im Jahresdurchschnitt berücksichtigt werden und die Gewichtung von behinderten Kindern in Bezug auf die Fachkraftquote geändert wurde. Erfüllt ein Kind zusätzlich zur Gewichtung behindert (4,5) auch das Kriterium Migration (1,3) oder Unter 3 - Krippenkind (2,0), so wird dieses Kind für die FACHKRAFTQUOTE jetzt nicht mehr mit Faktor 1 gewertet, sondern mit der jeweils nächst höheren Gewichtung. In der programminternen Analyse von adebisKITA werden die Daten ab dem Betreuungsjahr 2010/2011 analog zu KiBiG.web berechnet.

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Kapitel 8

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

Handbuch adebisKITA

Das Tabellenblatt Analyse der kfr-Datei bietet Ihnen eine Übersicht aller förderrelevanten Daten für das entsprechende Kitajahr.

Haben Sie die Fehlzeiten ihres Personals lückenlos erfasst, überträgt adebisKITA die daraus resultierenden Ergebnisse ebenfalls in die kfr-Tabelle. Im Tabellenblatt Kürzungsmonate werden dafür die Fragen „War am ersten Werktag des Monats ausreichend Personal eingesetzt?“ und „War am letzten Werktag des vorletzten Kalendermonats oder einem Werktag des letzten Kalendermonats ausreichend Personal eingesetzt?“ entsprechend beantwortet. Wie sich die Fehlzeiten zusammensetzen, können Sie in der Analyse im Detail nachverfolgen. Klicken Sie auf das Tabellenblatt Kürzungsmonate, um zu überprüfen, ob Sie auch unter Berücksichtigung der Fehlzeiten des Personals die Fördervoraussetzungen für alle Monate des Betreuungsjahres erfüllen.

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Kapitel 8

Zuschussabrechnung und KiBiG.web

Handbuch adebisKITA

Klicken Sie auf das Tabellenblatt Antrag, wenn Sie den Antrag für die Gemeinde(n) drucken wollen. Geben Sie dazu im Feld Antrag an welche Gemeinde/Stadt? jeweils die Nummer der Gemeinde/Stadt an, die in der darunter angezeigten Liste vorgegeben ist. Das Antragsformular wird daraufhin mit den Daten für die gewählte Gemeinde/Stadt gefüllt und kann ausgedruckt werden.

Neben dem Ausdruck des Antrags soll auch eine Kopie der kfr-Tabelle in elektronischer Form an die zuständige Kommune übermittelt werden.

Weitere Informationen zur kfr-Tabelle erhalten Sie im Internet unter: http://www.stmas.bayern.de/kinderbetreuung/download/berechnung.htm

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Kapitel 9 Kapitel 9:

Kalender, Termine und Fehlzeiten Mit adebisKITA können Sie die Termine und Fehlzeiten Ihrer MitarbeiterInnen in einem übersichtlichen Wochenkalender erfassen. Auch die Schließtage können im Kalender angegeben werden. Alle Informationen zum Kalender und zur Terminplanung finden Sie in diesem Kapitel.

Lernen Sie in dieser Lektion, wie Sie ...  Im Kalender den Überblick behalten  Termine im Kalender eintragen  Fehlzeiten erfassen  Schließzeiten Ihrer Einrichtung festlegen  Nach Terminen suchen  Die Jahresübersicht nutzen

Kapitel 9

Kalender, Termine und Fehlzeiten

Handbuch adebisKITA

Kalender Der Kalender in adebisKITA ist ähnlich aufgebaut, wie in gängigen Terminverwaltungsprogrammen. Sie erreichen den Kalender, indem Sie im Menü Verwaltung den entsprechenden Menüpunkt wählen oder in der Symbolleiste auf klicken.

Unter dem Fenstertitel haben Sie eine Schalterleiste mit den wichtigsten Funktionen. Links befindet sich die Monatsübersicht, mit der Sie sich schnell im Kalender bewegen können. Daneben werden in einer Wochenübersicht die festgelegten Termine dargestellt. Die ganztägigen Termine werden dabei oberhalb der Zeitleiste eingeblendet. Im Bereich Filter können Sie die anzuzeigenden Termine einschränken. Unter dem Menü Extras->Optionen können Sie im Bereich Kalender festlegen, ob die Darstellung einer Woche mit oder ohne Wochenenden erfolgen soll.

Bewegen im Kalender Zur einfachen Navigation im Kalender benutzen Sie die Monatsübersicht. Die möglichen Wege auf einen bestimmten Kalendertag zu kommen zeigt folgende Grafik.

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Kapitel 9

Kalender, Termine und Fehlzeiten

Handbuch adebisKITA

Kalenderansicht filtern Wenn Sie sehr viele Termine im Kalender erfasst haben, können Sie die Ansicht über Filtereinstellungen einschränken. Sie können nach Terminarten und nach Mitarbeitern filtern. Außerdem können Sie festlegen, dass nur fehlzeitenrelevante Termine angezeigt werden. Über den Schalter Filter aufheben nehmen Sie den Filter wieder zurück.

Termine erfassen  So geben Sie einen neuen Termin im Kalender ein 1. Wählen Sie ggf. mit Hilfe der Monatsübersicht die betreffende Kalenderwoche bzw. den Tag aus. 2. Markieren Sie in der Spalte des betreffenden Tages den gewünschten Zeitraum und klicken Sie in der Schalterleiste auf Neuer Termin.

3. Geben Sie die Daten zu dem neuen Termin an. Bei einem ganztägigen Termin werden die Anfangs- und Endzeit ausgeblendet. Wenn Sie einen Termintyp wählen, wird in der Regel der Typ in die Betreffzeile übernommen. Ist der Termin fehlzeitrelevant, ist im Feld Fehlzeit ein Häkchen zu setzen. Im Feld MitarbeiterIn können Sie den Termin einer Person zuordnen. 4. Klicken Sie auf Speichern und Schließen um den Termin tatsächlich in den Kalender zu übernehmen.



Wenn Sie einen Termin mit Zeitangabe erfasst haben, wird der Termin in der Spalte des betreffenden Tages im entsprechenden Zeitfenster angezeigt. Ganztägige Termine werden als einzeilige Balken oberhalb der Zeiteinteilung angezeigt. Zu einem Termin wird der Typ, und ggf. der Betreff angezeigt. Falls dem Termin eine Mitarbeiterin zugeordnet wurde, werden deren Initialen in Klammern vor dem Typ angezeigt (natürlich nur, wenn diese bei den Mitarbeitern auch angegeben wurden!).

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Kapitel 9

Kalender, Termine und Fehlzeiten

Handbuch adebisKITA

Termine ändern Angelegte Termine können Sie im Kalender jederzeit wieder ändern. Doppelklicken Sie dazu einfach auf den entsprechenden Termin und führen Sie die Änderungen durch. Alternativ können Sie Termine auch über ein Suchfenster ermitteln und dann bearbeiten. Klicken Sie dazu im Kalender auf Termin suchen oder wählen Sie im Menü Verwaltung den Punkt Termine. Sie können nun nach verschiedenen Kriterien Termine auswählen und bearbeiten.

Fehlzeiten Fehlzeiten sind Arbeitstage der pädagogischen Fach- und Ergänzungskräfte, die von diesen auf Grund von Krankheit oder sonstigen Anlässen nicht erbracht werden. (Gesetzliche Grundlage: § 17 Abs. 4 AVBayKiBiG) Wann wirken sich Fehlzeiten auf die Förderung aus? Wird in einer Einrichtung durch Ausscheiden von Personal, durch Krankheit oder sonstige Fehlzeiten der pädagogischen Fach- und Ergänzungskräfte der Mindestanstellungsschlüssel und/oder der Qualifikationsschlüssel länger als ein Kalendermonat am Stück unterschritten (Fristbeginn ist jeweils der Monat nach Beginn der Fehlzeit), so entfällt, falls der erste Betriebstag (auch Schließtage werden berücksichtigt) des Folgemonats immer noch Fehlzeit ist, für den ganzen Folgemonat die Förderung.

Was sind Fehlzeiten? • Krankheit (ärztlich festgestellte Arbeitsunfähigkeit und Krankheitstage ohne ärztliche Bescheinigung • Urlaubstage außerhalb und während des Schließtagezeitraums der Einrichtung • Tage des gesetzlichen Mutterschutzes • Fortbildungstage, Studientage - Besinnungstage - Exerzitien • Dienstbefreiungen auf Grund des TVöD, des ABD, des AVR. • bewilligte Sonderurlaube • ganztägige Dienstfreistellungen • angeordnete zeitlich befristete Abordnung in eine andere Einrichtung Keine Fehlzeiten sind: • Gleittage / Dienstausgleich • erbrachte Verfügungszeiten z.B. Leitungs- bzw. Trägerkonferenzen, Vertretungsund Vernetzungstreffen • stundenweise Fehlzeiten an einem Tag (z.B. ½ Tag krank, ½ Fortbildungstag) wenn die dadurch reduzierte Arbeitszeit erbracht wird.

Fehlzeiten erfassen Fehlzeiten werden wie normale Termine erfasst. Wichtig ist dabei, im Feld Fehlzeit ein Häkchen zu setzen und den/die betreffende MitarbeiterIn anzugeben. Damit wertet adebisKITA den Termin bei der Fehlzeitenermittlung als Fehlzeit. Bei den Standardfehlzeiten (Urlaub, Krankheit,…) wird das Häkchen für die Fehlzeit automatisch gesetzt und kann bei einem ganztägigen Termin auch nicht entfernt werden. Sie können Fehlzeiten sowohl im Kalender als auch in der Mitarbeiterverwaltung eingaben. Wenn Sie eine Fehlzeit über die Mitarbeiter erfassen, haben Sie den Vorteil, dass bestimmte Angaben bereits vorbelegt werden.

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Kapitel 9

Kalender, Termine und Fehlzeiten

Handbuch adebisKITA

Als Beispiel soll bei einer Mitarbeiterin eine Woche Urlaub in den Osterferien erfasst werden.  So erfassen Sie eine Fehlzeit für einen Mitarbeiter 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung den Punkt Mitarbeiter. 2. Öffnen Sie mit einem Doppelklick auf den Eintrag der betreffenden Mitarbeiterin deren Datenblatt und klicken Sie in der Übersicht auf den Fehlzeitenbereich Urlaub. 3. Klicken Sie in der Schalterleiste auf Neue Fehlzeit.

4. Geben Sie Beginn und Ende des Urlaubs an. Die restlichen Angaben wurden bereits vorbelegt. Bei Bedarf können Sie den Betreff ändern oder im Feld Text eine Bemerkung zu dem Termin eintragen. 5. Klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie denselben Termin über den Kalender anlegen, müssen Sie den Typ des Termins selbst auswählen und auch die Mitarbeiterin manuell zuordnen.



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Wichtiger Hinweis: Wenn Sie bei einem Termin kein Enddatum angeben, gilt dieser Termin nur für den bei Beginn angegebenen Tag (eintägiger Termin). Wenn Sie entsprechend eine Fehlzeit erfassen, zu der Sie bislang noch kein konkretes Enddatum haben (z.B.: längere Krankheit), geben Sie ggf. ein wahrscheinliches Enddatum an. Wenn die Mitarbeiterin dann wieder zurückkommt, setzen Sie das Enddatum dann auf den tatsächlichen Wert. Wenn Sie kein Enddatum erfassen, wird die Fehlzeit für die Mitarbeiterin nur am Beginn-Tag berücksichtigt. Wenn Sie das Enddatum dann erst setzen, wenn die Mitarbeiterin wieder da ist, werden die Fehlzeiten dann über den kompletten Zeitraum berücksichtigt. Dies kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass Sie die Fördervoraussetzungen für einen bestimmten Zeitraum verlieren! Eine schnelle Übersicht über zusammenhängende Fehlzeiten erhalten Sie in der Jahresübersicht. Ob sich in Ihrer Einrichtung Fehlzeiten ggf. auf die Förderung auswirken sehen Sie in der Analyse.

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Kapitel 9

Kalender, Termine und Fehlzeiten

Handbuch adebisKITA

Schließzeiten Schließzeiten sind jene Betriebstage einer Kindertagesstätte im Verlauf des Kitajahres an denen die Einrichtung geschlossen ist und der Besuch durch Kinder ausgeschlossen ist. (Gesetzliche Grundlage: Art. 21 Abs. Abs. 4 Satz 3 BayKiBiG und § 20 Abs. 1 Satz 4 AVBayKiBiG) Schließtage beeinträchtigen die Förderung nicht, wenn die Einrichtung an maximal 30 Betriebstagen im Kitajahr geschlossen ist. Soweit die Schließtage einer Einrichtung die Grenze von 30 Tagen je Kitajahr deswegen überschreiten, weil für alle pädagogischen Fach- und Ergänzungskräfte gemeinsame Fortbildungstage (Teamfortbildung) stattfinden, erhöht sich die Bemessungsgrundlage der Schließtage um bis zu 5 Tage zusätzlich, auf maximal 35 Tage pro Kitajahr. Schließzeiten haben keinen Einfluss auf die Fehlzeiten. Bei der Ermittlung der Fehltage werden Schließtage wie normale Betriebstage gewertet. Eine Folge von Fehltagen wird durch eine Schließzeit nicht unterbrochen.



Wichtiger Hinweis: Auch innerhalb einer Schließzeit muss für die einzelnen MitarbeiterInnen jeweils eine Fehlzeit (i.d.R. Urlaub) angelegt werden.

Schließzeiten festlegen  So legen Sie die Schließzeiten fest 1. Wählen Sie unter Verwaltung den Punkt Termine . 2. Klicken Sie auf den Schalter Neu. 3. Geben Sie das Datum des Schließtages oder den Zeitraum der Schließtage an und wählen Sie im Feld Termintyp den Eintrag Schließzeit oder falls es sich um einen gemeinsamen Fortbildungstag handelt den Eintrag Schließzeit (Teamfortbildung).

4. Klicken Sie auf Speichern und Schließen um die Schließzeit zu speichern oder auf Neuer Termin wenn Sie sofort eine weitere Schließzeit anlegen wollen.

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Kapitel 9

Kalender, Termine und Fehlzeiten

Handbuch adebisKITA

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Schließzeiten werden im Kalender nicht als Termine angezeigt sondern die betreffenden Tage werden im Kalender mit grauem Hintergrund angezeigt.

Schließzeiten ändern Schließzeiten können nicht direkt im Kalender geändert werden. Um eine Schließzeit zu ändern klicken Sie entweder im Kalender auf Termine suchen oder Sie wählen im Menü Verwaltung Termine. Wählen Sie den Suchbereich Schließzeiten und ggf. zusätzlich einen geeigneten Zeitraum. Klicken Sie auf Suchen. Mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag können Sie die Schließzeit ändern.

Schließzeitenübersicht drucken  So drucken Sie eine Übersicht der Schließzeiten 1. Wählen Sie unter Verwaltung den Punkt Termine . 2. Geben Sie im Suchfeld Datum den Zeitraum an, für den Sie die Schließzeitenliste drucken möchten. 3. Wählen Sie den Suchbereich Alle Schließzeiten und klicken Sie auf Suchen.

Alle für den Zeitraum erfassten Schließtage sollten jetzt in der Ergebnisliste angezeigt werden. 4. Klicken Sie auf Drucken. 5. Markieren Sie den Eintrag Schließzeiten und klicken Sie auf Drucken. 6. Über Seitenansicht oder OK können Sie die Liste am Bildschirm anzeigen bzw. Drucken

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Kapitel 9

Kalender, Termine und Fehlzeiten

Handbuch adebisKITA

Jahresübersicht In der Jahresübersicht können Sie die Terminverteilung über ein Kitajahr anzeigen. Je Tag kann dabei allerdings immer nur ein Termin angezeigt werden. Durch setzen geeigneter Filter kann die Jahresübersicht trotzdem wertvolle Informationen auf einen Blick liefern. Aufrufen können Sie die Jahresübersicht im Kalender, indem Sie auf den Schalter Jahresübersicht klicken. Ermitteln der Schließtage der Einrichtung In der Jahresübersicht werden die Schließtage grau dargestellt. Per Vorgabe werden Termine, die auf einen Schließtag fallen oder über einen Schließzeitraum gehen nicht angezeigt. Die Anzahl der im gewählten Kitajahr festgelegten Schließtage wird in der Übersicht oben rechts angezeigt. Darstellung von möglicherweise förderrelevanten Fehlzeiten Setzen Sie dazu im Bereich Filter ein Häkchen bei Nur Fehlzeiten anzeigen. Damit werden nur noch alle die Termine angezeigt, die als fehlzeitrelevant angelegt wurden.

Finden Sie hier eine Folge durchgängiger Fehltage über einen Zeitraum von 4 Wochen, sollten Sie eine Fehlzeitenauswertung durchführen. Wählen Sie dazu im Menü Extras Endabrechung und erstellen Sie damit eine kfr- und eine Fehlzeitentabelle. In der erstellten Fehlzeitentabelle finden Sie dann die Information, ob die Fehlzeiten der Mitarbeiter tatsächlich zu einer förderrelevanten Kürzung führen. Um dies ggf. zu vermeiden, müssen Sie rechtzeitig für eine Ersatzkraft sorgen. Anzeigen der Urlaubstage einer Mitarbeiterin Wählen Sie im Bereich Filter den Termintyp Urlaub und daneben die betreffende Mitarbeiterin aus. Setzen Sie ggf. bei Schließzeiten ausblenden ein Häkchen, um auch die Urlaubstage anzuzeigen, die in der Schließzeit der Einrichtung liegen.

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Kapitel 10 Kapitel 10:

Analyse und Analysemodelle Um in Bezug auf die Förderfähigkeit Ihrer Einrichtung nach BayKiBiG immer alle Kennzahlen und Ergebnisse im Blick zu haben, gibt es in adebisKITA die Analysefunktion. Möchten Sie basierend auf der aktuellen Belegungs- und Personalsituation die Entwicklungsmöglichkeit Ihrer Einrichtung ausloten, können Sie mithilfe von Analysemodellen beliebige Szenarien durchspielen.

Lernen Sie in dieser Lektion, wie Sie ...  Die Analyse nutzen  Die Fehlzeiten überwachen  Analysemodelle erstellen

Kapitel 10

Analyse und Analysemodelle

Handbuch adebisKITA

Analyse Wie bereits im Kapitel Zuschussberechnung gesehen, ermittelt adebisKITA alle für die Abrechnung nach dem BayKiBiG erforderlichen Daten und exportiert diese für die Online-Plattform KiBiG.web. Damit Sie schnell einen Überblick über die momentane Situation Ihrer Einrichtung bekommen, bietet Ihnen adebisKITA eine umfassende Analysefunktion. Neben den für die Zuschussabrechnung relevanten Buchungsdaten können Sie damit auch die Fehlzeiten kontrollieren und die im Kitajahr zu erwartenden Elternbeiträge ermitteln.



Wichtiger Hinweis: Die Analyse und programminterne Zuschussberechnung in adebisKITA wurde nach bestem Wissen und Gewissen entsprechend den Vorgaben des BayKiBiG und des StMAS umgesetzt. Das verbindliche Ergebnis der Zuschussabrechnung und Förderfähigkeit Ihrer Einrichtung erhalten Sie nur über die Online-Plattform KiBiG.web des StMAS. Sie sollten daher in regelmäßigen Abständen die Monatsdaten aus adebisKITA nach KiBiG.web übertragen. Analyse aufrufen Über das Menü Extras und den Punkt Analyse starten Sie die Analysefunktion. Bei jedem ersten Programmstart an einem Tag wird die Analyse selbständig vom Programm durchgeführt und angezeigt. Änderungen der Daten, die Konsequenzen auf die Förderfähigkeit haben, erkennen Sie so frühzeitig. Ist in einem Monat die Förderfähigkeit nicht gegeben oder sind Förderkürzungen aufgrund von Fehlzeiten zu erwarten, werden diese Informationen mit rotem Hintergrund hervorgehoben.

Das Analysefenster zeigt die monatlichen Werte für Kinder (gesamt und behindert), deren Buchungen und dazu die Arbeitsstunden des pädagogischen Personals. Daraus werden dann jeweils der Anstellungsschlüssel und die Fachkraftquote ermittelt. Entsprechend den gültigen Grenzwerten wird für jeden Monat die Förderfähigkeit ermittelt. In der Spalte „%>3Std“ wird der Anteil der Kinder angezeigt, die mindestens eine Buchungszeitkategorie „>3 bis 4 Stunden“ haben. Dieser Wert muss größer 50% sein. Klicken Sie auf einen Monat, werden in einer Infoleiste weitere Hinweise zur Förderfähigkeit in diesem Monat angezeigt.

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Kapitel 10

Analyse und Analysemodelle

Handbuch adebisKITA

Ergeben sich aufgrund von Fehlzeiten Förderkürzungen, wird der betreffende Monat in der Spalte Förderung rot unterlegt. Wie es dazu kommt, kann in der Fehlzeitenübersicht nachverfolgt werden, die Sie über den Schalter Fehlzeitenermittlung erreichen. Bei der Analyse werden Ferienbuchungen nur bei den Mittelwerten berücksichtigt. Dafür wird eine eigene Zeile mit den Mittelwerten incl. Ferienbuchungen angezeigt. Möchten Sie nachvollziehen, wie sich dieser Mittelwert zusammensetzt, können Sie die Ferienbuchungen auch bei den entsprechenden Monatswerten mit einrechnen. Setzen Sie dazu im Feld Monatswerte mit Ferienbuchungen berechnen ein Häkchen Die Monatswerte werden daraufhin mit den Ferienbuchungen neu berechnet. Über den Schalter Drucken können Sie die ermittelten Daten ausdrucken. Die Schalter Faktor 4,5+X und Bezirksförderung sind nur eingeblendet, wenn in mindestens einem Monat 3 bzw. ein behindertes Kind betreut wird.

Fehlzeiten ermitteln Über den Schalter Fehlzeitenermittlung in der Analyse erreichen Sie die Jahresübersicht der Fehlzeiten. Hier sehen Sie auf einen Blick die Fehltage eines Kitajahres. Fehltage werden im Kalender mit grünem Hintergrund dargestellt. Fehltage, ab denen die Monatsfrist beginnt, werden gelb dargestellt. Gibt es über die Monatsfrist hinaus Fehltage, werden diese Tage und der betreffende Monatsname rot unterlegt.

Anhand dieser Übersicht, sehen Sie, ob möglicherweise Veränderungen am Personal notwendig sind, um die Förderfähigkeit nicht zu gefährden. Wenn Sie den Mauszeiger über einen Fehltag bewegen, sehen Sie in einer Infozeile, wer an diesem Tag fehlt. Mit einem Doppelklick auf einen Tag können Sie eine Detailinfo zu diesem Tag anzeigen. Hier werden alle MitarbeiterInnen aufgelistet, die an dem Tag fehlen. Die anwesenden MitarbeiterInnen werden mit ihren Stunden angezeigt und die Summen dazu gebildet.

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Kapitel 10

Analyse und Analysemodelle

Handbuch adebisKITA

Wichtiger Hinweis Damit adebisKITA die Fehlzeiten verlässlich ermitteln kann, müssen Sie alle dafür nötigen Angaben möglichst zeitnah erfassen. Geben Sie Fehlzeiträume (Krankheit, Urlaub, …) beim Personal an, sobald Ihnen diese bekannt sind. Auch Änderungen bei den Anstellungsdaten des Personals können Auswirkung auf die Fehlzeiten haben. Nur wenn Sie rechtzeitig kritische Zeiträume erkennen, können Sie darauf in geeigneter Weise reagieren. Anzeigemodus der Fehlzeitenübersicht Fehltage Hebt Fehltage farblich im Kalender hervor. Fehlstunden Anstellungsschlüssel Zeigt bei den ermittelten Fehltagen an, wie viele zusätzliche Personalstunden notwendig wären, um den Mindestanstellungsschlüssel einzuhalten. Fehlstunden Fachkraftquote Zeigt bei den ermittelten Fehltagen an, wie viele zusätzliche Personalstunden von Fachkräften notwendig wären, damit die Fachkraftquote von 50% wieder eingehalten wäre. Um den Anzeigemodus zu wechseln, klicken Sie einfach auf den gewünschten Modus. Die Anzeige wird entsprechend aktualisiert.

Personalübersicht ausgeben Möchten Sie nachvollziehen, auf welcher Datenbasis die Fehlzeiten ermittelt wurden, können sie eine detaillierte Personalübersicht ausgeben. Klicken Sie dazu auf den Schalter Personalübersicht ausgeben. AdebisKITA erstellte daraufhin eine Excel Tabelle mit den Buchungsstunden und den Arbeitszeiten des anwesenden Personals für jeden Kalendertag des Betreuungsjahres.

Anhand dieser Tabelle kann man für jeden Tag nachvollziehen, welche MitarbeiterInnen anwesend waren und welche nicht. Außerdem werden für jeden Kalendertag die Gesamtstunden des pädagogischen Personals und der Fachkräfte ermittelt und daraus der jeweilige Anstellungsschlüssel und die Fachkraftquote berechnet. In der Spalte Datum wird dieselbe Farbgebung verwendet, die auch in der Jahresübersicht die Fehltage hervorhebt.

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Kapitel 10

Analyse und Analysemodelle

Handbuch adebisKITA

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Ein Fehltag ergibt sich immer dann, wenn an einem Tag zu wenig pädagogisches Personal oder zu wenig Fachkräfte anwesend sind. In der Tabelle ist dies anhand von negativen (roten) Werten in den Spalten „Personal +/-“ beziehungsweise „Fachkräfte +/-“ dargestellt. Die Personalübersicht ist auch ein gutes Instrument, um zu überprüfen ob alle Angaben zum Personal korrekt in adebisKITA erfasst wurden.

Faktor 4,5+X bei integrativen Einrichtungen Der Faktor 4,5+X kann aus der Analyse heraus direkt in adebisKITA berechnet werden. Wenn in einem Betreuungsjahr in mindestens einem Monat mehr als zwei behinderte Kinder betreut werden, wird in der Analyse ein Schalter zum Aufruf einer eigenen Maske zur Berechnung des Faktors und zur Darstellung des Ergebnisses angezeigt.

Für die Berechnung kann, wie bisher in der kfr-Tabelle, das Arbeitgeberbrutto für die Zusatzkraft angegeben werden und daraus der resultierende Gewichtungsfaktor ermittelt werden. Umgekehrt kann zu einem gegebenen Gewichtungsfaktor das resultierende Arbeitgeberbrutto errechnet werden. Berechnung des Faktors 4,5+X  So berechnen Sie den Faktor 4,5+X. 1. Geben Sie im Feld Arbeitgeberbrutto für zusätzliche pädagogische Kraft an, wie hoch die Personalkosten für die Zusatzkraft sein werden. 2. Klicken Sie auf den Schalter Gewichtungsfaktor berechnen.

Der notwendige Faktor 4,5+X zur Finanzierung dieser Zusatzkraft (80%) wird dann angezeigt.

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Kapitel 10

Analyse und Analysemodelle

Handbuch adebisKITA



Ist beim Personal noch keine Mitarbeiterin mit einer Anstellung als Zusatzkraft (integrative Einrichtung) erfasst, so wird für die Berechnung angenommen, dass die Zusatzkraft in allen Monaten tätig ist, in denen die Bedingungen für eine integrative Einrichtung erfüllt sind.

Die zu erwartende zusätzliche Förderung auf Grund des X-Faktors wird in der Monatstabelle in den Spalten „Plus-X“ und „Förd. Incl. X“ nur angezeigt, wenn eine Zusatzkraft bei den Mitarbeitern für das Betreuungsjahr erfasst wurde. Berechnung des Arbeitgeberbruttos zu einem Faktors 4,5+X  So berechnen Sie das Arbeitgeberbrutto 1. Geben Sie im Feld Förderung mit Gewichtungsfaktor 4,5+X an, mit welchem Gewichtungsfaktor für behinderte Kinder Sie rechnen können. 2. Klicken Sie auf den Schalter Arbeitgeberbrutto berechnen.

Als Ergebnis erhalten Sie im Feld Arbeitgeberbrutto für zusätzliche pädagogische Kraft die Personalkosten, die damit gedeckt werden können.



Das Ergebnis stellt einen Näherungswert dar. Die zu erwartende Förderung wären 80% des ermittelten Arbeitgeberbruttos. Auch hier wird die zu erwartende zusätzliche Förderung auf Grund des X-Faktors in der Monatstabelle in den Spalten „Plus-X“ und „Förd. Incl. X“ nur angezeigt, wenn eine Zusatzkraft bei den Mitarbeitern für das Betreuungsjahr erfasst wurde.

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Kapitel 10

Analyse und Analysemodelle

Handbuch adebisKITA

Bezirksförderung Einige Bezirke gewähren für Einzelintegration und integrative Einrichtungen eine zusätzliche Förderung. Diese Förderung ergibt sich durch ansetzen eines Gewichtungsfaktors 5,5 für alle behinderten Kinder. Dabei muss der Anstellungsschlüssel auch unter Einbeziehung des erhöhten Faktors eingehalten werden. In adebisKITA können Sie eine eigene Analyse für diese Bezirksförderung erstellen und drucken. Diese Funktion erreichen Sie über die Analyse, sofern in mindestens einem Monat ein behindertes Kind in der Einrichtung betreut wird.

In der Analyse für die Bezirksförderung werden der Anstellungsschlüssel und die Fachkraftquote zusätzlich auf Basis von Faktor 5,5 für behinderte Kinder ausgewiesen. Zum Vergleich werden auch die dabei erhöhten gewichteten Buchungsstunden und die Mindestfachkraftstunden angegeben. Über den Schalter Drucken können Sie die ermittelten Daten ausdrucken.

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Wichtig: Diese Berechnung ist nur relevant für Bezirke, die nach diesem Verfahren eine Zusatzförderung gewähren.

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Kapitel 10

Analyse und Analysemodelle

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Analysemodelle Die oben beschriebene Analyse arbeitet immer auf Basis der aktuellen Ist-Daten Ihrer Einrichtung. Nehmen Sie ein Kind auf oder ändert sich die Anstellungssituation beim Personal wirkt sich das unmittelbar auf die Analyse und entsprechend auch auf die Zuschussabrechnung via KiBiG.web aus. In manchen Situationen möchten Sie Ihre Ist-Daten nicht verändern, aber trotzdem wissen, wie sich beispielsweise die Aufnahme von zusätzlichen Kindern auf Ihre Förderfähigkeit auswirken. Dazu gibt es in adebisKITA das Werkzeug Analysemodelle. Mithilfe eines Analysemodells können Sie basierend auf den vorhandenen Ist-Daten beliebige Veränderungen bei den Buchungen der Kinder und/oder den Anstellungen der MitarbeiterInnen durchführen, ohne dass ihre tatsächlichen Buchungen und Anstellungen davon beeinflusst werden.

Neues Analysemodell anlegen Wenn Sie ein neues Analysemodell anlegen, ermittelt adebisKITA alle relevanten Daten für das gewählte Kitajahr entsprechend der realen Buchungs- und Personalsituation in Ihrer Einrichtung. Das Ergebnis des Analysemodells entspricht damit dem der normalen Analyse der Einrichtung. Alternativ können Sie auch ein Analysemodell ohne Ist-Daten anlegen.  So legen Sie ein neues Analysemodell an 1. Wählen Sie im Menü Extras den Punkt Analysemodelle. 2. Klicken Sie auf den Schalter Neu.

3. Wählen Sie das Kitajahr aus, für das Sie ein Analysemodell erstellen wollen. 4. Soll das Analysemodell ohne Ist-Daten erstellt werden, machen Sie in der betreffenden Option ein Häkchen. 5. Klicken Sie auf Analysemodell anlegen. AdebisKITA ermittelt jetzt die Ist-Daten zu dem gewählten Kitajahr und zeigt Ihnen die Daten und Ergebnisse dazu an. Haben Sie in der Mandantenverwaltung zu Ihrer Kita Einrichtungsbereiche angelegt, können Sie ein Analysemodell auch auf einen Bereich beschränken. Wählen Sie dazu einfach den gewünschten Bereich in dem dann angezeigten Auswahlfeld aus. Die Ist-Daten umfassen dann

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Kapitel 10

Analyse und Analysemodelle

Handbuch adebisKITA

nur die Buchungen und Anstellungen, die dem Bereich zugeordnet wurden.

Arbeiten mit einem Analysemodell Das Fenster eines Analysemodells ist in vier Bereiche unterteilt. Auf dem ersten Blatt sind die Ergebnisse der Analyse in einer Übersicht zusammengefasst. Hier können Sie bei Bedarf die vorgegebene Bezeichnung des Analysemodells ändern oder Bemerkungen dazu hinterlegen.

Auf dem Blatt Kinder und Buchungen finden Sie die Monatswerte der Buchungen der Kinder sowie die Summen der Kinder je Gewichtung und die Gesamtbuchungsstunden. Bei den Kinden können Sie die Monatswerte ändern oder neue Kinder hinzufügen. Auf dem Blatt Personalstunden finden Sie analog die Monatswerte der MitarbeiterInnen. Darunter stehen die Summenwerte der Arbeitsstunden und die daraus resultierenden Kennzahlen. Hier können Sie die Personalsituation beeinflussen, indem Sie bestehende Arbeitszeiten ändern oder weiteres Personal hinzufügen. Unter Elternbeiträge können Sie eine vereinfachte Hochrechnung für zu erwartende Elternbeiträge durchführen und diese mit den aktuellen Ist-Daten der Elternbeiträge vergleichen.

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Kapitel 10

Analyse und Analysemodelle

Handbuch adebisKITA

Angaben zur Buchungssituation der Kinder ändern In einem Analysemodell können Sie mögliche Auswirkungen von Höherbuchungen oder Neuaufnahmen von Kindern simulieren, ohne an den tatsächlichen Buchungsdaten Änderungen vornehmen zu müssen.  So ändern Sie die Buchungsangaben eines Kindes 1. Wählen Sie in einem Analysemodell das Blatt Kinder und Buchungen. 2. Machen Sie einen Doppelklick auf den Monatswert den oder ab den Sie eine Änderung machen wollen.

3. Ändern Sie die Zeitkategorie und/oder die Gewichtung. 4. Soll die Änderung bis zum Ende des Betreuungsjahres übernommen werden, setzen Sie ein Häkchen bei der betreffenden Option. 5. Klicken Sie auf Übernehmen. Die Änderung wird für das Kind übernommen und die Summenwerte werden entsprechend aktualisiert.  So fügen Sie ein neues Kind hinzu 1. Wählen Sie in einem Analysemodell das Blatt Kinder und Buchungen. 2. Klicken Sie auf den Schalter Kind(er) hinzufügen.

3. Ändern Sie die vorgegebene Zeitkategorie und/oder die Gewichtung. 4. Im Bereich Gültig für können Sie angeben, wie viele Kinder mit diesen Angaben angelegt werden solle und für welchen Zeitraum diese Vorgaben gelten sollen. 5. Klicken Sie auf Kinder hinzufügen. 6. Ändern Sie ggf. die Angaben und fügen Sie weitere Kinder hinzu oder

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Kapitel 10

Analyse und Analysemodelle

Handbuch adebisKITA

klicken Sie auf Abbruch, um das Fenster zu schließen. Die neuen Kinder werden in der Tabelle unten angehängt. Der vorgegebene Name ist die laufende Nummer (das wievielte Kind) und die Bezeichnung „Neues Kind“. Sie können diesen Namen überschreiben, indem Sie in die betreffende Zelle klicken.

 So löschen Sie die Buchungen eines Kindes 1. Wählen Sie in einem Analysemodell das Blatt Kinder und Buchungen. 2. Machen Sie einen Doppelklick auf den ersten Monatswert des Kindes, ab dem die Buchung entfernt werden soll.

3. Entfernen Sie die Zeitkategorie. 4. Soll die Löschung bis zum Ende des Betreuungsjahres übernommen werden, setzen Sie ein Häkchen bei der betreffenden Option. 5. Klicken Sie auf Übernehmen. Soll die Buchung erhalten bleiben aber nicht in die Förderung eingehen, setzen Sie ein Häkchen im Feld Keine Förderung. Bitte beachten Sie, dass die Buchung in diesem Fall aber nach wie vor für die Ermittlung des notwendigen Personaleinsatzes herangezogen wird.

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Kapitel 10

Analyse und Analysemodelle

Handbuch adebisKITA

Angaben zum Personal ändern In einem Analysemodell können Sie mögliche Änderungen an der Anstellungssituation Ihres Personals simulieren, ohne an den tatsächlichen Daten Änderungen vornehmen zu müssen.  So ändern Sie die Anstellung einer Mitarbeiterin 1. Wählen Sie in einem Analysemodell das Blatt Personal. 2. Machen Sie bei der Mitarbeiterin einen Doppelklick auf den Monatswert den Sie ändern wollen.

3. Ändern Sie die Wochenstunden und/oder ggf. die Qualifikation. 4. Im Bereich Übernehmen für geben Sie an, für welchen Zeitraum in Monaten die Änderung gelten soll. 5. Klicken Sie auf Übernehmen. Die Änderung wird für die Person übernommen und die Summenwerte und Kennzahlen aktualisiert.  So fügen Sie eine weitere Mitarbeiterin hinzu 1. Wählen Sie in einem Analysemodell das Blatt Personal. 2. Klicken Sie auf den Schalter Neues Personal hinzufügen.

3. Ändern Sie die vorgegebenen Wochenstunden und ggf. die Qualifikation. 4. Im Bereich Gültig für geben Sie an, für welchen Zeitraum in Monaten die neue Mitarbeiterin angestellt werden soll. 5. Klicken Sie auf Personal hinzufügen. 6. Ändern Sie ggf. die Angaben und fügen Sie weiteres Personal hinzu Oder

klicken Sie auf Abbruch, um das Fenster zu schließen. 181

Kapitel 10

Analyse und Analysemodelle

Handbuch adebisKITA

Die neue Mitarbeiterin wird in der Tabelle unten angehängt. Der vorgegebene Name ist „Neue/r Mitarbeiter/in“. Sie können diesen Namen überschreiben, indem Sie in die betreffende Zelle klicken.

Soll eine Mitarbeiterin mit derselben Anstellung einer bereits bestehenden Person hinzugefügt werden, können Sie diese Angaben einfach kopieren. Klicken Sie dazu zunächst in die Zeile der vorhandenen Mitarbeiterin und anschließend auf den Schalter Person kopieren. Eine zusätzliche Mitarbeiterin wird an die Personaltabelle angehängt und die Monatswerte der bereits vorhandenen Person übernommen.  So löschen Sie die Anstellung einer Mitarbeiterin 1. Wählen Sie in einem Analysemodell das Blatt Personalstunden. 2. Machen Sie einen Doppelklick auf den ersten Monatswert der Mitarbeiterin, ab dem deren Anstellung entfernt werden soll.

3. Geben Sie 0.00 Wochenstunden vor und entfernen Sie die Qualifikation. 4. Im Bereich Übernehmen für geben Sie an, für welchen Zeitraum in Monaten die Anstellung entfernt werden soll. 5. Klicken Sie auf Übernehmen.

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Kapitel 10

Analyse und Analysemodelle

Handbuch adebisKITA

Soll-Anstellungsschlüssel vorgeben Möchten Sie Ihr Analysemodell dahingehend optimieren, dass Sie einen bestimmten Anstellungsschlüssel einhalten, können Sie einen Soll-Anstellungsschlüssel hinterlegen. Das Mindestpersonal wird dann zusätzlich entsprechend diesem SollAnstellungsschlüssel berechnet.

Berechnung für Bezirksförderung Sie können die Berechnung eines Analysemodells auch mit Faktor 5.5 für behinderte Kinder durchführen. Klicken Sie dazu unten auf die Option Analyse für Bezirksförderung (Faktor 4,5+1).

Analysemodell exportieren Sie können die Daten eines Analysemodells in eine Excel-Tabelle exportieren. Damit haben Sie die Daten auch außerhalb von adebisKITA verfügbar. Die Ausgabe erfolgt entweder über Microsoft-Excel oder OpenOffice-Calc. Um die Daten in eine Excel-Tabelle zu exportieren klicken Sie in der Schalterleiste auf den Schalter Analyse exportieren. Es wird eine neue Tabelle angelegt und die Daten werden in die Tabelle übertragen. Sie finden die Daten verteilt auf drei Arbeitsblätter. Aus dieser Excel-Tabelle heraus können Sie die Daten auch ausdrucken.

Analyse kopieren Möchten Sie von einem erarbeiteten Analysemodell eine abweichende Variante erstellen, können Sie das bestehende Modell als Basis nehmen und in einer Kopie die gewünschten Veränderungen durchführen. Erstellen Sie zunächst die erste Variante des Analysemodells. Klicken Sie dann auf Analyse kopieren in der Schalterleiste. Bestätigen Sie die folgende Nachfrage.

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Kapitel 10

Analyse und Analysemodelle

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Elternbeitragshochrechnung Haben Sie in Ihrem Analysemodell gewichtige Änderungen an der Kinderzahl vorgenommen würden Sie eventuell auch die Auswirkungen auf die zu erwartenden Elternbeiträge interessieren. Dazu können Sie eine stark vereinfachte Hochrechnung der Elternbeiträge dem Analysemodell hinzufügen.

 So erstellen Sie eine Elternbeitragshochrechnung. 1. Klicken Sie in einem Analysemodell auf das Blatt Elternbeiträge. 2. Geben Sie die Beitragsstaffelungen für Regelkinder (Kindergarten) und falls zutreffend auch für Krippen- und Hortkinder an. Klicken Sie auf das Lupensymbol um die einzelnen Beträge von einer bestehenden Beitragsart zu übernehmen. Geben Sie in der ersten für Sie relevanten Zeitkategorie den Startbetrag an. und geben Sie den Betrag an, um den die Klicken Sie dann auf das Symbol nachfolgenden Beiträge jeweils erhöht werden sollen.

Bereits während der Eingabe der einzelnen Beträge wird der Elternbeitrag für alle Kinder in der Zeile Elternb. (Hochrechnung) aufsummiert.

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Kapitel 10

Analyse und Analysemodelle

Handbuch adebisKITA

Möchten Sie den berechneten Beiträgen aus der Hochrechnung die tatsächlich zu erwartenden Beiträge basierend auf den vorhandenen Ist-Daten der Kinder und deren Elternbeitragsvereinbarungen gegenüberstellen, klicken Sie auf den Schalter Elternbeiträge ermitteln. adebisKITA führt daraufhin eine Beitragsberechnung für jeden Monat des Kitajahres durch und überträgt die ermittelten Summen in die Zeile Elternbeiträge.

Mithilfe dieser vereinfachten Elternbeitragshochrechnung lässt sich auch die Auswirkung einer Beitragserhöhung gut nachvollziehen. Machen Sie dazu zunächst eine Beitragshochrechnung mit den aktuellen Betreuungsgebühren und ändern Sie dann die Beträge entsprechend der beabsichtigten Erhöhung. Die Differenz der Summen aus den beiden Berechnungen ergibt die zu erwartenden Mehreinnahmen. Bitte beachten Sie, dass es sich bei der Beitragshochrechnung nicht um die tatsächlich zu erwartenden Elternbeiträge handelt. Die Berechnung erfolgt lediglich auf Basis der bei den Kindern angegebenen Zeitkategorien und den für die betreffende Zeitkategorie festgelegten Betrag. Mögliche Ermäßigungen für Geschwisterkinder oder sonstige Einflüsse auf die tatsächliche Beitragshöhe bleiben außen vor.

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Kapitel 11 Kapitel 10:

Statistik und Planung Über die Beitragserhebung und die Zuschussabrechnung haben Sie bereits eine Reihe von Zahlen erhalten, die Sie für Statistiken und Planung verwenden können. Welche Funktionen abebisKITA in diesem Bereich noch bietet, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten.

Lernen Sie in dieser Lektion, wie Sie ...  Statistik der Kinder- und Jugendhilfe ausgeben  Statistische Daten ermitteln  Einen Belegungsplan anzeigen  Mit der Personalplanung arbeiten  Ein Arbeitszeitenmodell erstellen

Kapitel 11

Statistik und Planung

Handbuch adebisKITA

Statistik der Kinder- und Jugendhilfe Das Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung führt jährlich eine Erhebung über alle Kindertageseinrichtungen durch. Dabei werden Daten zur Einrichtung, zu den betreuten Kindern und zum beschäftigten Personal abgefragt. Die Übermittlung der Daten kann in elektronischer Form über das Internet erfolgen. In adebisKITA können Sie eine Datei mit allen notwendigen Angaben erzeugen und diese Datei dann einfach mithilfe eines bereitgestellten Onlineformulars weiterleiten.

Vorbereitung der Statistik Einen Großteil der Angaben, die in der Statistik abgefragt werden, haben Sie vermutlich bereits in adebisKITA erfasst. Bei der erstmaligen Erstellung der Statistik müssen allerdings einige zusätzliche Angaben zur Einrichtung, zu den Kindern und beim Personal ergänzt werden. Statistische Daten der Einrichtung Alle für die Statistik notwendigen Angaben zu Ihrer Einrichtung können Sie in der Mandantenverwaltung hinterlegen.  So ergänzen Sie die statistischen Angaben zur Einrichtung 1. Rufen Sie im Menü Datei den Punkt Mandantenverwaltung auf. Wählen Sie die betreffende Einrichtung aus und klicken Sie auf Ändern. 2. Überprüfen Sie, ob die Anschrift der Einrichtung und des Trägers vollständig ist. Auch die Kontaktinformationen der Einrichtung (Ansprechpartner, Telefon, Fax und E-Mail) sollten angegeben sein. 3. Klicken Sie auf den Reiter Öffnungszeiten / Plätze und ergänzen Sie hier ggf. die Anzahl der genehmigten Plätze Ihrer Einrichtung. Die Gesamtzahl der in der Betriebserlaubnis genehmigten Plätze ergibt sich aus der Summe der in den einzelnen Kategorien angegebenen Plätze.

4. Klicken Sie auf den Reiter Statistische Angaben. Hier finden Sie ausschließlich für die Statistik notwendige Angaben.

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Kapitel 11

Statistik und Planung

Handbuch adebisKITA

5. Geben Sie im Feld Statistische Einrichtungsnummer die Nummer an, die Ihnen vom Statistischen Landesamt zugeordnet wurde. AdebisKITA prüft, ob es sich um eine gültige Einrichtungsnummer handelt und zeigt dann die Einrichtungsangaben an, die beim Statistischen Landesamt zu dieser Nummer hinterlegt sind.

Passen diese Angaben nicht zu Ihrer Einrichtung, überprüfen Sie bitte die eingegebene Einrichtungsnummer. 6. Wählen Sie die Art des Trägers und die Rechtsform aus und prüfen Sie, ob bei den besonderen Merkmalen zur Einrichtung etwas auf Ihre Kindertagesstätte zutrifft. Unter Öffnung der Einrichtung geben Sie an, wann Ihre Einrichtung in der Regel öffnet und schließt. Diese Angaben werden ggf. automatisch aus den Öffnungszeiten übernommen. 7. Klicken Sie auf OK. Die statistischen Angaben zur Einrichtung sind damit vollständig. Verwalten Sie mehrere Einrichtungen mit adebisKITA verfahren Sie mit den anderen Mandanten analog. Statistische Daten der Kinder Bei den Kindern werden nachfolgende Angaben für die Statistik erhoben. Die Angaben hierzu werden beim Kind bzw. bei der Betreuungsbuchung hinterlegt. • Geburtsmonat und Jahr Wird aus dem Geburtsdatum des Kindes ermittelt • Geschlecht Ist beim Kind erfasst • Betreuungszeiten Hier werden die Betreuungsstunden und Betreuungstage aus den angegebenen Betreuungszeiten bei den Buchungen der Kinder ermittelt. Wird der Buchungszeitfaktor manuell festgelegt und keine Bring- und Holzeiten angegeben, können die wöchentlichen Betreuungsstunden und die Anzahl der Betreuungstage separat festgelegt werden. • Betreuung findet auch am Wochenende statt. Ist auch am Samstag eine Betreuungszeit bei der Buchung angegeben, wird dieses Merkmal gesetzt. • Betreuung findet vor- und nachmittags statt mit Unterbrechung über Mittag Dieses Kriterium ergibt sich auch über die angegebenen Bring- und Holzeiten bei der Betreuungsbuchung. • Mittagsverpflegung durch die Einrichtung Nimmt das Kind in der Einrichtung sein Mittagessen ein, ist bei der Buchung ein Häkchen im Feld Mittagsverpflegung durch die Einrichtung zu machen.

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Kapitel 11

Statistik und Planung

Handbuch adebisKITA

• Kind besucht bereits die Schule Ergibt sich aus der Gewichtungsangabe "Schulkind". • Ausländische Herkunft mindestens eines Elternteils Ist bei einem Erziehungsberechtigten eine ausländische Herkunftsnationalität angegeben oder beim Kind die Gewichtung Migration markiert, wird dieses Merkmal gesetzt. • In der Familie wird vorrangig deutsch gesprochen Ist dies nicht der Fall, ist bei einem betreffenden Kind im Feld Familiensprache ist nicht deutsch ein Häkchen zu setzen. • Kind erhält Eingliederungshilfe Die entsprechenden Angaben hierzu können beim Kind auf der Seite Berechtigungen, Geschwister, Gesundheit im Bereich Kind erhält Eingliederungshilfe nach SGB X///SGBXIII ergänzt werden.

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Kapitel 11

Statistik und Planung

Handbuch adebisKITA

Hat die Einrichtung eine feste Gruppenstruktur, ist es wichtig, dass alle Kinder einer Gruppe zugeordnet sind. Die Gruppenzuordnung wird auch in der Statistik abgebildet und die Gesamtzahl der Gruppen ergibt sich aus der Anzahl von verschiedenen Gruppen, denen die Kinder zugeordnet sind. Wenn Sie die Buchungszeitkategorie manuell festgelegt haben, können Sie unter der Buchungszeitkategorie die wöchentlichen Betreuungsstunden und die Betreuungstage angeben. Werden diese Felder nicht gefüllt, rechnet adebisKITA die Betreuungsstunden auf Basis der Buchungszeitkategorie hoch. Als Betreuungstage wird dann 5 angenommen. In diesem Fall erhalten Sie bei den betreffenden Kindern einen Hinweis im Fehlerprotokoll, dass der Betreuungsumfang nicht exakt ermittelt werden konnte. Die Statistik kann aber trotzdem ausgegeben werden. Statistische Angaben zum Personal Beim Personal wird zwischen pädagogischem / Verwaltungspersonal und hauswirtschaftlich / technischem Personal unterschieden. Bei letzterer Personengruppe werden lediglich das Geschlecht und die vertraglich vereinbarten Wochenstunden abgefragt. Damit das Personal statistisch ausgewertet werden kann, müssen alle MitarbeiterInnen im Bereich Mitarbeiter jeweils mit einem Anstellungseintrag erfasst sein. Die richtige Einordnung des Personals ergibt sich aus der Angabe im Feld Anstellung als.  So erfassen Sie die statistischen Daten zum hauswirtschaftlichen und technischen Personal 1. Haben Sie die betreffenden Personen bisher noch nicht bei den Mitarbeitern angelegt, holen Sie das jetzt nach. 2. Geben Sie bei allen Mitarbeitern bei den Personaldaten zumindest das Eintrittsdatum und das Geschlecht an. 3. Legen Sie eine Anstellung an. Geben Sie dort den Beginn der Anstellung an und wählen Sie bei Anstellung als den Eintrag hauswirtschaftl.- technisches Personal. Tragen Sie im Feld Arbeitszeit die Anzahl der vertraglich vereinbarten Wochenstunden ein.

Beim hauswirtschaftlichen und technischen Personal sind keine weiteren Angaben notwendig. Das pädagogische Personal wurde vermutlich bereits für die Zuschussabrechnung vollständig in adebisKITA erfasst. Hier sind lediglich einige Zusatzangaben für die Statistik einzutragen. Gibt es in Ihrer Einrichtung eigenes Personal im Bereich Verwaltung ist dieses ebenso anzulegen. Die Angaben sind hier dieselben wie beim pädagogischen Personal. Im Feld Anstellung als ist in diesem Fall Verwaltungspersonal auszuwählen.

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Kapitel 11

Statistik und Planung

Handbuch adebisKITA

 So erfassen Sie die statistischen Daten zum pädagogischen und Verwaltungspersonal 1. Haben Sie die betreffenden Personen bisher noch nicht bei den Mitarbeitern angelegt, holen Sie das jetzt nach. 2. Geben Sie das Eintrittsdatum, den Geburtstag und das Geschlecht an. Wählen Sie im Bereich Statistische Angaben die Berufsausbildung und die Stellung aus den vorgegebenen Auswahllisten aus.

3. Geben Sie bei der Anstellung den Beginn an. Wählen Sie im Feld Anstellung als den passenden Eintrag. Tragen Sie im Feld Wochenarbeitszeit die Anzahl der vertraglich vereinbarten Wochenstunden ein. Geben Sie noch den Arbeitsbereich der Person im Feld Arbeitsbereich 1 an. Wenn die Person in Ihrer Einrichtung in einem zweiten Arbeitsbereich tätig ist, wählen Sie diesen im Feld Arbeitsbereich 2 aus. Geben Sie daneben an, mit wie vielen Stunden die Person in diesem Arbeitsbereich tätig ist. Die Arbeitszeit für den Arbeitsbereich 1 reduziert sich dann entsprechend. 4. Speichern Sie Ihre Änderungen jeweils mit OK.

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MitarbeiterInnen, die im Arbeitsbereich Gruppenleitung oder Zweit- bzw. Ergänzungskraft tätig sind, müssen bei Einrichtungen mit einer festen Gruppenstruktur einer Gruppe zugeordnet sein. Diese Zuordnung können Sie in der Mitarbeitermaske über den Bereich Gruppe(n) oder direkt unter Verwaltung->Gruppen vornehmen.

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Kapitel 11

Statistik und Planung

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Statistik der Kinder- und Jugendhilfe erstellen Zur Ermittlung der Daten für die Statistik der Kinder- und Jugendhilfe und die Ausgabe in einer Datei steht Ihnen in adebisKITA ein Assistent zur Verfügung, der Sie durch die einzelnen Schritte leitet.  So erstellen Sie die Statistik der Kinder- und Jugendhilfe 1. Wählen Sie im Menü Extras den Eintrag Statistik der Kinder- und Jugendhilfe. 2. Im ersten Schritt 1 ist der Stichtag der Datenerhebung festzulegen. Dieser ist mit dem 1. März des aktuellen Kalenderjahres vorbelegt. Außerdem können Sie hier Ihre Statistische Einrichtungsnummer festlegen, falls dies noch nicht in der Mandantenverwaltung erfolgte. Die darunter angezeigten Angaben müssen mit Ihrer Einrichtung übereinstimmen. Ist dies nicht der Fall, haben Sie vermutlich eine falsche Statistische Einrichtungsnummer angegeben.

3. Klicken Sie auf Weiter. Prüfen und ergänzen Sie ggf. die statistischen Angaben zu Ihrer Einrichtung.

4. Klicken Sie auf Weiter. Das Programm ermittelt jetzt die Daten für den angegebenen Stichtag und prüft die Angaben auf Vollständigkeit und Plausibilität. Bei Unstimmigkeiten erhalten Sie entsprechende Hinweise bzw. Fehlermeldungen.

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Kapitel 11

Statistik und Planung

Handbuch adebisKITA

Prüfen Sie die Informationen zu den ermittelten Daten. Sind die Daten unvollständig oder unplausibel, werden die entsprechenden Fehler angezeigt. Über den Schalter Fehlerprotokoll drucken, können Sie die Informationen auch auf dem Drucker ausgeben. Sind noch Korrekturen nötig, können Sie den Assistenten an dieser Stelle mit Abbrechen beenden. Wenn die Angaben stimmen, gelangen Sie mit Weiter zum nächsten Schritt. 5. Legen Sie in Schritt 4 das Ausgabeverzeichnis fest, in das die Datendatei für die Statistik abgelegt werden soll. Ändern Sie den vorgegebenen Pfad bei Bedarf, indem Sie einen Pfad eingeben oder über den Schalter Durchsuchen ein Verzeichnis auswählen.

6. Klicken Sie auf Weiter. Das Programm legt jetzt im festgelegten Verzeichnis die Datei mit den statistischen Daten an. 7. Im nächsten Schritt können Sie auswählen, ob das Statistikprotokoll sofort auf dem angeschlossenen Drucker oder erst in der Seitenvorschau ausgegeben werden soll. Wählen Sie die gewünschte Option und klicken Sie auf Weiter.

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Kapitel 11

Statistik und Planung

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Das Statistikprotokoll dient zur Überprüfung der an das Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung weiterzugebenden Daten. Bevor Sie die erzeugte Datei weiterleiten sollten Sie die ermittelten Daten auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfen. Sollten noch Korrekturen notwendig sein, brechen Sie den Assistenten hier ab. Ergänzen bzw. ändern Sie die betroffenen Daten und führen Sie die Statistikausgabe dann noch einmal durch.

Legen Sie das Protokoll zur Statistik der Kinder- und Jugendhilfe in Ihrer Einrichtung ab und bewahren Sie es für eventuelle Nachfragen auf. 8. Im letzten Schritt wird die Statistikausgabe abgeschlossen. Sie erhalten die Information, in welchem Verzeichnis und unter welchem Dateinamen die Statistikdatei abgelegt wurde.

Der Dateiname der Statistikdatei setzt sich wie folgt zusammen: KITA.NNNNNN.JJJJ.dat NNNNNN steht für die sechsstellige statistische Einrichtungsnummer und JJJJ für das Berichtsjahr. Beispieldateiname: KITA.010012.2008.dat Statistikdatei der Einrichtung mit der Nummer 010012 für das Jahr 2008. 194

Kapitel 11

Statistik und Planung

Handbuch adebisKITA

9. Wenn Sie Ihre Daten anhand des Protokolls überprüft haben, können Sie die Datei jetzt weiterleiten. Klicken Sie dazu auf den angezeigten Link https://idev.bayern.de/idev/ Damit gelangen Sie auf die IDEV-Startseite. Dort können Sie die zuvor erzeugte Datei hochladen und damit an das Statistische Landesamt weitergeben.

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Kapitel 11

Statistik und Planung

Handbuch adebisKITA

 So geben Sie die Statistikdatei an das Statistische Landesamt weiter 1. Das Onlineportal mit der Adresse „https://idev.bayern.de/idev/“, über das Sie die Datei weitergeben können sollte aus dem vorhergehenden Schritt bereits in Ihrem Internetbrowser angezeigt werden. Falls nicht, öffnen Sie den Internetbrowser manuell und geben die Adresse dort manuell ein. 2. Geben Sie im Bereich Anmelden die Ihnen im Anschreiben des Landesamtes für Statistik und Datenverarbeitung übermittelten Zugangsdaten (Benutzerkennung und Passwort) ein. Klicken Sie dann auf Anmelden.

3. Es folgt die Auswahl des Berichtspflichtigen. Hier sollte Ihre Einrichtung zur Auswahl stehen. Klicken Sie auf den Namen Ihrer Einrichtung.

4. Wählen Sie jetzt die angezeigte Statistik aus.

5. Wählen Sie bei der angezeigten Formularauswahl die Dateimeldung für die Statistik der Kinder und tätigen Personen in Tageseinrichtungen.

Jetzt sind Sie im eigentlichen Formular der Dateimeldung. Auf der Seite Allgemein finden Sie die Adressangaben Ihrer Einrichtung.

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Kapitel 11

Statistik und Planung

Handbuch adebisKITA

6. Klicken Sie auf den Reiter Dateiauswahl und dann auf den Schalter Durchsuchen.

7. Klicken Sie in das Feld Dateiname im erscheinenden Dialog. Drücken Sie jetzt die Tastenkombination Strg-V und der Dateiname der zuvor erstellten Statistikdatei sollte im Feld Dateiname erscheinen. Falls nicht, können Sie die Datei auch manuell eingeben oder suchen. Klicken Sie dann auf Öffnen, um den Dateinamen in das Feld Datei zu übernehmen. 8. Klicken Sie auf den Reiter Senden/Zurücksetzen und dann auf den Schalter Senden.

Die Datendatei wird jetzt an das Statistische Landesamt übertragen. 9. Nach der Übertragung erhalten Sie eine Meldung, dass die Daten empfangen wurden. Sie können die Seite ggf. ausdrucken und sich dann über den Link Abmelden aus der Seite ausloggen. Die Statistikmeldung ist damit abgeschlossen.

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Kapitel 11

Statistik und Planung

Handbuch adebisKITA

Statistische Auswertung AdebisKITA unterstützt Sie bei der Ermittlung Ihrer statistischen Daten. Dazu gibt es eine eigene Auswertung, die alle wichtigen Informationen für Sie zusammenfasst.  So ermitteln Sie die statistischen Daten: 1. Wählen Sie unter Verwaltung den Punkt Kinder. Sie sehen in der Liste alle derzeit aktiven Kinder. 2. Klicken Sie auf den Schalter Drucken und wählen Sie unter Vorlagen den Eintrag Statistik. 3. Das Programm berechnet eine Reihe von Angaben zu den aktiven Kindern und gibt diese am Bildschirm aus.

4. Klicken Sie auf Drucken, wenn Sie die Daten auf dem Drucker ausgeben wollen.

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Kapitel 11

Statistik und Planung

Handbuch adebisKITA

Belegungsplan Um einen schnellen Überblick über die Buchungszeiten eines Tages zu erhalten, können Sie über das Menü Extras einen Belegungsplan aufrufen. Hier werden die Buchungszeiten der Kinder für einen konkreten Wochentag grafisch dargestellt. Zusätzlich sehen Sie in einer Kopfzeile die Anzahl der Kinder, die zur jeweiligen Zeiteinheit in der Einrichtung anwesend sind.

Sie können die Anzeige des Belegungsplanes durch folgende Einstellungen verändern • Wählen Sie den gewünschten Wochentag • Filtern Sie die Ansicht durch Auswahl einer bestimmten Gruppe • Ändern Sie ggf. die Sortierung. Zur Auswahl stehen: alphabetisch, nach Bringzeit und nach Holzeit • Ermitteln Sie die Belegung zu einem bestimmten Datum durch Eingabe eines Stichtags. Klicken Sie dann auf Aktualisieren. Über den Schalter Tagesbelegung drucken, können Sie den Plan auch auf Ihrem Drucker ausgeben. Alternativ können Sie auch einen Wochenbelegungsplan drucken. Der Belegungsplan ist ein ideales Werkzeug, um die erfassten Betreuungsbuchungen zu überprüfen. Normalerweise sollte zu jedem Kind in der Auflistung auch eine Betreuungszeit angezeigt werden. Wird bei einem oder mehreren Kindern kein Betreuungszeitraum angezeigt, ist das Kind entweder an dem betreffenden Wochentag nicht in der Einrichtung oder Sie haben bei dem Kind keine Betreuungszeiten erfasst. In letzterem Fall, sollten Sie die Angaben unbedingt vervollständigen. Korrekte Betreuungszeiten sind die Basis für die richtige Erhebung der Elternbeiträge und eine exakte Zuschussabrechnung!

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Kapitel 11

Statistik und Planung

Handbuch adebisKITA

Personalplanung Mit der Funktion Personalplanung können Sie die zu betreuenden Kinder Ihrem Personal gegenüber stellen. Sie können stichtagsbezogen überprüfen, ob Sie mit dem zur Verfügung stehenden Personal den Betreuungsbedarf der Kinder abdecken können. Durch die Veränderung von Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern können Sie ggf. eine Optimierung des Anstellungsschlüssels erreichen. Die Personalplanung ist (noch) nicht geeignet zur konkreten Dienstplangestaltung, da hier notwendige Differenzierungen (Gruppenstrukturen, Verfügungszeit, etc.) fehlen.  So arbeiten Sie mit der Personalplanung - Über das Menü Extras rufen Sie die Personalplanung auf.

Es erscheinen alle heute aktiven Kinder mit deren Betreuungszeiten und dazu die aktiven MitarbeiterInnen mit deren jeweiligen Arbeitszeiten. Im unteren Bereich sehen Sie die ermittelten Summen zu den Buchungs- und Arbeitszeiten, sowie die daraus resultierenden Kennzahlen (Fachkraftquote und Anstellungsschlüssel). - Geben Sie einen anderen Stichtag ein und klicken Sie auf Aktualisieren, wenn Sie die Daten zu einem anderen Zeitpunkt überprüfen wollen. - Klicken Sie auf einen Wochentag (Mo.- Fr.), um die Buchungs- und Arbeitszeiten für diesen Tag anzuzeigen. - Klicken Sie auf Wochenübersicht, um alle Zeiten der Woche auf einen Blick darzustellen.

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Kapitel 11

Statistik und Planung

Handbuch adebisKITA

- Klicken Sie auf Grafik, um die Belegungs- und Arbeitszeiten in einem Balkendiagramm darzustellen.

Klicken Sie erneut auf Grafik um wieder in die normale Darstellung zu gelangen. - Klicken Sie auf Nutzungszeitübersicht, um die Belegungsdaten für den gewählten Wochentag in tabellarischer Form anzuzeigen.

- Klicken Sie auf den Schalter Drucken, um die Arbeitszeiten für die MitarbeiterInnen für den angezeigten Wochentag auszudrucken. - Um den Darstellungsbereich bei den Mitarbeitern zu ändern gehen Sie mit der Maus auf die Trennlinie zwischen der Kinderliste und der Mitarbeiterliste. Der Mauszeiger wird hier als Doppelpfeil dargestellt. Führen Sie die Maus nun bei gedrückt gehaltener linker Maustaste an die Position, an der künftig die Trennung der beiden Bereiche sein soll.

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Voraussetzung für die korrekte Darstellung der Arbeitszeiten bei den Mitarbeitern ist, dass diese auch tatsächlich bei den jeweils gültigen Anstellungen erfasst wurden.

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Kapitel 11

Statistik und Planung

Handbuch adebisKITA

Arbeitszeitenmodell erstellen Ergibt sich für Ihre Einrichtung ein ungünstiger Anstellungsschlüssel, können Sie die Personalplanung dafür nutzen, ein neues Arbeitszeitenmodell zu finden, mit dem die Einhaltung des geforderten Anstellungsschlüssels gewährleistet ist.  So erstellen Sie ein Arbeitszeitenmodell. 1. Geben Sie den Stichtag an, zu dem das Arbeitszeitenmodell erarbeitet werden soll und klicken Sie auf Aktualisieren. Bei den Mitarbeitern sollten jetzt die bisher festgelegten Arbeitszeiten dargestellt werden und der Anstellungsschlüssel auf Basis dieser Daten berechnet werden. 2. Verändern Sie die Arbeitszeiten solange, bis der geforderte Anstellungsschlüssel eingehalten wird. Die geänderten Zahlen finden Sie unten in den Spalten mit den Planwerten.

3. Klicken Sie auf das Symbol , um das erstelle Modell zu speichern. Geben Sie im erscheinenden Fenster Speichern unter einen aussagekräftigen Dateinamen an, unter dem Sie die Datei später wieder finden.

4. Wollen Sie ein zuvor gespeichertes Modell wieder anzeigen, klicken Sie auf und wählen die betreffende Datei aus.

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Wenn Sie die Personalplanung aufrufen weichen die Istwerte möglicherweise von vornherein von den Planwerten ab, auch wenn Sie noch keine Veränderungen bei den Zeiten vorgenommen haben. Der Grund dafür liegt in der Berechnung der Daten. Für die Istwerte wird die Stundenangabe der Arbeitszeit aus der Anstellung des Mitarbeiters verwendet, für die Planwerte die Summe der Arbeitszeit aus den zugeordneten Zeitabschnitten. Haben Sie beispielsweise bei einer Mitarbeiterin 20 Stunden als Arbeitszeit angegeben, aber nur 19 Stunden zeitlich festgelegt, erhalten Sie bereits eine Differenz zwischen Ist- und Planwerten. Die bei den Istwerten angezeigten Daten entsprechen den Werten, die auch bei der Zuschussabrechung in der kfa-Tabelle ermittelt werden.

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Kapitel 11

Statistik und Planung

Handbuch adebisKITA

 So ändern Sie die Arbeitszeiten der MitarbeiterInnen. 1. Wenn Sie nur die zeitliche Lage verändern wollen, klicken Sie auf einen bestehenden Zeitbalken und verschieben Sie diesen zur gewünschten Zeit.

2. Um die Zeit zu verändern, klicken Sie mit der Maus auf den Anfang oder das Ende eines Zeitbalkens. Bei gedrückter Maustaste können Sie den Zeitbalken vergrößern bzw. verkleinern.

3. Um einen neuen Zeitabschnitt einzufügen, klicken Sie in der Zeitachse bei dem Mitarbeiter an die gewünschte Anfangszeit und ziehen einen neuen Balken bis zur gewünschten Endzeit. Je MitarbeiterIn können max. zwei Zeitabschnitte angelegt werden.

4. Alternativ können Sie die Zeiten auch eingeben. Doppelklicken Sie dazu auf einen bestehenden Zeitbalken eines Mitarbeiters.

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Im erscheinenden Fenster können Sie die Arbeitszeiten für die ganze Woche festlegen. Klicken Sie auf Übernehmen, um die Änderungen auf das Arbeitszeitenmodell zu übertragen. Die geänderten Arbeitszeiten wirken sich nicht auf die Anstellungsangaben bei den MitarbeiterInnen aus. Wenn Sie die geänderten Zeiten nicht abspeichern, gehen diese verloren, sobald Sie die Personalplanung schließen. Sollen neue Arbeitszeiten aus dem erstellten Modell tatsächlich auf die Anstellungsdaten der MitarbeiterInnen übertragen werden, sind diese in der Mitarbeiterverwaltung jeweils als neue Anstellungssätze zu erfassen.

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Kapitel 12 Kapitel 11:

Sonstiges Zu guter Letzt ein Kapitel, in dem Sie noch einige Tipps und Hinweise bekommen, die Ihnen die Arbeit mit adebisKITA erleichtern und Ihnen zusätzliche Möglichkeiten bieten. Sollten Sie mit dem Programm einmal Probleme haben, so finden Sie auch dazu einige Lösungsansätze.

Lernen Sie in dieser Lektion, wie Sie ...  Ihre Programmbenutzer verwalten  Sonstige Adressen erfassen  Textbausteine anlegen und anwenden  Kategorien anwenden  Daten sichern und pflegen  Bei Problemen weiterkommen.

Kapitel 12

Sonstiges

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Benutzerverwaltung Das Programm adebisKITA ist durch eine Benutzeranmeldung vor unbefugtem Zugriff geschützt. Beim ersten Start des Programms wurde bereits ein Benutzer angelegt. In der Benutzerverwaltung können Sie jederzeit weitere Benutzer und deren Berechtigungen festlegen.

Neuen Benutzer anlegen  So legen Sie einen neuen Benutzer an: 1. Wählen Sie im Menü Extras den Punkt Benutzerverwaltung.

2. Klicken Sie auf den Schalter Hinzufügen. 3. Geben Sie die Daten des neuen Benutzers ein.

4. Legen Sie die Rolle des Benutzers fest. Bei Bedarf können Sie die Berechtigungen für einen Benutzer auch individuell festlegen. Klicken Sie dazu auf den Schalter Individuell. 5. Klicken Sie auf OK. Im Fenster Benutzerdaten bestätigen werden Ihre angegebenen Benutzerdaten noch mal zur Kontrolle angezeigt. 6. Sind die Angaben in Ordnung, klicken Sie auf Benutzerdaten übernehmen. Der Benutzerzugang, über den Sie sich angemeldet haben, kann nicht entfernt werden. Sie können Ihre Angaben aber jederzeit ändern.  So ändern Sie die Angaben zu einem Benutzer: 1. Wählen Sie im Menü Extras den Punkt Benutzerverwaltung. 2. Markieren Sie den betreffenden Benutzer und klicken Sie auf Bearbeiten. 3. Führen Sie die gewünschten Änderungen durch und klicken Sie auf OK.

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Kapitel 12

Sonstiges

Handbuch adebisKITA

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Die eben gezeigten Funktionen stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie über ausreichende Benutzerrechte verfügen. Anwender ohne diese Berechtigung können lediglich Ihr Benutzerkennwort ändern.

Kennwort ändern  So ändern Sie Ihr Kennwort: 1. Wählen Sie im Menü Extras den Punkt Benutzerkennwort. 2. Geben Sie zunächst Ihr altes Passwort ein und dann das Neue. Im Feld Passwort bestätigen wiederholen Sie das neue Passwort. 3. Klicken Sie auf OK um die Änderung zu übernehmen.

Benutzerrollen Der erste Benutzer, den sie in adebisKITA anlegen erhält automatisch die Benutzerrolle "Leitung“. Folgende Benutzerrollen sind in adebisKITA vorgegeben: Leitung Die Leitung hat Zugriff auf alle Bereiche und Funktionen des Programms. stellvertretende Leitung Darf alles außer 'Mandantenverwaltung' Verwaltung darf alles außer 'Mandantenverwaltung' und 'Benutzerverwaltung'. Bei Kindern, Erziehungsberechtigten, Gruppen und Ärzten ist keine Bearbeitung der Daten möglich (nur Anzeige der Daten). Pädagogisches Personal Wie Verwaltung, hat aber auch keinen Zugriff auf Mitarbeiterdaten, die Abrechnung und den Zahlungsverkehr. nur Leserechte Benutzer hat auf alle Bereiche nur lesenden Zugriff.

(individuell) Sobald Sie die Benutzerrechte für eine Person individuell anpassen, bekommt der Benutzer die Rolle „individuell“.

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Kapitel 12

Sonstiges

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Benutzerrechte individuell zuordnen Neben der Zuordnung einer Rolle können sie die Benutzerrechte für eine Person auch individuell anpassen. Klicken Sie dazu bei der Bearbeitung eines Benutzers auf den Schalter Individuell.

Wählen Sie den Bereich und vergeben oder entziehen sie die relevanten Berechtigungen, indem Sie jeweils ein Häkchen setzen oder entfernen.

Benutzer entfernen  So entfernen Sie einen Benutzer: 1. Wählen Sie im Menü Extras den Punkt Benutzerverwaltung. 2. Markieren Sie den Benutzer, den Sie entfernen wollen und klicken Sie auf den Schalter Entfernen. 3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit JA.

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Kapitel 12

Sonstiges

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Adressverwaltung Alle Adressen die Sie in adebisKITA erfassen, egal ob Erziehungsberechtigte, Mitarbeiter oder Ärzte, werden in einem gemeinsamen Adressverzeichnis verwaltet. In dieses Verzeichnis können Sie weitere sonstige Adressen aufnehmen, wenn Sie diese für Ihre Korrespondenz benötigen. Das gemeinsame Adressverzeichnis erreichen Sie im Menü Verwaltung über den Punkt Adressen. Hier können Sie bereichsübergreifend, also nach Eltern, Mitarbeitern, Ärzten und sonstigen Adressen suchen, diese Bearbeiten und auswerten.

Sonstige Adressen eingeben Als Beispiel soll die Adresse des Bürgermeisters der Gemeinde erfasst werden. Sie benötigen diese Adresse, da Sie den Bürgermeister zu Veranstaltungen und Sitzungen einladen wollen.  So geben Sie eine neue Adresse ein: 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung den Punkt Adressen und klicken Sie dann auf den Schalter Neu.

2. Es erscheint das Fenster zur Erfassung einer neuen Adresse. Geben Sie nun die Ihnen bekannten Angaben zur Adresse ein. Damit eine Adresse angelegt werden kann, ist mindestens die Angabe eines Namens oder einer Einrichtung notwendig. 3. Mit Schließen speichern Sie die neue Adresse und verlassen das Eingabefenster. Wenn Sie unmittelbar eine weitere Adresse erfassen wollen, klicken Sie auf Speich.&Neu. Geben Sie dann die Daten der nächsten Adresse an. Prüfung auf Duplikate: Wird eine Adresse neu angelegt, so prüft das Programm nach Eingabe von Name und Vorname, ob bereits ein Eintrag mit demselben Namen vorhanden ist. Ist dies der Fall, so wird automatisch ein Fenster geöffnet, und die vorhandene(n) Adresse(n) angezeigt. Sie haben nun folgende Möglichkeiten: a) Entspricht eine angezeigte Adresse der Person, die Sie erfassen wollen, so markieren Sie diese und klicken auf den Schalter Übernehmen. Die Neuaufnahme wird damit abgebrochen und stattdessen die gewählte Adresse mit all ihren Angaben angezeigt. Diese können Sie bei Bedarf jetzt ergänzen. b) Handelt es sich bei den angezeigten Adressen um andere Personen, so verlassen Sie mit einem Klick auf Abbrechen das eingeblendete Fenster. Fahren Sie jetzt mit der Eingabe der neuen Adresse fort. 208

Kapitel 12

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Bei einer Neueingabe einer Adresse wird diese Prüfung nach jeder Änderung des Namens durchgeführt. Bei der Änderung des Namens einer bereits angelegten Adresse erfolgt keine Prüfung mehr.

Problem mit einer Adressverknüpfung: Ein erfasster Arzt ist gleichzeitig auch Vater eines Kindes. Wenn ich die Adresse des Arztes ändere, wird gleichzeitig die Adresse beim Vater geändert. Beide Adressen (Praxis und privat) sollen aber unabhängig voneinander angelegt werden. Wie bereits beschrieben, speichert adebisKITA grundsätzlich alle Adressen in einem zentralen Verzeichnis, egal ob Sie einen Arzt, eine Mitarbeiterin oder Erziehungsberechtigte eingeben. Durch entsprechende Merkmale und Verknüpfungen weis das Programm, als was eine Adresse angelegt wurde. Wird eine neue Adresse erfasst, prüft das Programm ob bereits eine Adresse mit demselben Namen vorhanden ist (Vermeidung von Duplikaten). Falls ja, wird diese Adresse zur Auswahl angezeigt. Klickt man hier auf Übernehmen, wird keine neue Adresse angelegt, sondern nur eine Verknüpfung zur bereits bestehenden Adresse aufgebaut. Ist die neu zu erfassende Adresse nicht mit der angezeigten identisch oder wollen Sie die Adresse bewusst ein zweites Mal erfassen (wie im Beispiel bei dem Arzt sowohl die Praxis- als auch die Privatadresse), so klicken Sie auf Abbrechen. Sie können dann die weiteren Angaben zur Adresse eingeben. Haben Sie bereits eine Adresse erfasst, und hier ungewollt eine Verknüpfung zu einer bestehenden Adresse angelegt, können Sie diese nachträglich wieder aufheben.  So heben Sie eine ungewollte Adressverknüpfung auf: 1. Suchen Sie über Verwaltung Kinder das betreffende Kind und klicken Sie auf Ändern. 2. In der Übersicht klicken Sie auf den Erziehungsberechtigten, der als neue Adresse erfasst werden soll. 3. Wenn die richtige Person angezeigt wird, klicken Sie auf Entfernen. Die nachfolgende Rückfrage, ob der Eintrag wirklich gelöscht werden soll, bestätigen Sie mit einem Klick auf Ja. Die Zuordnung der Adresse als Bezugsperson zu dem Kind wird damit aufgehoben. Die Adresse bleibt aber bestehen. Im nächsten Schritt können Sie die Bezugsperson wieder als neue Adresse eingeben. 4. Klicken Sie dazu auf den Schalter Neue Bezugsperson. 5. Der Familienname und die Anschrift werden vom Kind übernommen. Ergänzen oder ändern Sie den Namen/Vornamen. Wenn Sie dann mit der Tab-Taste auf das nächste Feld springen, prüft das Programm, ob eine Adresse mit dem angegebenen Namen bereits vorhanden ist und zeigt diese ggf. zur Übernahme an. In Beispiel sollten Sie die zuvor entfernte Adresse wieder angezeigt bekommen. Da Sie die Adresse neu erfassen wollen, müssen Sie auf Abbrechen klicken und die weiteren Angaben manuell eingeben.

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Die Person ist jetzt ein zweites Mal erfasst. Eine Änderung in der einen Adresse wirkt sich nicht mehr auf die zweite Adresse aus.

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Kapitel 12

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Adressen löschen Wenn Sie eine Adresse entfernen, können Sie entscheiden, ob die Adresse lediglich als Wegfall markiert werden soll und damit im aktiven Bestand nicht mehr sichtbar ist, oder ob die Adresse tatsächlich aus der Datenbank entfernt werden soll. Kennzeichnen Sie eine Adresse als Wegfall, bleiben vorhandene Verknüpfungen zu dieser Adresse erhalten.  So nehmen Sie eine Adresse aus dem aktiven Bestand: 1. Wählen Sie zunächst die betreffende Adresse im Fenster Adressen suchen aus. 2. Klicken Sie auf den Schalter Entfernen.

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Sie können nun entscheiden, ob die Adresse als Wegfall markiert oder vollständig aus der Datenbank gelöscht werden soll.

3. Klicken Sie entsprechend auf Wegfall oder Löschen. Besteht zu der Adresse eine Verknüpfung, erhalten Sie vor einer Löschung eine weitere Meldung. Nur wenn Sie sich ganz sicher sind, sollten Sie dem Löschvorgang bestätigen

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Das E-Mail-Feld: Wenn Sie zu einer Adresse eine E-Mail-Adresse angeben, können Sie direkt aus adebis heraus eine Nachricht an diese Person erstellen.  So erstellen Sie eine E-Mail aus adebis heraus. 1. Wählen Sie die gewünschte Adresse im Fenster Adresse suchen aus und klicken Sie auf Ändern. 2. Wenn die E-Mail-Adresse in dem Feld E-Mail noch nicht eingetragen ist, geben Sie diese vorher an. neben der Adresse. Ihr Standard-E-Mail3. Klicken Sie auf den Schalter Programm wird damit gestartet und die gewählte Adresse als Empfänger vorgegeben.

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4. Ergänzen Sie die Angaben zur E-Mail. Sie können nun die E-Mail wie gewohnt versenden. Die E-Mail-Funktion ist nur dann verfügbar, wenn unter Windows ein StandardMailprogramm für MAPI eingerichtet ist.

E-Mail-Verteiler Möchten Sie eine E-Mail an eine Gruppe von Leuten senden, können sie die E-MailAdressen aus adebisKITA in die Zwischenablage kopieren und dann in ihrem E-MailProgramm einfügen. Im folgenden Beispiel soll eine E-Mail an die Mitglieder des Elternbeirats versandt werden.  So senden Sie eine E-Mail an mehrere Adressen 1. Wählen Sie im Menü Verwaltung den Punkt Adressen. 2. Geben Sie als Suchkriterium die Kategorie „Elternbeirat“ an und klicken Sie auf Suchen. Die Mitglieder des Elternbeirats werden jetzt angezeigt. 3. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol

.

4. Klicken Sie im folgenden Dialog auf OK.

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Sie erhalten jetzt eine Meldung, dass die E-Mail-Adressen der ausgewählten Personen in die Zwischenablage kopiert wurden. 5. Wechseln Sie in Ihr E-Mail-Programm und legen sie dort eine neue Nachricht an. 6. Setzen Sie die einfüge Marke in ein Empfängerfeld und drücken Sie dann STRGC oder wählen Sie im Menü Bearbeiten den Punkt Einfügen. Die E-Mail-Adressen sollten jetzt in dem Feld stehen. Optionen zur Übergabe der E-Mail-Adressen Je nachdem, welches E-Mail-Programm Sie nutzen, werden mehrere E-MailEmpfänger in den Adressfeldern unterschiedlich voneinander getrennt. Wenn Sie bei der Übergabe der E-Mail-Adressen auf den Schalter Details klicken, können Sie das/die Trennzeichen anpassen.

Geben Sie dazu im Feld E-Mail-Adressen verbinden mit Trennzeichen das oder die gewünschten Trennzeichen an. Vorgegeben ist hier ;_ (der Unterstrich steht für ein Leerzeichen). Sollen die Adressen mit Komma und Leerzeichen getrennt werden, geben Sie ,_ ein. Klicken Sie anschließend auf Einstellung speichern, damit sich adebisKITA die Einstellung merkt.

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Wichtiger Hinweis zum Versand einer E-Mail an mehrere Personen. In allen E-Mail-Programmen stehen ihnen zur Angabe der Empfänger die Felder AN, CC und BCC zur Verfügung. Die Bezeichnungen können gegebenenfalls abweichen. Für eine Serien- E-Mail und viele Empfänger sollten Sie die Felder AN oder CC nur verwenden, wenn sich die Personen, die die Mail erhalten gegenseitig kennen und kein Problem damit haben, wenn die anderen Personen auch ihre E-Mail-Adresse erhalten. Im Falle des Elternbeirats dürfte das zutreffen. Wenn sie aber beispielsweise eine Infomail an alle Eltern versenden wollen, ist es sicher nicht erwünscht dass plötzlich alle Eltern alle E-Mail-Adressen von allen anderen Eltern erhalten. In diesem Fall ist es empfehlenswert die E-Mail-Adressen in das Feld BCC (BlindCorbonCopy) einzufügen. Die Empfänger erhalten jeweils eine Kopie der E-Mail, die restlichen Empfänger aus dem BCC Feld bleiben aber verborgen. Im Feld AN können sie in so einem Fall einfach die eigene E-Mail-Adresse angeben. Das Feld BCC wird unter Umständen in ihrem E-Mail-Programm nicht von vornherein angezeigt. Schauen Sie in diesem Fall am besten in der Hilfe des Programms nach und suchen Sie dort nach BCC. Hier sollten Sie die Info finden wie sie dieses zusätzliche Feld einblenden und verwenden können

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Eingabehilfen Feldvorbelegungen Wenn Sie Daten in adebisKITA erfassen, werden Sie möglicherweise bei manchen Feldern (Gemeinde, Wohnort,…) nahezu immer den gleichen Inhalt haben. In solchen Fällen können Sie die Dateneingabe mit einer Feldvorgabe beschleunigen.  So legen Sie für ein Feld eine Vorbelegung fest: 1. Geben Sie in dem Feld den Wert an, mit dem das Feld in Zukunft vorbelegt werden soll. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das betreffende Feld und wählen Sie im erscheinenden Menü Eintrag als Vorgabe setzen.

Im gezeigten Beispiel wird eine Vorbelegung für die Erfassung von Kindern im Feld Ort angelegt. 3. Bestätigen Sie die Vorbelegung im Folgenden Dialog mit einem Klick auf OK.

Wenn Sie jetzt einen neuen Datensatz (ein neues Kind) anlegen, enthält das betreffende Feld bereits den Vorgabewert. Im Regelfall sparen Sie sich also die Eingabe in diesem Feld. Bei Bedarf überschreiben Sie die Vorgabe einfach.

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Wenn Sie eine Feldvorgabe wieder entfernen wollen, lassen Sie das entsprechende Feld einfach leer und setzen das leere Feld wie oben beschrieben als Vorgabe. Das Feld ist daraufhin in Zukunft bei einer Neuanlage wieder leer. Eine Feldvorgabe ist nicht bei allen Feldern möglich und sinnvoll. Wenn Sie also bei einem Klick mit der rechten Maustaste keinen Menüpunkt Eintrag als Vorgabe setzen erhalten, liegt das daran, dass eine Vorgabe für das betreffende Feld nicht möglich ist.

Kalender bei Datumsfeldern Bei einem Datumsfeld können Sie mit einem Doppelklick oder über die rechte Maustaste und Menüpunkt Kalender einen Monatskalender zur Auswahl oder Suche eines bestimmten Datums aufrufen. Wählen Sie das gewünschte Datum im Kalender aus und klicken Sie auf Übernehmen. Das Datum wird daraufhin in das betreffende Datumsfeld übertragen.

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Textbausteine Bei einigen Eingabefeldern können Sie selbst Einträge als Vorgabe speichern. Dies geht bei allen Feldern, bei denen sie das Symbol am rechten Rand sehen.  So legen Sie Textbausteine an: 1. Klicken Sie im betreffenden Feld auf den Schalter

.

Es erscheint das Fenster Textbaustein auswählen. 2. Klicken Sie auf den Schalter Neu. 3. Geben Sie im Feld Speichern unter eine Bezeichnung für den Textbaustein an. Diese wird Ihnen dann in der Auswahlliste angezeigt. Im Feld Text geben Sie den Inhalt ein, der bei Auswahl des Textbausteins im Eingabefeld erscheinen soll.

4. Klicken Sie auf OK. Der neue Textbaustein wird jetzt in der Liste angezeigt.

Markieren Sie den Eintrag und klicken Sie auf OK. Im Eingabefeld wird damit der Inhalt des Textbausteines übernommen. In Zukunft brauchen Sie nur noch den Textbaustein auswählen und sparen sich damit Tipparbeit.

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Die Textbausteine werden für alle Felder separat verwaltet, so dass Sie für die unterschiedlichen Felder auch unterschiedliche Vorgaben anlegen können.

Kategorien Bei der Erfassung der Kinder konnten Sie unterschiedliche Merkmale zuordnen, anhand derer gezielt nach einer Gruppe von Kindern ausgewählt werden kann. Mit den Kategorien können auch alle anderen Adressen zu einzelnen Gruppen zusammengefasst werden.

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Die Zuordnung und Neuanlage von Kategorien geht genauso wie bei den Merkmalen der Kinder beschrieben.

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Bankverbindungen Das Programm enthält das offizielle Bankenverzeichnis der Deutschen Bundesbank. Damit kann bei der Eingabe einer Bankleitzahl die Gültigkeit überprüft werden. Für eine Vielzahl an Banken wird zudem die Kontonummer auf formale Richtigkeit überprüft. Um bei der Eingabe einer Adresse eine Bankverbindung zuzuordnen haben Sie verschiedene Möglichkeiten. • Geben Sie die Bankleitzahl einfach ein. Wenn die Nummer korrekt ist, setzt das Programm automatisch den zugehörigen Banknamen. • Wählen Sie eine Bankverbindung aus. Klicken Sie dazu auf den Pfeil neben dem Feld Bankname. Wählen Sie aus dem Gesamtverzeichnis die Gewünschte Bank aus und klicken Sie auf Übernehmen. • Erstellen Sie sich eine Favoritenliste. Favoritenliste Wenn Sie in der Regel mit einigen wenigen Bankverbindungen arbeiten, lohnt es sich, diese in einer Favoritenliste zu sammeln.  So nehmen Sie eine Bankverbindung in die Favoritenliste auf: 1. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Banknamen. 2. Klicken Sie auf Alle Banken. 3. Markieren Sie die Bank, die in der Favoritenliste aufgenommen werden soll. 4. Klicken Sie auf den Schalter ‚=> Favoriten’. 5. Verfahren Sie so mit allen Banken, die Sie den Favoriten hinzufügen wollen. Sie können dabei auch mehrere Banken auf einmal markieren und übernehmen. 6. Klicken Sie auf Favoriten um die aktuelle Favoritenliste anzuzeigen. Wenn Sie jetzt bei einer Adresse die Bankverbindung angeben wollen, klicken Sie einfach auf den Pfeil neben dem Banknamen und wählen die Bankverbindung aus der Favoritenliste aus.

 So entfernen Sie eine Bankverbindung aus der Favoritenliste: 1. Klicken Sie im Fenster Bank auswählen auf den Schalter Favoriten. 2. Markieren Sie die Bank, die sie aus der Favoritenliste entfernen wollen. 3. Klicken Sie auf den Schalter Entfernen. 215

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Datenpflege Datensicherung AdebisKITA arbeitet hauptsächlich mit den Daten, die Sie eingeben. Diese Daten werden auf der Festplatte Ihres Rechners abgelegt. Unter bestimmten Einflüssen (z.B.: Stromausfall, Blitzschlag...) kann eine Datei oder die gesamte Festplatte zerstört werden. Die Arbeit von mehreren Tagen oder Wochen kann vernichtet werden und Daten können unwiederbringlich verloren gehen. Aus diesem Grund ist es unerlässlich, regelmäßig die Daten auf Disketten oder sonstige Wechselmedien (z.B. USB-Stick, Zip,…) zu sichern.  So sichern Sie Ihre Daten: 1. Rufen Sie im Menü Datei den Eintrag Datensicherung auf. 2. Geben Sie im Feld Sichern in Verzeichnis an, wo die Sicherung gespeichert werden soll.

Sie können das Verzeichnis eingeben oder über den Schalter

auswählen.

Wenn Sie mehrere Mandanten mit adebisKITA verwalten, werden die Daten aller Mandanten gesichert. Sollen nur die Daten des derzeit aktiven Mandanten gesichert werden, machen Sie in dem Feld Nur den aktiven Mandanten sichern ein Häkchen. 3. Klicken Sie auf Sichern. Das Programm komprimiert zunächst die Daten und kopiert dann die Sicherungsdatei auf das gewählte Laufwerk oder Verzeichnis.

Nach Abschluss der Sicherung erhalten Sie eine Meldung, dass die Sicherungsdatei gespeichert wurde. 3. Klicken Sie auf OK. Der Sicherungsvorgang ist damit abgeschlossen. Jede Sicherungsdatei bekommt einen eindeutigen Dateinamen. Bereits vorhandene Sicherungen werden nicht überschrieben.

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Kapitel 12

Sonstiges

Handbuch adebisKITA

Wichtige Hinweise

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Führen Sie die Datensicherung in regelmäßigen Abständen durch. Je öfter Sie sichern, umso besser. Gerade nach der Eingabe größerer Datenmengen, sollten Sie sich unbedingt die Zeit für eine Datensicherung nehmen. Wenn Sie auf eine Diskette sichern, verwenden Sie nicht immer die gleiche Diskette. Auch eine Diskette kann defekt werden. Wechseln Sie daher immer zwei bis drei Disketten durch und bewahren Sie diese sicher auf.

Daten wiederherstellen Sollten die Daten durch einen Systemfehler oder aufgrund anderer Einflüsse beschädigt werden, können Sie über die erstellten Sicherungskopien den Datenbestand wiederherstellen. Wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten, achten Sie darauf, dass adebisKITA während der Datenrücksicherung auf keinem weiteren Arbeitsplatz geöffnet ist!  So stellen Sie gesicherten Daten wieder her: 1. Wählen Sie im Menü Datei den Eintrag Datenwiederherstellung. 2. Geben Sie den Datennamen der Sicherungsdatei mit der Pfadangabe an oder wählen Sie die Datei über den Schalter aus.

3. Klicken Sie auf Einlesen. Das Programm überprüft zunächst ob es sich um eine gültige Sicherungsdatei handelt. Sollten Sie eine ungültige Datei angegeben haben, bricht das Programm mit einer Fehlermeldung ab. Ansonsten erscheint ein Fenster, mit Informationen zu den in der Datei enthaltenen Sicherungen.

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4. Wählen Sie die Sicherung(en) aus, die wiederhergestellt werden sollen und klicken Sie auf Daten wiederherstellen.

5. Bestätigen Sie die folgende Nachfrage mit Ja. 6. Um eine versehentliche Rücksicherung zu vermeiden und so unnötigen Datenverlust auszuschließen, ist die Rücksicherung noch mal durch Eingabe von JA im Feld Aktion ausführen? zu bestätigen. Klicken Sie dann auf OK.

Die Daten der gewählten Sicherung(en) werden dann entpackt und wiederhergestellt. 5. Ist der Wiederherstellungsvorgang abgeschlossen, erhalten Sie eine Meldung. Klicken Sie auf OK.

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Wurde die Datensicherung mit einer alten Programmversion durchgeführt, so sollten Sie nach der Rücksicherung im Menü Datei den Punkt Aktualisieren aufrufen. Das Datenformat wird damit bei Bedarf an die neue Programmversion angepasst.

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Kapitel 12

Sonstiges

Handbuch adebisKITA

Datenaustausch Wenn adebisKITA bei Ihnen an zwei verschiedenen Orten (Kindertageseinrichtung, Träger) installiert werden soll und zwischen den betreffenden Computern keine Verbindung besteht, können Sie über Datensicherung und Datenwiederherstellung die erfassten Daten von einem Rechner auf den anderen übertragen. Der Datenaustausch kann aber nur funktionieren, wenn klar festgelegt ist, auf welchem System die Daten gepflegt werden. Auf dem anderen Computer sollten die Daten dann nur zur Einsichtnahme und ggf. für Auswertungen verwendet werden. Damit der Datenaustausch reibungslos funktioniert, sollte auf beiden Computern dieselbe Programmversion installiert sein und bereits bei der Anlage der Mandanten jeweils das gleiche Mandant-ID vergeben werden. Im folgenden Beispiel soll die Datenerfassung in der Kindertageseinrichtung erfolgen und die Daten in regelmäßigen Abständen an den Träger übermittelt werden.  So funktioniert der Datenaustausch: 1. Bei der Kindertageseinrichtung wurde adebisKITA installiert und ein Mandant angelegt. Die Leitung der Einrichtung hat alle Daten erfasst und will diese nun dem Träger übermitteln. 2. Dazu erstellt Sie über Menü Datei und Datensicherung ein Abbild der aktuellen Daten. 3. Die erstellte Datei übermittelt Sie dem Träger. 4. Der Träger hat ebenfalls adebisKITA installiert und einen Mandanten (die Kindertageseinrichtung) angelegt. Bei der Anlage des Mandanten wurde das selbe Mandant-ID verwendet wie bei der Kindertageseinrichtung. 5. Der Träger führt über das Menü Datei eine Datenwiederherstellung durch. Er wählt dabei die von der Einrichtung erhaltene Datei aus und klickt auf Einlesen.

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6. Nachdem das Mandant-ID in beiden Fällen gleich war, ordnet adebisKITA die Daten aus der Sicherung automatisch dem richtigen Mandanten zu. Die Daten können jetzt übernommen werden. Auf diese Weise können natürlich auch die Daten mehrerer Einrichtungen beim Träger zusammengeführt werden. Sollten in diesem Fall auch Daten vom Träger zurück zur Einrichtung gehen, ist darauf zu achten, für jede Einrichtung jeweils nur den betreffenden Mandanten zu sichern und nicht eine Gesamtsicherung auszugeben.

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Sonstiges

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Daten reorganisieren Alle Daten, die Sie in adebisKITA erfassen werden in einer Datenbank gespeichert. Damit Sie schnell wieder auf Ihre Daten zugreifen können, verwaltet die Datenbank verschiedene Indexverzeichnisse. Diese Verzeichnisse (Indexdateien) werden bei jeder Datenerfassung, Änderung oder Löschung aktualisiert. Unter Umständen kann es vorkommen, dass eine Indexdatei fehlerhaft wird. (Bsp.: Das Programm konnte wegen Stromausfall nicht ordentlich beendet werden.) Dies äußert sich in der Regel dadurch, dass Sie bei Suchabfragen ein fehlerhaftes Ergebnis bekommen. In so einem Fall sollten Sie eine Reorganisation durchführen.  So reorganisieren Sie die Datenbank: 1. Bevor Sie eine Reorganisation durchführen, sollten Sie immer eine Datensicherung machen. Sie können diese Sicherung einfach auf die Festplatte C machen. 2. Wählen Sie im Menü Datei den Eintrag Reorganisieren.

3. Wählen Sie die gewünschten Reorganisationsmaßnahmen. 4. Klicken Sie auf Starten, um die Reorganisation durchzuführen. 5. Wurde die Reorganisation abgeschlossen, erhalten Sie die Meldung „Reorganisation beendet“. Klicken Sie dann auf OK.

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Die ersten beiden Reorganisationsmaßnahmen sollten Sie immer aktiviert lassen. Die dritte Option Markierte Einträge aus der Datenbank entfernen sollten Sie nur wählen, wenn Sie viele Datensätze gelöscht haben und diese unwiederbringlich aus der Datenbank entfernt werden sollen. Dies kann bei umfangreichen Daten zu einer Verbesserung der Verarbeitungsgeschwindigkeit des Programms führen. Führen Sie aber unbedingt vorher eine Datensicherung durch.

Daten aktualisieren Das Programm adebisKITA wird ständig weiterentwickelt und an neue Bedürfnisse angepasst. Bei einem Programmupdate wird automatisch das vorhandene Programm und die Datenbank aktualisiert. Sollten Sie einmal eine Datensicherung zurücksichern, die mit einer älteren Version des Programms erstellt wurde, so empfiehlt es sich, über den Menüpunkt Aktualisieren die Datenbank wieder mit der aktuellen Programmversion abzustimmen.

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Sonstiges

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Probleme mit adebisKITA Wir sind natürlich bemüht, das Programm möglichst fehlerfrei an Sie weiterzugeben. Trotz umfangreicher Tests können sich aber immer wieder mal kleine Fehler einschleichen. Wenn Sie einen Programmfehler entdecken, scheuen Sie sich nicht diesen Ihrem Programmbetreuer mitzuteilen. Nur so können wir den Fehler schnell beheben und so für eine weitere Verbesserung des Programms sorgen. Nachfolgend einige Probleme aus der Praxis, die eine einfache Ursache haben können. Grundsätzliche Probleme - Nach der Eingabe eines Datums reagiert das Programm nicht mehr. Überprüfen Sie das eingegebene Datum. Sollten Sie ein Datum angegeben haben, das es nicht gibt (30.02. etc.), so können Sie das Datumsfeld nicht verlassen. Korrigieren Sie ggf. die Eingabe. - Bei einem Datumsfeld oder einem Zahlenfeld reagiert das Programm nicht auf Ihre Eingabe. Überprüfen Sie, ob die Feststelltaste für Großschreibung gedrückt wurde. Ist dies der Fall, so wird das in der Statuszeile rechts unten mit GROSS angezeigt. Bei der Eingabe werden damit die Nummern als ihre entsprechenden Sonderzeichen interpretiert und damit bei der Eingabe eines Datums oder einer Zahl nicht angenommen. Drücken Sie einfach noch mal auf die Feststelltaste zur Großschreibung. Der Eintrag GROSS verschwindet damit in der Statuszeile und auch Ihre Eingabe wird wieder akzeptiert. - In einer Suchmaske erhalten Sie nicht das gewünschte Ergebnis. Prüfen Sie, ob vielleicht noch von einer vorhergehenden Suche ein Kriterium angegeben ist, das Sie bei der neuen Suche eigentlich nicht haben wollen und ob Sie den passenden Suchbereich gewählt haben. Am besten klicken Sie vor jedem neuen Suchvorgang auf den Schalter Neue Suche, damit alle alten Kriterien gelöscht werden. Probleme bei der Verwaltung von Kindern - Nachdem Sie ein Kind für das nächste Kindergartenjahr erfasst haben, erscheint dieses Kind nicht im Fenster 'Kinder suchen'. Wenn Sie das Fenster 'Kinder suchen' öffnen erscheinen automatisch alle aktiven Kinder. Ein Kind, das erfasst wurde aber ein Aufnahmedatum hat, das in der Zukunft liegt, gehört nicht zu den aktiven Kindern. Wählen Sie den Suchbereich 'Angemeldete Kinder' und das betreffende Kind sollte erscheinen. Probleme beim Drucken - Sie wollen eine Anwesenheitsliste für einen kommenden Monat drucken, erhalten aber immer die Liste für den aktuellen Monat. Der Druck der Anwesenheitsliste erfolgt stichtagsbezogen. Wenn Sie die Liste für einen bestimmten Monat erstellen wollen, geben Sie im Fenster Kinder suchen einfach im Feld Stichtag ein Datum an, das in dem betreffenden Monat liegt. Wenn Sie die Liste jetzt drucken, sollte der richtige Monat herauskommen.

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Was ist neu in Version 6 Mitarbeiter • Die Erfassungsmaske für Mitarbeiter und deren Anstellungen und Fehlzeiten wurde komplett überarbeitet. • Auch hier gibt es jetzt eine Übersicht, die alle Angaben zu einer Person in einer Baumstruktur liefert. Die Anzeige ist dabei auf die zu einem Kitajahr gültigen Daten beschränkt. • Auch eine Zeitleiste mit den Anstellungen und Fehlzeiten kann mit eingeblendet werden. Damit hat man jetzt immer alle wichtigen Daten zu einer Person im Blick. Anstellungen • Mitarbeiter/in kann jetzt Schwerpunktkraft (Sprache und Integration) gekennzeichnet und auch nach KiBiG.web übergeben werden. • Zu einer Mitarbeiterin können jetzt Anstellungen als Fach/Ergänzungskraft und Zusatz- oder Schwerpunktkraft parallel laufen. Die betreffende Person wird dann mehrfach nach KiBiG.web übertragen. • Unter Verwaltung gibt es jetzt einen Bereich Anstellungen zur schnellen Suche und Auswertung über alle Anstellungen aller Mitarbeiter. Fehlzeiten • Bei ganztägigen Fehlzeiten kann das Häkchen „Fehlzeit“ nicht mehr entfernt werden. • Die Vorgabe für Termine ist jetzt ‚ganztägig‘. • Überschneidende Fehlzeiten können automatisch korrigiert werden (beendet, unterbrochen etc.) • In der Übersicht bei einem Mitarbeiter wird die Anzahl der Betriebstage innerhalb des Kitajahres angezeigt. Gruppen • Die Gruppenzuordnungen von Kindern und Personal können jetzt terminiert werden. • Dies gilt auch für Aktionsgruppen, die jetzt im Verwaltungsbereich Gruppen gepflegt werden. Bereiche • Die Zuordnung von Bereichen erfolgt jetzt bei den Kindern in den Buchungen und beim Personal in den Anstellungen. • Die Stunden einer Anstellung können auf bis zu drei Bereiche aufgeteilt werden. Kinder • Bei den Kindern wird jetzt die Übersicht abhängig vom gewählten Kita-Jahr dargestellt. Damit hat man einen schnelleren Überblich über die derzeit relevanten Angaben zu einem Kind. Optional kann der Filter auch aufgehoben werden. • Neue Suchoptionen „Geschlecht“ und „alle ohne Früherkennungsuntersuchung“. • In der Buchung können jetzt Kinder mit dem Merkmal „Platzsplitting“ gekennzeichnet werden.

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Geschwisterkinder • Geschwisterkinder werden jetzt als solche gekennzeichnet und in der Übersicht eines Kindes angezeigt. • Bereits vorhandene Geschwisterkinder können nachträglich als Geschwisterkinder gekennzeichnet werden. Elternbeiträge • Bei den Elternbeitragsvereinbarungen können jetzt bis zu zwei zusätzliche Beitragszahler festgelegt werden. • Die Anteile der Beitragszahler und auch der Anteil des Jugendamtes können pauschal oder je Beitragsposition bestimmt werden. • Bei der Festlegung je Position kann ein Festbetrag, ein mengenabhängiger Teilbetrag, ein prozentualer Anteil oder der gesamte Positionsbetrag festgelegt werden. Damit ist beispielsweise die Übernahme von Verpflegungskosten im Rahmen des Bildungspaketes einfach abbildbar. • Externe Beitragszahler können über einen eigenen Verwaltungsbereich angelegt und gepflegt werden. • Für externe Beitragszahler können bei der Abrechnung eigene Beitragslisten erstellt werden. Analysemodelle • Die aktuellen Buchungs- und Personaldaten können in ein Analysemodell übernommen werden In diesem Modell können beliebig Veränderungen bei den Kindern und beim Personal vorgenommen werden, ohne die Realdaten in adebisKITA zu beeinflussen. Damit können Sie in Bezug auf die Entwicklung Ihrer Einrichtung verschiedenste Szenarien durchspielen und behalten dabei immer die Kennzahlen in Bezug auf die Förderfähigkeit nach BayKiBiG im Auge. • Analysemodelle können auf einen Einrichtungsbereich beschränkt werden oder ohne bestehende Ist-Daten aufgebaut werden. • Im Analysemodell wird ggf. auch die Landkitaregelung und die Bezirksförderung berücksichtigt. Analyse • In der Analyse gibt es jetzt eine erweiterte Auswertung mit den Angaben zur Platzund Belegungssituation in der Einrichtung. Flexible Bildschirmlisten • Die Listenansichten in den Suchmasken können jetzt angepasst und beliebig zusammengestellt werden. • Eigene Ansichten können als Vorlage hinterlegt und bei Bedarf als Standard gespeichert werden. Automatische Updateerinnerung • AdebisKITA prüft jetzt automatisch einmal wöchentlich, ob eine neuere Version zum Download zur Verfügung steht. Die Funktion kann auch manuell über Hilfe>Auf Updates prüfen aufgerufen werden. Diese Funktion ist nur in der dezentralen Version verfügbar.

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Was ist neu in Version 5 Änderungen im Beitragsverfahren • Die Beitragsabrechnung wurde grundlegend überarbeitet • Bei einer Beitragsvereinbarung können jetzt bis zu 10 Postionen hinterlegt werden. • Neben den Beitragsvereinbarungen kann jetzt der Beitrag für jeden Kalendermonat in einem eigenen Beleg bearbeitet werden. • Eine Abrechnung kann nur noch einmalig durchgeführt werden. Damit können auch Nachberechnungen innerhalb eines Monats ausgeführt werden. • Jede Abrechnung wird in einem Abrechungslauf zusammengefasst. Ein Abrechnungslauf kann bei Bedarf zurückgesetzt und nochmals ausgeführt werden. • Beitragsarten können jetzt mengenabhängig (automatisch oder manuell) und mit variablen Beträgen belegt werden. • Beitragsjournal zum Nachvollziehen und auswerten aller erhobenen Beiträge. • Erfassung und Überwachung des Zahlungseingangs • Für die Elternbeiträge können jetzt monatliche Rechnungen (per Office-Serienbrief) erstellt werden. • Mehrere Abrechnungsarten jetzt parallel nutzbar (z. B.: Export und DTA) • Sowohl für die Beitragsvereinbarung als auch für Beitragsarten können unterschiedliche Fälligkeiten angegeben werden • Je nach Beitragsarten oder Beitragsschemen können unterschiedliche Abrechnungsarten festgelegt werden. • Berechtigung für Bearbeitung der Beitragsdaten kann jetzt separat vergeben werden. Berechtigung für Beitragsabrechnung kann nach Abrechnungsart differenziert werden. Neues in den Bereichen Kinder und Mitarbeiter • Bei der Suche nach Kindern können jetzt auch Buchungsangaben als Auswahlkriterien angegeben werden (Buchungszeit, Gewichtung und Anmerkung zur Buchung) • Kinder und Mitarbeiter können einem Einrichtungsbereich zugeordnet werden. • Die Prioritäten bei der Warteliste können mandantenabhängig frei definiert werden. Pro Kind können auch mehrere Wartelistenkriterien angegeben werden, woraus die Priorität automatisch ermittelt wird. • Die Änderung der Adresse bei einem Kind kann jetzt automatisch auf die Bezugspersonen mit derselben Adresse übertragen werden. • Neue Funktion 'Übersicht' bei den Mitarbeitern zur Darstellung der Anstellungen und Fehlzeiten des Personals über ein Kitajahr. Neues zu Abrechnung, Analyse und Fehlzeiten • Einbindung der neuen kfr-Dateien für das Kitajahr 2008/2009 und 2009/2010 (Stand 01.02.2010) und der kfa-Datei (Stand 04.12.2009) des StMAS. • Anpassung der Fehlzeitenermittlung an die neuen Vorgaben (Stichtage für Monatsfrist jetzt Werktage statt bisher Kalendertage) Neues bei den Auswertungen • Der Belegungsplan kann jetzt alternativ als Wochenplan ausgegeben werden. • Neues Listenformat bei der Elternliste 'Mit Herkunft der Eltern'. • Für den Seriendruck mit Word 2007 können jetzt auch Dokumente im neuen Format mit der Endung ".docx" verwendet werden. • Bei Druckauswertungen können jetzt Druckereinstellungen für jeden Bericht separat festgelegt werden. 224

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• Neue Auswertung 'Bescheinigung über Kindergartenbeiträge'. • Bei der Elternbeitragsvereinbarung wird jetzt auch der Gültigkeitszeitraum ausgegeben. • Neue Zentralauswertung - Einrichtungen mit letzter Änderung bei den Kindern Weitere Änderungen • An-/Abwesenheiten können in einer Anwesenheitsliste im Programm erfasst und ausgewertet werden. • Zu einem Mandanten können jetzt Mandantenbereiche angelegt werden (z.B.: Eine Kita mit einer Abrechnung aber neben der Kita eine Krippen- und Hort-Gruppe) • Ansicht des Belegungsplans erweitert und Summenzeile für die einzelnen Zeitabschnitte hinzugefügt. • Datenmasken vergrößert (neue Mindestauflösung 1024 x 768) • Bei Zeitraum-Suchfeldern ist jetzt auch die Auswahl nach Kitajahren vorbelegt. • Aktualisierung des Einrichtungsverzeichnisses für die Statistik des Landesamtes. • Leichtere Übertragung der Übergabedatei auf die IDEV-Webseite. • Bei den Bankverbindungen zu einer Einrichtung können jetzt auch Kontoinhaber festgelegt werden.

Was ist neu in Version 4 Erweiterungen bei den Buchungen • Neben den bisherigen Standard/Regelbuchungen können jetzt auch Alternativbuchungen, Kurzzeit- und Ferienbuchungen angegeben werden. Die einzelnen Buchungsarten werden in der Abrechnung entsprechend berücksichtigt. • Die Terminzuordnung für die einzelnen Buchungen kann taggenau in einem Buchungskalender erfolgen. Auch eine pauschale Angabe der Buchungstage ist möglich. • Die Festlegung der Buchungszeitkategorie kann jetzt alternativ manuell erfolgen. • Die Zuschussgemeinde ist jetzt bei den Buchungen anzugeben (Einfachere Umsetzung eines Wohnsitzwechsels innerhalb eines Kitajahre) • Zeitkategorien erweitert bis "> 12 Stunden". Die zusätzlichen Zeitkategorien werden auch in der Beitragsabrechnung berücksichtigt. • Neuer Verwaltungsbereich Buchungen zur schnellen Suche nach Kindern mit bestimmten Buchungsmerkmalen (Buchungszeitkategorie, Gewichtung, Buchungsart, …) Buchungskalender und Buchungsstatus • In jeweils einer eigenen Ansicht wird der Buchungskalender bzw. der resultierende Buchungsstatus für ein Kitajahr angezeigt. Es kann jeweils von einem Kitajahr auf das nächste/vorige geblättert werden. • Im Buchungskalender können Kurzzeit-, Ferien- und Alternativbuchungen taggenau festgelegt werden. Vertragsdruck • Der Buchungsbeleg wird jetzt abhängig von den Buchungsarten gedruckt, die am angegebenen Stichtag gültig sind. Der Buchungsbeleg kann entsprechend zusätzliche Angaben zu Alternativbuchungen und Kurzzeit-/Ferienbuchungen haben. Personalplanung • Bei der grafischen Darstellung gibt es jetzt die Optionen, die Kinder entsprechend der Gewichtung darzustellen und statt dem tatsächlich verfügbaren Personal das zur Einhaltung des Anstellungsschlüssels notwendige Personal zu ermitteln. Die 225

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Optionen können über einen Pfeilschalter neben dem Grafikschalter abgerufen werden. Erweiterte Analysefunktion • Hier ist jetzt die Fehlzeitenauswertung integriert und auch eine Elternbeitragsanalyse über das ganze Kitajahr möglich. • Die Fehlzeiten können in einer Jahresübersicht angezeigt werden. • Die fehlenden Stunden/Fachkraftstunden zur Einhaltung des Anstellungsschlüssels bzw. der Fachkraftquote können alternativ eingeblendet werden. Warteliste • Kinder können jetzt bei Bedarf auf einer Warteliste eingetragen werden. Dabei erfolgt die Datenerfassung wie bei einer normalen Aufnahme. Dem Kind wird lediglich ein Wartelistenstatus zugeordnet. • Die Warteliste kann jederzeit über einen neuen Suchbereich abgerufen und auch auf einer Liste ausgedruckt werden. Kalender/Termine • Neue Terminart 'Schließtag (Teamfortbildung)'. Damit ist die Überprüfung der zulässigen Höchstgrenze an Schließtagen incl. der 5 möglichen Zusatzschließtage bei Teamfortbildung möglich. • Neue Terminarten 'Gleittag' und 'Fachtagung' • Bei den Terminarten, die in der Regel als Fehltage gewertet werden, wird das Häkchen bei Fehlzeit jetzt automatisch gesetzt. • Neue Auswertungen 'Liste der Krankheitstage' und 'Liste der Urlaubstage' Sonstiges • Bei der Erstellung der kfr- und kfa-Tabellen enthalten die erzeugten Dateien jetzt das Mandanten-ID im Dateinamen. Bei Verwaltung mehrerer Einrichtungen ist damit eine leichtere Zuordnung möglich. • Die Suchbereiche bei den Verwaltungsfenstern zu Kindern, Erziehungsberechtigten, Mitarbeitern und Adressen sind jetzt über Reiter schneller erreichbar. • Serienbrief, Etiketten und Briefumschläge können bei den Kindern jetzt alternativ mit Anschrift der Eltern ausgegeben werden. • Neue Auswertung 'Arbeitszeitenliste' bei den Mitarbeitern.

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Wichtige Begriffe

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Wichtige Begriffe Anstellungsschlüssel Zur Absicherung des Einsatzes ausreichenden pädagogischen Personals ist für je 11,5 Buchungszeitstunden der angemeldeten Kinder jeweils mindestens eine Arbeitsstunde des pädagogischen Personals anzusetzen (Anstellungsschlüssel von 1:11,5); empfohlen wird ein Anstellungsschlüssel von 1:10. Zur Arbeitszeit des pädagogischen Personals gehören die Zeiten der pädagogischen Arbeit mit den Kindern sowie angemessene Verfügungszeiten. Buchungszeiten von Kindern mit Gewichtungsfaktor sind entsprechend vervielfacht einzurechnen. (§ 17 Abs. 1 AVBayKiBiG) Basiswert Der Basiswert ist der Förderbetrag für die tägliche über drei- bis vierstündige Bildung, Erziehung und Betreuung eines Kindes. Er wird jährlich durch das Staatsministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familie und Frauen unter Berücksichtigung der Entwicklung der Personalkosten bekannt gegeben. (§ 21 Abs. 3 BayKiBiG) Der jährliche staatliche Förderbetrag pro Kind errechnet sich über die Formel: Förderbetrag = Basiswert * Buchungszeitfaktor * Gewichtungsfaktor BayKiBiG - Bayerisches Kinderbildungs- und -betreuungsgesetz Bayerisches Gesetz zur Bildung, Erziehung und Betreuung von Kindern in Kindergärten, anderen Kindertageseinrichtungen und in Tagespflege. Buchungszeitfaktor Über Buchungszeitfaktoren wird eine höhere Förderung für längere Buchungszeiten gewährt. (§21 Abs 4 BayKiBig) Es gelten folgende Buchungszeitfaktoren (§ 19 Abs. 1 AVBayKiBiG): 1. für Kinder unter drei Jahren und Schulkinder: - 0,5 für eine Buchungszeit von mehr als einer bis einschließlich zwei Stunden - 0,75 für eine Buchungszeit von mehr als zwei bis einschließlich drei Stunden 2. für alle Kinder: - 1,00 für eine Buchungszeit von mehr als drei bis einschließlich vier Stunden - 1,25 für eine Buchungszeit von mehr als vier bis einschließlich fünf Stunden - 1,50 für eine Buchungszeit von mehr als fünf bis einschließlich sechs Stunden - 1,75 für eine Buchungszeit von mehr als sechs bis einschließlich sieben Stunden - 2,00 für eine Buchungszeit von mehr als sieben bis einschließlich acht Stunden - 2,25 für eine Buchungszeit von mehr als acht bis einschließlich neun Stunden - 2,50 für eine Buchungszeit von mehr als neun Stunden.

Fehlzeit Fehlzeiten sind Arbeitstage der pädagogischen Fach- und Ergänzungskräfte, die von diesen auf Grund von Krankheit oder sonstigen Anlässen nicht erbracht werden. Fehlzeiten sind für die Dauer eines Kalendermonats förderunschädlich. Fristbeginn ist der Erste des folgenden Kalendermonats nach Entfallen der Fördervoraussetzungen. Eine längere Fehlzeit führt - unabhängig von der tatsächlichen Anwesenheit der Kinder - für jeden weiteren begonnenen Kalendermonat zu einem Abzug in Höhe des auf den jeweiligen Kalendermonat entfallenden Förderbetrags der Einrichtung. (§ 17 Abs. 4 AVBayKiBiG)

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Wichtige Begriffe

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Gewichtungsfaktor Über Gewichtungsfaktoren wird für einen erhöhten Bildungs-, Erziehungs- oder Betreuungsaufwand eine erhöhte Förderung für ein Kind gewährt. (§ 21 Abs. 4 BayKiBiG) Es gelten folgende Gewichtungsfaktoren: – 2,0 – 1,0 – 1,2 – 1,3 – 4,5

für Kinder unter drei Jahren für Kinder von drei Jahren bis zum Schuleintritt für Kinder ab dem Schuleintritt für Kinder, deren Eltern beide nichtdeutschsprachiger Herkunft sind. für behinderte oder von wesentlicher Behinderung bedrohte Kinder im Sinn von § 53 SGB XII

Kitajahr Ein Kitajahr entspricht dem Betreuungsjahr, also dem Zeitraum vom 01.09. eines Jahres bis zum 31.08. des Folgejahres. KiBiG.web Webbasierte Anwendung des STMAS zur Beantragung von Abschlagszahlungen und zur Endabrechnung gem. BayKiBiG. Kurzeitbuchung Erfolgen Anfang und Ende des Buchungszeitraums binnen weniger als einem Monat, so kann der Förderung ein Kalendermonat zugrunde gelegt werden, wenn die Buchungszeit mindestens 15 Betriebstage umfasst. Erfolgen mehrere Kurzzeitbuchungen beispielsweise für die Ferienzeiten im Bewilligungszeitraum, die zeitlich nicht zusammenhängende Zeiträume umfassen, so werden die Buchungszeiträume zusammengezählt. Umfassen die zusammengezählten Buchungszeiträume mindestens 15 Betriebstage, können ein Kalendermonat, ab mindestens 30 Betriebstagen zwei Kalendermonate und ab 45 Betriebstagen drei Kalendermonate abgerechnet werden. (§ 20 Abs. 2 und 3 AVBayKiBiG) Qualifikationsschlüssel / Fachkraftquote Mindestens 50 % der unter Einhaltung des Mindestanstellungsschlüssels erforderlichen Arbeitszeit des pädagogischen Personals ist von pädagogischen Fachkräften zu leisten. Der Gewichtungsfaktor für behinderte oder von wesentlicher Behinderung bedrohte Kinder ist für die Fachkraftquote nicht einzurechnen. (§ 17 Abs. 2 AVBayKiBiG) Schließtage / Schließzeiten Schließzeiten sind jene Betriebstage einer Kindertagesstätte im Verlauf des Kindertagesstättenjahres, an denen die Einrichtung geschlossen ist und der Besuch durch Kinder ausgeschlossen ist. (Gesetzliche Grundlage: Art. 21 Abs. Abs. 4 Satz 3 BayKiBiG und § 20 Abs. 1 Satz 4 AVBayKiBiG) StMAS Bayerisches Staatsministerium für Arbeit und Sozialordnung, Familie und Frauen (http://www.stmas.bayern.de)

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A Adressen erfassen ................................... 208 löschen.................................... 210 Adressverknüppfung ..................... 209 Aktionsgruppen .............................. 20 Alternativbuchung .................... 58, 62 Analyse ......................................... 171 Analysemodell anlegen ................................... 177 Kinder ändern ......................... 179 Personal ändern ...................... 181 Anmeldegebühr ............................ 106 Ansicht als Vorlage speichern ............... 46 ändern ....................................... 45 auswählen ................................. 44 bearbeiten ................................. 47 Ansicht ändern ................................ 47 Anstellung ändern ....................................... 74 Anstellung unterbrechen ............................. 75 Anstellung Ersatzkraft ................................ 80 Anstellungsübersicht....................... 76 Anwesenheitsliste ........................... 85 Arbeitgeberbrutto.......................... 175 Arbeitszeitenmodell Arbeitszeiten ändern ............... 203 erstellen .................................. 202 Ist-/Sollwerte .......................... 202 öffnen ..................................... 202 speichern................................. 202 Aufnahmevertrag ............................ 38 Austrittsdatum setzen...................... 54 Auswertungen ................................. 82

B Bankverbindungen ........................ 215 Favoritenliste .......................... 215 Beitrag ändern ..................................... 110 Beiträge festlegen ................................. 103 Lastschriften erstellen ............. 124 Beitragsabrechnung ...................... 124 Abrechnungslauf zurücksetzen ................................................ 132 Nachberechnung ..................... 127 wiederholen ............................ 126 Beitragsart ändern ............................... 21, 110 Beispiele ................................. 105 Daten ...................................... 103 neu anlegen ............................... 22 Beitragsbeleg ................................ 121 Beitragsjournal.............................. 131 Beitragslisten ................................ 128 Beitragsrückerstattung .......... 106, 122 Beitragsschema ............................. 111 neu anlegen ............................. 112 Standardbeitragsschema ........... 23 Vorlagen anlegen .................... 111 zusammenführen .................... 112 Beitragszahler

anlegen .................................... 118 extern ...................................... 119 Jugendamt ............................... 117 zuordnen ................................. 116 Belegungsplan ............................... 199 Benutzer ändern ..................................... 205 anlegen .................................... 205 entfernen ................................. 207 festlegen ....................................10 Kennwort ändern .................... 206 Rechte zuordnen .....................207 Benutzerrollen ............................... 206 Benutzerverwaltung ...................... 205 Betreuungsbuchung anlegen ......................................34 neue Buchung erfassen .............59 Sonderfälle ................................69 Betreuungsbuchungen .....................57 Bezirksförderung........................... 176 Bildungs- und Betreuungsvertrag drucken ............................. 38, 100 Briefumschläge drucken .................98 Buchungsarten ................................58 Buchungskalender ...........................60 Buchungsstatus ...............................60 Buchungstage ..................................64 Buchungszeitenvorlagen .................34 Buchungszeitfaktor bei Alternativbuchung...............63

D Daten aktualisieren ............................ 220 reorganisieren ......................... 220 sichern..................................... 216 zurücksichen ........................... 217 Datenaustausch ............................. 219 Datensicherung ............................. 216 Datumsfelder ................................. 213 DTA-Datei erstellen................................... 136 exportieren .............................. 138 zentral weitergeben .................138 Duplikate....................................... 208

E Einmalige Gebühren .....................121 Eltern/Erziehungsberechtigte erfassen .....................................31 Mutter .......................................31 Vater ......................................... 32 Elternbeitrag ändern ..................................... 114 festlegen .............................. 21, 36 Hinweise ...................................37 nachverfolgen ......................... 122 Übernahme durch Jugendamt .117 Elternbeitragshochrechnung..........184 E-Mail Einzelnachricht erstellen .........211 Versand an mehrere Personen .212 Endabrechnung (kfr-Datei) ...........157 Ersatzkräfte für Fehlzeitausgleich ...79 Erziehungsurlaub ............................75 Essensgeld..................................... 105 Etiketten

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Bögen mehrfach verwenden ..... 98 drucken ..................................... 97 Export für KiBiG.web .................. 146

F Faktor 4,5+X................................. 174 Fehlstunden................................... 173 Fehlzeiten ..................................... 165 erfassen ............................. 78, 165 Jahresübersicht ....................... 172 Personalübersicht.................... 173 Übersicht .................................. 79 Feldvorbelegungen ....................... 213 Ferienbuchung .......................... 58, 64 Beitragsabrechnung ................ 107 Buchungstage festlegen ............ 64 Folgeanstellung .............................. 74 Formatoptionen ............................... 86 Früherkennungsuntersuchung ......... 30

G Gemeinden ...................................... 24 Gemeindeschlüssel ......................... 25 Geschwister .................................... 30 Geschwisterkind ............................. 50 Gewichtungsfaktor.......................... 35 Grundbeitrag ................................. 105 Gruppe anlegen ..................................... 19 Kinder zuordnen ....................... 53 zuordnen ................................... 33 Gruppenarten .................................. 20 Gruppenliste drucken ..................................... 83 mit Microsoft Excel .................. 96 mit Microsoft Word .................. 91

H Hausarzt ........................................ 30

I Importschlüssel ............................. 144 Importschlüssel für KiBiG.web ...... 15 Informationen für die Grundschule ...................................................... 101 Installation ........................................ 8 Integrative Einrichtungen ............. 174

KiBiG.web .................................... 142 Abschlagszahlungen ...............150 Monatsdaten exportieren.........146 Monatsdaten importieren ........148 Kind Aktionen ...................................53 Daten ändern .............................48 entfernen ...................................56 erfassen .....................................28 Status ........................................ 29 suchen .......................................39 Kinder kopieren ..............................55 Kinderbetreuungskosten................133 Kommunen......................................24 Kopfzeilen.......................................86 Kostenstelle................................... 103 Kurzzeitbuchung ....................... 58, 67

L Lastschriften.................................. 134 Beitragseinzug ........................ 124 fällige anzeigen ....................... 135 löschen .................................... 135 Liste exportieren .............................47 Listenmenü......................................43 Logo auf Listen ..................................87

M Mandant anlegen ......................................11 wechseln ...................................14 Mandantenbereich ...........................13 Merkmale ........................................ 29 Merkmale setzen .............................54 Migration ........................................ 35 Mitarbeiter ......................................71 Anstellung ändern .....................74 Anstellung erfassen ...................18 erfassen ............................... 17, 72 kopieren ....................................81 suchen .......................................77 Mittagsverpflegung .........................35 Monatsbeleg .................................. 121 Monatsprinzip .................................76

N Nutzungszeitübersicht ...................201

J

O

Jahresübersicht.............................. 169 Jokerzeichen ................................... 40 Jugendämter .................................... 25

Öffnungszeiten ................................12 Onlinebanking externe Software ..................... 138 Zentralverfahren .....................138 Optionen ......................................... 15

K Kalender Ansicht filtern ......................... 164 Aufbau .................................... 163 Bewegen im Kalender ............ 163 Jahresübersicht ....................... 169 Optionen ................................. 163 Termine erfassen .................... 164 Kalenderoptionen............................ 15 Kategorien .............................. 31, 214 kfa-Tabelle ............................ 153, 155 kfr-Tabelle .................................... 160

P Pädagogisches Personal ..................72 Personalplanung ............................ 200 Grafik anzeigen....................... 201 Nutzungszeitübersich ..............201 Post ................................................. 32 Probleme ....................................... 221 Programmoptionen ..........................15

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R

T

Regelbuchung ................................. 58 Regionale Feiertage........................ 15

Termine ändern ..................................... 165 erfassen ................................... 164 Textbausteine ................................ 214 Träger ............................................. 11

S Sabbatjahr ....................................... 75 Schließzeiten ändern ..................................... 168 festlegen ................................. 167 Übersicht drucken................... 168 Schulen ........................................... 26 Seitenvorschau ................................ 84 Serienbriefe mit Microsoft Word .................. 88 mit OpenOffice ......................... 93 Sitzgemeinde .................................. 24 Soll-Anstellungsschlüssel ............. 183 Sonderurlaub................................... 75 Spielgeld ....................................... 105 Stammgruppe .................................. 20 Statistik ......................................... 198 Statistik der Kinder- und Jugendhilfe ...................................................... 187 Statistische Daten der Einrichtung ....................... 187 der Kinder ............................... 188 des Personals .......................... 190 Suchbereich Mitarbeiter ................................ 77 Suchbereiche Kinder ....................................... 41 Suchen Kinder ....................................... 39 mit Jokerzeichen ....................... 40 nach Buchungsinformationen ... 42 Symbolleisten ................................. 15

U Übersicht ......................................... 49 Überweisung ................................. 134 unter 3-jährige .................................36

V Variable Beiträge .......................... 130 Vorbelegung für Feldwerte ...........213 Vorkurse ......................................... 35 Vorlage für Elternbeitrag auswählen .................................37 Vorlagen Buchungszeiten .........................34

W Warteliste drucken .....................................51 Kind aufnehmen........................51 Prioritäten festlegen ..................52 Wegfall ......................................... 210

Z Zahlungseingang ........................... 132 Zahlungsverkehr ........................... 134 Zuschussantrag (kfa-Datei) ...........153 Zuschussberechnung .....................141

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